Juridisk forklaring af udnævnelse, fratrædelse og afskedigelse af ledende medarbejdere og repræsentative medarbejdere i et Kommanditselskab

Den japanske virksomhedsform Godo Kaisha (GK), som blev introduceret med Japans selskabslov i 2006 (Heisei 18), er blevet en attraktiv mulighed for mange virksomheder på grund af dens operationelle fleksibilitet. Denne virksomhedsstruktur sammenlignes ofte med det amerikanske LLC (Limited Liability Company), og faktisk har kendte internationale virksomheder som Google Godo Kaisha, Apple Japan Godo Kaisha og Amazon Japan Godo Kaisha valgt den til deres forretningsudfoldelse i Japan. En af de største fordele ved en Godo Kaisha er, at ejerskabet (kapitalindskuddet) og ledelsen principielt er integreret, i modsætning til et aktieselskab (Kabushiki Kaisha, KK). Denne struktur muliggør hurtige beslutninger og en forenklet governance, men på den anden side er reglerne omkring de centrale ledelsesroller, såsom forretningsførende medlemmer og repræsentative medlemmer, detaljeret reguleret under den japanske selskabslov. Uden en præcis forståelse af de juridiske procedurer for udnævnelse, fratrædelse og afskedigelse af disse roller, kan der opstå interne konflikter eller juridisk ugyldige beslutninger. I denne artikel vil vi omfattende og fagligt forklare procedurerne for udnævnelse, fratrædelse og afskedigelse af forretningsførende og repræsentative medlemmer i en Godo Kaisha, baseret på den japanske selskabslov, med henvisning til specifikke paragraffer og retspraksis. Formålet er at hjælpe virksomhedsledere og juridiske medarbejdere med at drive en stabil og lovoverholdende organisation.

Grundlæggende om forretningsførende medlemmer og repræsentative medlemmer i japanske LLC’er

For at forstå governance i en japansk LLC (合同会社, Gōdō Kaisha), er det afgørende først at få et klart billede af de grundlæggende roller for forretningsførende medlemmer og repræsentative medlemmer. Japansk selskabsret tillader grundlæggende regler og tilpasning gennem vedtægterne.

I henhold til japansk selskabsret er det grundlæggende princip “ledelse af alle medlemmer”. Hvis der ikke er særlige bestemmelser i selskabets vedtægter, bliver alle investorer, som er medlemmer, forretningsførende medlemmer med autoritet til at udføre selskabets forretninger (Japansk selskabsret, artikel 590, stk. 1). Desuden bliver forretningsførende medlemmer også repræsentative medlemmer med autoritet til at repræsentere selskabet udadtil (Japansk selskabsret, artikel 599, stk. 1). I denne standardtilstand har alle medlemmer både ledelses- og repræsentationsbeføjelser i selskabet.

Men i mange selskaber findes der medlemmer, som investerer, men ikke direkte involverer sig i ledelsen, og medlemmer, som aktivt påtager sig ledelsesansvaret. For at imødekomme denne realitet tillader japansk selskabsret, at governance-strukturen kan designes fleksibelt gennem vedtægterne. Ved at udpege bestemte medlemmer som forretningsførende medlemmer i vedtægterne, er det muligt at koncentrere ledelsesautoriteten hos specifikke personer (Japansk selskabsret, artikel 590, stk. 1). I dette tilfælde vil medlemmer, der ikke er udpeget som forretningsførende medlemmer i vedtægterne, ikke have autoritet i forhold til ledelsen.

Herfra kan vi se, at der eksisterer et klart hierarki mellem forretningsførende medlemmer og repræsentative medlemmer. Repræsentative medlemmer skal altid vælges blandt de forretningsførende medlemmer (Japansk selskabsret, artikel 599, stk. 3). Det er juridisk umuligt at udnævne et medlem, der ikke har forretningsførende autoritet, til repræsentativt medlem. Med andre ord er repræsentative medlemmer en position med stærkere ekstern repræsentationsautoritet, som bygger på rollen som forretningsførende medlem. Selskabets grundlæggere skal forstå dette princip og træffe en vigtig strategisk beslutning om at fastlægge den governance-model i vedtægterne, der passer bedst til deres egen situation.

