Japans opholdsstyringssystem: Virksomheders overholdelse og risikostyring set fra et perspektiv

I takt med globaliseringens fremmarch og de demografiske ændringer i Japan, er det blevet en afgørende ledelsesstrategi for mange japanske virksomheder at sikre sig talentfulde internationale medarbejdere for at fremme forretningsvækst. Men for at ansætte udenlandsk talent og udnytte deres evner fuldt ud kræves der mere end blot personale- og arbejdsforvaltning; det kræver specialiseret juridisk viden. Især er en dyb forståelse af det centrale lovgrundlag, der regulerer udenlandske borgeres aktiviteter i Japan – nemlig “Immigrationskontrol- og Flygtningeanerkendelsesloven” (herefter benævnt “Immigrationsloven”) – en yderst vigtig faktor i moderne virksomhedsstyring og risikostyring. Dette system bestemmer den juridiske status for alle udlændinge, der opholder sig i Japan, og definerer nøje deres aktivitetsomfang. Derfor er det afgørende for virksomheder at overholde og korrekt anvende denne lovgivning, ikke kun for at undgå juridisk ansvar, men også for at skabe et miljø, hvor udenlandske medarbejdere kan føle sig trygge og udfolde deres evner, hvilket danner grundlaget for virksomhedens vedvarende vækst. I denne artikel vil vi fra et ekspertperspektiv forklare kernen i det japanske opholdsstyringssystem, som virksomhedsledere og juridiske medarbejdere bør forstå, herunder systemet for opholdstilladelser, procedurer for udrejse og genindtræden, samt de juridiske risici, der er forbundet hermed, ved at inddrage specifikke love og praktiske overvejelser.

Grundlaget for opholdsstyring: Opholdskvalifikationssystemet i Japan

For at udlændinge lovligt kan opholde sig og være aktive i Japan, er det en absolut forudsætning at erhverve og opretholde en af de “opholdskvalifikationer”, som er fastsat af indvandringsloven. Dette opholdskvalifikationssystem udgør kernen i den japanske opholdsforvaltningsadministration, og at forstå dets struktur er det første skridt mod compliance.

De grundlæggende principper for opholdskvalifikationssystemet

Opholdskvalifikationssystemet i Japan er baseret på princippet om “tilladelse”, hvor specifikke aktiviteter individuelt tillades. Loven opregner ikke forbudte aktiviteter, men definerer i stedet begrænset omfang af tilladte aktiviteter for hver opholdskvalifikation. Under dette system er aktiviteter uden for det tilladte omfang, især dem der genererer indkomst, som hovedregel forbudt, medmindre der opnås særlig tilladelse. Denne “standardmæssige ikke-tilladelse” struktur er et grundlæggende princip, som virksomheder altid skal være opmærksomme på, når de administrerer deres udenlandske medarbejderes arbejdsindhold.

Opholdskvalifikationer kan overordnet inddeles i to kategorier baseret på deres grundlag.

Den ene er “aktivitetskvalifikationer”, som fokuserer på den type aktivitet, der udføres i Japan. For eksempel falder “Teknologi, Humaniora/Kunskab, International Service” og “Business Management” ind under denne kategori, og kun specifikke professionelle og tekniske aktiviteter, der er tilladt, kan udføres.

Den anden er “opholdskvalifikationer”, som fokuserer på individets status eller position. Dette inkluderer “Permanent Resident” og “Spouse of a Japanese National” blandt andre, og indehavere af disse opholdskvalifikationer har som hovedregel ingen begrænsninger i deres aktiviteter og kan frit arbejde.

Set fra et virksomhedsperspektiv af compliance og risikostyring er der vigtige forskelle mellem disse to kategorier. Når man ansætter medarbejdere med aktivitetskvalifikationer, har virksomheden et ansvar for løbende at sikre, at medarbejdernes arbejdsindhold ikke afviger fra det, der er tilladt af deres opholdskvalifikation. På den anden side, for medarbejdere med opholdskvalifikationer, er der ingen begrænsninger i arbejdsaktiviteter ifølge indvandringsloven, hvilket betydeligt reducerer virksomhedens administrative byrde. Denne forskel kan være et vigtigt element at overveje i strategisk planlægning af personaleansættelse.

