ระบบการจัดการการพํานักในญี่ปุ่น: มุมมองด้านการปฏิบัติตามกฎหมายและการจัดการความเสี่ยงของบริษัท

ด้วยการก้าวหน้าของโลกาภิวัตน์และการเปลี่ยนแปลงของประชากรภายในประเทศ การรักษาบุคลากรต่างชาติที่มีความสามารถกลายเป็นกลยุทธ์การบริหารที่จำเป็นต่อการเติบโตของธุรกิจสำหรับบริษัทญี่ปุ่นมากมาย อย่างไรก็ตาม เพื่อจ้างงานและใช้ประโยชน์จากความสามารถของบุคลากรต่างชาติอย่างเต็มที่ จำเป็นต้องมีความรู้ทางกฎหมายที่เชี่ยวชาญ ไม่ใช่แค่การจัดการทรัพยากรบุคคลและแรงงานเท่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ความเข้าใจอย่างลึกซึ้งในระบบการจัดการการพำนักของต่างชาติภายใต้ ‘กฎหมายการควบคุมการเข้าออกประเทศและการรับรองผู้ลี้ภัยของญี่ปุ่น’ (ต่อไปนี้จะเรียกว่า ‘กฎหมายการเข้าออกประเทศ’) เป็นส่วนสำคัญในการบริหารองค์กรและการจัดการความเสี่ยงในยุคปัจจุบัน ระบบนี้กำหนดสถานะทางกฎหมายของต่างชาติทุกคนที่พำนักอยู่ในญี่ปุ่นและกำหนดขอบเขตการดำเนินกิจกรรมอย่างเข้มงวด ดังนั้น การปฏิบัติตามและการใช้งานระบบกฎหมายนี้อย่างเหมาะสมจะช่วยไม่เพียงแต่หลีกเลี่ยงความรับผิดทางกฎหมายเท่านั้น แต่ยังสร้างสภาพแวดล้อมที่บุคลากรต่างชาติสามารถทำงานได้อย่างมั่นใจและสนับสนุนการเติบโตอย่างยั่งยืนของบริษัท บทความนี้จะอธิบายถึงหัวใจสำคัญของระบบการจัดการการพำนักในญี่ปุ่นที่ผู้บริหารและผู้รับผิดชอบด้านกฎหมายของบริษัทควรทราบ นั่นคือ ระบบการอนุญาตให้พำนักอยู่ระหว่างการพำนัก ขั้นตอนการออกนอกประเทศและการกลับเข้าประเทศ รวมถึงความเสี่ยงทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง โดยจะอธิบายจากมุมมองของผู้เชี่ยวชาญพร้อมกับรายละเอียดของกฎหมายและข้อควรระวังในการปฏิบัติจริง

พื้นฐานการจัดการการพำนัก: ระบบการมีสถานะการพำนักในญี่ปุ่น

เพื่อให้ชาวต่างชาติสามารถพำนักและดำเนินกิจกรรมอย่างถูกกฎหมายในญี่ปุ่น การได้รับและรักษา “สถานะการพำนัก” ตามที่กฎหมายการเข้าเมืองกำหนดเป็นข้อกำหนดที่สำคัญยิ่ง ระบบสถานะการพำนักนี้เป็นหัวใจสำคัญของการบริหารการพำนักในญี่ปุ่น และการเข้าใจโครงสร้างของมันคือก้าวแรกของการปฏิบัติตามกฎหมาย

หลักการพื้นฐานของระบบสถานะการพำนัก

ระบบสถานะการพำนักของญี่ปุ่นมีหลักการพื้นฐานที่อนุญาตให้ทำกิจกรรมที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น กฎหมายไม่ได้แสดงรายการกิจกรรมที่ถูกห้าม แต่กำหนดขอบเขตของกิจกรรมที่ได้รับอนุญาตสำหรับแต่ละสถานะการพำนักอย่างจำกัด ภายใต้กรอบนี้ กิจกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาต โดยเฉพาะกิจกรรมที่มีรายได้ จะถูกห้ามโดยหลักการ หากไม่ได้รับอนุญาตพิเศษแยกต่างหาก หลักการ “ไม่ได้รับอนุญาตโดยค่าเริ่มต้น” นี้เป็นหลักการพื้นฐานที่บริษัทต้องตระหนักอยู่เสมอเมื่อจัดการกับเนื้อหางานของพนักงานต่างชาติ

สถานะการพำนักสามารถจำแนกได้เป็นสองประเภทใหญ่ๆ ตามหลักการพื้นฐาน

ประเภทแรกคือ “สถานะการพำนักตามกิจกรรม” ที่มุ่งเน้นกิจกรรมที่จะทำในญี่ปุ่น เช่น “เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ” หรือ “การบริหารจัดการ” ซึ่งอนุญาตให้ทำงานเฉพาะทางด้านเทคนิคและวิชาชีพที่ได้รับการอนุญาตเท่านั้น

