公司監視員工電子郵件不構成侵害隱私的三個理由
許多公司都使用電子郵件進行內外部的溝通。那麼，如果公司監控和調查員工的電子郵件內容，是否會構成侵害隱私呢？
對於公司經營者來說，由於企業的法令遵循意識提高，監控和調查員工的電子郵件也可能成為重要的關注點。
總的來說，根據本文將要解釋的三個理由，公司監控和調查員工的電子郵件並不被視為違法。然而，並非所有的監控和調查都是被允許的，因此需要謹慎處理。
因此，本文將針對公司經營者，介紹實際的法院判例，解釋哪些監控和調查是被允許的。
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公司監視、調查員工郵件的合理理由
理由1：為了維護企業秩序
公司必須以組織的方式行動以維護經營，因此有權保護其秩序。為了保護公司的秩序，必須防止員工「郵件誤發」，並阻止病毒感染。
特別是，如果員工「郵件誤發」，可能會導致企業機密洩露。因此，作為公司維護企業秩序的權利，公司可以檢查員工的業務郵件。
理由2：因為使用公司的設備
員工在公司使用的電腦或公司提供的手機，大多數都是公司的財產、設備。即使員工帶自己的筆記本電腦等到公司工作，也應該通過公司的通信線路、郵件服務器等設施來發送和接收郵件。
換句話說，公司的設備包括員工在業務上使用的電腦、手機和系統本身。既然是公司的設備，公司有權檢查員工的郵件使用情況。
理由3：因為有職務專念義務
「職務專念義務」是指「勞動者在工作時間內，必須遵從雇主的指揮命令，專注於其職務」。在適用於公務員的日本國家公務員法和地方公務員法中，都明確規定了職務專念義務。
對於民間勞動者，並沒有明文化的職務專念義務法。然而，作為勞動契約附帶的義務，職務專念義務被認為是存在的。
公司可以調查員工是否誠實工作，即是否遵守職務專念義務，以及是否遵守保密義務並防止信息洩露，郵件檢查可以被視為其中的一部分。
那麼，公司或上司是否可以在未經本人許可的情況下，無限制地查看員工郵件呢？
【判例①】公司對員工郵件的監控與性騷擾行為
本所將介紹一個公司員工因私人郵件被主管未經許可監視，認為這構成隱私權侵害，向公司提出損害賠償的案例。結論是，這並未構成隱私權侵害。
案例概述
原告，女性員工X1，將直屬上司，被告Y（事業部長）所發出且內文為「希望您撥冗告知我們部門的問題點等」之郵件，解讀為被邀請去吃飯，並將此事告知其丈夫X2。
X1對此感到強烈反感，打算透過公司的內部電腦網路系統，向X2發送一封「他甚至插手女性之間的細微人際關係。無論如何，我們的任務就是要避免與他接觸。這完全就是純粹的邀請喝酒」的電子郵件，但不慎誤發給了Y。
於是，Y得知X們打算以性騷擾行為告發他，便請求公司的IT部門開始監視X1的郵件。
之後，X們與Y進行了溝通，但未能達成共識。X們以遭受Y的性騷擾行為，以及未經許可就閱讀私人郵件，侵害了他們的隱私權為由，提出基於侵權行為的損害賠償訴訟。
另一方面，Y則以X們對他提出性騷擾行為的指控構成誹謗為由，提出反訴。
主要爭議點
本案中，Y是否有性騷擾行為，以及X們的指控是否構成誹謗也是爭議點，但以下本所將重點放在Y對X的郵件監控是否構成隱私權侵害，來看看法院的判決。
法院的判決
首先，法院對於員工是否可以私人使用公司郵件的問題，做出如下判示：
作為勞動者，他們在社會生活中，通常需要使用公司的電話設備來接收外部聯繫，這是可以被接受的。此外，只要不妨礙公司業務的進行，且對公司的經濟負擔非常輕微，那麼在必要且合理的範圍內，使用公司的電話設備來發送信息，也應被社會公認為可以接受的。這同樣適用於使用公司的網路系統來發送和接收私人電子郵件。
東京地方裁判所平成13年12月3日判決（2001年）
也就是說，只要在必要且合理的範圍內，員工使用公司的郵件系統進行私人使用是可以被接受的。
然而，法院又做出如下判示，認為本案中對員工郵件的監控並未構成隱私權侵害：
員工使用公司內部網路系統進行私人電子郵件通信時，他們可以期待的隱私權保護範圍，應該比使用一般電話設備時的範圍要小得多。除非是沒有負責監控員工私人電子郵件使用的職責的人進行監控，或者即使是有負責監控的人，但他們沒有任何合理的工作必要性，僅僅出於個人好奇心進行監控，或者在對公司內部管理部門或其他內部第三方隱瞞監控事實的情況下，根據個人意願採取監控手段，綜合考慮監控的目的、手段及其方式等，與被監控方所受的不利影響，只有在監控超出社會公認的合理範圍的情況下，才會構成隱私權侵害。
同上
簡單來說，「被告的監控行為並未超出社會公認的合理範圍，原告應該接受這種程度的監控行為」。
判決文的重要點：作為經營者的監控是可以的
在判決文中，以下幾種監控被認為是「超出社會公認的合理範圍的監控」：
- 沒有負責監控員工私人電子郵件使用的職責的人進行監控
