คําอธิบายเกี่ยวกับบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ ตามกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น

กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น (Japan’s Companies Act) มีการให้ทางเลือกหลายอย่างเกี่ยวกับระบบการกำกับดูแลการบริหารของบริษัทหุ้นส่วนจำกัด ซึ่งสะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจที่บริษัทญี่ปุ่นต้องเผชิญ และความต้องการจากนักลงทุนที่เปลี่ยนไปตามยุคสมัย ในหมู่ทางเลือกเหล่านั้น การแก้ไขกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นในปี 2015 (2015) ได้นำเสนอ “บริษัทที่มีคณะกรรมการตรวจสอบ” ซึ่งกลายเป็นทางเลือกสำคัญในการกำกับดูแลบริษัทในยุคปัจจุบันของญี่ปุ่น และมีการนำไปใช้เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ระบบนี้ถูกออกแบบมาเพื่อเสริมสร้างฟังก์ชันการกำกับดูแลของคณะกรรมการบริหาร และเพิ่มความโปร่งใสในการบริหารงาน โดยมีเป้าหมายให้การบริหารบริษัทของญี่ปุ่นสอดคล้องกับมาตรฐานสากลมากขึ้น ลักษณะเด่นที่สุดของระบบนี้คือการตั้ง “คณะกรรมการตรวจสอบ” ภายในคณะกรรมการบริหาร ซึ่งคณะกรรมการนี้มีสมาชิกส่วนใหญ่เป็นกรรมการภายนอก และกรรมการที่เป็นสมาชิกของคณะกรรมการมีสิทธิ์ออกเสียงโหวตอย่างเต็มที่ในคณะกรรมการบริหาร รูปแบบการกำกับดูแลนี้เป็นการผสมผสานระหว่างระบบที่ใช้ในญี่ปุ่นแบบดั้งเดิมกับระบบที่นิยมใช้ในยุโรปและอเมริกา ทำให้เป็นทางเลือกที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพสำหรับบริษัทจำนวนมาก ในบทความนี้ เราจะให้คำอธิบายที่ครอบคลุมและเชี่ยวชาญเกี่ยวกับระบบ “บริษัทที่มีคณะกรรมการตรวจสอบ” โดยอ้างอิงจากข้อกำหนดเฉพาะของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น รวมถึงพื้นหลังของระบบ กรอบกฎหมาย โครงสร้างและอำนาจของคณะกรรมการตรวจสอบ และการเปรียบเทียบกับการออกแบบองค์กรอื่นๆ การเข้าใจลึกซึ้งถึงระบบนี้เป็นความรู้ที่จำเป็นสำหรับทุกคนที่ลงทุนในบริษัทญี่ปุ่นหรือเกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการของพวกเขา
ความหมายและพื้นหลังของระบบบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ ในญี่ปุ่น
ระบบบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ ในญี่ปุ่นถูกสร้างขึ้นมาบนพื้นฐานของกระแสการปฏิรูปการกำกับดูแลกิจการบริษัท (Corporate Governance) ของญี่ปุ่น ระบบนี้ถูกนำมาใช้เพื่อเติมเต็มช่องว่างระหว่างสองรูปแบบหลักที่มีอยู่ก่อนหน้านี้ คือ รูปแบบบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบแบบดั้งเดิม และรูปแบบบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการบริหารซึ่งใกล้เคียงกับแบบอย่างของยุโรปและอเมริกา
รูปแบบบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบแบบดั้งเดิมในญี่ปุ่นนั้นคุ้นเคยกับบริษัทญี่ปุ่นมากที่สุด โดยมีตำแหน่งผู้ตรวจสอบ (หรือคณะกรรมการตรวจสอบ) ที่เป็นอิสระจากคณะกรรมการบริหารเพื่อตรวจสอบการปฏิบัติหน้าที่ของคณะกรรมการบริหาร อย่างไรก็ตาม รูปแบบนี้ถูกตั้งคำถามเกี่ยวกับประสิทธิภาพมาอย่างยาวนาน โดยเฉพาะจากนักลงทุนสถาบันต่างประเทศ ปัญหาหลักอยู่ที่ผู้ตรวจสอบไม่ได้เป็นสมาชิกของคณะกรรมการบริหารและไม่มีสิทธิ์ในการลงคะแนนในการตัดสินใจของคณะกรรมการบริหาร ด้วยเหตุนี้ ฟังก์ชันการกำกับดูแลของผู้ตรวจสอบจึงมักถูกมองว่าไม่มีพลังมากพอ
เพื่อตอบสนองต่อปัญหานี้ ระบบบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการบริหารถูกนำมาใช้ในการแก้ไขกฎหมายการค้าในปี 2003 (พ.ศ. 2546) รูปแบบนี้มีการตั้งคณะกรรมการที่เรียกว่า “คณะกรรมการการเสนอชื่อ” “คณะกรรมการตรวจสอบ” และ “คณะกรรมการค่าตอบแทน” ภายในคณะกรรมการบริหาร โดยกำหนดให้สมาชิกมากกว่าครึ่งหนึ่งเป็นผู้บริหารภายนอก ซึ่งมีเป้าหมายเพื่อแยกการกำกับดูแลและการบริหารออกจากกันอย่างชัดเจน และเพิ่มความเป็นอิสระและความเป็นกลางของฟังก์ชันการกำกับดูแล อย่างไรก็ตาม ระบบนี้ต้องการการเปลี่ยนแปลงอย่างรากฐานจากวัฒนธรรมบริษัทแบบดั้งเดิมของญี่ปุ่น ทำให้หลายบริษัทพบว่ามีอุปสรรคสูงในการนำระบบนี้ไปใช้ ผลลัพธ์คือ การนำไปใช้จำกัดเฉพาะบริษัทใหญ่ที่มีความก้าวหน้าเท่านั้น และไม่ได้รับการยอมรับอย่างแพร่หลาย
ในสถานการณ์เช่นนี้ ความท้าทายที่การกำกับดูแลบริษัทในญี่ปุ่นต้องเผชิญก็ชัดเจน นั่นคือ การออกแบบระบบที่เป็นจริงและสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ก่อให้เกิดภาระหรือความสับสนมากเกินไป ขณะเดียวกันก็ต้องเสริมสร้างฟังก์ชันการกำกับดูแลของคณะกรรมการบริหารให้แข็งแกร่งขึ้นจนได้รับการยอมรับจากนักลงทุนต่างประเทศ คำตอบทางกฎหมายสำหรับความท้าทายนี้คือ การปรับปรุงกฎหมายบริษัทในปี 2015 (พ.ศ. 2558) ที่นำมาซึ่งระบบบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ ระบบนี้ได้นำเอาองค์ประกอบสำคัญของรูปแบบบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการบริหารมาใช้ นั่นคือ “องค์กรตรวจสอบที่ประกอบด้วยสมาชิกส่วนใหญ่เป็นผู้บริหารภายนอกและมีสิทธิ์ลงคะแนนในคณะกรรมการบริหาร” และนำมาผสานเข้ากับกรอบการทำงานที่เรียบง่ายกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ไม่ได้บังคับให้ต้องตั้งคณะกรรมการการเสนอชื่อหรือคณะกรรมการค่าตอบแทน และไม่ต้องแยกการบริหารและการกำกับดูแลออกจากกันอย่างเข้มงวด ทำให้บริษัทสามารถรักษารูปแบบการบริหารที่มีอยู่ไว้ได้ ขณะเดียวกันก็เสริมสร้างฟังก์ชันการกำกับดูแลให้เข้ากับมาตรฐานสากล แนวคิดที่อยู่เบื้องหลังการออกแบบระบบนี้มีรากฐานมาจากเป้าหมายทางเศรษฐกิจที่ชัดเจน นั่นคือการแก้ไขปัญหา “การลดค่าเงินของการกำกับดูแล” หรือปัญหาที่มูลค่าของบริษัทถูกประเมินต่ำเกินไปเนื่องจากความไม่ไว้วางใจในระบบการกำกับดูแล และเพื่อส่งเสริมการลงทุนจากต่างประเทศ