ประเภทที่สองคือ “สถานะการพำนักตามสถานภาพหรือตำแหน่ง” ซึ่งรวมถึง “ผู้พำนักถาวร” หรือ “คู่สมรสของคนญี่ปุ่น ฯลฯ” ผู้ที่มีสถานะการพำนักเหล่านี้สามารถทำงานได้อย่างอิสระโดยไม่มีข้อจำกัดในเนื้อหาของกิจกรรม

จากมุมมองของการปฏิบัติตามกฎหมายและการจัดการความเสี่ยงของบริษัท สองประเภทนี้มีความแตกต่างที่สำคัญ ในกรณีที่บริษัทจ้างพนักงานที่มีสถานะการพำนักตามกิจกรรม บริษัทมีความรับผิดชอบในการจัดการอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหางานของพนักงานไม่เกินขอบเขตที่ได้รับอนุญาต ในทางตรงกันข้าม สำหรับพนักงานที่มีสถานะการพำนักตามสถานภาพ ไม่มีข้อจำกัดในกิจกรรมการทำงานตามกฎหมายการเข้าเมือง ทำให้ภาระการจัดการของบริษัทลดลงอย่างมาก ความแตกต่างนี้เป็นปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณาในการวางแผนกลยุทธ์การจ้างงาน

บัตรการพำนัก: หลักฐานของสถานภาพและการได้รับอนุญาตในการทำงาน

สำหรับชาวต่างชาติที่พำนักในญี่ปุ่นเป็นระยะเวลากลางถึงยาว จะได้รับ “บัตรการพำนัก” จากกระทรวงยุติธรรม บัตรนี้ไม่เพียงแต่เป็นเอกสารที่พิสูจน์ตัวตนเท่านั้น แต่ยังเป็นเอกสารทางการที่รวบรวมข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการจัดการการพำนัก บนบัตรจะมีข้อมูลพื้นฐานเช่น ชื่อ สัญชาติ วันเดือนปีเกิด รวมถึงประเภทของสถานะการพำนัก วันหมดอายุของระยะเวลาการพำนัก และสิ่งที่สำคัญที่สุดคือ “การมีหรือไม่มีข้อจำกัดในการทำงาน”

มาตรา 23 ของกฎหมายการเข้าเมืองกำหนดให้ผู้ที่พำนักในญี่ปุ่นเป็นระยะเวลากลางถึงยาวต้องพกบัตรการพำนักติดตัวอยู่เสมอ สำหรับบริษัทแล้ว บัตรการพำนักเป็นแหล่งข้อมูลเดียวและสำคัญที่สุดในการตรวจสอบคุณสมบัติการทำงานของชาวต่างชาติที่ต้องการจ้างงาน การอ้างอิงจากการประกาศของผู้สมัครหรือการโปรโมตตัวเองเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ ก่อนที่จะทำสัญญาจ้างงาน บริษัทต้องตรวจสอบต้นฉบับของบัตรการพำนักเพื่อทราบอย่างแน่ชัดว่าได้รับอนุญาตให้ทำงานหรือไม่ และหากได้รับอนุญาต ขอบเขตของการอนุญาตนั้นครอบคลุมถึงอะไรบ้าง หากละเลยขั้นตอนการตรวจสอบนี้ บริษัทอาจถูกกล่าวหาว่าสนับสนุนการทำงานผิดกฎหมาย ซึ่งอาจนำไปสู่ความบกพร่องทางการปฏิบัติตามกฎหมายที่ร้ายแรง

ประเภทของสถานะการพำนักหลักสำหรับธุรกิจในญี่ปุ่น

สถานะการพำนักที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับกิจกรรมของบริษัทมีหลากหลาย แต่มีสองประเภทของสถานะการพำนักที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารและบุคคลที่มีความเชี่ยวชาญเป็นพิเศษ ซึ่งการเข้าใจอย่างถูกต้องเกี่ยวกับข้อกำหนดและการดำเนินการเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง

การบริหารและการจัดการ

สถานะการพำนัก “การบริหารและการจัดการ” มุ่งเป้าไปที่ชาวต่างชาติที่ทำกิจกรรมเกี่ยวกับการบริหารหรือการจัดการธุรกิจในญี่ปุ่น ซึ่งรวมถึงตำแหน่งเช่นผู้แทนบริษัทหรือกรรมการบริษัท ผู้จัดการสาขา และอื่นๆ การตรวจสอบสถานะการพำนักนี้จะประเมินไม่เพียงแต่ประวัติของผู้สมัครเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความเป็นจริง ความมั่นคง และความต่อเนื่องของธุรกิจด้วยความเข้มงวด

ข้อกำหนดที่เฉพาะเจาะจง ได้แก่ การมีสถานที่ทำธุรกิจในประเทศญี่ปุ่น ขนาดของธุรกิจต้องตอบสนองมาตรฐานที่กำหนดไว้ (เช่น การจ้างพนักงานประจำอย่างน้อยสองคน หรือมีทุนจดทะเบียนหรือยอดรวมการลงทุนอย่างน้อย 5 ล้านเยน) และแผนธุรกิจต้องเป็นรูปธรรมและมีความเป็นไปได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ความต่อเนื่องของธุรกิจจะถูกตรวจสอบอย่างเข้มงวด หากธุรกิจมีสถานะทางการเงินที่ยากลำบาก เช่น มีหนี้สินเกินทรัพย์สินในงบการเงินล่าสุด

