Medlemskab af medarbejdere i et japansk LLC: En komplet forklaring af procedurer baseret på selskabsloven

En af de virksomhedsformer, der findes i Japan, er “合同会社” (Godo Kaisha), som har vundet popularitet i de senere år på grund af sin enkle etablering og fleksible drift. Denne virksomhedsform ligner LLC (Limited Liability Company) i den engelsktalende verden og er et attraktivt valg for investorer og iværksættere fra udlandet. Fleksibiliteten i driften af en Godo Kaisha er baseret på en klar juridisk ramme fastlagt af den japanske selskabslov. En præcis forståelse af denne lov er nøglen til en smidig forretningsdrift. Et juridisk begreb i forbindelse med Godo Kaisha, som kræver særlig opmærksomhed, er ordet “社員” (shain), som ikke henviser til almindelige ansatte, men til ejerne, det vil sige forretningslederne selv, som har investeret i selskabet under japansk selskabsret. Det er afgørende at forstå denne grundlæggende definition for at få et greb om strukturen af en Godo Kaisha. I denne artikel fokuserer vi på temaet “社員の加入” (shain no kanyū), hvilket bliver vigtigt i takt med en Godo Kaishas vækst og strategiske ændringer. Vi vil konkret og omfattende forklare de juridiske procedurer for at byde nye “社員” (shain) velkommen og for eksisterende “社員” (shain) at foretage yderligere investeringer, baseret på bestemmelserne i den japanske selskabslov. At tilføje “社員” (shain) er ikke blot en intern administrativ opgave, men en vigtig handling, der kan medføre fundamentale ændringer i selskabets juridiske struktur og kapitalopbygning, og det kræver streng overholdelse af de procedurer, der er fastlagt i lovgivningen.

Grundlæggende overvejelser ved optagelse af medlemmer i et japansk LLC (合同会社)

Japansk selskabsret tillader, at et LLC (合同会社) optager nye medlemmer (ifølge den japanske selskabsrets artikel 604, stk. 1). Optagelse af medlemmer er en vigtig metode til at opnå forskellige forretningsmæssige mål, såsom vækststrategier, introduktion af ny ekspertise eller kapitalfremskaffelse. Der findes primært to måder, hvorpå medlemmer kan optages: Den ene er, hvor den potentielle medlemmer foretager en ny kapitalindsprøjtning i selskabet. Den anden er, hvor en eksisterende medlem overdrager en del eller hele sin ejerandel (en rettighed svarende til ejerskab af selskabet). Denne artikel fokuserer på den første metode, hvor selskabets samlede aktiver øges gennem nye kapitalindsprøjtninger. Valget mellem disse to metoder kan have stor indflydelse på selskabets finansielle situation og de nødvendige registreringsprocedurer. Når man accepterer nye kapitalindsprøjtninger, øges selskabets aktiver og kapital, hvilket juridisk kan kræve specifikke registreringsprocedurer. I modsætning hertil er overdragelse af ejerandele en transaktion mellem medlemmerne, og selskabets samlede kapital ændres ikke, hvilket kan medføre forskellige procedurer. At forstå denne fundamentale forskel er det første skridt i at vælge den korrekte procedure.

Procedurer for optagelse af nye medarbejdere under japansk selskabsret

Når nye medarbejdere skal optages i et selskab gennem ny kapitaltilførsel, kræver japansk selskabsret en række trinvise og strenge procedurer. At overholde disse procedurer er afgørende for at sikre gyldigheden af optagelsen og for at undgå fremtidige juridiske tvister.

Samtykke fra alle medarbejdere og ændring af vedtægterne under japansk selskabsret

At optage nye medarbejdere er en vigtig beslutning, der berører selve kernen i et selskab. Derfor er det nødvendigt først at ændre selskabets grundlæggende regler, dets vedtægter. Ifølge artikel 576, stk. 1 i den japanske selskabslov skal vedtægterne for et partnerskabsselskab indeholde navnene eller firmanavne og adresser på alle medarbejdere samt værdien af hver medarbejders bidrag. Derfor er det afgørende at gennemføre en ændringsprocedure for at tilføje disse oplysninger til vedtægterne, når nye medarbejdere tiltræder.

Ændring af vedtægterne kræver som hovedregel samtykke fra alle eksisterende medarbejdere (samtykke fra alle medarbejdere). Dette er fastsat i artikel 637 i den japanske selskabslov og afspejler, at et partnerskabsselskab er baseret på personlige tillidsforhold. Det er dog muligt at mildne dette krav ved at indføre særlige bestemmelser i vedtægterne. For eksempel kan man ved at inkludere en bestemmelse i vedtægterne på forhånd, såsom “samtykke fra flertallet af alle medarbejdere”, fremskynde beslutningsprocessen. Men uden en sådan bestemmelse vil optagelsen af nye medarbejdere ikke kunne realiseres, hvis blot én medarbejder modsætter sig.

