วิธีการดำเนินการเพื่อรับการส่งจดหมายข่าวผ่านอีเมล (Opt-in)

ในอดีต การทำการตลาดผ่านอีเมล์มักจะเน้นไปที่การส่งจดหมายโดยตรง แต่ในปัจจุบันที่อินเทอร์เน็ตได้รับความนิยมอย่างแพร่หลาย ความสำคัญของ “เนื้อหาสาระในอีเมล์” (เรียกว่า “เมล์มากาซีน” ในภาษาญี่ปุ่น) ได้เพิ่มขึ้นอย่างมาก

ความสะดวกสบายและความเร็วในการส่งเมล์มากาซีนไปยังผู้ใช้ทั่วโลกเพียงด้วยการคลิกเดียว รวมถึงค่าใช้จ่ายที่ต่ำ เป็นความน่าสนใจของเมล์มากาซีน

อย่างไรก็ตาม การส่งเมล์มากาซีนต้องปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง หากไม่ทำตาม อาจต้องรับโทษทางคดีอาญาหรือปรับเงิน

เนื่องจากมีผู้ที่ไม่ค่อยรู้จักกับ “กฎการยินยอมรับข้อมูล” ที่สำคัญมาก ในครั้งนี้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับ “วิธีการดำเนินการยินยอมรับข้อมูลในการส่งเมล์มากาซีน” ที่จำเป็นสำหรับการส่งเมล์มากาซีนอย่างปลอดภัยให้เข้าใจได้ง่าย

ความหมายของกฎระเบียบ Opt-in

“Opt-in” หมายถึงผู้รับที่ได้รับอีเมล์ที่ระบุไว้ล่วงหน้าจากผู้ส่งอีเมล์ หรือได้ให้ความยินยอมในการส่งอีเมล์ การห้ามส่งโฆษณาทางอีเมล์ไปยังผู้รับที่ไม่ได้แสดงความยินยอมถูกเรียกว่า “กฎระเบียบ Opt-in”

ก่อนการปรับปรุงกฎหมายในปี 2008 (พ.ศ. 2551) ระบบที่ใช้คือการห้ามส่งอีเมล์ไปยังผู้รับที่ได้แจ้งปฏิเสธการรับ “Opt-out” แต่เนื่องจากจำนวนการส่งอีเมล์เพิ่มขึ้นจึงได้เปลี่ยนเป็น “ระบบ Opt-in”

หลักของกฎระเบียบ Opt-in มาจาก มาตรา 3 ข้อ 1 ของ “Japanese Act on Regulation of Transmission of Specified Electronic Mail (พ.ศ. 2551)”

มาตรา 3 (การจำกัดการส่งอีเมล์ที่ระบุไว้)
ผู้ส่งต้องไม่ส่งอีเมล์ที่ระบุไว้ให้กับผู้อื่นที่ไม่ได้อยู่ในกลุ่มต่อไปนี้
1. ผู้ที่ได้แจ้งผู้ส่งหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายในการส่งอีเมล์ (ผู้ที่ได้รับมอบหมายในการส่งอีเมล์ หมายถึง องค์กรที่มีวัตถุประสงค์เพื่อผลกำไร และบุคคลที่ดำเนินธุรกิจ ในกรณีนี้เท่านั้น) ว่าต้องการหรือยินยอมให้ส่งอีเมล์ที่ระบุไว้
2. นอกจากผู้ที่ระบุไว้ในข้อก่อนหน้านี้ ผู้ที่ได้แจ้งที่อยู่อีเมล์ของตนเองให้กับผู้ส่งหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายในการส่งอีเมล์ ตามที่กำหนดไว้ในระเบียบข้อบังคับของกระทรวงภายในและสำนักนายกรัฐมนตรี
3. นอกจากผู้ที่ระบุไว้ในข้อก่อนหน้านี้ ผู้ที่มีความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับผู้ที่ดำเนินธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการโฆษณาหรือการประชาสัมพันธ์ที่ใช้อีเมล์ที่ระบุไว้เป็นวิธีการ
4. นอกจากผู้ที่ระบุไว้ในข้อก่อนหน้านี้ องค์กรหรือบุคคลที่ได้เปิดเผยที่อยู่อีเมล์ของตนเองตามที่กำหนดไว้ในระเบียบข้อบังคับของกระทรวงภายในและสำนักนายกรัฐมนตรี (สำหรับบุคคล จำกัดเฉพาะผู้ที่ดำเนินธุรกิจ)