โครงสร้างทางกฎหมายของบริษัทที่มีการตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ ในญี่ปุ่น
โครงสร้างของบริษัทที่มีการตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ ถูกกำหนดอย่างเข้มงวดตามกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น โครงสร้างทางกฎหมายนี้รับประกันว่าหากบริษัทเลือกใช้รูปแบบการกำกับดูแลนี้ จะต้องมีการรักษาฟังก์ชันการกำกับดูแลให้มีมาตรฐานที่กำหนดไว้
ก่อนอื่น มาตรา 2 ข้อ 11 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่นได้นิยาม “บริษัทที่มีการตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ” ว่าเป็น “บริษัทหุ้นส่วนที่มีคณะกรรมการตรวจสอบฯ” ตามนิยามนี้ บริษัทจะต้องกำหนดในข้อบังคับบริษัทเพื่อตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ และเปลี่ยนไปใช้รูปแบบการจัดการนี้
บริษัทที่เลือกรูปแบบการจัดการนี้จะต้องตั้งสถาบันที่กำหนดไว้ตามกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น อย่างแรกคือ จำเป็นต้องมี “คณะกรรมการบริหาร” (ตามมาตรา 327 ข้อ 1 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น) ซึ่งเป็นการตั้งขึ้นเพื่อให้การตัดสินใจเกี่ยวกับการดำเนินงานของบริษัทและการกำกับดูแลการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการยังคงดำเนินการโดยคณะกรรมการบริหาร อีกทั้งยังจำเป็นต้องมี “ผู้ตรวจสอบบัญชี” (ตามมาตรา 327 ข้อ 5 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น) โดยปกติผู้ตรวจสอบบัญชีจะเป็นบริษัทตรวจสอบบัญชีหรือนักบัญชีที่ได้รับอนุญาต ทำหน้าที่ตรวจสอบภายนอกเอกสารการเงินของบริษัท การกำหนดให้มีการตรวจสอบภายในโดยคณะกรรมการตรวจสอบฯ และการตรวจสอบภายนอกโดยผู้ตรวจสอบบัญชีเป็นการสร้างระบบการตรวจสอบที่เข้มงวดเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือของรายงานทางการเงิน
ในขณะเดียวกัน บริษัทที่มีการตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ ยังถูกกำหนดให้ไม่สามารถตั้งสถาบันบางอย่างได้ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ ไม่อนุญาตให้ตั้ง “ผู้ตรวจสอบ” หรือ “คณะกรรมการผู้ตรวจสอบ” (ตามมาตรา 327 ข้อ 4 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น) เนื่องจากคณะกรรมการตรวจสอบฯ ถูกกำหนดให้เป็นหน่วยงานตรวจสอบที่มาแทนคณะกรรมการผู้ตรวจสอบที่มีอยู่ก่อนหน้านี้ หากอนุญาตให้ตั้งทั้งสองอย่าง อาจทำให้เกิดความไม่ชัดเจนในการกำหนดอำนาจการตรวจสอบ และความรับผิดชอบอาจไม่ชัดเจน นอกจากนี้ยังอาจทำให้การจัดการภายในองค์กรไม่มีประสิทธิภาพ ดังนั้น กฎหมายบริษัทจึงบังคับให้บริษัทเลือกระบบการตรวจสอบใดระบบหนึ่ง และรักษาความชัดเจนของโครงสร้างการกำกับดูแล
ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการออกแบบสถาบันเหล่านี้จำเป็นต้องถูกบันทึกไว้ในทะเบียนการค้า ตามมาตรา 911 ข้อ 3 ข้อ 22 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น บริษัทหุ้นส่วนจะต้องทำการจดทะเบียนเกี่ยวกับการเป็นบริษัทที่มีการตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ ชื่อของกรรมการที่เป็นคณะกรรมการตรวจสอบฯ ชื่อของกรรมการที่ไม่ใช่คณะกรรมการตรวจสอบฯ และกรรมการที่เป็นกรรมการภายนอก ซึ่งทำให้โครงสร้างการกำกับดูแลของบริษัทเปิดเผยอย่างโปร่งใสต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก โครงสร้างทางกฎหมายที่เข้มงวดนี้รับประกันว่าชื่อของบริษัทที่มีการตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ จะเป็นการรับประกันมาตรฐานการกำกับดูแลที่มีความเฉพาะเจาะจงและมีสาระสำคัญ
คณะกรรมการตรวจสอบฯ: โครงสร้าง, อำนาจหน้าที่, และการดำเนินงาน
หัวใจหลักของบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ ในญี่ปุ่นคือคณะกรรมการตรวจสอบเองนั่นเอง การออกแบบคณะกรรมการนี้ได้รวมเอาความต้องการทางกฎหมายที่หลากหลายเพื่อให้แน่ใจว่าฟังก์ชันการกำกับดูแลมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง
โครงสร้างของคณะกรรมการ
โครงสร้างของคณะกรรมการตรวจสอบและอื่นๆ ถูกกำหนดอย่างละเอียดในกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นเพื่อรับประกันความเป็นอิสระและความเชี่ยวชาญของคณะกรรมการ ก่อนอื่น คณะกรรมการต้องประกอบด้วยกรรมการอย่างน้อยสามคนขึ้นไป (ตามมาตรา 331 ข้อ 6 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น) กรรมการเหล่านี้เรียกว่า “กรรมการที่เป็นสมาชิกของคณะกรรมการตรวจสอบและอื่นๆ”