Udførelse af kapitalindskud og tidspunktet for dets retsvirkning under japansk lovgivning

Det er ikke nok blot at ændre vedtægterne med samtykke fra alle selskabsmedlemmer for at fuldføre tiltrædelsen af en ny medlem. Japansk selskabsret indeholder yderst vigtige bestemmelser om, hvornår tiltrædelsens retsvirkning indtræder. Artikel 604, stk. 3 i den japanske selskabslov fastslår, at hvis en person, der ønsker at blive medlem, ikke har fuldført betalingen eller ydelsen relateret til kapitalindskuddet på tidspunktet for vedtægtsændringen, bliver vedkommende medlem, når betalingen eller ydelsen er fuldført.

Dette bestemmer, at opnåelsen af den juridiske status som medlem er knyttet til den fuldstændige udførelse af det lovede kapitalindskud. Selv med samtykke fra alle medlemmer og en underskrevet kontrakt, behandles personen ikke juridisk som medlem, før kapitalindskuddet er betalt til selskabet. Denne mekanisme er indført for at beskytte selskabet og dets kreditorer. Medlemmer af et kommanditselskab har begrænset ansvar og er kun ansvarlige inden for rammerne af deres kapitalindskud i forhold til selskabets gæld. Derfor udgør selskabets kapital den eneste sikkerhed for kreditorerne. Hvis medlemsrettigheder (for eksempel stemmeret vedrørende forretningsførelse) blev tildelt før kapitalindskuddet er fuldført, kunne en person, der endnu ikke har bidraget med aktiver til selskabet, påvirke selskabets ledelse og bringe selskabets økonomiske fundament i fare. Loven forbinder derfor strengt opståelsen af medlemskvalifikationer med udførelsen af kapitalindskuddet for at forhindre en sådan situation.

Ansvar for nytiltrådte medlemmer i et japansk selskab

Et af de vigtigste punkter at være opmærksom på, når man overvejer at blive medlem af et japansk kommanditselskab, er omfanget af ansvar efter indtrædelsen. Artikel 605 i den japanske selskabslov fastslår, at medlemmer, der tiltræder efter etableringen af et kommanditselskab, også er ansvarlige for at indfri selskabets gæld, der er opstået før deres indtræden. Dog er medlemmer af et kommanditselskab begrænset ansvarlige (artikel 580, stk. 2), og deres ansvar er begrænset til deres bidrag til selskabet. Selskabets aktiver anvendes først til at dække gælden, og medlemmernes ansvar er sekundært (artikel 580).

Dette betyder, at et medlem, der tiltræder, påtager sig ansvar for alle selskabets forpligtelser, der er pådraget før deres involvering, på lige fod med de øvrige medlemmer. Denne ‘retroaktive ansvar’ kan udgøre en uventet og betydelig risiko, især for investorer, der er vant til selskabslovgivningen i andre jurisdiktioner. På grund af denne bestemmelse bliver tiltrædelse af et medlem ikke kun en investering i selskabets fremtid, men også en overtagelse af hele selskabets fortid. Derfor er det yderst vigtigt at udføre en grundig due diligence (aktivvurdering) før man træffer en beslutning om at tiltræde. Det er nødvendigt at undersøge målselskabets finansielle rapporter, kontraktforhold, retssagsrisici og tilstedeværelsen af eventuelle kontingente forpligtelser, som ikke fremgår af bøgerne, for at få en fuldstændig forståelse af de potentielle risici, før man træffer en beslutning.

Grænserne for vedtægtsautonomi set ud fra japanske retspraksis

I Japan anses et Godo Kaisha (LLC) for at have en bred rækkevidde af vedtægtsautonomi, hvilket tillader fleksibel udformning af interne regler. Dog findes der juridiske begrænsninger for denne autonomi. En vigtig retsafgørelse, der antyder disse begrænsninger, er dommen fra Tokyo District Court den 13. oktober 1996 (Heisei 8). Selvom denne sag omhandlede et partnerskab og fokuserede på en partners ‘udtræden’, er de underliggende juridiske principper også relevante for medlemskab i et Godo Kaisha.