ตามแนวโน้มล่าสุด ข้อกำหนดสำหรับสถานะการพำนักนี้กำลังถูกทำให้เข้มงวดขึ้น ตัวอย่างเช่น การปรับปรุงระบบที่จะต้องการให้ผู้สมัครหรือพนักงานประจำมีความสามารถในการใช้ภาษาญี่ปุ่นในระดับหนึ่ง ซึ่งสะท้อนให้เห็นว่าหน่วยงานที่เกี่ยวข้องไม่เพียงแต่ให้ความสำคัญกับการตอบสนองข้อกำหนดทางรูปแบบเท่านั้น แต่ยังเน้นที่ความสามารถและความตั้งใจในการบริหารธุรกิจอย่างจริงจังในญี่ปุ่นด้วย บริษัทที่ต้องการเชิญชวนชาวต่างชาติภายใต้สถานะการพำนักนี้ต้องพิสูจน์ด้วยเอกสารที่เป็นวัตถุประสงค์ว่าธุรกิจของพวกเขามีความเป็นจริงและสามารถดำเนินการได้อย่างยั่งยืน

เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ

“เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ” เป็นหนึ่งในสถานะการพำนักที่มีวัตถุประสงค์เพื่อการทำงานและเป็นที่นิยมมากที่สุด มันครอบคลุมกิจกรรมที่ต้องการความรู้และทักษะทางเทคนิคในสาขาวิทยาศาสตร์ธรรมชาติ เช่น วิทยาศาสตร์ วิศวกรรม (เทคนิค) ความรู้ที่เกี่ยวข้องกับสาขาวิชามนุษยศาสตร์ เช่น กฎหมาย ศึกษาศาสตร์ สังคมศาสตร์ (ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์) หรือกิจกรรมที่ต้องการความคิดหรือความรู้สึกที่มีพื้นฐานมาจากวัฒนธรรมต่างประเทศ (ธุรกิจระหว่างประเทศ) ตัวอย่างของกิจกรรมเหล่านี้ ได้แก่ วิศวกรด้านไอที นักออกแบบเครื่องจักร ผู้รับผิดชอบด้านการเงินและบัญชี ที่ปรึกษา นักแปลและล่าม ครูสอนภาษา นักออกแบบ และอื่นๆ

ข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดในการได้รับอนุญาตสถานะการพำนักนี้คือ การมีความเกี่ยวข้องโดยตรงและเหตุผลระหว่างประวัติการศึกษาหรือประสบการณ์การทำงานของผู้สมัครกับงานที่จะทำในญี่ปุ่น ตัวอย่างเช่น ในสาขา “เทคนิค” หรือ “ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์” โดยทั่วไปจะต้องมีการจบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยในสาขาที่เกี่ยวข้องกับงานที่จะทำ หรือมีประสบการณ์การทำงานจริงมากกว่า 10 ปี “ธุรกิจระหว่างประเทศ” โดยทั่วไปจะต้องมีประสบการณ์การทำงานจริงมากกว่า 3 ปี ยกเว้นงานด้านการแปลและการสอนภาษา

สิ่งสำคัญคือ สถานะการพำนักนี้ไม่อนุญาตให้ทำกิจกรรมที่ถือว่าเป็นแรงงานทั่วไปที่ไม่ต้องการความรู้หรือทักษะเฉพาะทาง การไม่ตรงกันระหว่างประวัติการศึกษาหรือประสบการณ์การทำงานกับงานที่จะทำเป็นหนึ่งในเหตุผลที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้การขอสถานะการพำนักไม่ได้รับการอนุมัติ ดังนั้น บริษัทจำเป็นต้องตรวจสอบอย่างรอบคอบในขณะจ้างงานว่าความเชี่ยวชาญของผู้สมัครตรงกับงานที่จะมอบหมายให้ และต้องระบุความเกี่ยวข้องนั้นอย่างชัดเจนในเอกสารการสมัคร นอกจากนี้ หลังจากการจ้างงาน บริษัทต้องจัดการอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมของพนักงานไม่ได้หลุดออกไปจากขอบเขตของงานที่ได้รับมอบหมายในขณะที่ขอสถานะการพำนัก และไม่ถือว่าเป็นการทำงานทั่วไป ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญทางด้านการปฏิบัติตามกฎหมาย

ขั้นตอนต่างๆ ขณะที่อยู่ในญี่ปุ่น

สำหรับชาวต่างชาติที่อาศัยอยู่ในญี่ปุ่น จำเป็นต้องดำเนินการตามขั้นตอนทางกฎหมายที่หลากหลายตามการเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์ของตนเอง การดำเนินการเหล่านี้อย่างถูกต้องเป็นสิ่งพื้นฐานในการรักษาสถานะการอยู่อาศัยที่มั่นคงในญี่ปุ่น