Opholdskort: Bevis for status og arbejdstilladelse

Udlændinge, der opholder sig i Japan på mellemlang til lang sigt, får udstedt et “opholdskort” af justitsministeren. Dette kort er ikke blot et identitetskort, men en offentlig dokument, der indeholder vigtige oplysninger for opholdsforvaltningen. På kortet er grundlæggende oplysninger som navn, nationalitet og fødselsdato angivet, samt typen af opholdskvalifikation, udløbsdatoen for opholdsperioden, og mest vigtigt, “om der er arbejdsrestriktioner”.

Indvandringslovens artikel 23 pålægger mellemlang til langsigtede opholdere at bære deres opholdskort til enhver tid. For virksomheder er opholdskortet den eneste og absolutte kilde til at bekræfte en udenlandsk ansøgers arbejdskvalifikationer. Mundtlige udsagn eller selv-promovering fra ansøgere er ikke tilstrækkelige, og virksomheder er juridisk forpligtet til at kontrollere det originale opholdskort før indgåelse af en ansættelseskontrakt for at fastslå, om arbejde er tilladt, og hvis det er, hvad omfanget af tilladelsen er. Hvis denne kontrolproces forsømmes, kan virksomheden blive anklaget for at fremme ulovligt arbejde, hvilket kan udgøre en alvorlig fejl i forhold til compliance.

Væsentlige opholdstilladelser i forretningsverdenen i Japan

Opholdstilladelser, der er direkte relateret til erhvervsaktiviteter, spænder vidt, men en præcis forståelse af kravene og administrationen er afgørende, især for de to typer af opholdstilladelser, der vedrører ledelseslaget og specialiserede fagfolk.

Ledelse og administration

Opholdstilladelsen “Ledelse og administration” er målrettet udlændinge, der udfører aktiviteter relateret til ledelse eller administration af en virksomhed i Japan. Dette inkluderer stillinger som repræsentativ direktør, bestyrelsesmedlem eller filialchef. Ved vurderingen af denne opholdstilladelse tages der ikke kun hensyn til ansøgerens personlige erfaring, men også virksomhedens substans, stabilitet og kontinuitet vurderes strengt.

Specifikke krav inkluderer, at virksomheden har sikret sig forretningslokaler inden for Japans grænser, at virksomhedens størrelse opfylder visse standarder (for eksempel at ansætte mindst to fuldtidsmedarbejdere eller have en kapital eller samlet investering på over 5 millioner yen), og at forretningsplanen er konkret og realiserbar. Især virksomhedens kontinuitet vurderes strengt, og finansielle forhold undersøges nøje, for eksempel hvis de seneste regnskaber viser en overgældssituation.

En nylig tendens er, at kravene til denne opholdstilladelse er blevet strengere. For eksempel er der en tendens til at indføre et system, der kræver et vist niveau af japansk sprogfærdighed for ansøgeren selv eller for fuldtidsmedarbejdere, hvilket viser myndighedernes fokus på ikke kun formelle krav, men også på evnen og viljen til at drive en virksomhed substansielt inden for Japan. Når virksomheder inviterer udlændinge under denne opholdstilladelse, skal de ikke kun etablere et selskab, men også objektivt bevise, at deres forretning er substansiel og bæredygtig.

Teknik, humanvidenskab og international forretning

“Teknik, humanvidenskab og international forretning” er en af de mest repræsentative arbejdsrelaterede opholdstilladelser. Den dækker aktiviteter, der kræver tekniske færdigheder eller viden inden for naturvidenskabelige felter som fysik og ingeniørvidenskab (teknik), viden inden for humanistiske felter som jura, økonomi og sociologi (humanvidenskab), eller aktiviteter, der kræver tankegang eller følsomhed baseret på udenlandsk kultur (international forretning). Eksempler inkluderer IT-ingeniører, maskiningeniører, regnskabs- og finansansvarlige, konsulenter, tolke og oversættere, sprogundervisere og designere.

Det vigtigste krav for at opnå denne opholdstilladelse er, at der er en direkte og rationel sammenhæng mellem ansøgerens uddannelsesmæssige baggrund eller erhvervserfaring og de aktiviteter, der skal udføres i Japan. For eksempel, inden for “teknik” og “humanvidenskab”, kræves det generelt, at man har afsluttet en universitetsuddannelse med speciale i et relevant fagområde eller har mere end 10 års praktisk erfaring. Inden for “international forretning” kræves der generelt mere end tre års praktisk erfaring, bortset fra aktiviteter som oversættelse og sprogundervisning.