ข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดคือ มากกว่าครึ่งหนึ่งของสมาชิกคณะกรรมการต้องเป็น “กรรมการภายนอก” (ตามมาตรา 331 ข้อ 6 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น) กรรมการภายนอกหมายถึงกรรมการที่ไม่มีประสบการณ์เป็นกรรมการบริหารหรือพนักงานของบริษัทนั้น และไม่ได้เป็นพนักงานหรือมีตำแหน่งในบริษัทแม่หรือบริษัทพี่น้อง ซึ่งหมายความว่าพวกเขามีอิสระจากทีมบริหาร ข้อกำหนดนี้เป็นรากฐานทางระบบที่ทำให้คณะกรรมการตรวจสอบและอื่นๆ สามารถเก็บระยะห่างจากตรรกะภายในและผลประโยชน์ทับซ้อนของทีมบริหาร และทำการตรวจสอบจากมุมมองที่เป็นกลางได้
นอกจากนี้ กรรมการที่เป็นสมาชิกของคณะกรรมการตรวจสอบและอื่นๆ ไม่สามารถทำหน้าที่เป็นกรรมการบริหารของบริษัท ผู้เชี่ยวชาญด้านการบัญชี ผู้จัดการ หรือพนักงานอื่นๆ ได้ (ตามมาตรา 331 ข้อ 3 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น) นี่เป็นข้อกำหนดที่สำคัญเพื่อให้มั่นใจว่าฟังก์ชันการตรวจสอบและการกำกับดูแลนั้นแยกจากฟังก์ชันการบริหารงาน เพื่อป้องกันการเกิดความขัดแย้งของผลประโยชน์
ในทางกลับกัน สำหรับบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบตามระบบเดิม กฎหมายกำหนดให้ต้องมีการเลือกตั้งกรรมการตรวจสอบที่ปฏิบัติหน้าที่เต็มเวลาอย่างน้อยหนึ่งคน แต่สำหรับบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบและอื่นๆ ไม่มีข้อบังคับทางกฎหมายที่กำหนดให้ต้องมีสมาชิกที่ปฏิบัติหน้าที่เต็มเวลา นี่เป็นเพราะคณะกรรมการตรวจสอบและอื่นๆ ถือเป็นส่วนหนึ่งของคณะกรรมการบริษัท ซึ่งสามารถเข้าถึงการอภิปรายและข้อมูลของคณะกรรมการบริษัทได้ตลอดเวลา และมีการตรวจสอบโดยใช้ระบบควบคุมภายในเป็นหลัก ดังนั้น จึงไม่จำเป็นต้องมีสมาชิกที่ปฏิบัติหน้าที่เต็มเวลา อย่างไรก็ตาม หลายบริษัทเลือกที่จะกำหนดสมาชิกที่ปฏิบัติหน้าที่เต็มเวลาโดยสมัครใจ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการตรวจสอบ
หน้าที่และอำนาจของคณะกรรมการ
อำนาจของคณะกรรมการตรวจสอบฯ ในญี่ปุ่นไม่ได้ถูกใช้โดยสมาชิกแต่ละคนอย่างอิสระ แต่จะถูกใช้ผ่านการตัดสินใจของคณะกรรมการภายใต้หลักการของ “ระบบการประชุม” นี่คือความแตกต่างที่สำคัญจากคณะกรรมการตรวจสอบแบบดั้งเดิมที่มีการใช้ “ระบบเดี่ยว” ซึ่งสมาชิกแต่ละคนมีอำนาจอิสระ ระบบการประชุมคาดหวังให้มีการตัดสินใจที่รอบคอบและเป็นระบบมากขึ้น โดยอาศัยความรู้ที่หลากหลายของสมาชิกหลายคน
มาตรา 399-2 ข้อ 3 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่นกำหนดหน้าที่และอำนาจหลักของคณะกรรมการตรวจสอบฯ ดังนี้
- การตรวจสอบการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการและการจัดทำรายงานการตรวจสอบ: นี่คือหน้าที่พื้นฐานที่สุดของคณะกรรมการตรวจสอบฯ คือการตรวจสอบว่ากรรมการ (และในกรณีของบริษัทที่มีการตั้งตำแหน่งผู้ช่วยด้านการบัญชี) ปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับของบริษัทอย่างถูกต้องเพื่อประโยชน์ของบริษัทหรือไม่ และรวบรวมผลการตรวจสอบเป็นรายงานการตรวจสอบ
- การตัดสินใจเกี่ยวกับเนื้อหาข้อเสนอเกี่ยวกับการเลือกหรือการปลดผู้ตรวจสอบบัญชี: คณะกรรมการมีอำนาจในการตัดสินใจเนื้อหาของข้อเสนอที่จะนำเสนอต่อที่ประชุมผู้ถือหุ้นเกี่ยวกับการเลือก การปลด หรือไม่ต่ออายุการแต่งตั้งผู้ตรวจสอบบัญชี ซึ่งช่วยป้องกันไม่ให้ทีมบริหารเลือกผู้ตรวจสอบบัญชีที่เอื้อประโยชน์ต่อตนเอง และทำให้คณะกรรมการตรวจสอบฯ เป็นผู้รับประกันความเป็นอิสระของการตรวจสอบภายนอก
- การตัดสินใจเกี่ยวกับความเห็นที่เกี่ยวข้องกับการบริหารและค่าตอบแทนของกรรมการที่ไม่ใช่สมาชิกคณะกรรมการตรวจสอบฯ: คณะกรรมการตัดสินใจเกี่ยวกับความเห็นที่จะนำเสนอที่ที่ประชุมผู้ถือหุ้นเกี่ยวกับการเลือก การปลด การลาออก หรือค่าตอบแทนของกรรมการที่ไม่ใช่สมาชิกคณะกรรมการตรวจสอบฯ (ส่วนใหญ่เป็นกรรมการที่ดำเนินการบริหาร) ซึ่งหมายความว่าคณะกรรมการตรวจสอบฯ สามารถใช้อิทธิพลอย่างมีนัยสำคัญต่อการออกแบบโครงสร้างการบริหารและแรงจูงใจ และถือเป็นส่วนสำคัญของฟังก์ชันการกำกับดูแล
นอกเหนือจากหน้าที่เหล่านี้ คณะกรรมการตรวจสอบฯ ยังมี “สิทธิ์ในการอนุมัติ” ที่สำคัญด้วย ตัวอย่างเช่น เมื่อคณะกรรมการบริหารตัดสินใจเกี่ยวกับค่าตอบแทนของผู้ตรวจสอบบัญชี จะต้องได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการตรวจสอบฯ ก่อน (ตามมาตรา 399 ข้อ 1 และข้อ 3 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น) และเมื่อคณะกรรมการบริหารเสนอข้อเสนอการเลือกกรรมการที่จะเป็นสมาชิกคณะกรรมการตรวจสอบฯ ในครั้งถัดไปให้กับที่ประชุมผู้ถือหุ้น ก็จะต้องได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการตรวจสอบฯ ล่วงหน้าเช่นกัน (ตามมาตรา 344-2 ข้อ 1 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น) สิทธิ์ในการอนุมัติเหล่านี้เป็นเครื่องมือทางกฎหมายที่สำคัญเพื่อให้คณะกรรมการตรวจสอบฯ สามารถรักษาอิทธิพลที่มีนัยสำคัญต่อทีมบริหารและผู้ตรวจสอบบัญชีภายนอกที่เป็นวัตถุประสงค์ของการกำกับดูแล
อำนาจของแต่ละคณะกรรมการตรวจสอบ
