Vigtige punkter for erhvervsspecifikke arbejdsvisa: Ansatte udlændinge i restaurationsbranchen

Den japanske mad- og drikkevareindustri står over for en strukturel udfordring i form af en alvorlig mangel på arbejdskraft. For at bryde igennem denne situation har mange virksomheder fundet en løsning i at ansætte udenlandsk arbejdskraft. Men ansættelse af udlændinge er ikke kun et spørgsmål om rekruttering; det kræver absolut overholdelse af strenge juridiske regler, herunder den japanske “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (herefter “Immigrationsloven”). Hvis en virksomhed beskæftiger en udlænding uden den korrekte opholdstilladelse, kan den blive straffet for “fremme af ulovligt arbejde”, en alvorlig kriminel handling, og både repræsentanter og HR-personale risikerer personlig straf. Derfor er det afgørende for succesfuld ansættelse af udenlandsk arbejdskraft i mad- og drikkevareindustrien at integrere rekrutteringsstrategier med juridisk compliance fra et ledelsesperspektiv. For at en udlænding kan arbejde i Japan, er det obligatorisk at opnå en “opholdskvalifikation” svarende til den pågældende aktivitet. Der findes overordnet set to typer opholdskvalifikationer, der kan anvendes i mad- og drikkevareindustrien: “statusbaserede opholdskvalifikationer”, som ikke har begrænsninger på arbejdsaktiviteter, og “aktivitetstype kvalifikationer” (almindeligvis kendt som arbejdsvisa), som kun tillader arbejde inden for specifikke godkendte erhverv. Sidstnævnte inkluderer “Specialist in Humanities/International Services” for fagfolk, “Skilled Labor” for erfarne kokke og “Specified Skilled Worker” for ansættelse af frontlinjepersonale som det primære formål, hver med forskellige krav og begrænsninger. Denne artikel har til formål at give juridiske og praktiske retningslinjer til ejere og juridiske/HR-ansvarlige i virksomheder inden for mad- og drikkevareindustrien, så de kan træffe velinformerede beslutninger om ansættelse af udenlandsk arbejdskraft. Vi vil detaljeret forklare de specifikke krav for hver opholdskvalifikation, det tilladte arbejdsomfang og de juridiske forpligtelser, som virksomheden skal opfylde, baseret på relevante love og regler. 

Overblik over opholdstilladelser, der muliggør ansættelse af udlændinge i restaurationsbranchen i Japan

Når man overvejer ansættelse af udlændinge, er det vigtigt først at forstå den juridiske forskel mellem ‘visum’ og ‘opholdstilladelse’ præcist. Et ‘visum’, udstedt af japanske udenlandske missioner (ambassader og generalkonsulater), er et dokument, der anbefaler, at den pågældende udlændings pas er gyldigt og at der ikke er hindringer for indrejse til Japan. I modsætning hertil er en ‘opholdstilladelse’ en kvalifikation, der juridisk tillader aktiviteter inden for Japan, og som tildeles af Immigrationsbureauet. Det officielle identitetskort, der beviser denne opholdstilladelse, er ‘opholdskortet’, og virksomheder har en juridisk forpligtelse til altid at kontrollere indholdet af opholdskortet, som kandidaterne besidder, i forbindelse med rekrutteringsaktiviteter.

Når man ansætter udlændinge i restaurationsbranchen, kan de relevante opholdstilladelser groft inddeles i to kategorier baseret på deres juridiske natur.

Den første kategori er ‘opholdstilladelser baseret på status eller position’. Dette inkluderer ‘permanent beboer’, ‘ægtefælle til en japaner osv.’, ‘ægtefælle til en permanent beboer osv.’ og ‘fastboende’. Disse opholdstilladelser tildeles baseret på individets status eller forbindelse til Japan og har ingen begrænsninger for arbejdsaktiviteter inden for landet. Derfor kan udlændinge med disse kvalifikationer deltage i alle former for arbejde, herunder madlavning, kundeservice og rengøring, som betragtes som ‘enkelt arbejde’, der vil blive nævnt senere, på samme måde som japanere. Disse er de mest fleksible ansættelsesmuligheder for virksomheder, men der er også forbehold. Opholdstilladelser som ‘ægtefælle til en japaner osv.’ og ‘ægtefælle til en permanent beboer osv.’ forudsætter, som navnet antyder, at ægteskabet fortsat eksisterer. Hvis man mister denne status på grund af skilsmisse eller dødsfald, kan det blive umuligt at forny opholdstilladelsen og fortsætte arbejdet. Virksomheder skal regelmæssigt kontrollere gyldigheden af opholdskortet efter ansættelse for at håndtere compliance-risici.