อีเมล์ที่ระบุไว้

“อีเมล์ที่ระบุไว้” หมายถึงอีเมล์ที่ผู้ส่ง (องค์กรหรือบุคคล) ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อผลกำไรส่งเพื่อการโฆษณาหรือการประชาสัมพันธ์ อีเมล์ต่อไปนี้ถือว่าเป็น “อีเมล์ที่ส่งเพื่อการโฆษณาหรือการประชาสัมพันธ์”

• อีเมล์ที่มีวัตถุประสงค์ในการส่งคือการนำทางไปยังเว็บไซต์ที่ต้องการโฆษณาหรือประชาสัมพันธ์ข้อมูลเกี่ยวกับบริการหรือสินค้าทางธุรกิจ
• อีเมล์ที่พยายามนำทางไปยังเว็บไซต์ทางธุรกิจโดยปลอมเป็นการเชิญชวนไปยัง SNS หรือแจ้งผลรางวัล หรืออีเมล์จากเพื่อน หรือการติดต่อจากสมาชิกอื่นในเว็บไซต์สมาชิก

อย่างไรก็ตาม อีเมล์ต่อไปนี้ไม่ถือว่าเป็น “อีเมล์ที่ระบุไว้”

• อีเมล์ที่แจ้งเงื่อนไขการทำธุรกรรม หรือแจ้งการเรียกเก็บค่าธรรมเนียม หรือการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ทางธุรกิจ และไม่มีเนื้อหาโฆษณาหรือประชาสัมพันธ์ และไม่มีการนำทางไปยังเว็บไซต์โฆษณาหรือประชาสัมพันธ์
• อีเมล์ที่เป็นการทักทายตามฤดูกาล และไม่มีเนื้อหาโฆษณาหรือประชาสัมพันธ์ และไม่มีการนำทางไปยังเว็บไซต์โฆษณาหรือประชาสัมพันธ์
• อีเมล์ที่ส่งโดยองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร เช่น องค์กรการเมือง องค์กรศาสนา องค์กรไม่แสวงหาผลกำไร สหภาพแรงงาน และอื่น ๆ

โทษ

หากผิดกฎหมายที่กำหนดไว้ใน “Japanese Act on Regulation of Transmission of Specified Electronic Mail” รัฐมนตรีว่าการกระทรวงภายในและนายกรัฐมนตรีสามารถออกคำสั่งให้ผู้ส่ง “ปรับปรุง” หรือ “ยกเลิกการลงทะเบียน”

นอกจากนี้ หากส่งอีเมล์โดยปลอมข้อมูลผู้ส่ง หรือไม่ปฏิบัติตามคำสั่งต่าง ๆ อาจถูกจำคุกไม่เกิน 1 ปี หรือปรับไม่เกิน 1 ล้านเยน (ในกรณีขององค์กร นอกจากจะลงโทษผู้กระทำยังสามารถปรับองค์กรไม่เกิน 30 ล้านเยน)

ข้อยกเว้นของกฎการยินยอมรับ (Opt-in)

ในกฎการยินยอมรับ (Opt-in) นอกจากผู้รับจะต้องแสดงความยินยอมในการรับอีเมล์ที่ระบุล่วงหน้าแล้ว ยังมีข้อยกเว้นให้สามารถส่งอีเมล์ที่ระบุได้ต่อบุคคลที่กำหนดต่อไปนี้

บุคคลที่แจ้งที่อยู่อีเมล์ของตนเองผ่านเอกสาร

ในกรณีที่มีการส่งเอกสารที่ระบุที่อยู่อีเมล์ของตนเอง เช่น นามบัตร ผู้รับจะต้องเข้าใจว่าอาจมีการส่งอีเมล์จากฝ่ายตรงข้าม ดังนั้น ฝ่ายตรงข้ามสามารถส่งอีเมล์ที่ระบุได้แม้ไม่มีการยินยอมจากผู้รับ