แม้ว่าคณะกรรมการตรวจสอบจะเป็นองค์กรที่ดำเนินการโดยระบบการประชุมร่วมกัน แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าแต่ละคณะกรรมการจะไม่มีอำนาจเลย กฎหมายได้ออกแบบอำนาจอย่างชาญฉลาดเพื่อสร้างความสมดุลระหว่างการตรวจสอบแบบองค์กรที่มีประสิทธิภาพและหน้าที่ของผู้ดูแลระบบในฐานะบุคคล
อย่างแรกเลย อำนาจในการตรวจสอบสถานะการดำเนินงานและทรัพย์สินของบริษัท รวมถึงการขอรายงานจากกรรมการหรือพนักงาน (อำนาจในการตรวจสอบสถานะการดำเนินงานและทรัพย์สิน) นั้นเป็นของคณะกรรมการตรวจสอบ และเพื่อให้คณะกรรมการสามารถใช้อำนาจนี้ได้ จะต้องมีการเลือกบุคคลที่เฉพาะเจาะจง (คณะกรรมการตรวจสอบที่ได้รับการเลือก) จากสมาชิกในคณะกรรมการเพื่อดำเนินการตรวจสอบ (ตามมาตรา 399 ข้อที่ 3 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น) นั่นคือ แต่ละคณะกรรมการตรวจสอบไม่สามารถเริ่มการตรวจสอบอย่างเป็นทางการโดยไม่มีมติจากคณะกรรมการ นี่คือระบบที่รับประกันว่ากิจกรรมการตรวจสอบจะถูกควบคุมและดำเนินการอย่างมีแผน
อย่างไรก็ตาม ทุกคณะกรรมการตรวจสอบยังคงมีอำนาจที่สำคัญอย่างยิ่งที่สามารถใช้ได้อย่างอิสระโดยไม่ต้องอาศัยมติจากคณะกรรมการ อำนาจเหล่านี้ถูกสงวนไว้เพื่อรับมือกับสถานการณ์ฉุกเฉินที่อาจสั่นคลอนความมั่นคงของบริษัท ซึ่งเป็นเหมือน “อุปกรณ์ความปลอดภัยสุดท้าย”
- หน้าที่ในการรายงานต่อคณะกรรมการบริหาร: หากกรรมการมีการกระทำที่ไม่ถูกต้องหรือมีความเป็นไปได้ที่จะกระทำการดังกล่าว หรือหากพบว่ามีการกระทำที่ขัดต่อกฎหมายหรือข้อบังคับของบริษัท จะต้องรายงานให้คณะกรรมการบริหารทราบโดยไม่ล่าช้า (ตามมาตรา 399 ข้อที่ 4 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น)
- หน้าที่ในการรายงานต่อที่ประชุมผู้ถือหุ้น: หากกรรมการมีความเห็นว่ามีการกระทำที่ขัดต่อกฎหมายหรือมีข้อผิดพลาดอย่างร้ายแรงในข้อเสนอหรือเอกสารที่จะนำเสนอต่อที่ประชุมผู้ถือหุ้น จะต้องรายงานผลการตรวจสอบให้ที่ประชุมผู้ถือหุ้นทราบ (ตามมาตรา 399 ข้อที่ 5 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น)
- สิทธิ์ในการขอห้ามการกระทำของกรรมการ: หากกรรมการกระทำการที่อยู่นอกเหนือจากวัตถุประสงค์ของบริษัทหรือกระทำการที่ขัดต่อกฎหมายหรือข้อบังคับของบริษัท และการกระทำดังกล่าวอาจทำให้บริษัทเกิดความเสียหายอย่างมาก สามารถขอให้กรรมการนั้นหยุดการกระทำดังกล่าวได้ (ตามมาตรา 399 ข้อที่ 6 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น)
โครงสร้างอำนาจนี้สร้างขึ้นบนความสมดุลที่ประณีต โดยการตรวจสอบประจำและแผนการตรวจสอบจะดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพผ่านคณะกรรมการ ในขณะที่อำนาจสุดท้ายในการหยุดยั้งการบริหารที่อาจลุกลามนั้นถูกมอบให้กับความรับผิดชอบและจริยธรรมของแต่ละคณะกรรมการ
ประเภทของกรรมการบริษัท: กรรมการผู้มีหน้าที่ตรวจสอบและกรรมการอื่นๆ ภายใต้กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น
การทำความเข้าใจบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ นั้นสำคัญยิ่งในการรู้จักกับระบบที่สร้างประเภทของกรรมการที่มีบทบาทและสถานะทางกฎหมายที่แตกต่างกันภายในคณะกรรมการบริษัท นั่นคือ “กรรมการผู้มีหน้าที่ตรวจสอบ” และ “กรรมการที่ไม่ได้เป็นผู้มีหน้าที่ตรวจสอบ” การแยกแยะนี้มีผลต่อหลายด้าน รวมถึงกระบวนการเลือกตั้ง ระยะเวลาการดำรงตำแหน่ง และกระบวนการตัดสินใจเรื่องค่าตอบแทน
กรรมการผู้ทำหน้าที่ตรวจสอบและอื่นๆ ภายใต้กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น
กรรมการผู้ทำหน้าที่ตรวจสอบและอื่นๆ ในญี่ปุ่นนั้น ตามชื่อของพวกเขา มีหน้าที่เป็นสมาชิกของคณะกรรมการตรวจสอบและอื่นๆ โดยหลักแล้วรับผิดชอบในการกำกับดูแลและตรวจสอบบริษัท พวกเขาถูกคาดหวังให้ทำหน้าที่เป็น ‘ผู้ดูแล’ ที่แยกตัวออกจากการบริหารจัดการของบริษัท
การเลือกตั้งกรรมการเหล่านี้จะต้องดำเนินการแยกต่างหากจากกรรมการอื่นๆ ในการประชุมผู้ถือหุ้นสามัญ (ตามมาตรา 329 ข้อ 2 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น) ผู้ถือหุ้นจะต้องใช้สิทธิ์ในการโหวตด้วยความเข้าใจที่ชัดเจนว่าใครเป็นผู้กำกับดูแลและใครเป็นผู้บริหาร
เพื่อรับประกันความเป็นอิสระของพวกเขา ระยะเวลาในการดำรงตำแหน่งได้ถูกกำหนดไว้ที่ ‘2 ปี’ (ตามมาตรา 332 ข้อ 4 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น) ระยะเวลานี้ไม่สามารถลดลงได้โดยข้อบังคับของบริษัทหรือการตัดสินใจของการประชุมผู้ถือหุ้น ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะไม่ถูกปลดออกจากตำแหน่งอย่างง่ายดายจากแรงกดดันของทีมบริหาร และสามารถดำเนินการตรวจสอบอย่างมีมุมมองระยะยาวภายใต้สถานะที่มั่นคง นอกจากนี้ การถูกปลดจะต้องมี ‘มติพิเศษ’ ซึ่งมีข้อกำหนดในการอนุมัติที่เข้มงวดกว่ามติธรรมดา ทำให้สถานะของพวกเขาได้รับการปกป้องอย่างดี
เกี่ยวกับค่าตอบแทน ก็มีการจัดตั้งระบบเพื่อรับประกันความเป็นอิสระของพวกเขาเช่นกัน ค่าตอบแทนของกรรมการผู้ทำหน้าที่ตรวจสอบและอื่นๆ จะถูกกำหนดแยกต่างหากจากค่าตอบแทนของกรรมการอื่นๆ และจะถูกตัดสินใจในการประชุมผู้ถือหุ้นสามัญเกี่ยวกับจำนวนเงินรวมหรือวิธีการคำนวณ (ตามมาตรา 361 ข้อ 2 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น) และจำนวนเงินที่แจกจ่ายให้แต่ละคณะกรรมการจะถูกตัดสินใจโดยการปรึกษาหารือระหว่างกรรมการตรวจสอบและอื่นๆ โดยไม่มีการแทรกแซงจากผู้บริหารหรือกรรมการผู้แทน (ตามมาตรา 361 ข้อ 3 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น)