Den anden kategori er ‘aktivitetstype kvalifikationer’, dvs. arbejdsvisum. Dette er en opholdstilladelse, der gives for at udføre specifikke professionelle aktiviteter, og aktiviteter uden for det tilladte arbejdsområde er strengt begrænset. Problemet i restaurationsbranchen er, at mange on-site opgaver, såsom kundeservice i salen, opvask og enkel anretning, klassificeres som ‘enkelt arbejde’, der ikke kræver specialisering ifølge fortolkningen af indvandringsloven. Arbejdsvisum for traditionelle specialerhverv, især ‘teknik, humanvidenskab og international service’, tillader i princippet ikke sådant enkelt arbejde som hovedbeskæftigelse. Denne juridiske begrænsning har længe været en stor barriere for restaurationsindustrien i at ansætte udlændinge som butiksdriftspersonale. ‘Specifikke færdigheder’ er en opholdstilladelse, der blev oprettet for at løse dette strukturelle problem, som vil blive diskuteret senere. At forstå denne baggrund er det første skridt til præcist at forstå formålet og begrænsningerne for hver opholdstilladelse og lovligt ansætte den rette personale til virksomhedens behov.

Opholdstilladelse for specialister og ledere: “Teknik, humanvidenskab og international forretning” i Japan

Opholdstilladelsen “Teknik, humanvidenskab og international forretning” er designet til udlændinge, der arbejder med specialiseret teknik og viden inden for naturvidenskab og humanvidenskab, eller med opgaver, der kræver tankegang og følsomhed baseret på udenlandsk kultur. I restaurationsbranchen er anvendelsesområdet begrænset, men den spiller en vigtig rolle under visse betingelser.

Tilladte og forbudte arbejdsopgaver

Kernen i denne opholdstilladelse er begrænsningen til ikke-manuelle specialiserede professionelle opgaver. Tilladte arbejdsopgaver omfatter funktioner på hovedkontoret såsom marketing, finans, personale, strategisk ledelse og ansvar for international forretningsudvikling. Desuden kan stillinger som supervisor (SV) eller områdechef også være berettiget, hvis deres arbejde udelukkende fokuserer på ledelsesopgaver som analyse af salgsdata, udvikling af medarbejderuddannelsesprogrammer og udarbejdelse af marketingstrategier.

Derimod betragtes operationelle opgaver såsom madlavning, kundeservice, rengøring og kassearbejde i butiksområdet som “enkelt arbejde”, der ikke kræver specialisering, og falder uden for aktivitetsområdet for denne opholdstilladelse. Selvom man har titler som “butikschef” eller “manager”, vil det ikke blive godkendt, hvis hovedparten af arbejdet faktisk er manuelt arbejde på stedet. Det er ikke umiddelbart en grund til afslag, hvis der ledsages af manuelt arbejde på stedet, der er uundgåeligt i udførelsen af jobbet, men immigrationsmyndighederne vil træffe en substantiel beslutning baseret på de specifikke arbejdsopgaver, der er angivet i ansættelseskontrakten og jobbeskrivelsen, snarere end på jobtitlen.

Denne strenge opdeling er tæt forbundet med virksomhedens forretningsstørrelse og organisationsstruktur. I små, privatdrevne restauranter anses ledelses- og feltarbejde ofte for at være uadskillelige, og det kan være vanskeligt at forklare behovet for “personale dedikeret til ledelsesopgaver” på en rationel måde. I modsætning hertil er det lettere at anerkende behovet for at placere specialiserede ledere på hovedkontoret eller i tilsynsafdelingerne i kædevirksomheder, der driver mange butikker. Med andre ord kan muligheden for at opnå et “Teknik, humanvidenskab og international forretning” visum også tjene som en indikator for, om virksomheden har nået en forretningsstørrelse og organisatorisk modenhed, der kræver ikke-manuelle specialister.

Krav til ansøgere og virksomheder

For at opnå denne opholdstilladelse skal både den udenlandske person og den ansættende virksomhed opfylde strenge krav.