Udnævnelse af ledende medarbejdere og repræsentative direktører under japansk lovgivning

Udnævnelsesprocessen for ledende medarbejdere og repræsentative direktører er det første skridt i at konkretisere en virksomheds governance-struktur. Disse procedurer afhænger i høj grad af bestemmelserne i vedtægterne.

Udnævnelsen af ledende medarbejdere sker ved direkte at navngive dem i vedtægterne. De personer, hvis navne er angivet i vedtægterne som ledende medarbejdere, indtager denne position, mens de medarbejdere, der ikke er nævnt, udelukkes fra ledelsen.

På den anden side findes der hovedsageligt to metoder til udnævnelse af repræsentative direktører i henhold til artikel 599, stk. 3 i den japanske selskabslov.

Den første metode er direkte udnævnelse gennem vedtægterne. Her angives en bestemt persons navn i vedtægterne med formuleringen “Denne virksomheds repræsentative direktør skal være NN”. Denne metode er velegnet, når det er klart, hvem der er repræsentant, og man ønsker at etablere en stabil ledelsesstruktur.

Den anden metode er gensidig valg blandt de ledende medarbejdere baseret på vedtægternes bestemmelser. I dette tilfælde indeholder vedtægterne en bestemmelse som “Denne virksomheds repræsentative direktør skal bestemmes gennem gensidig valg blandt de ledende medarbejdere”. Baseret på denne bestemmelse i vedtægterne, vælger de ledende medarbejdere den repræsentative direktør gennem diskussioner eller afstemning. Resultatet af denne gensidige valgproces dokumenteres i skriftlige optegnelser som “gensidig valgdokumentation”. Denne metode tillader mere fleksibel drift, da den undgår de komplicerede procedurer for ændring af vedtægterne, når den repræsentative direktør skal ændres.

I forbindelse med proceduren er det vigtigt at være opmærksom på, om der er behov for en accepterklæring for tiltrædelse. Når en repræsentativ direktør er valgt gennem gensidig valg, er det nødvendigt at indsende en “accepterklæring for tiltrædelse” for at bevise, at personen har accepteret udnævnelsen i forbindelse med registreringsprocedurerne. På den anden side, hvis en person er direkte udnævnt gennem vedtægterne, anses det for, at vedkommende har accepteret at blive repræsentativ direktør ved at have accepteret vedtægternes oprettelse, og derfor er en separat accepterklæring for tiltrædelse generelt ikke nødvendig.

Der findes også det særlige tilfælde, hvor de ledende medarbejdere er en juridisk person. Da en juridisk person ikke kan udføre fysiske ledelsesopgaver som en naturlig person, skal den udnævne en “faktisk ledelsesperson”, som vil udføre disse opgaver, og navn og adresse på denne person skal meddeles til de øvrige medarbejdere (i henhold til artikel 598, stk. 1 i den japanske selskabslov). Hvis denne juridiske person også er en repræsentativ direktør, skal navn og adresse på den faktiske ledelsesperson også registreres i virksomhedens registre og offentliggøres.

Disse udnævnelsesmetoder har en betydning, der går ud over blot at være forskellige procedurer. Især når det kommer til udnævnelse af repræsentative direktører, er beslutningen om at vælge direkte udnævnelse gennem vedtægterne eller gensidig valg en strategisk beslutning, der direkte påvirker vanskeligheden ved fremtidig afskedigelse. For at afskedige en repræsentativ direktør, der er direkte udnævnt, er det nødvendigt at ændre vedtægterne, som det vil blive beskrevet senere, og denne hurdle er meget høj. På den anden side kan en repræsentativ direktør, der er valgt gennem gensidig valg, afskediges gennem mere fleksible procedurer. Derfor skal grundlæggerne tage hensyn til virksomhedens fremtidige dynamik og omhyggeligt overveje, hvilken metode der er mest passende for deres virksomhed.

Afgang af ledende medarbejdere og repræsentative direktører under japansk lovgivning

Når ledende medarbejdere eller repræsentative direktører forlader deres stilling, er det afgørende at skelne præcist mellem de to forskellige juridiske begreber ‘fratrædelse’ og ‘udtræden’ i henhold til loven.

‘Fratrædelse’ refererer til at træde tilbage fra en position som ledende medarbejder eller repræsentativ direktør, men man bevarer sin status som aktionær (investor). Det betyder, at man mister sin ledelsesret og repræsentationsret, men fortsat beholder sin ejerandel i selskabet.