Det er vigtigt at bemærke, at denne opholdstilladelse ikke tillader engagement i aktiviteter, der betragtes som simpelt arbejde, der ikke kræver specialiseret viden eller færdigheder. Uoverensstemmelse mellem uddannelsesmæssig baggrund eller erhvervserfaring og de aktiviteter, der skal udføres, er en af de mest almindelige årsager til afslag på opholdstilladelse. Derfor skal virksomheder ved ansættelse omhyggeligt sikre, at kandidatens specialisering stemmer overens med de tildelte arbejdsopgaver og tydeligt beskrive denne sammenhæng i ansøgningsdokumenterne. Desuden er det afgørende for overholdelse af reglerne, at virksomhederne fortsat overvåger, at medarbejdernes arbejdsopgaver ikke afviger fra det oprindeligt ansøgte arbejdsområde og udvikler sig til aktiviteter, der kan betragtes som simpelt arbejde.

Procedurer for ophold i Japan

Når udlændinge opholder sig i Japan, kræver ændringer i deres situation forskellige juridiske procedurer. At udføre disse procedurer korrekt er fundamentalt for at opretholde et stabilt ophold.

Tilladelse til ændring af opholdsstatus i Japan

Udlændinge med en opholdsstatus i Japan skal ansøge om og opnå “tilladelse til ændring af opholdsstatus”, før de kan udføre aktiviteter, der ligger uden for rammerne af deres nuværende opholdsstatus. Denne procedure er fastlagt i artikel 20 i den japanske indvandringslov. For eksempel, hvis en studerende med en “Studie” opholdsstatus ønsker at arbejde i en japansk virksomhed som en fagprofessionel efter endt uddannelse, er det nødvendigt at ændre opholdsstatus til “Teknik, Humanvidenskab & International Service” eller lignende.

Ansøgningen om ændring af opholdsstatus er ikke blot en opdatering af registreringsoplysninger. Det er en substantiel og streng vurdering, der er på niveau med en helt ny ansøgning om opholdsstatus, hvor det afgøres, om ansøgeren opfylder alle kravene til den nye opholdsstatus. Myndighederne vil baseret på de indsendte dokumenter foretage en omfattende vurdering af den nye aktivitets berettigelse, ansøgerens egnethed og adfærd under opholdet i Japan, inklusive tidligere opholdsforhold.

Tilladelse til fornyelse af opholdstid i Japan

I Japan har hver opholdskategori en opholdstid fastsat af Justitsministeriets forordning. Hvis du ønsker at forblive i Japan ud over den opholdstid, der er angivet på dit opholdskort, skal du ansøge om “tilladelse til fornyelse af opholdstid” inden udløbsdatoen. Denne procedure er baseret på artikel 21 i indvandringsloven. Ansøgningen kan som hovedregel indgives cirka 3 måneder før opholdstidens udløbsdato.

Denne fornyelsesansøgning fungerer også som en regelmæssig compliance-audit af opholdsstatus. Myndighederne vil reevaluere, om ansøgeren fortsat udfører de aktiviteter, der er tilladt under den givne opholdskategori, og om ansøgeren har opført sig korrekt. For eksempel, hvis man har opholdskategori ‘forretningsledelse’, vil det blive kontrolleret, om virksomhedens drift er sund, og for ‘teknik, humanvidenskab og international service’, om man fortsat er beskæftiget med specialiseret arbejde.

Hvis der ikke er truffet en afgørelse om ansøgningen inden udløbsdatoen for opholdstiden, er der indført en “særlig periode”, hvor man lovligt kan fortsætte sit ophold i op til yderligere 2 måneder fra den oprindelige udløbsdato, forudsat at fornyelsesansøgningen er blevet accepteret inden da. Dette er et vigtigt system for at forhindre, at man kommer i en ulovlig overstay-situation på grund af forsinkelser i behandlingen.