Den udenlandske person skal opfylde kravene til uddannelse eller erhvervserfaring. Som en generel regel er det nødvendigt at have en universitetsgrad i et felt relateret til de opgaver, man ønsker at udføre, eller at have afsluttet en japansk fagskole. Hvis uddannelseskravene ikke er opfyldt, kan det erstattes med mere end 10 års erhvervserfaring inden for “teknik” eller “humanvidenskab” eller mere end 3 års erhvervserfaring inden for “international forretning” (oversættelse, tolkning, udenrigshandel osv.). Det er vigtigt, at der er en klar sammenhæng mellem uddannelse eller erhvervserfaring og de opgaver, der skal udføres i Japan.

Kravene til virksomheden omfatter stabilitet og kontinuitet i forretningen samt tilbud om passende ansættelsesvilkår. Ved ansøgningstidspunktet skal det bevises gennem finansielle dokumenter, at virksomheden er sundt drevet. Desuden skal den løn, der betales til den udenlandske medarbejder, være på niveau med eller højere end lønnen for japanske medarbejdere, der udfører sammenlignelige opgaver. Dette er fastsat for at forhindre ansættelse af udlændinge som billig arbejdskraft og for at sikre passende behandling af specialiseret personale.

Kvalifikationer for ophold for erfarne kokke: ‘Skills’

Opholdskvalifikationen ‘Skills’ er en kategori for udlændinge, der arbejder i Japan inden for “specielle industriområder, der kræver dygtighed”. I fødevarebranchen fungerer den i praksis som en dedikeret opholdskvalifikation for at ansætte specialiserede kokke (cooks) i udenlandsk madlavning.

Over 10 års praktisk erfaring og bevis herfor

Det mest strenge og centrale krav til ‘Skills’-visaet er i princippet over 10 års praktisk erfaring. Denne erfaring skal være som kok inden for en bestemt type udenlandsk madlavning (for eksempel kinesisk, fransk, indisk osv.). Det er ikke tilladt at kombinere erfaring fra forskellige madlavningsgenrer. For eksempel, selv hvis du har 5 års erfaring i en kinesisk restaurant og 5 års erfaring i en fransk restaurant, opfylder du ikke kravene ved at kombinere dem til 10 år. Dog er der en særlig undtagelse for thailandske kokke, hvor kravet om praktisk erfaring er lempet til over 5 år baseret på en bilateral aftale mellem Japan og Thailand.

At bevise denne praktiske erfaring er en af de største udfordringer i ansøgningsprocessen. Ansøgere skal indhente officielle ‘ansættelsesbeviser’, der angiver ansættelsesperioden, stilling og arbejdsopgaver fra alle restauranter, de tidligere har arbejdet for. Indvandringsmyndighederne undersøger nøje troværdigheden af disse certifikater og kan nogle gange foretage internationale opkald til de angivne restauranter for at bekræfte ansættelsesfakta. Hvis tidligere arbejdspladser er lukket ned, eller hvis ansøgeren ikke forlod jobbet på gode vilkår og nægtes udstedelse af et certifikat, kan det blive yderst vanskeligt at samle objektive bevisdokumenter. Denne strenge praksis er et tiltag for at forhindre, at denne kvalifikation misbruges som en nem vej til at indføre arbejdskraft, og virksomhederne skal omhyggeligt vurdere, om det er muligt at bevise en kandidats karrierehistorik på forhånd.

Krav til restauranter og arbejdsopgaver

Der er også krav, som den ansættende restaurant skal opfylde. For det første skal restauranten faktisk tilbyde den udenlandske mad, som den ansatte kok er specialist i. For eksempel, hvis man ansætter en kok i kinesisk madlavning, skal størstedelen af menuen bestå af autentisk kinesisk mad. Restauranter, der fokuserer på retter som ramen eller curry rice, som har udviklet sig unikt i Japan, kan ikke blive godkendt.

For det andet skal kokkens arbejdsområde være strengt begrænset til selve madlavningsaktiviteten. Det er ikke tilladt at beskæftige dem med tilknyttede opgaver som kundeservice i salen, rengøring, opvask eller kassearbejde. Derfor skal virksomheden bevise, at de har sikret sig andet personale til salen og opvasken.

For det tredje bliver restaurantens størrelse også vurderet. Der kræves en menu med et bredt udvalg og et tilstrækkeligt antal siddepladser (generelt anses 25 pladser eller mere som en retningslinje), og der skal være en forretningsstørrelse, der objektivt kræver ansættelse af en dygtig specialistkok. Dette er for at bekræfte forretningsstabiliteten og sikre, at kokken kan koncentrere sig om sit specialiserede arbejde og at virksomheden har en økonomisk grundlag, der kan betale en løn på niveau med eller højere end den, som japanske borgere modtager, på en vedvarende måde.