I denne retssag blev gyldigheden af en vedtægtsbestemmelse, der tillod et medlem at træde ud baseret på en beslutning truffet af et flertal af de andre medlemmer, udfordret. Retten fandt, at denne vedtægtsbestemmelse var ugyldig, da den omgik de strenge procedurer for udelukkelse af medlemmer, som loven foreskriver (hvilket kræver domstolens involvering). Domstolen angav, at lovens bestemmelser tjener til at afbalancere selskabets autonomi med beskyttelsen af medlemmernes rettigheder og at forenkle procedurerne i strid med lovens hensigt ikke er tilladt.

Det princip, som denne retsafgørelse illustrerer, nemlig at “vedtægtsautonomi ikke kan tilsidesætte de imperative bestemmelser i loven”, gælder også for procedurerne for medlemskab. For eksempel, hvis en vedtægt ignorerer bestemmelsen i den japanske selskabslov (Companies Act) artikel 637, som kræver samtykke fra alle medlemmer for at ændre vedtægterne, og i stedet fastsætter, at “nye medlemmer kan optages alene efter beslutning af den administrerende partner”, vil gyldigheden af en sådan vedtægtsbestemmelse sandsynligvis blive afvist. Når det kommer til handlinger, der ændrer grundlaget for et selskab, såsom optagelse af medlemmer, prioriteres overholdelsen af de procedurer, som loven foreskriver, over vedtægternes bestemmelser.

Yderligere kapitalindskud fra eksisterende medarbejdere under japansk selskabsret

En anden metode til at styrke en virksomheds kapital er, når eksisterende medarbejdere yder yderligere kapitalindskud. Denne procedure skal også følge de trin, der er fastlagt i den japanske selskabslov, ligesom ved optagelse af nye medarbejdere.

Oversigt over proceduren

Når eksisterende medarbejdere yder yderligere kapitalindskud, er kernen i proceduren den samme som ved optagelse af nye medarbejdere. Yderligere kapitalindskud betyder en ændring af den pågældende medarbejders indskudssum, hvilket kræver en opdatering af ‘medarbejdernes indskudsværdi’, som er en del af vedtægterne. Derfor er en ændring af vedtægterne også essentiel i dette tilfælde, og principielt kræves der enighed blandt alle medarbejdere. Når enighed er opnået, skabes de ændrede vedtægter, og når den pågældende medarbejder har ydet det yderligere kapitalindskud, er proceduren fuldført.

Valg mellem aktiekapital og overkurs

Ved yderligere kapitalindskud står virksomheden over for en yderst vigtig strategisk beslutning: Om de indskudte penge skal registreres som ‘aktiekapital’ eller som ‘overkurs’. Ifølge japansk selskabsret er det tilladt ikke at registrere hele indskudsbeløbet som aktiekapital, men i stedet behandle en del eller hele beløbet som overkurs. Dette valg har direkte indflydelse på registreringsprocedurer, omkostninger og fremtidige finansielle strategier.

Hvis indskudte midler registreres som ‘aktiekapital’, bliver beløbet af aktiekapitalen en offentlig information, der er noteret i virksomhedens registreringsattest (registreringsdatabasen), og en ændringsregistrering for at afspejle stigningen bliver juridisk påkrævet. Denne registreringsansøgning medfører en skat kaldet registreringslicensafgift, hvis beløb er 1/1000 af 7 af den øgede aktiekapital (hvis dette beregnede beløb er mindre end 30.000 yen, er det 30.000 yen).

På den anden side, hvis de indskudte midler registreres som ‘overkurs’, ændres beløbet af aktiekapitalen ikke. Da overkurs ikke er en del af registreringsoplysningerne, er en ændringsregistrering af aktiekapitalens beløb ikke nødvendig, hvis denne mulighed vælges. Som et resultat opstår der ingen registreringslicensafgift.

Dette system fungerer som et vigtigt finansielt strategisk værktøj for virksomheden. At øge aktiekapitalens beløb kan forventes at forbedre virksomhedens eksterne kreditværdighed, men proceduren er kompliceret og omkostningstung. I modsætning hertil giver registrering som overkurs en forenkling af proceduren og en reduktion af omkostningerne, samt øget fleksibilitet for fremtidig brug af midlerne, såsom udbetaling af udbytte.

Handelsregistrering i forbindelse med medarbejderoptagelse i Japan

Efter at de interne procedurer relateret til optagelse af medarbejdere eller yderligere kapitalindskud er afsluttet, kan det være nødvendigt med en handelsregistrering for juridisk at offentliggøre disse ændringer. Dog er det ikke altid, at optagelse af alle medarbejdere i et kommanditselskab kræver registrering.

