Fremgang i fjernarbejde: Er lønforskelle mellem kontoransatte og hjemmearbejdende ansatte tilladt?

I marts 2021 offentliggjorde Tokyo, hvor mange bruger fjernarbejde, en “Faktisk undersøgelse af forskellige arbejdsmetoder”. I virksomheder med mere end 30 ansatte var andelen, der havde indført fjernarbejde, 6,8% i 2017, men i december 2020 var den steget til 58,8%.

Faktisk undersøgelse af forskellige arbejdsmetoder [ja]

Fjernarbejde har mange fordele for medarbejderne, når de først er vant til det, men mange virksomheder kæmper med at håndtere vanskelighederne ved at overvåge arbejdstiden og sikre overensstemmelse med arbejdsreglerne.

Desuden har der i virksomheder, hvis resultater er blevet forværret på grund af coronakrisen, været tilfælde, hvor lønnen varierer mellem fjernarbejdere og dem, der kommer ind på kontoret.

I denne artikel vil vi klart forklare retfærdigheden i lønforskellen mellem “at gå på arbejde” og “fjernarbejde” under coronakrisen, afhængigt af situationen.

Tre typer af fjernarbejde

Fjernarbejde kan ikke blot betegnes som en enkelt ting, da dets form kan klassificeres i følgende tre typer, baseret på arbejdsstedet.

Hjemmearbejde

Dette er en arbejdsform, hvor medarbejderen udfører sit arbejde hjemmefra i stedet for at møde op på kontoret. For medarbejderen reducerer det byrden af pendling og risikoen for at blive smittet med det nye coronavirus, samtidig med at det giver mulighed for at sikre tid til husarbejde, børnepasning og pleje.

Satellitkontorarbejde

Dette er en arbejdsform, hvor medarbejderen udfører sit arbejde på et separat satellitkontor i stedet for at møde op på hovedkontoret. Hvis det er tæt på hjemmet, kan pendlingstiden reduceres, og det er muligt at opnå et arbejdsmiljø, der er på niveau med hovedkontoret.

Mobil arbejde

Dette er en arbejdsform, hvor medarbejderen udfører sit arbejde ved hjælp af bærbare computere, tablets, mobiltelefoner osv., på steder som hoteller på forretningsrejser, inden i Shinkansen-tog, eller caféer i byen. Så længe der er en internetforbindelse, kan arbejdsstedet frit vælges, hvilket kan reducere rejsetiden og forbedre produktiviteten.

Lønnedsættelse ved fjernarbejde på virksomhedens anvisning

I henhold til den japanske Arbejdsstandardlov (Labour Standards Act), er virksomheder forpligtet til at specificere arbejdsbetingelserne over for medarbejderne, når de indgår en arbejdskontrakt.

Artikel 15 (Specificering af arbejdsbetingelser)
Arbejdsgiveren skal ved indgåelse af en arbejdskontrakt specificere løn, arbejdstid og andre arbejdsbetingelser over for arbejdstageren. I dette tilfælde skal spørgsmål vedrørende løn og arbejdstid samt andre spørgsmål fastlagt ved forordning fra Ministeriet for Sundhed, Arbejde og Velfærd specificeres på den måde, der er fastlagt ved forordning fra Ministeriet for Sundhed, Arbejde og Velfærd.

Indholdet af “løn, arbejdstid og andre arbejdsbetingelser” er fastlagt i gennemførelsesbestemmelserne til Arbejdsstandardloven, og følgende indhold relateret til fjernarbejde skal altid specificeres:

• Spørgsmål vedrørende arbejdssted og de opgaver, der skal udføres
• Start- og sluttidspunkt, tilstedeværelsen af overarbejde ud over den fastsatte arbejdstid, pauser, fridage, ferie og spørgsmål vedrørende skift af arbejdstidspunkt, når arbejdstagerne opdeles i to eller flere grupper
• Fastlæggelse, beregning og betalingsmetode for løn (undtagen fratrædelsesgodtgørelse og løn, der betales midlertidigt), lønudbetalingsfrist og -tidspunkt samt spørgsmål vedrørende lønforhøjelse

For at ændre disse “arbejdsbetingelser” er det som hovedregel fastlagt i Arbejdskontraktloven (Labour Contract Act), at der skal være individuel aftale mellem arbejdstager og arbejdsgiver. Dog kan ændringer ved aftale ikke være under de arbejdsbetingelser, der er fastlagt i arbejdsreglementet.