Opholdstilladelse for on-site personale: “Specifikke færdigheder” under japansk lov

Opholdstilladelsen “Specifikke færdigheder” er et forholdsvis nyt system, der blev etableret i april 2019 (Reiwa 1), med det formål at acceptere udenlandske arbejdstagere med bestemte faglige færdigheder i specifikke industrier, hvor det er vanskeligt at sikre indenlandsk arbejdskraft. Restaurationsbranchen (officielt benævnt “udelivsindustrien”) er en af de sektorer, der er målrettet af dette system på grund af en alvorlig mangel på arbejdskraft, og “Specifikke færdigheder” er blevet den mest centrale og praktiske mulighed for at sikre driftspersonale til at arbejde på stedet.

Arbejdsomfang og stadier af opholdstilladelse

Det mest markante træk ved “Specifikke færdigheder” er det brede arbejdsomfang, det dækker. I udelivsindustrien er alle opgaver relateret til “madlavning, kundeservice og butiksadministration” tilladt, hvilket inkluderer hjælp i køkkenet, servering, kassebetjening, rengøring, lagerstyring og bestillingsopgaver. Dette har gjort det muligt for udenlandske arbejdstagere at påtage sig kerneopgaver på stedet, hvilket ikke var muligt med de traditionelle arbejdsvisa.

Opholdstilladelsen er opdelt i to niveauer baseret på færdighedsniveau.

“Specifikke færdigheder 1” er det grundlæggende indgangsniveau for tilladelsen. For at opnå det skal man bestå en færdighedstest for udelivsindustrien (“Specifikke færdigheder 1 i udelivsindustrien”) og en test for at måle de japanske sprogfærdigheder, der er nødvendige for arbejdet (enten “Japan Foundation Basic Japanese Test” eller “Japanese-Language Proficiency Test N4 eller højere”). Opholdstilladelsen er begrænset til i alt højst fem år, og det er i princippet ikke tilladt at medbringe familie til Japan (familiesammenføring).

“Specifikke færdigheder 2” er en højere kvalifikation, som dem, der har afsluttet niveau 1, kan overgå til ved at bevise et højere niveau af færdigheder. I udelivsindustrien kræves mere end to års praktisk erfaring (herunder erfaring med at vejlede og overvåge flere ansatte) samt beståelse af en mere avanceret færdighedstest for udelivsindustrien (“Specifikke færdigheder 2 i udelivsindustrien”) og “Japanese-Language Proficiency Test N3 eller højere”. Når man opnår niveau 2, er der ingen øvre grænse for fornyelse af opholdstilladelsen, hvilket i praksis muliggør langvarig beskæftigelse. Desuden tillades familiesammenføring, herunder ægtefæller og børn, hvilket gør det muligt at tegne en karrierevej med udsigt til permanent bosættelse i Japan.

Juridiske forpligtelser pålagt virksomheder

Virksomheder, der accepterer “Specifikke færdigheder” udlændinge (specifikke færdighedstilknyttede organisationer), er pålagt flere strenge forpligtelser defineret ved lov, som ikke findes for andre opholdstilladelser. Formålet med disse er at sikre en korrekt anvendelse af systemet og beskyttelse af udenlandske arbejdstagere, og virksomhederne skal etablere systemer for at overholde disse forpligtelser.

1. Direkte ansættelse: “Specifikke færdigheder” udlændinge skal ansættes direkte af virksomheden, og det er ikke tilladt at acceptere dem som udsendte medarbejdere.
2. Udvikling og implementering af en støtteplan: Virksomheder er forpligtet til at yde støtte til udlændinge på niveau 1 i deres professionelle, daglige og sociale liv. Indholdet af denne støtte er defineret ved lov i ti punkter, herunder at give information før indrejse, transport til og fra lufthavnen, hjælp til at sikre bolig, orientering om livet, muligheder for at lære japansk, og håndtering af henvendelser og klager. Disse støtteopgaver kan udføres internt af virksomheden, men mange virksomheder uddelegerer dem til “registrerede støtteorganisationer”, som er godkendt af chefen for Immigration Services Agency. Der er separate omkostninger forbundet med uddelegering.
3. Medlemskab af en rådgivende komité: Alle virksomheder, der accepterer “Specifikke færdigheder” udlændinge i udelivsindustrien, er forpligtet til at blive medlem af “Rådgivende komité for specifikke færdigheder i fødevareindustrien”, som er etableret af Ministeriet for Landbrug, Skovbrug og Fiskeri. Denne medlemskabsprocedure skal udføres før ansøgning om den første “Specifikke færdigheder” udlændings opholdstilladelse.
4. Begrænsninger for arbejdssted: Det er forbudt at beskæftige “Specifikke færdigheder” udlændinge i virksomheder, der driver forretninger defineret af “Lov om regulering af underholdnings- og serviceindustrien” i Japan (eksempelvis natklubber, værtshuse osv.).