นอกจากนี้ แม้ไม่เป็น “เอกสาร” แต่ถ้ามีการแจ้งที่อยู่อีเมล์ผ่านเว็บไซต์หรือช่องทางอื่น ในกรณีต่อไปนี้ สามารถส่งอีเมล์ที่ระบุได้แม้ไม่มีการยินยอมจากผู้รับ:

• ในกรณีที่มีการโฆษณาเกี่ยวกับ “การทำสัญญา” “เนื้อหาของสัญญา” “การยืนยันการสั่งซื้อ” หรือเรื่องสำคัญอื่นๆ ในอีเมล์
• ในกรณีที่มีการโฆษณาในส่วนหนึ่งของอีเมล์ เช่น จดหมายข่าวที่ได้รับการยินยอมในการส่งจากผู้รับ
• ในกรณีที่มีการโฆษณาเป็นเงื่อนไขในการใช้งานอีเมล์ฟรี เช่น อีเมล์ฟรี

โปรดทราบว่า การแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์ไม่ถือว่าเป็น “เอกสาร” ดังนั้นจึงต้องปฏิบัติตามกฎการยินยอมรับ (Opt-in)

บุคคลที่มีความสัมพันธ์ในการซื้อขาย

เช่น ในกรณีที่ลูกค้าที่เปิดบัญชีกับสถาบันการเงินใช้บริการของสถาบันการเงินอย่างต่อเนื่อง จะถือว่ามีความสัมพันธ์ในการซื้อขายระหว่างสถาบันการเงินและลูกค้า ในกรณีนี้จะถือเป็นข้อยกเว้นของกฎการยินยอมรับ (Opt-in)

อย่างไรก็ต่อาจจะไม่ถือว่ามีความสัมพันธ์ในการซื้อขายอย่างต่อเนื่องระหว่างร้านค้าออนไลน์และลูกค้าในกรณีที่ลูกค้าซื้อสินค้าเพียงครั้งเดียว ในกรณีนี้จะต้องปฏิบัติตามกฎการยินยอมรับ (Opt-in)

บุคคลที่ประกาศที่อยู่อีเมล์ของตนเอง

วัตถุประสงค์ของการประกาศที่อยู่อีเมล์คือเพื่อรับอีเมล์จากบุคคลที่สาม ดังนั้น การส่งอีเมล์ที่ระบุจะถูกยอมรับและจะไม่เป็นเป้าหมายของกฎการยินยอมรับ (Opt-in) อย่างไรก็ต่อาจจะเป็นเป้าหมายของกฎการยินยอมรับ (Opt-in) ถ้ามีการแสดงว่าปฏิเสธการรับอีเมล์ที่ระบุ

วิธีการดำเนินการ Opt-in

วิธีการได้รับ ‘ความยินยอม’

ในการควบคุม Opt-in สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการได้รับ ‘ความยินยอม’ จากผู้รับสำหรับการส่งอีเมลที่ระบุ แต่เพื่อตัดสินว่ามี ‘ความยินยอม’ หรือไม่ คุณจำเป็นต้องมีข้อกำหนดต่อไปนี้:

• ผู้รับต้องรับรู้ว่า ‘การส่งอีเมลที่ระบุ’ กำลังจะเกิดขึ้น
• ต้องมี ‘การแสดงความยินยอม’ สำหรับสิ่งนี้

เพื่อชัดเจนในการได้รับ ‘ความยินยอม’ คุณจำเป็นต้องขอให้ผู้รับตอบกลับอีเมลที่ยินยอมหรือยืนยันจากคุณ

<ตัวอย่าง>
‘※ อีเมลนี้ถูกส่งไปยังผู้ที่เคยเข้าร่วมสัมมนาของเราหรือผู้ที่ติดต่อเราในอดีต หากคุณต้องการรับจดหมายข่าวทางอีเมลเกี่ยวกับบริการและสินค้าของเรา กรุณาตอบกลับอีเมลนี้

วิธีการแสดง ‘ความยินยอม’

เมื่อได้รับ ‘ความยินยอม’ ผู้รับต้องรับรู้ว่า ① ผู้ส่งอีเมล และ ② การส่งอีเมลที่มีการโฆษณาหรือโปรโมชั่น จะเกิดขึ้น จุดที่แนะนำในการแสดงคือ:

• ทำให้โดดเด่นด้วย ‘ขนาด’ และ ‘สี’ ของตัวอักษร
• วางรายการที่จะแสดงใกล้ ‘ปุ่มสมัคร’
• ให้ผู้รับเลือก ‘ต้องการรับอีเมลโฆษณา’ ด้วยตัวเอง (ค่าเริ่มต้นปิด)
• หากมีการเลือก ‘ต้องการรับอีเมลโฆษณา’ แล้ว (ค่าเริ่มต้นเปิด) ให้ผู้รับรับรู้ได้ด้วยสีหรือขีดเส้นใต้
• หากมีการส่งอีเมลที่มีการโฆษณาหรือโปรโมชั่นจากผู้ประกอบการหลายราย ให้ระบุ ‘ประเภทธุรกิจ’ ‘ชื่อบริษัท’ ‘ชื่อเว็บไซต์’ และอื่น ๆ

นอกจากนี้ เพื่อป้องกันผู้รับ ‘ยินยอม’ โดยไม่ได้ตั้งใจ เราขอแนะนำให้แสดง ① การยินยอมในการส่งอีเมลที่ระบุ และ ② ชื่อของอีเมลที่ระบุ ในหน้ายืนยันการสมัคร

แนะนำ Double Opt-in

Double Opt-in คือการส่งอีเมลยืนยันที่ไม่มีเนื้อหาโฆษณาหรือโปรโมชั่นไปยังที่อยู่อีเมลของผู้รับที่ ‘ยินยอม’ ในการส่งอีเมล และยืนยัน ‘ความยินยอม’ ในการส่งอีเมลที่ระบุโดยการตอบกลับของผู้รับ

วิธีนี้ถูกแนะนำเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการป้องกัน ‘การยินยอม’ ที่เป็นการแอบอ้างตัวเป็นผู้อื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต และในการพิสูจน์ ‘ความยินยอม’ ของผู้รับ

การ ‘ยินยอม’ ผ่านโทรศัพท์เป็นไปได้หรือไม่

ตามกฎหมาย ไม่มีการจำกัดวิธีในการได้รับความยินยอม ดังนั้นการได้รับความยินยอมผ่านทางโทรศัพท์ก็ถือว่าเป็นที่ยอมรับ แต่เนื่องจากมีการบังคับให้ ‘บันทึกการยืนยันความยินยอม’ คุณจำเป็นต้องบันทึกสถานการณ์ที่แสดง ‘เวลา’ และ ‘วิธี’ ที่ได้รับความยินยอม

หน้าที่ของผู้ส่งจดหมายข่าว

ผู้ส่งจดหมายข่าวและอีเมลที่เฉพาะเจาะจงต้องได้รับ “ความยินยอม” จากผู้รับนอกจากนี้ยังมีหน้าที่อื่น ๆ ด้วย

การแสดงการเลือกไม่รับ (Opt-out)

ในกฎหมายและระเบียบการบังคับใช้ของ “กฎหมายอีเมลที่เฉพาะเจาะจงของญี่ปุ่น” มีการกำหนดหน้าที่ในการแสดงในอีเมลที่เฉพาะเจาะจงดังต่อไปนี้

• ชื่อหรือชื่อของผู้รับผิดชอบในการส่งอีเมลที่เฉพาะเจาะจง
• ที่อยู่ของผู้รับผิดชอบในการส่ง
• การระบุว่าสามารถเลือกไม่รับได้
• ที่อยู่อีเมลหรือที่อยู่เว็บไซต์ที่ใช้สำหรับการเลือกไม่รับ
• หมายเลขโทรศัพท์, ที่อยู่อีเมลหรือที่อยู่เว็บไซต์สำหรับการร้องเรียนหรือสอบถาม

<ตัวอย่างการแสดงว่าสามารถเลือกไม่รับได้>
“คุณสามารถหยุดรับจดหมายข่าวได้ทุกเวลาจากลิงก์ที่ด้านล่างของอีเมล”

<ตัวอย่างวิธีการเลือกไม่รับ>
“หากคุณต้องการหยุดรับจดหมายข่าว กรุณาหยุดจาก URL ด้านล่างนี้”
“คลิกที่นี่เพื่อเปลี่ยนหรือยกเลิกบริการจดหมายข่าว”