การขออนุญาตเปลี่ยนสถานะการพำนักในญี่ปุ่น

สำหรับชาวต่างชาติที่มีสถานะการพำนักในญี่ปุ่นและต้องการทำกิจกรรมที่เกินกว่าขอบเขตที่ได้รับอนุญาตจากสถานะการพำนักปัจจุบัน จำเป็นต้องยื่นขอ “การอนุญาตเปลี่ยนสถานะการพำนัก” และได้รับการอนุมัติก่อน ขั้นตอนนี้ถูกกำหนดไว้ในมาตรา 20 ของกฎหมายการควบคุมการเข้าเมืองและการรับรองผู้ลี้ภัยของญี่ปุ่น (Immigration Control and Refugee Recognition Act) ตัวอย่างเช่น นักศึกษาที่มีสถานะการพำนัก “การศึกษา” หลังจากสำเร็จการศึกษาและต้องการทำงานในบริษัทญี่ปุ่นในฐานะมืออาชีพ จำเป็นต้องเปลี่ยนสถานะการพำนักเป็น “เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ หรือธุรกิจระหว่างประเทศ” เป็นต้น

การยื่นขอเปลี่ยนสถานะการพำนักไม่ใช่เพียงแค่ขั้นตอนการอัปเดตข้อมูลการลงทะเบียนเท่านั้น แต่เป็นการตรวจสอบที่เข้มงวดเทียบเท่ากับการยื่นขอสถานะการพำนักใหม่อย่างเต็มรูปแบบ เพื่อประเมินว่าผู้ยื่นขอได้ตอบสนองต่อความต้องการของสถานะการพำนักใหม่ทั้งหมดหรือไม่ หน่วยงานที่ทำการตรวจสอบจะพิจารณาความเหมาะสมของกิจกรรมใหม่ ความเหมาะสมของผู้ยื่นขอ รวมถึงพฤติกรรมขณะพำนักในญี่ปุ่นในอดีต โดยอิงจากเอกสารที่ผู้ยื่นขอได้ส่งมา

การขออนุมัติการต่ออายุระยะเวลาการพำนักในญี่ปุ่น

สำหรับแต่ละสถานะการพำนักในญี่ปุ่น มีระยะเวลาการพำนักที่กำหนดโดยคำสั่งของกระทรวงยุติธรรม หากต้องการพำนักต่อในญี่ปุ่นหลังจากวันหมดอายุที่ระบุไว้ในบัตรการพำนัก จำเป็นต้องยื่นขอ “การอนุมัติการต่ออายุระยะเวลาการพำนัก” ก่อนวันหมดอายุ ขั้นตอนนี้ดำเนินการตามมาตรา 21 ของกฎหมายการควบคุมการเข้าเมือง โดยปกติแล้วสามารถยื่นขอได้ประมาณ 3 เดือนก่อนวันหมดอายุระยะเวลาการพำนัก

การขอต่ออายุนี้มีลักษณะเป็นการตรวจสอบความเป็นไปตามกฎหมายอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับสถานะการพำนัก หน่วยงานที่ทำการตรวจสอบจะประเมินใหม่ว่าผู้ขอมีการดำเนินกิจกรรมที่สอดคล้องกับสถานะการพำนักที่ได้รับอนุญาตอย่างซื่อสัตย์หรือไม่ และไม่มีปัญหาเกี่ยวกับพฤติกรรม ตัวอย่างเช่น ผู้ที่มีสถานะการพำนักในประเภท “การบริหารและการจัดการ” จะต้องได้รับการตรวจสอบว่าสถานะการบริหารของบริษัทยังคงอยู่ในสภาพที่ดี และสำหรับประเภท “เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ” จะถูกตรวจสอบว่ายังคงปฏิบัติหน้าที่ทางวิชาชีพต่อไปหรือไม่

ในกรณีที่ไม่ได้รับการตัดสินใจเกี่ยวกับการขอต่ออายุก่อนวันหมดอายุ หากได้ยื่นขอต่ออายุก่อนวันหมดอายุ จะมี “ระยะเวลาพิเศษ” ที่อนุญาตให้พำนักต่อได้อย่างถูกกฎหมายสูงสุด 2 เดือน นับจากวันหมดอายุระยะเวลาการพำนักเดิม นี่เป็นระบบที่สำคัญเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ขอตกอยู่ในสถานะการพำนักอย่างผิดกฎหมายเนื่องจากความล่าช้าในการตรวจสอบ

การอนุญาตให้ทำกิจกรรมนอกเหนือจากคุณสมบัติที่ได้รับ (Permission for Activities Outside of Qualification in Japan)

สำหรับชาวต่างชาติที่มีสถานะการพำนักในญี่ปุ่นและต้องการทำกิจกรรมที่สร้างรายได้ซึ่งไม่ได้รับอนุญาตตามสถานะการพำนักปัจจุบันโดยไม่ขัดขวางกิจกรรมหลัก จำเป็นต้องได้รับ “การอนุญาตให้ทำกิจกรรมนอกเหนือจากคุณสมบัติ” ล่วงหน้า การอนุญาตนี้ดำเนินการตามมาตรา 19 ข้อ 2 ของกฎหมายการควบคุมการเข้าเมืองและการลี้ภัย (Immigration Control and Refugee Recognition Act) ของญี่ปุ่น