Ændringer i arbejdsbetingelserne kan også ske ved ændringer i arbejdsreglementet, men i så fald skal følgende krav opfyldes:

• Medarbejderne skal gøres bekendt med det ændrede arbejdsreglement
• Det skal være rimeligt i forhold til graden af ulempe, som medarbejderne påføres som følge af ændringen i arbejdsreglementet, og nødvendigheden af ændringen

Under hensyntagen til ovenstående, kan det antages, at virksomheder ikke kan reducere lønnen uden medarbejdernes samtykke, når de pålægger medarbejderne at arbejde hjemmefra, medmindre der i arbejdsreglementet er fastsat bestemmelser om “fjernarbejde”.

Hvis du ønsker at vide mere om ansættelseskontrakter (arbejdskontrakter), kan du læse mere i artiklen nedenfor sammen med denne artikel.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-of-employment-agreement [ja]

Nedsættelse af løn, når medarbejdere selv ønsker at arbejde hjemmefra

Hvis en medarbejder anmoder om det, og virksomheden godkender det, er det muligt at ændre arbejdsbetingelserne i henhold til artikel 8 i den japanske arbejdskontraktlov. I sådanne tilfælde er det almindeligt at overveje ændringer i arbejdsbetingelserne, såsom “arbejdssted”, “arbejdsindhold”, “arbejdstid” og “løn”.

For eksempel, hvis det er fastlagt i arbejdsreglerne, at medarbejderne skal arbejde på kontoret, er det ikke noget problem, hvis lønnen reduceres med samtykke, fordi medarbejderne kan få tid til børnepasning eller pleje ved at arbejde hjemmefra. Men der er nogle tilfælde, hvor man skal være forsigtig, som vi vil introducere nedenfor.

Nedsættelse af overarbejdsbetaling på grund af “uden for arbejdspladsen”

Hvis en medarbejder arbejder uden for kontoret på grund af hjemmearbejde, og visse betingelser er opfyldt, vil den japanske arbejdsstandardlov’s “uden for arbejdspladsen arbejdstidsordning” blive anvendt, og det vil blive antaget, at den fastsatte arbejdstid, som er fastlagt i arbejdsreglerne, er blevet arbejdet.

Artikel 38, afsnit 2, stk. 1
Hvis en arbejdstager udfører arbejde uden for arbejdspladsen i hele eller en del af arbejdstiden, og det er svært at beregne arbejdstiden, antages det, at den fastsatte arbejdstid er blevet arbejdet. Dog, i tilfælde hvor det er nødvendigt at arbejde ud over den fastsatte arbejdstid for at udføre det pågældende arbejde, antages det, at den tid, der normalt kræves for at udføre det pågældende arbejde, er blevet arbejdet i henhold til bestemmelserne i ministeriet for sundhed, arbejde og velfærds forordning.

Hvis “uden for arbejdspladsen arbejdstidsordningen” anvendes, vil der ikke blive betalt overarbejde, medmindre der er et særligt tilfælde, hvor det altid er nødvendigt at arbejde ud over den fastsatte arbejdstid.

Men vær opmærksom på, at “uden for arbejdspladsen arbejdstidsordningen” ikke vil blive anvendt, medmindre de to følgende krav er opfyldt:

• Informations- og kommunikationsteknologi er ikke altid i stand til at kommunikere på grund af virksomhedens instruktioner.
• Arbejdet udføres ikke altid på grundlag af arbejdsgiverens specifikke instruktioner.

Med andre ord, medmindre 1. medarbejderne har tilladelse til frit at afbryde kommunikationen og bevæge sig væk fra informations- og kommunikationsteknologien, 2. de ikke er forpligtet til straks at reagere på virksomhedens instruktioner, og 3. de udfører arbejde uden at følge virksomhedens specifikke instruktioner, vil det ikke blive betragtet som svært at beregne arbejdstiden.

Nedsættelse af løn på grund af “mellemrumstid”

I hjemmearbejde og lignende, kalder vi den tid, hvor medarbejderne er væk fra arbejdet for en bestemt tid, for “mellemrumstid”.