Derimod betyder ‘udtræden’, at man forlader sin status som aktionær helt. Dette medfører, at man fuldstændig opgiver sin ejerandel i selskabet og som følge heraf automatisk mister de stillinger, man havde som ledende medarbejder eller repræsentativ direktør. En medarbejder, der udmelder sig, har som hovedregel ret til at få udbetalt sin ejerandel.

Når en ledende medarbejder, der er særligt udpeget i vedtægterne, ønsker at ‘fratræde’, er processen ikke enkel. Artikel 591, stk. 4 i den japanske selskabslov fastslår, at en ledende medarbejder skal have en ‘gyldig grund’ for at kunne fratræde. Dette er en bestemmelse for at forhindre, at nøglepersoner i selskabets ledelse let kan fralægge sig deres ansvar og forstyrre selskabets drift.

Med hensyn til ‘udtræden’, hvor en medarbejder forlader selskabet helt, har den japanske selskabslov fastlagt flere metoder. En metode er ‘frivillig udmeldelse’, hvor en medarbejder kan udmelde sig ved at give selskabet seks måneders varsel før afslutningen af regnskabsåret, så de kan forlade selskabet ved udgangen af det pågældende regnskabsår (Artikel 606, stk. 1 i den japanske selskabslov). En anden metode er i tilfælde af ‘uundgåelige grunde’. I sådanne tilfælde kan en medarbejder udmelde sig når som helst (Artikel 606, stk. 3 i den japanske selskabslov). De ‘uundgåelige grunde’ refererer til situationer, hvor det objektivt er vanskeligt for en medarbejder at forblive i selskabet, såsom alvorlig sygdom eller en fundamental ændring af selskabets forretningsmål, og anerkendes ikke for blot at være en uenighed i meninger.

Processen for en repræsentativ direktørs ‘fratrædelse’ varierer afhængigt af metoden for deres udnævnelse. Hvis en repræsentativ direktør, der er direkte navngivet i vedtægterne, ønsker at fratræde, er det nødvendigt at fjerne personens navn fra vedtægterne, hvilket kræver en ændring af vedtægterne. En sådan ændring kræver som hovedregel samtykke fra alle aktionærer, og processen er meget streng. På den anden side, hvis en repræsentativ direktør er valgt af de ledende medarbejdere gennem gensidig valg, er deres position baseret på en aftale mellem aktionærerne, og de kan derfor fratræde mere enkelt ved at udtrykke deres ønske om at fratræde over for selskabet.

For at klarlægge disse forskelle sammenligner vi ‘fratrædelse’ og ‘udtræden’ i tabellen nedenfor.

Afskedigelse af ledende medarbejdere og repræsentative medarbejdere under japansk selskabsret

Afskedigelsen af ledende medarbejdere og repræsentative medarbejdere mod deres vilje, kendt som ‘afskedigelse’, er underlagt meget strenge krav i henhold til japansk selskabsret for at beskytte stabiliteten i et selskab.

For at afskedige en ledende medarbejder, der er udpeget i vedtægterne, skal to betingelser opfyldes samtidigt. For det første skal der være en “gyldig grund”, og for det andet skal der være enighed blandt “alle andre medarbejdere” med undtagelse af den person, der skal afskediges (japansk selskabsret artikel 591, stk. 5). Disse dobbelte krav forhindrer flertallet i let at udelukke mindretallet og beskytter kraftigt den ledende medarbejders position. Dog tillader japansk selskabsret artikel 591, stk. 6, at vedtægterne kan indeholde bestemmelser, der afviger fra dette (for eksempel bestemmelser, der lempelser kravene til afskedigelse).

Proceduren for afskedigelse af en repræsentativ medarbejder afhænger af den metode, hvormed de blev valgt, ligesom i tilfælde af fratrædelse. For at afskedige en repræsentativ medarbejder, der er direkte udpeget i vedtægterne, er det nødvendigt at ændre vedtægterne. Da ændring af vedtægterne kræver samtykke fra alle medarbejdere, er en ensidig afskedigelse i praksis umulig, medmindre den pågældende person også giver sit samtykke. I modsætning hertil kan en repræsentativ medarbejder, der er valgt ved gensidig valg, afskediges ved hjælp af den samme metode som ved valget, for eksempel ved en beslutning truffet af et flertal af de ledende medarbejdere, hvilket er en mere realistisk procedure.