ผู้อำนวยการที่ไม่ใช่คณะกรรมการตรวจสอบ
ผู้อำนวยการที่ไม่ใช่คณะกรรมการตรวจสอบในญี่ปุ่นมีหน้าที่หลักในการดำเนินการบริหารของบริษัท รวมถึงผู้อำนวยการตัวแทนและทีมผู้บริหารที่เรียกว่า “ผู้บริหาร” พวกเขาเป็น “ผู้บริหารจัดการ” ที่ผลักดันแผนธุรกิจและรับผิดชอบการบริหารงานประจำวัน
ระยะเวลาในการดำรงตำแหน่งของพวกเขาถูกกำหนดไว้ที่ “1 ปี” ตามกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นมาตรา 332 ข้อ 3 (Companies Act of Japan, Article 332, Paragraph 3) ระยะเวลาสั้นนี้หมายความว่าพวกเขาจะต้องได้รับการตรวจสอบความเชื่อถือจากผู้ถือหุ้นทุกปีในการประชุมผู้ถือหุ้นประจำปี ซึ่งทำให้ผู้ถือหุ้นสามารถควบคุมผู้บริหารได้ง่ายขึ้นและช่วยให้ความรับผิดชอบในการบริหารชัดเจนยิ่งขึ้น
เกี่ยวกับค่าตอบแทนของพวกเขา คณะกรรมการตรวจสอบสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเนื้อหาของค่าตอบแทนเมื่อมีการตัดสินใจในการประชุมผู้ถือหุ้น (Companies Act of Japan, Article 361, Paragraph 6) การที่คณะกรรมการตรวจสอบแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับความเหมาะสมของค่าตอบแทนนั้น คาดว่าจะมีผลในการควบคุมการจ่ายค่าตอบแทนที่มากเกินไปให้กับผู้บริหาร
ดังนั้น การกำหนดความแตกต่างที่ชัดเจนในระยะเวลาดำรงตำแหน่งและกระบวนการตัดสินใจค่าตอบแทนเป็นการออกแบบทางกฎหมายเพื่อสร้างการแบ่งหน้าที่และความตึงเครียดอย่างมีจุดประสงค์ภายในคณะกรรมการบริหาร การวางกลุ่มผู้บริหารจัดการ (ผู้อำนวยการที่ไม่ใช่คณะกรรมการตรวจสอบ) ที่มีระยะเวลาดำรงตำแหน่งสั้นและต้องรับผิดชอบต่อผลการดำเนินงาน และกลุ่มผู้กำกับดูแล (ผู้อำนวยการที่เป็นคณะกรรมการตรวจสอบ) ที่มีระยะเวลาดำรงตำแหน่งยาวนานและได้รับการรับรองความเป็นอิสระ มีจุดประสงค์เพื่อให้กลุ่มผู้บริหารมีความคล่องตัวและแรงจูงใจในการสร้างผลลัพธ์ ในขณะที่กลุ่มผู้กำกับดูแลมีความระมัดระวังและแรงจูงใจในการปฏิบัติตามกฎระเบียบความปลอดภัย
หน้าที่การดูแลอย่างรอบคอบและหลักการตัดสินใจทางการบริหารภายใต้กฎหมายญี่ปุ่น
ไม่ว่าจะเป็นคณะกรรมการตรวจสอบหรือไม่ก็ตาม ทุกคณะกรรมการบริหารมีหน้าที่ตามความสัมพันธ์ในการมอบหมายกับบริษัทที่ต้องปฏิบัติหน้าที่ด้วยความระมัดระวังของผู้จัดการที่ดี (หน้าที่การดูแลอย่างรอบคอบ) ตามมาตรา 644 ของประมวลกฎหมายแพ่งของญี่ปุ่นและมาตรา 330 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น หากมีการละเมิดหน้าที่นี้และทำให้บริษัทเกิดความเสียหาย คณะกรรมการบริหารอาจต้องรับผิดชอบในการชดใช้ความเสียหายต่อบริษัทตามมาตรา 423 ข้อ 1 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น
อย่างไรก็ตาม การบริหารธุรกิจมีความเสี่ยงเป็นส่วนหนึ่งที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ หากคณะกรรมการบริหารกลัวความเสี่ยงจนไม่กล้าตัดสินใจ การเติบโตของบริษัทก็จะไม่เกิดขึ้น ด้วยเหตุนี้ ตัวอย่างการพิจารณาคดีในญี่ปุ่นจึงได้กำหนดหลักการ “หลักการตัดสินใจทางการบริหาร” ซึ่งหมายความว่า แม้ว่าการตัดสินใจทางการบริหารของคณะกรรมการบริหารอาจนำไปสู่ความเสียหายของบริษัท แต่ถ้ากระบวนการในการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลก่อนที่จะตัดสินใจ รวมถึงเนื้อหาของการตัดสินใจเองไม่ได้เป็นไปอย่างไม่มีเหตุผลอย่างมาก ก็จะไม่ถือว่าเป็นการละเมิดหน้าที่การดูแลอย่างรอบคอบ
เป็นตัวอย่างของคดีที่เป็นที่รู้จักในเรื่องนี้ คือ คำพิพากษาของศาลฎีกาญี่ปุ่นเมื่อวันที่ 15 กรกฎาคม 2010 คำพิพากษานี้ได้ชี้แจงว่า ในการพิจารณาความรับผิดชอบของคณะกรรมการบริหาร ควรใช้เกณฑ์ว่าการตัดสินใจนั้นเป็นการตัดสินใจที่ไม่มีเหตุผลอย่างไร้สาระในสถานการณ์ขณะนั้นหรือไม่ หลักการนี้ใช้กับคณะกรรมการบริหารทุกคน แต่วัตถุประสงค์ของการตัดสินใจที่จะพิจารณานั้นแตกต่างกัน สำหรับคณะกรรมการบริหารที่ดำเนินการ การตัดสินใจทางธุรกิจ เช่น การลงทุนในธุรกิจหรือการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ จะเป็นสิ่งที่ต้องพิจารณา ในขณะที่สำหรับคณะกรรมการตรวจสอบ การตัดสินใจเกี่ยวกับความเหมาะสมของแผนการตรวจสอบหรือการไม่มองข้ามการกระทำที่ไม่ถูกต้องที่ควรจะต้องชี้ให้เห็น จะเป็นสิ่งที่ต้องพิจารณา
การมอบหมายการดำเนินงานของคณะกรรมการบริหารและการเร่งรัดการจัดการภายใต้กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น
หนึ่งในข้อดีที่น่าสนใจที่สุดของบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบเป็นต้นไปคือความเป็นไปได้ในการเร่งรัดการตัดสินใจด้านการบริหาร ซึ่งเป็นไปได้ผ่านกลไกการมอบหมายอำนาจจากคณะกรรมการบริหารไปยังกรรมการแต่ละคนที่กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นอนุญาตให้มีได้ในกรณีจำกัด
โดยหลักการแล้ว คณะกรรมการบริหารของบริษัทจดทะเบียนไม่สามารถมอบหมาย “การตัดสินใจดำเนินงานที่สำคัญ” ให้แก่กรรมการแต่ละคนได้ (ตามมาตรา 362 ข้อ 4 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น) นี่คือความคิดที่ว่าการตัดสินใจที่สำคัญซึ่งเกี่ยวข้องกับรากฐานของบริษัทควรได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบโดยคณะกรรมการบริหาร
อย่างไรก็ตาม สำหรับบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบเป็นต้นไปนั้น มีข้อยกเว้นสำคัญต่อหลักการนี้ (ตามมาตรา 399 ข้อ 13 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น) ตามข้อกำหนดนี้ บริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบเป็นต้นไปสามารถมอบหมาย “การตัดสินใจดำเนินงานที่สำคัญ” ทั้งหมดหรือบางส่วนให้แก่กรรมการที่กำหนด (โดยปกติจะเป็นกรรมการผู้จัดการ) ได้ หากตอบสนองเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่งต่อไปนี้:
- ในกรณีที่คณะกรรมการบริหารมีกรรมการภายนอกเป็นส่วนใหญ่: หากคณะกรรมการบริหารมีสมาชิกที่เป็นกรรมการภายนอกเกินครึ่งหนึ่ง ซึ่งเป็นการรับประกันความเป็นอิสระที่สูงมาก การมอบหมายอำนาจด้วยมติของคณะกรรมการบริหารเป็นไปได้ (ตามมาตรา 399 ข้อ 13 ข้อ 5 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น) อย่างไรก็ตาม บริษัทที่ตอบสนองข้อกำหนดนี้มีไม่มาก
- ในกรณีที่มีการกำหนดไว้ในข้อบังคับบริษัท: วิธีการนี้คือการกำหนดในข้อบังคับบริษัทว่า “คณะกรรมการบริหารสามารถมอบหมายการตัดสินใจดำเนินงานที่สำคัญทั้งหมดหรือบางส่วนให้แก่กรรมการได้ด้วยมติของคณะกรรมการบริหาร” (ตามมาตรา 399 ข้อ 13 ข้อ 6 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น) สำหรับบริษัทส่วนใหญ่ นี่คือทางเลือกที่เป็นไปได้จริง
เมื่อการมอบหมายอำนาจนี้เป็นไปได้ ตัวอย่างเช่น กรรมการผู้จัดการสามารถตัดสินใจอย่างรวดเร็วในเรื่องที่เคยต้องการมติของคณะกรรมการบริหาร เช่น โครงการลงทุนขนาดเล็กหรือการจัดตั้งความร่วมมือทางธุรกิจ ด้วยวิธีนี้ คณะกรรมการบริหารจะได้รับการปลดปล่อยจากงานอนุมัติการดำเนินงานประจำวันและสามารถมุ่งความสนใจไปที่การกำหนดนโยบายพื้นฐานของการบริหารและการกำกับดูแลการดำเนินงานที่เป็นสาระสำคัญและเชิงกลยุทธ์
ระบบนี้มุ่งเป้าไปที่การสร้างระบบการกำกับดูแลที่แข็งแกร่งและการบริหารที่คล่องตัวไปพร้อมกัน กฎหมายไว้วางใจว่า ภายใต้การกำกับดูแลของคณะกรรมการตรวจสอบซึ่งเป็นองค์กรกำกับดูแลที่มีอิสระและแข็งแกร่ง การให้อำนาจการตัดสินใจที่กว้างขวางแก่ทีมบริหารจะยังคงรักษาการกำกับดูแลได้ นั่นคือ บริษัทสามารถได้รับ “รางวัล” ในการเร่งรัดการบริหารเป็น “ผลตอบแทน” สำหรับการยอมรับการกำกับดูแลที่เข้มงวดขึ้น ซึ่งเป็นความสัมพันธ์แบบการแลกเปลี่ยนที่อยู่เบื้องหลังระบบกฎหมายนี้
อย่างไรก็ตาม ยังมีเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่งที่ไม่สามารถมอบหมายให้กรรมการทำได้ในกรณีใดๆ ซึ่งกฎหมายได้กำหนดไว้ (ตามมาตรา 399 ข้อ 13 ข้อ 4 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น) เรื่องเหล่านี้รวมถึง:
- การจัดการและการรับโอนทรัพย์สินที่สำคัญ
- การกู้ยืมเงินจำนวนมาก
- การเลือกและการปลดผู้จัดการและพนักงานสำคัญอื่นๆ
- การตั้ง การเปลี่ยนแปลง และการยกเลิกสาขาหรือโครงสร้างองค์กรที่สำคัญ
เรื่องเหล่านี้เป็นเรื่องที่อาจสั่นคลอนรากฐานของบริษัท ดังนั้นจึงยังคงต้องการการพิจารณาอย่างรอบคอบจากคณะกรรมการบริหาร
การเปรียบเทียบกับการออกแบบสถาบันอื่น
เพื่อทำความเข้าใจลักษณะเฉพาะของบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ ในญี่ปุ่นอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้น การเปรียบเทียบกับการออกแบบสถาบันหลักอื่นๆ ที่กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นยอมรับ นั่นคือ “บริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบ” และ “บริษัทที่ตั้งคณะกรรมการการเสนอชื่อฯ” จึงเป็นสิ่งที่จำเป็น
ข้อแตกต่างที่สำคัญที่สุดระหว่างบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบแบบดั้งเดิมกับบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ คือในเรื่องของผู้ทำหน้าที่ตรวจสอบและสถานะของพวกเขา ในบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบ ตรวจสอบบัญชีไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของคณะกรรมการบริหาร และไม่มีสิทธิ์ในการลงคะแนนในการตัดสินใจของคณะกรรมการบริหาร พวกเขาทำหน้าที่เป็นสถาบันที่เป็นอิสระจากคณะกรรมการบริหารและทำการตรวจสอบการดำเนินงานจากภายนอก ในทางตรงกันข้าม ในบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ ผู้ทำหน้าที่ตรวจสอบคือคณะกรรมการตรวจสอบฯ เป็นสมาชิกอย่างเป็นทางการของคณะกรรมการบริหารและมีสิทธิ์ในการลงคะแนนในทุกเรื่อง ซึ่งทำให้มุมมองในการตรวจสอบและการกำกับดูแลถูกบรรจุเข้าไปในกระบวนการตัดสินใจของการบริหารโดยตรง นอกจากนี้ ในขณะที่อำนาจของตรวจสอบบัญชีขึ้นอยู่กับความเป็นอิสระของแต่ละตรวจสอบบัญชีซึ่งเป็น “ระบบเดี่ยว” คณะกรรมการตรวจสอบฯ ใช้อำนาจของตนผ่านการประชุมคณะกรรมการซึ่งเป็น “ระบบร่วม” ซึ่งเป็นความแตกต่างที่สำคัญอีกประการ