Disse forpligtelser bør opfattes ikke blot som administrative procedurer, men som en form for social kontrakt mellem regeringen og virksomhederne. Virksomhederne har et ansvar for at støtte udenlandske arbejdstageres tilpasning til det japanske samfund som en modvægt for at opnå arbejdskraft. En fuld forståelse af dette punkt og integrationen af støttestrukturer og relaterede omkostninger i forretningsplanlægningen er nøglen til en smidig anvendelse af systemet.

Sammenligning af opholdstilladelser: Hvilket visum bør du vælge?

De forskellige opholdstilladelser, som vi hidtil har forklaret, har hver især deres egne formål og krav. For at vælge den mest optimale opholdstilladelse, der passer til din virksomheds rekrutteringsbehov, er det afgørende at sammenligne disse karakteristika på tværs og træffe en strategisk beslutning. For eksempel vil den opholdstilladelse, du bør vælge for en højt kvalificeret medarbejder, der skal håndtere marketingstrategier på hovedkontoret, være fundamentalt forskellig fra den, du bør vælge for at sikre kokke- og servicepersonale til en ny restaurant. Nedenstående tabel sammenligner og opsummerer egenskaberne ved de primære arbejdsrelaterede opholdstilladelser, der anvendes i restaurationsbranchen. Brug denne tabel til at vurdere fordele og ulemper ved hver tilladelse samt de forpligtelser, der påhviler virksomheden.

Som det fremgår af denne sammenligning, bliver ‘Teknik, humanvidenskab og international forretning’ et valgmulighed, når du ønsker at ansætte personale med specialiserede eller ledelsesmæssige jobfunktioner, og som har en uddannelsesmæssig baggrund eller arbejdserfaring inden for det relevante område. På den anden side, hvis du ønsker at sikre en kok med avancerede færdigheder i et specifikt udenlandsk køkken, er ‘Færdigheder’ det eneste valg. Og hvis du ønsker at ansætte personale bredt til at håndtere essentielle opgaver som madlavning, kundeservice og butiksledelse i en restaurant, bliver ‘Specifikke færdigheder’ den mest realistiske og effektive løsning. Dog, når du benytter ‘Specifikke færdigheder’, er det vigtigt at forstå de unikke juridiske forpligtelser, der pålægges virksomheden, såsom gennemførelse af en støtteplan og medlemskab af konsultative råd, og at forberede den nødvendige infrastruktur og omkostninger til dette formål.

Konkrete procedurer for ansættelse af udenlandske medarbejdere

Efter at have besluttet at ansætte udenlandsk talent, er det nødvendigt at gennemgå de officielle procedurer fastsat i den japanske indrejsekontrollov (Immigration Control and Refugee Recognition Act), for at personen lovligt kan påbegynde arbejde i Japan. Processen for disse procedurer varierer betydeligt afhængigt af, om den pågældende udenlandske medarbejder bor i udlandet eller allerede opholder sig i Japan med en anden type opholdstilladelse.

Når du ansætter udlændinge bosiddende i udlandet: Ansøgning om udstedelse af “Certificate of Eligibility” i Japan

Når du ønsker at ansætte en udlænding, der bor i udlandet, og bringe vedkommende til Japan, skal du indgive en ansøgning om udstedelse af en “Certificate of Eligibility (COE)”. Denne procedure er fastlagt i artikel 7-2 i den japanske indrejse- og opholdslovgivning. COE er en forhåndsgodkendelse fra justitsministeren, der bekræfter, at den pågældende udlændings aktiviteter i Japan opfylder kravene til opholdstilladelse. Med dette certifikat kan visumudstedelse ved udenlandske repræsentationer og landingseftersyn ved ankomst til Japan forløbe hurtigt.