Tilladelse til aktiviteter uden for kvalifikationer i Japan

Udlændinge med opholdstilladelse i Japan, som ønsker at engagere sig i indtægtsgivende aktiviteter, der ikke er tilladt under deres nuværende opholdskvalifikationer, men som ikke hindrer deres primære aktiviteter, skal på forhånd opnå en “tilladelse til aktiviteter uden for kvalifikationer”. Denne tilladelse gives på grundlag af artikel 19, stk. 2 i den japanske indvandringslov.

Der findes hovedsageligt to typer af denne tilladelse. Den ene er en “omfattende tilladelse”, som primært er rettet mod personer med opholdskvalifikationer som “studie” eller “familiestay”. Denne tilladelse tillader generelt arbejde op til 28 timer om ugen, undtagen i visse brancher som for eksempel underholdningsindustrien. Den anden type er en “individuel tilladelse”, som gives til fagfolk med arbejdskvalifikationer, der ønsker at udøve deres ekspertise gennem bierhverv som foredrag eller konsulentarbejde, hvor aktiviteterne og kontraktens parter specificeres individuelt.

Når virksomheder ansætter studerende som deltidsarbejdere, er det ikke tilstrækkeligt blot at kontrollere for tilladelse til aktiviteter uden for kvalifikationer på opholdskortet. Den tidsmæssige begrænsning på 28 timer om ugen skal beregnes under hensyntagen til arbejdstiden hos andre arbejdsgivere. Derfor skal virksomhederne etablere et system (baseret på personlig erklæring, troskabsed, ansøgning om bibeskæftigelse osv.), der sikrer, at den samlede arbejdstid ikke overstiger 28 timer om ugen, og om nødvendigt rette op på eventuelle overskridelser. Hvis en virksomhed forsømmer denne forvaltning og som resultat heraf har ansatte, der arbejder mere end den tilladte grænse, løber virksomheden en risiko for at blive betragtet som medvirkende til ulovligt arbejde.

Permanent opholdstilladelse i Japan

“Permanent opholdstilladelse” er en tilladelse, der giver mulighed for at ændre ens opholdsstatus til “permanent beboer” i henhold til artikel 22 i den japanske indvandringslov. En permanent beboers opholdsstatus er karakteriseret ved, at der ikke er nogen begrænsninger på opholdsaktiviteter, og opholdsperioden er ubegrænset, hvilket adskiller sig fra andre opholdsstatusser ved at opholdsstyringen er betydeligt lempet. Dette bidrager til en meget stabil livsgrundlag i Japan.

For at opnå permanent opholdstilladelse er det nødvendigt at opfylde tre strenge krav fastsat i artikel 22, stk. 2, i den japanske indvandringslov. For det første kravet om “god opførsel” (god opførselskrav), for det andet kravet om at have “tilstrækkelige midler eller færdigheder til at føre en selvstændig tilværelse” (selvstændig tilværelseskrav), og for det tredje kravet om, at “personens permanente ophold anses for at være i Japans interesse” (national interessekrav). National interessekravet indebærer generelt, at man har opholdt sig i Japan i over 10 år, og at man har opfyldt sine offentlige forpligtelser, såsom at betale skatter og sociale sikringsbidrag korrekt.

Ansøgningen om permanent opholdstilladelse gennemgås meget omhyggeligt, og den standardmæssige behandlingstid er fastsat til 4 måneder, men det er ikke ualmindeligt, at det faktisk tager 6 til 10 måneder eller endda længere. Ansøgerens overholdelse af lovgivningen gennem hele opholdsperioden i Japan undersøges nøje, og selv mindre overtrædelser eller uoverensstemmelser i fortiden kan føre til afslag på tilladelsen.

Midlertidig udrejse og genindtræden i Japan

Udlændinge, der opholder sig i Japan, skal følge passende procedurer før de midlertidigt forlader landet af forretningsmæssige eller private årsager, hvis de ønsker at genindtræde i Japan med samme opholdstilladelse. Hvis disse procedurer forsømmes, kan opholdstilladelsen blive ugyldig, og det vil være nødvendigt at starte forfra med at ansøge om en ny opholdstilladelsesattest for at vende tilbage til Japan.

Oversigt over genindtrædelses tilladelsessystemet

For at lette genindtræden efter udrejse findes der to systemer: “genindtrædelsestilladelse” og “betinget genindtrædelsestilladelse”. Valget mellem disse to systemer skal foretages omhyggeligt, afhængigt af varigheden og formålet med udrejsen.