ต่อไปคือการเปรียบเทียบกับบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการการเสนอชื่อฯ ทั้งสองมีความเหมือนกันในแง่ที่คณะกรรมการบริหารภายในที่ประกอบด้วยสมาชิกส่วนใหญ่จากภายนอกเป็นผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบ แต่มีความแตกต่างกันอย่างมากในขอบเขตและโครงสร้าง บริษัทที่ตั้งคณะกรรมการการเสนอชื่อฯ จำเป็นต้องมีการตั้งคณะกรรมการทั้งหมดสามคณะ ได้แก่ คณะกรรมการตรวจสอบ คณะกรรมการการเสนอชื่อที่ตัดสินใจเรื่องการแต่งตั้งและการปลดผู้บริหาร และคณะกรรมการกำหนดค่าตอบแทน ในขณะที่บริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ มีเพียงคณะกรรมการตรวจสอบฯ เท่านั้นที่จำเป็นต้องมี นอกจากนี้ ในบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการการเสนอชื่อฯ การดำเนินงานของบริษัทถูกแยกออกจากคณะกรรมการบริหารและเป็นหน้าที่ของ “ผู้บริหาร” โดยคณะกรรมการบริหารมุ่งเน้นไปที่การกำกับดูแล ซึ่งเป็นการแยก “การกำกับดูแลและการดำเนินงาน” อย่างเข้มงวดที่ถูกบังคับโดยกฎหมาย ในขณะที่บริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ ไม่ได้มีการบังคับให้มีการแยกดังกล่าว และผู้บริหารที่ไม่ใช่คณะกรรมการตรวจสอบฯ จะเป็นผู้ดำเนินงาน ด้วยเหตุนี้ บริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ จึงได้รับการประเมินว่าเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นมากกว่าและง่ายต่อการนำไปใช้เมื่อเทียบกับบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการการเสนอชื่อฯ เนื่องจากต้องมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กรที่มีอยู่น้อยกว่า
เมื่อจัดระเบียบความแตกต่างเหล่านี้ จะเห็นได้ว่าบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ ในญี่ปุ่นนั้น ได้หลุดออกจากโครงสร้าง “การแยกคณะกรรมการบริหารและสถาบันตรวจสอบ” ของบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบแบบดั้งเดิม และรวมฟังก์ชันการกำกับดูแลเข้ากับคณะกรรมการบริหาร โดยไม่ต้องการการปรับโครงสร้างองค์กรอย่างรุนแรงเท่ากับบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการการเสนอชื่อฯ ซึ่งเป็นระบบที่มีความสมดุล
ตารางด้านล่างนี้เป็นการเปรียบเทียบลักษณะหลักของการออกแบบสถาบันทั้งสามประเภท
ลักษณะ (รายการ) | บริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบฯ | บริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบ | บริษัทที่ตั้งคณะกรรมการการเสนอชื่อฯ |
สถาบันหลักที่ทำการตรวจสอบ | คณะกรรมการตรวจสอบฯ | คณะกรรมการตรวจสอบ | คณะกรรมการตรวจสอบ |
โครงสร้างของสถาบันตรวจสอบ | ตั้งแต่ 3 คนขึ้นไปเป็นผู้บริหาร มากกว่าครึ่งเป็นผู้บริหารภายนอก | ตั้งแต่ 3 คนขึ้นไปเป็นตรวจสอบบัญชี มากกว่าครึ่งเป็นตรวจสอบบัญชีภายนอก | ตั้งแต่ 3 คนขึ้นไปเป็นผู้บริหาร มากกว่าครึ่งเป็นผู้บริหารภายนอก |
สิทธิ์ในการลงคะแนนของตรวจสอบบัญชี/คณะกรรมการในคณะกรรมการบริหาร | มี | ไม่มี | มี (เนื่องจากคณะกรรมการเป็นผู้บริหาร) |
สถาบันที่ดำเนินการ | ผู้บริหารที่ไม่ใช่คณะกรรมการตรวจสอบฯ/ผู้บริหารระดับสูง | ผู้บริหาร/ผู้บริหารระดับสูง | ผู้บริหาร/ผู้บริหารระดับสูง |
ระยะเวลาในตำแหน่งของผู้บริหาร | คณะกรรมการตรวจสอบฯ: 2 ปี อื่นๆ: 1 ปี | 2 ปี (สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามข้อบังคับ) | 1 ปี |
การมอบหมายงานบริหารที่สำคัญ | เป็นไปได้ภายใต้เงื่อนไข | หลักการแล้วไม่ได้รับอนุญาต | ตามกฎหมาย มอบหมายให้ผู้บริหารอย่างกว้างขวาง |
การเปลี่ยนไปใช้บริษัทที่มีคณะกรรมการตรวจสอบฯในญี่ปุ่น: ข้อดีและข้อควรระวัง
สำหรับบริษัทที่พิจารณาการเปลี่ยนไปใช้ระบบบริษัทที่มีคณะกรรมการตรวจสอบฯในญี่ปุ่น การเข้าใจข้อดีและข้อควรระวังในการปฏิบัติงานอย่างถูกต้องเป็นการตัดสินใจทางการบริหารที่สำคัญ
ข้อดีหลัก
ข้อดีที่สำคัญที่สุดของระบบนี้คือการเสริมสร้างฟังก์ชันการกำกับดูแลของคณะกรรมการบริหารอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการที่คณะกรรมการตรวจสอบฯมีสิทธิ์ในการลงคะแนนและเข้าร่วมการอภิปรายในคณะกรรมการบริหารโดยตรง ทำให้มุมมองการกำกับดูแลถูกฝังอยู่ในกระบวนการตัดสินใจทางการบริหาร และยกระดับคุณภาพของการอภิปราย
ประการที่สอง คือการเพิ่มความคล่องตัวในการบริหาร ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น หากตอบสนองเงื่อนไขที่กำหนดไว้ในข้อบังคับบริษัท เช่น การมอบหมายอำนาจในการตัดสินใจดำเนินการที่สำคัญให้กับกรรมการแต่ละคน จะทำให้สามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและยืดหยุ่นต่อการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมตลาด
ประการที่สาม คือการคาดหวังการปรับปรุงการประเมินจากนักลงทุนต่างประเทศ ระบบตรวจสอบของญี่ปุ่นอาจไม่คุ้นเคยในต่างประเทศและมักถูกสงสัยเกี่ยวกับประสิทธิผล แต่การมีคณะกรรมการตรวจสอบฯภายในคณะกรรมการบริหารเป็นรูปแบบที่ใกล้เคียงกับโมเดลการกำกับดูแลของยุโรปและอเมริกา ทำให้นักลงทุนต่างชาติเข้าใจได้ง่ายขึ้น ในความเป็นจริง บริษัทที่ให้คำแนะนำการใช้สิทธิ์การลงคะแนนทั่วโลกก็ประเมินระบบนี้ในทางบวก ซึ่งอาจนำไปสู่การระดมทุนจากตลาดทุนโลกและการเพิ่มมูลค่าของบริษัทได้