- 即使是有負責監控的人，但他們沒有任何合理的工作必要性，僅僅出於個人好奇心進行監控
- 在對公司內部管理部門或其他內部第三方隱瞞監控事實的情況下，根據個人意願採取監控手段
在本案中，對於上述第一點，被告是事業部長，並且在中途請求負責部門繼續監控，並非完全由個人進行監控。
值得一提的是，當時的公司並未嚴格禁止員工私人使用郵件，也未事先告知員工公司可能會閱讀他們的郵件。
即使在這種情況下，只要不超出社會公認的合理範圍，公司或上司監控員工的郵件是可以被接受的。
【判例②】公司內部涉嫌誹謗中傷的員工電郵調查
本文將解釋一個案例，其中公司對一名員工進行了調查，該員工被懷疑在公司內部發送誹謗中傷的電郵。在調查過程中，發現了該員工的私人電郵，並對被懷疑是發送者的員工進行了事情聆聽。
在這個案例中，法院並未認定該調查更成名譽或隱私等人格權之侵害。此外，先前提到的「維護企業秩序」和「專注於職務的義務」也成為了問題。
案例概述
員工A收到了多封向管理部長發送的誹謗中傷他的電郵，公司在接到A的投訴後進行了調查，發現該電郵是從銷售部共享的電腦使用免費電郵發送到A的公司電郵地址的。
由於知道電郵中記載情況的人數有限，因此懷疑有阻止A和女性員工B親近的動機的原告X，並進行了第一次聽證調查。
原告否認發送電郵，因此公司調查了擁有和管理的文件服務器上關於原告的電郵通信記錄約一年份，但未能發現證明原告涉及誹謗中傷電郵的證據。
然而，在調查過程中，發現了X發送的大量非業務相關的私人電郵。
隨後，公司對X進行了兩次關於誹謗中傷電郵和私人電郵的聽證調查，然後以私人電郵違反就業規則為理由，對其進行了譴責處分（提交譴責書）。
於是，X向公司提出，聽證調查的方式侵害了他的名譽等人格權，並且，調查電郵並讓相關人員閱讀，並且未將其歸還給本人，侵害了他在私人生活中的個人信息的所有權和隱私權，並要求賠償損害。
主要爭點
在本案中，聽證調查是否侵害人格權成為爭點，但以下本所將關注為解決公司內部問題進行的電郵調查是否侵害隱私權，並看看法院的判決。
法院的判決
法院對電郵調查的判決如下，認為本案中的電郵調查並未侵害隱私權：
對於誹謗中傷電郵事件，原告有合理的理由被懷疑是發送者，並在聽證後，原告否認他是發送者，但無法消除這種懷疑，因此需要進一步調查。由於事件是在公司內部使用電郵進行的，因此可能在原告的電郵文件中找到與犯罪者相關的信息，需要檢查其內容。此外，對於私人電郵事件，由於發現了大量的非業務相關的私人電郵，因此需要對原告進行新的調查。並且，無法僅從主題就確定是否為非業務相關的私人電郵，需要從其內容判斷。無論哪種調查，都不能說超出了社會可以接受的範圍，侵害了原告的精神自由，是非法行為。
東京地判平成14年2月26日（2002年）
儘管有些細微的語言差異，但在這個判例中，也可以說是從「是否超出了社會可以接受的範圍」（是否超出了社會通念上的相當範圍）的角度進行判斷的。
判決文的重要點：專注於職務的義務和維護企業秩序
此外，對於專注於職務的義務和維護企業秩序，法院作出了以下判示：
私人電郵，發送者在思考和創建文檔並發送時，違反了專注於職務的義務，並且，使用公司的設施進行私人用途，這是違反企業秩序的行為。此外，讓接收者閱讀私人電郵也會阻礙接收者的工作。此外，本案中不僅如此，根據證據（〈證據略〉），存在相當數量的要求接收者回覆的內容，並實際上作為回覆發送了私人電郵。這不僅是自己違反了專注於職務的義務等，還讓接收者思考和創建文檔並發送，使接收者在此期間違反了專注於職務的義務，並使用公司的設施進行私人用途，這是違反企業秩序的行為。
同上
換句話說，如果認定違反了專注於職務的義務（合理地懷疑），則為了維護企業秩序，認為有必要和適當進行像本案這樣的電郵調查。
然而，即使不構成隱私權侵害，也可能因其方式等侵害其他的人格權，如名譽，因此需要注意。
明確化有關員工電郵的工作規則
公司為了以適當的方式進行電郵檢查，預先明確化有關員工電郵的規則並與員工共享，這是非常重要的。
此外，有關員工電郵的規則應適用於所有員工，因此最好以工作規則的形式來訂定。
如果有關員工電郵的規則已經以工作規則的形式明確化，即使以“是否違反工作規則”為理由來調查員工電郵，也能降低與員工發生問題的可能性。
總結：遇到員工郵件監控問題時，應該向律師諮詢
本所認為在業務中，一定程度的私人郵件是被允許的。然而，這並不意味著可以無限制地使用。
另外，公司並不能無條件地監控或調查郵件。這只是為了維護企業秩序、履行職務專念義務，以及保護公司設施而被允許的。
判斷員工郵件的監控是否侵害了隱私權等權利，以及制定就業規則等，需要高度的專業知識。如果在進行情況判斷或制定、修改就業規則等方面遇到困難，請一定向律師諮詢。
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