“Genindtrædelsestilladelse” er et system baseret på artikel 26 i indvandringsloven, hvor man på forhånd skal ansøge og få tilladelse fra den regionale indvandringskontor før udrejse. Denne tilladelse anvendes, når en langvarig udrejse på over et år er planlagt. Tilladelsen kan være enten engangs eller flergangs inden for gyldighedsperioden, som kan være op til fem år, afhængigt af den nuværende opholdstilladelsesperiode.

Derimod er “betinget genindtrædelsestilladelse” et mere forenklet system baseret på artikel 26-2 i indvandringsloven. Dette system tillader midt- til langtidsopholdsindehavere, der har et gyldigt pas og opholdskort, at genindtræde i Japan inden for et år efter udrejse uden forudgående tilladelse, ved at udtrykke deres intention om at genindtræde ved hjælp af en udrejseoptegnelse (ED-kort) til en immigrationsinspektør i lufthavnen ved udrejse.

Valg af system ud fra et risikostyringsperspektiv

“Betinget genindtrædelsestilladelse” er meget anvendt for korte forretningsrejser eller ferier, da det er en enkel procedure og uden gebyrer. Men dette system har en betydelig risiko. Dens største svaghed er, at den gyldige periode på et år (eller indtil opholdstilladelsens udløbsdato, afhængigt af hvad der kommer først) ikke kan forlænges fra udlandet. Uanset årsagen, såsom uventet sygdom, politisk ustabilitet på stedet eller forlængelse af forretningsopgaver, hvis man ikke kan genindtræde i Japan inden for et år, vil opholdstilladelsen automatisk blive ugyldig. Hvis opholdstilladelsen bliver ugyldig, vil den kontinuerlige opholdsperiode, der er opbygget med henblik på ansøgning om permanent opholdstilladelse, også blive nulstillet.

Set fra et virksomhedskrisestyringsperspektiv, er det klogeste at instruere medarbejdere om at opnå en almindelig “genindtrædelsestilladelse” før udrejse, selv om det kræver tid og omkostninger, hvis der er en mulighed for, at deres udenlandske forretningsrejse kan blive forlænget, eller hvis de planlægger at være væk i nærheden af et år. Dette er en vigtig forsikringsforanstaltning for at opretholde medarbejdernes stabile opholdstilladelse og forhindre afbrydelse af forretningen på grund af uforudsete omstændigheder.

Nedenfor opsummeres de vigtigste forskelle mellem de to systemer.

Virksomheders ansvar og juridiske risici: Et ledelsesperspektiv under japansk lov

At håndtere opholdstilladelser for udenlandske medarbejdere korrekt er ikke kun et spørgsmål om virksomhedens sociale ansvar, men også en ledelsesmæssig udfordring for at undgå alvorlige juridiske risici. Problemer relateret til ulovligt arbejde kan især skade virksomhedens omdømme betydeligt og føre til strenge strafferetlige sanktioner.

Forbrydelsen at fremme ulovligt arbejde

Artikel 73-2 i den japanske indvandringslov definerer forbrydelsen at fremme ulovligt arbejde. Denne lov kriminaliserer handlinger, hvor en virksomhed ansætter udlændinge uden arbejdstilladelse eller lader dem arbejde ud over de aktiviteter, der er tilladt i henhold til deres opholdstilladelse. Desuden er det også strafbart at placere udlændinge under sin kontrol for at fremme ulovligt arbejde eller at formidle sådanne aktiviteter som en forretning. Strafferammen er op til tre års fængsel eller en bøde på op til 3 millioner yen, eller en kombination af begge, hvilket er meget alvorligt.

Det mest bemærkelsesværdige aspekt af denne lov er bestemmelserne i dens andet afsnit. Dette afsnit fastslår, at selv hvis en arbejdsgiver “ikke vidste” at den pågældende udlænding var en ulovlig arbejdstager, vil de stadig være underlagt straf, hvis der var “uagtsomhed” involveret. Dette pålægger reelt arbejdsgivere en streng pligt til at kontrollere deres udenlandske medarbejderes opholdstilladelse og arbejdstilladelse. En simpel forsømmelse, såsom at undlade at kontrollere et opholdskort, vil ikke være en acceptabel undskyldning for “ikke at have vidst” om situationen. Faktisk er virksomheder inden for forskellige brancher, såsom vikarbureauer, byggefirmaer, restauranter og japanske sprogskoler, blevet retsforfulgt for denne forbrydelse, hvilket viser, at myndighederne aktivt håndhæver loven.