ประการที่สี่ คือการปรับปรุงประสิทธิภาพของโครงสร้างผู้บริหาร หากบริษัทตรวจสอบฯที่มีอยู่ต้องการตอบสนองต่อความต้องการของรหัสการกำกับดูแลของบริษัทที่จดทะเบียน จำเป็นต้องมีทั้งกรรมการภายนอกและตรวจสอบภายนอก แต่สำหรับบริษัทที่มีคณะกรรมการตรวจสอบฯ กรรมการภายนอกที่เป็นคณะกรรมการตรวจสอบฯสามารถทำหน้าที่ทั้งสองได้ ทำให้สามารถสร้างระบบการกำกับดูแลที่แข็งแกร่งด้วยจำนวนผู้บริหารที่น้อยลง และอาจนำไปสู่การลดต้นทุนเช่นค่าตอบแทนผู้บริหาร
ข้อควรระวังในการปฏิบัติงาน
ในทางกลับกัน การเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่นี้มีข้อควรระวังบางประการ ประการแรก การเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่ต้องใช้เวลาและค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม เช่น การตัดสินใจของการประชุมผู้ถือหุ้นสำหรับการเปลี่ยนแปลงข้อบังคับบริษัท การทบทวนกระบวนการเลือกผู้บริหาร และการจัดทำข้อบังคับภายในบริษัท
ประการที่สอง คือการที่ระยะเวลาการดำรงตำแหน่งของกรรมการที่ไม่ใช่คณะกรรมการตรวจสอบฯจะเป็นเวลา 1 ปี ทำให้ผู้บริหารต้องได้รับความเชื่อถือจากผู้ถือหุ้นทุกปี และอาจเพิ่มความกดดันต่อผลการดำเนินงานระยะสั้น ซึ่งอาจเป็นความเสี่ยงที่ทำให้ความมั่นคงของการบริหารลดลง
ประการที่สาม คือการรักษาประสิทธิผลของคณะกรรมการตรวจสอบฯ ไม่มีข้อบังคับให้ต้องมีคณะกรรมการที่ปฏิบัติหน้าที่เต็มเวลา จึงมีความเสี่ยงที่กิจกรรมของคณะกรรมการอาจกลายเป็นเพียงรูปแบบเท่านั้น การจัดตั้งระบบสำนักงานที่สนับสนุนกิจกรรมของคณะกรรมการและการสร้างสภาพแวดล้อมที่กรรมการภายนอกที่ไม่ปฏิบัติหน้าที่เต็มเวลาสามารถเข้าถึงข้อมูลและดำเนินการได้อย่างเพียงพอเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้ระบบทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ประการที่สี่ คือความยากลำบากของการตัดสินใจแบบร่วมมือกัน ต่างจากระบบตรวจสอบที่กรรมการทำหน้าที่เพียงคนเดียว คณะกรรมการตรวจสอบฯจะตัดสินใจโดยการร่วมมือกันเป็นหลัก ซึ่งอาจทำให้การตัดสินใจอย่างรวดเร็วเป็นเรื่องยากในสถานการณ์ที่ต้องการการตอบสนองอย่างเร่งด่วน นอกจากนี้ หากมีความขัดแย้งในความเห็นระหว่างคณะกรรมการ ก็อาจทำให้ฟังก์ชันการตรวจสอบหยุดชะงัก ซึ่งต้องพิจารณาถึงความเสี่ยงนี้ด้วย
สุดท้าย คือการรักษาคุณภาพของบุคลากรที่เหมาะสม ซึ่งเป็นความท้าทายที่ไม่เปลี่ยนแปลง กรรมการภายนอกที่คิดเป็นส่วนใหญ่ของคณะกรรมการตรวจสอบฯต้องมีความรู้เกี่ยวกับการเงินและการบัญชี ความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับธุรกิจของบริษัท และที่สำคัญที่สุดคือความสามารถในการแสดงความคิดเห็นอย่างอิสระและไม่หวาดกลัวจากทีมผู้บริหาร การรักษาบุคลากรที่มีคุณสมบัติเหล่านี้ยังคงเป็นความท้าทายใหญ่สำหรับหลายๆบริษัท
สรุป
บริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบและอื่นๆ เป็นตัวเลือกที่มีความซับซ้อนและมีประสิทธิภาพสูงในการกำกับดูแลกิจการของบริษัทภายใต้กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น (Japan’s Corporate Law) คุณค่าหลักของมันอยู่ที่การรวมกันอย่างกลยุทธ์ระหว่างฟังก์ชันการกำกับดูแลที่มีประสิทธิภาพโดยคณะกรรมการบริหารที่ได้รับการยอมรับในระดับสากล และระบบการบริหารที่คล่องตัวเพื่อรับมือกับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ระบบนี้ตอบสนองต่อปัญหาเกี่ยวกับประสิทธิภาพของฟังก์ชันการกำกับดูแลที่บริษัทตั้งคณะกรรมการตรวจสอบเดิมมี โดยไม่ต้องการการเปลี่ยนแปลงองค์กรอย่างรุนแรงเหมือนบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการการเสนอชื่อและอื่นๆ ด้วยเหตุนี้ จึงกลายเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจและเป็นไปได้สำหรับบริษัทญี่ปุ่นจำนวนมาก อย่างไรก็ตาม เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากระบบนี้ จำเป็นต้องมีการจัดการอย่างจริงจังกับปัญหาทางปฏิบัติ เช่น การจัดการระยะเวลาการดำรงตำแหน่งของผู้บริหาร การสร้างระบบการดำเนินงานที่สนับสนุนประสิทธิภาพของคณะกรรมการ และที่สำคัญที่สุดคือการรักษาผู้บริหารภายนอกที่มีความสามารถเพื่อเป็นผู้รับผิดชอบระบบนี้ การเลือกและสร้างระบบกำกับดูแลที่เหมาะสมที่สุดสำหรับบริษัทของคุณเป็นการตัดสินใจทางกลยุทธ์ที่สำคัญอย่างยิ่งเพื่อเป้าหมายในการเพิ่มมูลค่าของบริษัทอย่างยั่งยืน
ที่สำนักงานกฎหมายมอนอลิธ (Monolith Law Office) เรามีประสบการณ์อันยาวนานในการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับกฎหมายกำกับดูแลกิจการของบริษัทในญี่ปุ่น รวมถึงการนำเข้าและการดำเนินงานของบริษัทที่ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบและอื่นๆ ให้กับลูกค้าทั้งในและต่างประเทศที่หลากหลาย เรามีทีมงานที่มีคุณสมบัติทางกฎหมายจากต่างประเทศและสามารถใช้ภาษาอังกฤษได้ ทำให้เราสามารถอธิบายประเด็นที่ซับซ้อนภายใต้กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นได้อย่างชัดเจนจากมุมมองสากล และให้การสนับสนุนที่เชี่ยวชาญและปฏิบัติการเพื่อช่วยให้ลูกค้าสามารถสร้างระบบกำกับดูแลที่เหมาะสมที่สุดสำหรับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของพวกเขา หากคุณต้องการการสนับสนุนทางกฎหมายเกี่ยวกับเนื้อหาที่ได้กล่าวถึงในบทความนี้ โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อสำนักงานกฎหมายของเรา
Category: General Corporate