มีสองประเภทหลักของการอนุญาตนี้ ประเภทแรกคือ “การอนุญาตแบบครอบคลุม” ซึ่งเป็นการอนุญาตที่มุ่งเน้นไปที่ผู้ที่มีสถานะการพำนักเป็น “นักเรียน” หรือ “การพำนักเพื่อครอบครัว” โดยทั่วไปจะอนุญาตให้ทำงานได้ไม่เกิน 28 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ยกเว้นบางประเภทของธุรกิจ เช่น ธุรกิจบริการทางเพศ ประเภทที่สองคือ “การอนุญาตแบบเฉพาะ” ซึ่งเป็นการอนุญาตสำหรับผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติในการทำงาน ที่ต้องการใช้ความเชี่ยวชาญในการทำงานเสริม เช่น การบรรยายหรือให้คำปรึกษา โดยจะระบุกิจกรรมและสถานที่ทำสัญญาเป็นรายบุคคล

เมื่อบริษัทต้องการจ้างนักเรียนต่างชาติเป็นพนักงานพาร์ทไทม์ การตรวจสอบการอนุญาตให้ทำกิจกรรมนอกเหนือจากคุณสมบัติจากบัตรพำนักอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ ข้อจำกัดเวลา 28 ชั่วโมงต่อสัปดาห์นั้น ต้องคำนวณรวมเวลาทำงานที่มีกับนายจ้างอื่นด้วย ดังนั้น บริษัทจำเป็นต้องจัดระบบที่ไม่ให้เวลาทำงานรวมเกิน 28 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ (ระบบการรายงานตนเอง การให้คำมั่นสัญญา การยื่นคำขอทำงานคู่ขนาน ฯลฯ) และหากมีสัญญาณว่าเวลาทำงานเกินขีดจำกัด บริษัทต้องดำเนินการแก้ไขทันที หากบริษัทละเลยการจัดการนี้และทำให้พนักงานทำงานเกินขีดจำกัดที่กำหนดไว้ บริษัทอาจต้องรับความเสี่ยงที่จะถูกมองว่าสนับสนุนการทำงานผิดกฎหมาย

การขออนุญาตพำนักถาวรในญี่ปุ่น

“การขออนุญาตพำนักถาวร” คือการขอเปลี่ยนสถานะการพำนักเป็น “ผู้พำนักถาวร” ซึ่งมีข้อกำหนดอยู่ในมาตรา 22 ของกฎหมายการควบคุมการเข้าเมืองของญี่ปุ่น (Immigration Control Act) สถานะการพำนักของผู้พำนักถาวรไม่มีข้อจำกัดในการทำกิจกรรมและมีระยะเวลาการพำนักเป็นไม่จำกัด ทำให้การจัดการการพำนักมีความยืดหยุ่นมากขึ้นเมื่อเทียบกับสถานะการพำนักอื่นๆ ด้วยเหตุนี้ ฐานะการใช้ชีวิตในญี่ปุ่นจึงมีความมั่นคงอย่างมาก

เพื่อขออนุญาตพำนักถาวร จำเป็นต้องตอบสนองตามเงื่อนไขที่เข้มงวดสามประการตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 22 ข้อ 2 ของกฎหมายการควบคุมการเข้าเมืองของญี่ปุ่น ประการแรกคือ “มีพฤติกรรมที่ดี” (เงื่อนไขพฤติกรรมที่ดี) ประการที่สองคือ “มีทรัพย์สินหรือทักษะที่เพียงพอสำหรับการดำรงชีพอย่างอิสระ” (เงื่อนไขการดำรงชีพอย่างอิสระ) และประการที่สามคือ “การพำนักถาวรของบุคคลนั้นเป็นประโยชน์ต่อประเทศญี่ปุ่น” (เงื่อนไขความเหมาะสมกับประโยชน์ของประเทศ) เงื่อนไขความเหมาะสมกับประโยชน์ของประเทศโดยทั่วไปจะรวมถึงการพำนักในญี่ปุ่นอย่างต่อเนื่องมากกว่า 10 ปี การชำระภาษีและค่าใช้จ่ายในการประกันสังคมอย่างถูกต้อง ฯลฯ

การตรวจสอบการขออนุญาตพำนักถาวรจะดำเนินการอย่างรอบคอบมาก โดยระยะเวลาการประมวลผลมาตรฐานคือ 4 เดือน แต่ในความเป็นจริงอาจใช้เวลา 6 เดือนถึง 10 เดือน หรืออาจมากกว่านั้น การตรวจสอบจะพิจารณาถึงการปฏิบัติตามกฎหมายของผู้สมัครตลอดระยะเวลาที่พำนักในญี่ปุ่นอย่างละเอียด ดังนั้น การละเมิดกฎหมายเล็กน้อยในอดีตหรือความไม่สอดคล้องอาจเป็นสาเหตุของการไม่อนุมัติได้