Den generelle procedure er som følger:

1. Virksomheden indgår en ansættelseskontrakt med den udenlandske person.
2. Den japanske virksomhed fungerer som repræsentant og indgiver en ansøgning om “Certificate of Eligibility” til den regionale indvandringskontor, der har jurisdiktion over virksomhedens beliggenhed.
3. Efter godkendelse af ansøgningen udstedes COE. Den standardmæssige behandlingstid er fra en til tre måneder.
4. Virksomheden sender det originale COE (eller en elektronisk COE) til den udenlandske person, der befinder sig i udlandet.
5. Den udenlandske person ansøger om et visum ved den japanske ambassade eller det generalkonsulat i sit hjemland med COE vedlagt.
6. Efter udstedelse af visummet rejser personen ind i Japan. COE skal være gyldig inden for tre måneder efter udstedelsen, og personen skal lande i Japan inden for denne periode.

De dokumenter, der kræves for ansøgningen, varierer afhængigt af den opholdstilladelse, der søges (såsom “Teknik, humanvidenskab, international service”, “Færdigheder”, “Specifikke færdigheder”), men generelt omfatter de følgende:

• Ansøgningsskema for udstedelse af Certificate of Eligibility
• Fotografi af ansøgeren
• Svarkuvert
• Registreringsattest for virksomheden og de seneste regnskabsdokumenter
• Dokumentation for ansøgerens uddannelses- og arbejdshistorik (diplomer, ansættelsesbeviser osv.)
• Kopi af ansættelseskontrakten

Det er yderst vigtigt at bekræfte de nyeste ansøgningsformularer og detaljer om de nødvendige dokumenter på Immigration Services Agency of Japans officielle hjemmeside.

Reference: Immigration Services Agency of Japan: “Ansøgning om udstedelse af Certificate of Eligibility”

Når du ansætter udlændinge bosiddende i Japan: Ansøgning om “Tilladelse til Ændring af Opholdsstatus”

Når du ansætter en udlænding, der allerede opholder sig i Japan med en vis opholdsstatus, såsom ‘studieophold’ eller en anden type arbejdsvisum, og det arbejde, de skal udføre, ikke er tilladt under deres nuværende opholdsstatus, er det nødvendigt at ansøge om “Tilladelse til Ændring af Opholdsstatus”. Denne procedure er baseret på artikel 20 i den japanske indvandringskontrol- og flygtningeanerkendelseslov. Et eksempel kunne være ansættelse af en udenlandsk studerende, der er færdig med sin uddannelse på et japansk universitet, som kandidat til butiksleder med kvalifikationer inden for “Teknik, Humanvidenskab og International Service”. 

Den generelle procedure er som følger:

1. Virksomheden indgår en ansættelseskontrakt med den udenlandske person.
2. Den udenlandske person ansøger selv som ansøger og indgiver en “Ansøgning om Tilladelse til Ændring af Opholdsstatus” til den regionale indvandringskontor, der har jurisdiktion over deres bopæl. Principielt er det ikke tilladt at have en repræsentant til at ansøge på ens vegne, men en advokat, administrativ juridisk specialist eller en medarbejder fra en modtagende organisation, der har modtaget den nødvendige godkendelse eller anmeldelse, kan handle som en “ansøgningsagent”.
3. Efter gennemgang, hvis tilladelsen bevilges, udstedes et opholdskort med den nye opholdsstatus. Den standardmæssige gennemgangsperiode er fra to uger til en måned.

Det vigtigste punkt i denne ansøgning er at sikre, at den indsendes før den nuværende opholdsstatus’ udløbsdato. Selv hvis opholdsperioden udløber under gennemgangen, hvis ansøgningen er under behandling, gælder en særlig periode, hvor man lovligt kan fortsætte sit ophold i op til to måneder efter udløbsdatoen.

De nødvendige dokumenter varierer afhængigt af den nuværende og fremtidige opholdsstatus, men ansøgningen, virksomhedens juridiske dokumenter, bevis for personens uddannelse og arbejdshistorik, ansættelseskontrakten osv. er grundlæggende krav.

Reference: Immigrationskontoret i Japan: “Ansøgning om Tilladelse til Ændring af Opholdsstatus”

Juridiske nøglepunkter, som virksomheder i Japan bør være særligt opmærksomme på

For at sikre en succesfuld ansættelse af udenlandske medarbejdere er det afgørende ikke kun at håndtere procedurerne for at opnå opholdstilladelse, men også at overholde de relevante juridiske regler og etablere et system til at håndtere potentielle risici.