Den specifikke betydning af “gyldig grund” er ikke klart defineret i japansk selskabsret. Derudover er der ikke mange retspræcedenser vedrørende afskedigelse af ledende medarbejdere i et kommanditselskab. I sådanne tilfælde har domstolene tendens til at henvise til lignende bestemmelser. Retspræcedenser vedrørende “gyldig grund” for afskedigelse af bestyrelsesmedlemmer i et aktieselskab (japansk selskabsret artikel 339, stk. 2) tjener som en vigtig retningslinje.

Ifølge retspræcedenser for aktieselskaber anerkendes “gyldig grund” kun i tilfælde, hvor det objektivt er vanskeligt at fortsætte med at betro en person med et embede som officer, såsom alvorlige overtrædelser af love og vedtægter, bedrageriske handlinger, der skader selskabet, langvarig sygdom, der gør det umuligt at udføre ens pligter, eller en markant mangel på ledelsesevner. For eksempel blev det i en dom fra Hiroshima-distriktsdomstolen den 29. november 1994 (Heisei 6) fastslået, at en repræsentativ direktør, der havde forårsaget betydelige tab for selskabet gennem spekulative transaktioner foretaget på egen hånd, havde en gyldig grund til afskedigelse. På den anden side anses subjektive grunde som en simpel uenighed om ledelsespolitik eller forværring af relationer med andre officerer generelt ikke for at være “gyldig grund”. En dom fra Tokyo-distriktsdomstolen den 23. december 1982 (Showa 57) er et fremtrædende eksempel, hvor det blev afgjort, at dårlige relationer alene ikke udgør en gyldig grund til afskedigelse.

Desuden, hvis en ledende medarbejders uretmæssige handlinger er særligt skadelige og forårsager betydelig skade på selskabet, findes der en sidste udvej kaldet “eksklusion”. Dette er et system, hvor man kan indgive en retssag baseret på en beslutning truffet af et flertal af medarbejderne for at tvangsudvise den pågældende medarbejder fra selskabet (japansk selskabsret artikel 859). Eksklusion er en sidste udvej, når det ikke er muligt at løse sagen gennem forhandling mellem medarbejderne, og det kræver en retslig afgørelse fra domstolene, hvilket er en yderst kraftfuld foranstaltning. Disse bestemmelser antyder, at afskedigelsessystemet for et kommanditselskab er designet med en filosofi, der vægter konsensus og stabilitet frem for enkel udelukkelse gennem flertalsbeslutninger, baseret på et partnerskabslignende tillidsforhold.

Opsummering

Som det er detaljeret beskrevet i denne artikel, er reglerne for ledende medarbejdere og repræsentative medarbejdere i et japansk “Godo Kaisha” (合同会社) (LLC) (2023) strengt defineret af den japanske selskabslov. Vigtigheden af vedtægterne, som udgør kernen i governance, den strategiske indvirkning, som metoden til udnævnelse af repræsentative medarbejdere (enten direkte udnævnelse eller gensidig valg) har på fremtidige afskedigelsesprocedurer, og de juridiske forskelle mellem “fratrædelse” og “udtræden”, samt de høje krav til “gyldig grund” og “enstemmighed blandt alle medlemmer” for afskedigelse, er alle afgørende punkter, som man skal forstå i driften af et LLC i Japan. For at håndtere disse komplekse juridiske krav korrekt og forhindre fremtidige tvister, er specialiseret juridisk indsigt afgørende. Monolith Law Office har en omfattende track record inden for corporate governance-relaterede tjenester som etablering af LLC’er, udarbejdelse af vedtægter og udnævnelse/ændring af ledere, ikke kun for klienter i Japan, men også for mange internationale klienter. Vores firma har flere engelsktalende advokater med udenlandske juridiske kvalifikationer, som kan tilbyde omhyggelig juridisk support med en dyb forståelse af den internationale forretningskontekst. Lad os anvende vores ekspertise for at sikre, at jeres governance-struktur overholder lovgivningen og samtidig matcher jeres forretningsstrategi.