การออกนอกประเทศชั่วคราวและการกลับเข้ามาใหม่ในญี่ปุ่น

สำหรับชาวต่างชาติที่พำนักอยู่ในญี่ปุ่น หากต้องการออกจากประเทศชั่วคราวเพื่อธุรกิจหรือเหตุผลส่วนตัว และต้องการกลับเข้ามาในญี่ปุ่นด้วยสถานะการพำนักเดิม จำเป็นต้องดำเนินการตามขั้นตอนที่เหมาะสมก่อนการออกนอกประเทศ หากละเลยขั้นตอนเหล่านี้ สถานะการพำนักที่ครอบครองอยู่อาจจะสูญหาย และจำเป็นต้องยื่นขอใบรับรองการยอมรับสถานะการพำนักใหม่ตั้งแต่ต้นเมื่อต้องการกลับเข้ามาในญี่ปุ่น

ภาพรวมของระบบการอนุญาตการกลับเข้ามาใหม่

เพื่อให้การกลับเข้ามาในญี่ปุ่นหลังจากออกนอกประเทศเป็นไปอย่างราบรื่น มีระบบที่เรียกว่า “การอนุญาตการกลับเข้ามาใหม่” และ “การอนุญาตการกลับเข้ามาใหม่โดยปริยาย” การเลือกระบบใดระบบหนึ่งควรพิจารณาอย่างรอบคอบตามระยะเวลาและวัตถุประสงค์ของการออกนอกประเทศ

“การอนุญาตการกลับเข้ามาใหม่” ตามมาตรา 26 ของกฎหมายการควบคุมการเข้าเมือง จำเป็นต้องยื่นขออนุญาตล่วงหน้าที่สำนักงานการควบคุมการเข้าเมืองและการพำนักในท้องถิ่น และได้รับการอนุญาต ระบบนี้มักใช้สำหรับการออกนอกประเทศที่มีระยะเวลาเกินหนึ่งปี มีทั้งการอนุญาตเพียงครั้งเดียวและการอนุญาตหลายครั้งภายในระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ ซึ่งสามารถใช้ได้ถึงสูงสุด 5 ปี ภายในระยะเวลาการพำนักที่มีอยู่

ในทางตรงกันข้าม “การอนุญาตการกลับเข้ามาใหม่โดยปริยาย” ตามมาตรา 26-2 ของกฎหมายการควบคุมการเข้าเมือง เป็นระบบที่ง่ายกว่า ซึ่งอนุญาตให้ผู้ที่มีสถานะการพำนักระยะกลางถึงระยะยาว ที่ถือหนังสือเดินทางที่มีผลและบัตรการพำนัก สามารถกลับเข้ามาในญี่ปุ่นภายในหนึ่งปีหลังจากออกนอกประเทศโดยไม่ต้องยื่นขออนุญาตล่วงหน้า โดยแสดงเจตนาในการกลับเข้ามาใหม่ต่อเจ้าหน้าที่ตรวจคนเข้าเมืองที่สนามบินขณะออกนอกประเทศผ่านบัตรบันทึกการออกนอกประเทศ (ED การ์ด)

การเลือกระบบจากมุมมองการจัดการความเสี่ยง

“การอนุญาตการกลับเข้ามาใหม่โดยปริยาย” นั้นมีขั้นตอนที่ง่ายและไม่ต้องเสียค่าธรรมเนียม จึงถูกใช้กันอย่างแพร่หลายสำหรับการเดินทางไปต่างประเทศระยะสั้น เช่น การเดินทางท่องเที่ยวหรือการออกไปปฏิบัติงาน อย่างไรก็ตาม ระบบนี้มีความเสี่ยงที่สำคัญซ่อนอยู่ จุดอ่อนที่ใหญ่ที่สุดคือไม่สามารถขยายระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ซึ่งเป็นหนึ่งปี (หรือวันที่สิ้นสุดระยะเวลาการพำนัก แล้วแต่ว่าอันไหนจะถึงก่อน) จากต่างประเทศได้ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นโรคภัยไข้เจ็บที่ไม่คาดคิด สถานการณ์ทางการเมืองที่ไม่มั่นคงในท้องถิ่น หรือการขยายเวลาการปฏิบัติงาน หากไม่สามารถกลับเข้ามาในญี่ปุ่นได้ภายในหนึ่งปี สถานะการพำนักที่ครอบครองอยู่จะหมดอายุโดยอัตโนมัติ และหากสถานะการพำนักหมดอายุ ระยะเวลาการพำนักต่อเนื่องที่สะสมมาเพื่อการยื่นขออนุญาตการพำนักถาวรก็จะถูกรีเซ็ตกลับไปเริ่มต้นใหม่

จากมุมมองการจัดการความเสี่ยงของบริษัท หากมีความเป็นไปได้ว่าการเดินทางไปต่างประเทศของพนักงานอาจจะต้องขยายเวลาออกไป หรือในกรณีที่ต้องออกนอกประเทศเป็นระยะเวลายาวใกล้เคียงหนึ่งปี การให้คำแนะนำให้พนักงานดำเนินการขอ “การอนุญาตการกลับเข้ามาใหม่” ตามปกติก่อนการออกนอกประเทศ แม้จะต้องใช้เวลาและค่าใช้จ่ายก็ตาม ถือเป็นนโยบายที่ฉลาดที่สุด นี่คือมาตรการประกันที่สำคัญเพื่อรักษาสถานะการพำนักที่มั่นคงของพนักงานและป้องกันการหยุดชะงักของธุรกิจจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด

ด้านล่างนี้คือการสรุปความแตกต่างหลักของสองระบบดังกล่าว

ความรับผิดชอบของบริษัทและความเสี่ยงทางกฎหมาย: มุมมองของผู้บริหาร

การจัดการการพำนักของพนักงานต่างชาติอย่างเหมาะสมเป็นความรับผิดชอบทางสังคมของบริษัท และในเวลาเดียวกันก็เป็นประเด็นทางการบริหารเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงทางกฎหมายที่ร้ายแรง โดยเฉพาะปัญหาเกี่ยวกับการทำงานผิดกฎหมายซึ่งอาจทำให้ชื่อเสียงของบริษัทเสียหายอย่างมากและนำไปสู่โทษทางอาญาที่รุนแรงได้

ความผิดในการส่งเสริมการทำงานผิดกฎหมาย

มาตรา 73-2 ของกฎหมายการควบคุมการเข้าเมืองของญี่ปุ่น (Immigration Control Act) กำหนด “ความผิดในการส่งเสริมการทำงานผิดกฎหมาย” ความผิดนี้เกี่ยวข้องกับการจ้างงานคนต่างชาติที่ไม่มีสิทธิ์ทำงานหรือให้ทำกิจกรรมเกินขอบเขตที่ได้รับอนุญาตตามสถานะการพำนัก นอกจากนี้ การวางคนต่างชาติไว้ภายใต้การควบคุมของตนเองเพื่อให้ทำงานผิดกฎหมายหรือการจัดหางานเป็นอาชีพก็เป็นสิ่งที่ถูกลงโทษด้วย โทษที่กำหนดไว้คือการจำคุกไม่เกิน 3 ปีหรือปรับไม่เกิน 3 ล้านเยน หรือทั้งจำทั้งปรับ ซึ่งถือเป็นโทษที่รุนแรงมาก

จุดที่ต้องระวังที่สุดของความผิดนี้คือข้อกำหนดในวรรคที่ 2 ของมาตราเดียวกัน วรรคที่ 2 กำหนดว่าการกระทำที่ส่งเสริมการทำงานผิดกฎหมายจะถูกลงโทษ แม้ว่าผู้จ้างจะ “ไม่ทราบ” ว่าคนต่างชาตินั้นเป็นผู้ทำงานผิดกฎหมายก็ตาม หากมี “ความประมาท” ก็จะถูกลงโทษได้ นี่หมายความว่า ในทางปฏิบัติ กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องตรวจสอบสถานะการพำนักและการอนุญาตทำงานของพนักงานต่างชาติอย่างเข้มงวด หากละเลยการตรวจสอบบัตรพำนักหรือไม่ปฏิบัติตามหน้าที่พื้นฐานอื่นๆ การแก้ต่างว่า “ไม่ทราบ” จะไม่ได้ผล จริงๆ แล้ว บริษัทจัดหางาน บริษัทก่อสร้าง ร้านอาหาร โรงเรียนสอนภาษาญี่ปุ่น และอุตสาหกรรมอื่นๆ ต่างก็ถูกดำเนินคดีในข้อหานี้ และเห็นได้ชัดว่าหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกำลังดำเนินการบังคับใช้กฎหมายอย่างแข็งขัน

จากโทษทางอาญาไปสู่ความรับผิดทางแพ่ง: คำพิพากษาของศาลฎีกาฮิโรชิม่า วันที่ 26 มีนาคม 2021

ความเสี่ยงที่เกิดจากการจัดการการพำนักที่ไม่เพียงพอไม่ได้จำกัดอยู่แค่โทษทางอาญาหรือมาตรการทางการบริหารเท่านั้น ในช่วงหลังมีการตัดสินทางกฎหมายที่ยอมรับความรับผิดชอบทางแพ่งของบริษัทโดยตรง และผู้บริหารควรให้ความสำคัญกับแนวโน้มนี้อย่างจริงจัง

ตัวอย่างที่เป็นสัญลักษณ์คือคำพิพากษาของศาลฎีกาฮิโรชิม่า วันที่ 26 มีนาคม 2021 ในเหตุการณ์นี้ คนต่างชาติที่ถูกจ้างเป็นผู้ฝึกงานทักษะในการผลิตขนมปัง ถูกบังคับให้ทำงานล้างจานและงานในฮอลล์ที่ร้านอาหารซึ่งไม่ได้อยู่ในแผนการฝึกงานทักษะ ผลที่ตามมาคือผู้ฝึกงานคนนี้ถูกจับกุมและคุมขังเนื่องจากถูกสงสัยว่าทำกิจกรรมนอกเหนือจากสิทธิ์ที่ได้รับ

ในเหตุการณ์นี้ ศาลได้สั่งให้บริษัทและผู้แทนบริหารชดใช้ค่าเสียหายให้กับผู้ฝึกงาน การตัดสินใจนี้มีความหมายอย่างมากต่อการจัดการความเสี่ยงของบริษัท