Tilfælde hvor registrering er nødvendig

Handelsregistrering er juridisk påkrævet kun når der er ændringer i de oplysninger, der er angivet i registreringsattesten. Under japansk selskabsret skal ændringer i registreringsoplysningerne anmeldes til det juridiske kontor, der har jurisdiktion over selskabets hovedkontor, principielt inden for to uger fra ændringsdatoen (Aktieselskaber i henhold til artikel 915, stk. 1, og kommanditselskaber og andre interessentskaber i henhold til artikel 919, stk. 1).

De primære tilfælde, hvor registrering er nødvendig i forbindelse med optagelse af medarbejdere, er følgende:

1. Når beløbet af aktiekapitalen øges: Hvis det nyindskudte kapital beløb registreres som “aktiekapital” og dermed ændrer det registrerede “beløb af aktiekapitalen”, er det nødvendigt med en ændringsregistrering.
2. Når der er ændringer i de medarbejdere, der udfører virksomheden, eller i repræsentative medarbejdere: I registreringsoplysningerne for et kommanditselskab indgår navnene og adresserne på de “medarbejdere, der udfører virksomheden” med autoritet til at udføre arbejdet, samt de “repræsentative medarbejdere” med autoritet til at repræsentere selskabet. Hvis en ny medarbejder tiltræder disse stillinger, er det nødvendigt med en ændringsregistrering for at indføre deres navne mv. i registret.

En vigtig konklusion, der kan drages fra denne regel, er, at der under visse betingelser kan være tilfælde, hvor der ikke er behov for nogen registreringsprocedurer, selvom en medarbejder bliver optaget. Specifikt, hvis (1) den nyoptagne medarbejder ikke tiltræder som en medarbejder, der udfører virksomheden eller som repræsentativ medarbejder og ikke har nogen autoritet til at udføre arbejdet, og (2) hele det indskudte kapitalbeløb fra denne medarbejder registreres som “overskydende kapital” og aktiekapitalens beløb ikke ændres overhovedet. I dette scenarie opstår der ingen ændringer i registreringsoplysningerne, og derfor opstår der ingen forpligtelse til at ansøge om registrering. At forstå dette punkt er meget gavnligt for at forenkle procedurerne betydeligt og reducere omkostningerne.

Oversigt over registreringsprocedurer

Hvis registrering er nødvendig, skal der inden for to uger fra den dag, ændringen fandt sted, ansøges hos det juridiske kontor, der har jurisdiktion over selskabets hovedkontor. Hvis denne frist ikke overholdes, kan der pålægges en administrativ bøde på op til 1 million yen til den repræsentative medarbejder personligt (dette er en administrativ sanktion og ikke en straf).

Ved ansøgning er det normalt nødvendigt med vedhæftede dokumenter såsom en ændringsregistreringsansøgning, et samtykke fra alle medarbejdere, der godkender vedtægtsændringen, og dokumentation for indbetaling af kapitalindskuddet (indbetalingsbevis). Disse dokumenters formularer og eksempler på udfyldning kan findes på det juridiske kontors hjemmeside. Procedurerne kan være komplekse, så det kan være en god idé at konsultere en ekspert.

Opsummering

I denne artikel har vi detaljeret forklaret processen for at optage nye medlemmer i en japansk “Godo Kaisha” (合同会社) baseret på den japanske selskabslov. Processen for at byde nye medlemmer velkommen kræver en række juridisk fastsatte, strenge skridt: ændring af vedtægterne med samtykke fra alle medlemmer, fuldstændig opfyldelse af bidrag fra den nye deltager og, om nødvendigt, kommerciel registrering. Især bestemmelserne om, at nye medlemmer også påtager sig ansvar for selskabets eksisterende gæld, og det strategiske valg om, hvorvidt bidragene skal bogføres som kapital eller som overskydende kapital, er vigtige faktorer, der kan have en stor indflydelse på selskabets fremtid. En præcis forståelse af disse juridiske krav og strategiske valgmuligheder, og en planlagt gennemførelse af procedurerne, er nøglen til at sikre en sund vækst og stabil drift af en “Godo Kaisha”.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record i at levere juridiske tjenester, herunder dem relateret til optagelse af medlemmer i en “Godo Kaisha”, til en bred vifte af klienter i Japan. Vores firma beskæftiger flere eksperter, herunder engelsktalende fagfolk med udenlandske advokatlicenser, som kan tilbyde omfattende support til vores klienters forskelligartede behov i det japanske forretningsmiljø. Hvis du ønsker specialiseret rådgivning tilpasset din situation, er du velkommen til at kontakte os for en konsultation.