Efter at “ændringen af den japanske arbejdssikkerheds- og sundhedslov” blev obligatorisk for virksomhederne at “objektivt forstå arbejdstiden” fra den 1. april 2019 (Heisei 31), skal virksomhederne bekræfte start- og sluttidspunktet for hver arbejdsdag og nøjagtigt registrere arbejdstiden.

Derfor, hvis den normale arbejdstid er fra kl. 9:00 til kl. 18:00 med en times pause, og der er “mellemrumstid”, vil arbejdstiden blive reduceret, så 1. nedsættelse af arbejdstiden, 2. optagelse af årlig betalt ferie pr. time, 3. nedsættelse af lønnen kan overvejes.

Men vær opmærksom på, at i tilfælde af 1. og 2. er det nødvendigt med ændringer i arbejdsreglerne eller indgåelse af en arbejdsgiver-arbejdstageraftale, og i tilfælde af 3. er det nødvendigt med en ændring i arbejdsbetingelserne, såsom individuel aftale mellem virksomheden og medarbejderen eller ændring af arbejdsreglerne.

I tilfælde af at undgå infektion med det nye coronavirus

Hvis en medarbejder anmoder om tilladelse til at arbejde hjemmefra for at undgå infektion med det nye coronavirus til den samme løn, vil vi overveje følgende punkter for at afgøre, om det er rimeligt:

• Det er objektivt klart, at risikoen for at blive inficeret med det nye coronavirus er høj, hvis man går på arbejde på kontoret, fordi virksomhedens infektionskontrolforanstaltninger er utilstrækkelige.
• Det er muligt at opnå et sikkerhedsmiljø, der er lige så godt som på kontoret, selv uden for kontoret, og der er ingen hindringer for at udføre arbejdet.

Hvis virksomheden ikke opfylder ovenstående betingelser, såsom at tage de infektionskontrolforanstaltninger, der normalt kan forventes, er det muligt at beordre medarbejderne til at møde op på kontoret, og hvis de nægter, kan det overvejes at tage skridt, såsom disciplinære sanktioner, herunder lønnedskæringer, eller afskedigelser, i henhold til arbejdsreglerne.

Men vær opmærksom på, at selvom betingelserne for hjemmearbejde ikke er fuldt opfyldt under en nødsituationserklæring, kan sikkerheden for liv og legeme prioriteres, og disciplinære sanktioner eller afskedigelser mod medarbejdere, der har valgt at arbejde hjemmefra, kan blive anset for at være ugyldige.

Opsummering

Indtil videre har vi forklaret mulige scenarier og relevante love og regler vedrørende lønforskelle mellem kontorarbejde og fjernarbejde under coronakrisen.

Hvis arbejdstiden og andre arbejdsforhold varierer mellem kontorarbejde og fjernarbejde, er det nødvendigt at tilføje bestemmelser om fjernarbejde til arbejdsreglerne.

Desuden, i forbindelse med indførelsen af fjernarbejde, hvis du planlægger at indføre systemer som “fleksibel arbejdstid” eller “antaget arbejdstid uden for arbejdspladsen”, er det ikke kun nødvendigt at ændre arbejdsreglerne, men i nogle tilfælde kan det også være nødvendigt at indgå en arbejdsgiver-arbejdstageraftale. Derfor anbefaler vi, at du konsulterer en advokat med omfattende viden og erfaring inden for arbejdsstandardlovgivning, i stedet for at træffe en beslutning på egen hånd.

Introduktion til vores tiltag

Monolis Advokatfirma er et advokatfirma med høj ekspertise inden for IT, især internettet og lovgivning. Med den igangværende Corona-krise vil anvendeligheden af fjernarbejde sandsynligvis fortsætte med at få mere opmærksomhed. På den anden side er mange virksomheder stadig i gang med at etablere arbejdsmiljøer for fjernarbejde og organisere kontraktforhold. Vores firma analyserer juridiske risici forbundet med forretninger, der allerede er startet eller planlægges startet, under hensyntagen til forskellige juridiske regler, og vi stræber efter at gøre forretningen lovlig uden at stoppe den så vidt muligt. Detaljer er angivet i artiklen nedenfor.