ประการแรก ศาลได้รับรองว่าการสั่งให้ทำงานนอกแผนการเป็นการไม่ปฏิบัติตามสัญญาจ้างงาน ประการที่สอง และเป็นสิ่งที่สำคัญยิ่งกว่า คือบริษัทมีหน้าที่ทางกฎหมายที่จะไม่สั่งให้พนักงานทำการกระทำที่ผิดกฎหมายการควบคุมการเข้าเมือง และศาลได้ตัดสินว่าบริษัทได้ละเมิดหน้าที่นี้ ทางบริษัทอ้างว่าได้ปรึกษากับองค์กรดูแลแล้ว แต่ศาลได้ปฏิเสธข้อโต้แย้งนี้โดยระบุว่าความรับผิดชอบสุดท้ายในการปฏิบัติตามกฎหมายอยู่ที่บริษัทนายจ้างเอง นอกจากนี้ ศาลยังระบุว่าพนักงานต่างชาติที่เชื่อฟังคำสั่งของบริษัทเป็นสิ่งที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ และไม่ได้ถามถึงความรับผิดของพนักงาน

ความหมายของคำพิพากษานี้มีความสำคัญมาก นั่นคือ ปัญหาการละเมิดกฎหมายการควบคุมการเข้าเมืองซึ่งเป็นปัญหาทางกฎหมายสาธารณะ ได้เชื่อมโยงโดยตรงกับปัญหาทางกฎหมายส่วนบุคคลเช่นการเรียกร้องค่าเสียหายจากพนักงานไปยังบริษัท นั่นคือ หากบริษัทจัดการสถานะการพำนักของพนักงานอย่างไม่เหมาะสมและสั่งให้ทำงานที่เกินขอบเขตที่ได้รับอนุญาต บริษัทจะต้องเผชิญกับความเสี่ยงในการถูกลงโทษจากหน่วยงานราชการและยังต้องเผชิญกับความเสี่ยงใหม่ที่พนักงานอาจเรียกร้องค่าเสียหายทางแพ่ง เช่น ค่าเสียโอกาสหรือค่าทดแทนทางจิตใจ ด้วยเหตุนี้ การจัดการการพำนักจึงไม่ได้เป็นเพียงปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบเท่านั้น แต่ยังเป็นปัญหาสำคัญที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ในการทำงาน ความรับผิดชอบของบริษัทในการชดใช้ค่าเสียหาย และการบริหารกิจการของบริษัทอย่างรอบด้าน

สรุป

ระบบการจัดการการพำนักในประเทศญี่ปุ่น (Japan’s residence management system) ถูกสร้างขึ้นภายใต้กรอบการทำงานที่เข้มงวดและต้องอาศัยการอนุญาตเฉพาะกรณี การดำเนินงานของระบบนี้จึงมีความซับซ้อน สำหรับบริษัทต่างๆ การเข้าใจและปฏิบัติตามระบบนี้อย่างถูกต้องไม่ได้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการจัดการทั่วไปเท่านั้น แต่ยังเป็นกิจกรรมความเป็นไปตามกฎหมาย (compliance) ที่สำคัญเพื่อปกป้องทรัพยากรบุคคลจากต่างประเทศที่มีค่าและสนับสนุนการเติบโตของบริษัท หากละเลยการตรวจสอบสถานะการพำนักอย่างรอบคอบ การจัดการขอบเขตของงานอย่างต่อเนื่อง และการดำเนินการต่างๆ อย่างเหมาะสม ความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นอาจรุนแรงถึงขั้นต้องรับโทษทางอาญาหรือความรับผิดชอบทางแพ่งในการชดใช้ค่าเสียหาย

เพื่อนำทางในด้านกฎหมายที่ซับซ้อนและเชี่ยวชาญนี้อย่างเหมาะสม ความรู้ที่ลึกซึ้งและประสบการณ์ทางปฏิบัติการที่อุดมสมบูรณ์เป็นสิ่งจำเป็น ที่สำนักงานกฎหมายมอนอลิธ (Monolith Law Office) เรามีประสบการณ์อันยาวนานในการให้บริการทางกฎหมายในทุกด้านที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายการเข้าเมืองของญี่ปุ่น (Japanese Immigration Law) แก่ลูกค้าจำนวนมากทั้งในและต่างประเทศ ที่สำนักงานของเรามีผู้เชี่ยวชาญที่พูดภาษาอังกฤษหลายคน รวมถึงผู้ที่มีคุณสมบัติเป็นทนายความจากต่างประเทศ ซึ่งทำให้เราสามารถตอบสนองความต้องการที่หลากหลายในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจระหว่างประเทศได้อย่างแม่นยำ เรามุ่งมั่นที่จะให้การสนับสนุนอย่างครอบคลุมเพื่อให้ลูกค้าบริษัทสามารถลดความเสี่ยงทางกฎหมายได้อย่างแน่นอน และใช้ประโยชน์จากบุคลากรระดับโลกได้อย่างมั่นคงและเป็นไปตามกฎหมาย