เรื่องที่สำคัญในการเลือกไม่รับคือ ความสามารถในการรับรู้ของผู้รับ ซึ่งควรจะเป็นไปอย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะเป็น “ขนาด” “สี” หรือ “การจัดวาง” ของตัวอักษร

แนะนำให้เพิ่มข้อกำหนดของนโยบายความเป็นส่วนตัว

เราแนะนำให้เพิ่มข้อกำหนดของนโยบายความเป็นส่วนตัวที่เกี่ยวข้องกับ “การเปิดเผย” “การแก้ไข” “การหยุดใช้” ข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ที่อยู่อีเมลของผู้รับ ก่อน “การแสดงข้อมูลติดต่อ” บนเว็บไซต์

＜ตัวอย่าง＞
“บริษัทของเราจะตอบสนองต่อคำขอ “การเปิดเผย” “การแก้ไข” “การเพิ่มเติม” “การลบ” “การหยุดใช้” “การลบ” ข้อมูลส่วนบุคคลที่เราถือครอง (ต่อไปนี้เรียกว่า “การเปิดเผย” ฯลฯ) โดยไม่ล่าช้า หลังจากที่เราได้ยืนยันว่าผู้ที่ขอเป็นตัวของตัวเอง ตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล”

หากคุณต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ “จุดสำคัญในการสร้างนโยบายความเป็นส่วนตัวตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล” กรุณาดูรายละเอียดที่ด้านล่างนี้พร้อมกับบทความนี้

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

การจัดเก็บ “บันทึกที่แสดงความยินยอม”

ในการควบคุมการเลือกรับ การมี “ความยินยอม” ของผู้รับล่วงหน้าหรือไม่เป็นสิ่งสำคัญในการตัดสินว่าถูกต้องหรือไม่ ดังนั้น ใน “กฎหมายอีเมลที่เฉพาะเจาะจงของญี่ปุ่น” มาตรา 3 ข้อ 2 ได้กำหนดให้มีหน้าที่ในการจัดเก็บ “บันทึกที่แสดงความยินยอม”

เนื้อหาที่จัดเก็บ

เนื้อหาที่จัดเก็บเกี่ยวกับ “บันทึกที่แสดงความยินยอม” จะเป็นดังต่อไปนี้

• บันทึกที่แสดงสถานการณ์ เช่น “ที่อยู่อีเมล” “เวลา” “วิธี” ที่ได้รับ “ความยินยอม”
• หากได้รับ “ความยินยอม” ผ่านทางเอกสาร อีเมล หรือเว็บไซต์ บันทึกส่วนที่เป็นรูปแบบของข้อความหรือการจัดหน้าจอที่แสดงให้ผู้รับเห็นเมื่อได้รับ “ความยินยอม”

ระยะเวลาการจัดเก็บ

ระยะเวลาการจัดเก็บจะถูกกำหนดเป็นหลักๆ ว่าจะเป็นวันที่ผ่านไป 1 เดือนหลังจากที่หยุดส่งอีเมลที่เฉพาะเจาะจง อย่างไรก็ตาม หากฝ่าฝืนกฎหมายที่เกี่ยวข้องและได้รับคำสั่งจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ระยะเวลาการจัดเก็บจะเปลี่ยนแปลงตามวันที่ส่งครั้งสุดท้าย ดังนั้นควรระวัง

สรุป

ในครั้งนี้ เราได้ทำการอธิบายอย่างละเอียดเกี่ยวกับ ① ความหมายของการควบคุมแบบออปต์อิน ② ข้อยกเว้นของการควบคุมแบบออปต์อิน ③ วิธีการดำเนินการออปต์อิน และ ④ หน้าที่ของผู้ส่งเมลข่าวสาร ตาม “กฎหมายเกี่ยวกับอีเมลที่เฉพาะเจาะจง” และกฎหมายที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ

ในสถานการณ์ธุรกิจจริง ๆ อาจมีกรณีที่ไม่ได้รับการกล่าวถึงในบทความนี้

ในเวลาที่เช่นนั้น แนะนำให้คุณปรึกษากับทนายความที่มีความรู้และประสบการณ์เฉพาะทาง แทนที่จะตัดสินใจด้วยตัวเอง