Fra strafferetligt ansvar til civilretligt ansvar: Dom fra Hiroshima High Court den 26. marts 2021 (Reiwa 3)

Risiciene ved utilstrækkelig opholdsstyring strækker sig ikke kun til strafferetlige sanktioner og administrative foranstaltninger. I de senere år er der blevet truffet retslige afgørelser, der anerkender direkte civilretligt erstatningsansvar for virksomheder, og denne tendens bør ledere tage alvorligt.

Et markant eksempel er en dom fra Hiroshima High Court den 26. marts 2021 (Reiwa 3). I denne sag blev en udenlandsk praktikant, der var ansat som “brødfremstillings” praktikant, beordret af virksomheden til at udføre opgaver uden for praktikplanen, såsom at vaske op og servere i en restaurant. Som følge heraf blev praktikanten anholdt og tilbageholdt for mistanke om at have udført aktiviteter uden for sin kvalifikation.

I denne sag pålagde retten virksomheden og dens administrerende direktør at betale erstatning til praktikanten. Ræsonnementet bag denne afgørelse er yderst indsigtsfuldt for virksomhedens risikostyring.

Først og fremmest fastslog retten, at det at beordre arbejde uden for planen udgjorde en kontraktmæssig misligholdelse. Endnu vigtigere var det, at virksomheden havde en pligt til ikke at udstede arbejdsordrer, der ville få medarbejderne til at overtræde indvandringsloven, og at virksomheden havde overtrådt denne pligt. Virksomheden hævdede, at de havde konsulteret med en tilsynsorganisation, men retten afviste dette argument og fastslog, at det endelige ansvar for at overholde loven lå hos virksomheden selv. Desuden fandt retten, at det var uundgåeligt, at den udenlandske medarbejder stolede på virksomhedens instrukser, og derfor blev medarbejderens ansvar ikke stillet spørgsmålstegn ved.

Betydningen af denne dom er betydelig. Den viser, at et problem under offentlig ret, såsom overtrædelse af indvandringsloven, kan føre direkte til et privatretligt problem, hvor medarbejderen kan kræve erstatning fra virksomheden for tabt fortjeneste eller trøst. Med andre ord, hvis en virksomhed håndterer en medarbejders opholdstilladelse forkert og beordrer dem til at udføre arbejde, der går ud over de tilladte aktiviteter, risikerer de ikke kun straf fra myndighederne, men også at blive pålagt nye risici i form af civilretlige krav fra medarbejderen selv. Dette har øget betydningen af opholdsstyring fra et simpelt compliance-spørgsmål til et centralt ledelsesmæssigt problem, der berører arbejdsrelationer, virksomhedens erstatningsansvarsforsikring og omfattende corporate governance.

Konklusion

Det japanske opholdskontrolsystem er bygget op omkring en streng ramme baseret på individuelle tilladelser, og dets administration er kompleks. For virksomheder er det ikke længere blot en del af den administrative drift at forstå og overholde dette system korrekt. Det er en grundlæggende compliance-aktivitet for at beskytte den værdifulde ressource, som udenlandsk arbejdskraft udgør, og for at understøtte virksomhedens vækst. Risiciene ved ikke at foretage omhyggelig kontrol af opholdstilladelser, vedvarende styring af arbejdsområdet og korrekt udførelse af diverse procedurer kan være yderst alvorlige, lige fra strafferetlige sanktioner til civilt ansvar for erstatning.

For at navigere korrekt gennem dette komplekse og specialiserede retsområde er dybdegående ekspertise og omfattende praktisk erfaring afgørende. Monolith Advokatfirma har en lang historik med at levere juridiske tjenester på alle aspekter af japansk indvandringsret til et stort antal klienter både indenlands og internationalt. Vores firma har flere engelsktalende eksperter, herunder dem med udenlandske advokatlicenser, som kan imødekomme de forskelligartede behov i et internationalt forretningsmiljø. Vi tilbyder omfattende support for at sikre, at vores klientvirksomheder kan reducere juridiske risici og anvende globalt talent på en stabil og compliance-overholdende måde.