Først og fremmest skal risikoen for “medvirken til ulovligt arbejde” understreges igen. Dette gælder, når en udenlandsk medarbejder beskæftiges ud over de aktiviteter, der er tilladt af deres opholdstilladelse, eller når en udenlandsk medarbejder ansættes efter at have opholdt sig ulovligt i landet ud over deres opholdstilladelse. Undskyldninger som uvidenhed accepteres ikke, og både virksomheden og de ansvarlige personer kan blive genstand for strafferetlige sanktioner. Derfor er det afgørende at bekræfte opholdskortet ved ansættelse og nøje overvåge opholdsperioden efter ansættelsen.

For det andet er der en juridisk forpligtelse til at tilmelde sig social- og arbejdsforsikring. Selv for udenlandske medarbejdere, hvis arbejdstid og antal arbejdsdage opfylder kriterierne for medlemskab, er der en juridisk forpligtelse til at tilmelde dem til sundhedsforsikring, velfærds-pensionsforsikring, arbejdsløshedsforsikring og arbejdsulykkesforsikring, ligesom det er tilfældet for japanske medarbejdere. Hvis disse procedurer forsømmes, kan virksomheden blive genstand for bøder og straffe som følge af overtrædelse af lovgivningen.

For det tredje er der den strategiske brug af “årsag til ansættelse”-dokumentet. Selvom det ikke er et juridisk krævet dokument ved ansøgning om opholdstilladelse, spiller det en yderst vigtig rolle i immigrationsmyndighedernes vurdering. Dette dokument forklarer konkret og logisk, hvorfor det er nødvendigt at ansætte den specifikke udenlandske medarbejder frem for en japansk medarbejder, og hvordan personens specifikke færdigheder og ekspertise er afgørende for virksomhedens funktioner. Især for opholdstilladelser, hvor der stilles strenge krav til sammenhængen mellem arbejdsindhold og personens ekspertise, som “Teknik, Humanvidenskab & International Service”, kan et overbevisende “årsag til ansættelse”-dokument være afgørende for udfaldet af vurderingen. Når du udarbejder dette dokument, er det vigtigt at være yderst opmærksom på at undgå enhver form for modsigelser mellem det og andre indsendte dokumenter, såsom CV’er og ansættelseskontrakter.

Konklusion

I den japanske restaurationsbranche er udenlandsk arbejdskraft nu en uundværlig del af forretningsvækst og overlevelse. Men ansættelsen af disse arbejdskræfter er baseret på de komplekse og strenge regler fastsat af “Japanese Immigration Control and Refugee Recognition Act” (Udlændingekontrol- og Flygtningeanerkendelsesloven). Som det er detaljeret beskrevet i denne artikel, varierer de vigtigste arbejdsvisa som “Engineer/Specialist in Humanities/International Services,” “Skilled Labor,” og “Specified Skilled Worker” betydeligt med hensyn til den type talent de er rettet mod, det tilladte arbejdsomfang, og de forpligtelser, der pålægges virksomhederne. Virksomhedsledere skal have en strategisk forståelse af disse juridiske forskelle og præcist vælge den opholdskvalifikation, der passer til deres forretningsstrategi og rekrutteringsbehov. For at undgå risici som forsinkelser i processen, afslag, og endda ulovligt arbejde, som er alvorlige overtrædelser af compliance, er det afgørende med opdateret viden baseret på de nyeste love og omhyggelig praktisk håndtering.

Monolith Law Office er en advokatvirksomhed med dyb indsigt i IT, internet og forretningsområder. Vi har i mange år leveret juridisk support relateret til ansættelse af udenlandsk arbejdskraft til et stort antal klienter i Japan. Vores firma beskæftiger flere advokater og medarbejdere, der taler engelsk og har juridiske kvalifikationer fra andre lande, og vi har en omfattende track record i at håndtere komplekse juridiske udfordringer i et internationalt forretningsmiljø. Fra ansøgning om opholdskvalifikation til udarbejdelse af ansættelseskontrakter og opbygning af compliance-systemer, er vi i stand til kraftigt at understøtte din virksomheds strategi for ansættelse af udenlandske arbejdere fra et juridisk perspektiv. Hvis du har spørgsmål vedrørende dette emne, er du velkommen til at kontakte os.