Arbejdsvisum for ansættelse af udlændinge i Japan: Procedure og krav for de 5 primære opholdskvalifikationer

I de senere år er udenlandske arbejdstageres tilstedeværelse på det japanske arbejdsmarked blevet stadig mere fremtrædende. Ifølge det japanske Ministerium for Sundhed, Arbejde og Velfærd fortsætter antallet af udlændinge, der arbejder i Japan, med at sætte rekorder, og statistikker fra det japanske Justitsministerium viser også en stigende tendens i det samlede antal udlændinge, der opholder sig i Japan. Denne tendens afspejler den nuværende situation, hvor mange japanske virksomheder søger at sikre sig talentfulde medarbejdere på tværs af landegrænser. Udfordringen for virksomhederne er dog ikke kun at finde talentfulde medarbejdere. Det drejer sig snarere om præcist at forstå og overholde Japans komplekse lovgivning om ind- og udrejsekontrol. Misforståelser og fejl i ansøgningsprocessen for opholdstilladelse (almindeligvis kaldet “visum”) kan føre til betydelige forsinkelser i rekrutteringsprocessen, juridiske risici og tab af muligheder i den globale konkurrence om at tiltrække talent. Denne artikel er skabt som en omfattende og praktisk guide for at hjælpe virksomhedsledere, juridiske afdelinger og HR-personale med at forstå det fulde billede af de juridiske procedurer, der er afgørende, når man ansætter udlændinge i Japan. Artiklen fokuserer på de fem primære opholdskategorier relateret til arbejde, nemlig “Teknologi, Humaniora/Kunst og International Service”, “Færdigheder”, “Firmaoverførsler”, “Ledelse/Administration” og “Specifikke Aktiviteter”. For hver opholdskategori vil vi forklare de juridiske krav baseret på den specifikke japanske “Immigration Control and Refugee Recognition Act” og relaterede forordninger fra Justitsministeriet, betingelserne, der kræves af både ansøgeren og den modtagende virksomhed, samt detaljerede trin i ansøgningsprocessen.

Grundlæggende procedurer: Forståelse af certifikatet for anerkendelse af opholdsstatus i Japan

Når man ønsker at ansætte udlændinge bosiddende i udlandet i Japan, er det standardprocedure at indgive en ansøgning om udstedelse af et certifikat for anerkendelse af opholdsstatus (Certificate of Eligibility, herefter “COE”). COE er et dokument udstedt af den japanske justitsminister, som beviser, at den pågældende udlænding opfylder betingelserne for landing i Japan, som fastsat i artikel 7-2 i “Immigration Control and Refugee Recognition Act”. Ved at opnå dette COE bliver visumudstedelsesprocessen ved de japanske ambassader og konsulater i udlandet samt landingseftersynet ved japanske lufthavne og lignende steder mere effektiv.

Den overordnede proces forløber som følger: Først forbereder og indsender den modtagende virksomhed i Japan en ansøgning om COE på vegne af den udlænding, der skal ansættes. Ansøgningen indgives til den regionale indvandringskontor, der har jurisdiktion over virksomhedens beliggenhed eller det sted, hvor den udlændige ansøger planlægger at bo. Derefter gennemgår indvandringskontoret ansøgningen for at bekræfte, at ansøgerens uddannelses- og arbejdshistorik samt den modtagende virksomheds stabilitet og kontinuitet opfylder kriterierne for den ønskede opholdsstatus. Efter godkendelse af ansøgningen udstedes COE og sendes til den modtagende virksomhed i Japan. I de senere år er det også blevet muligt at modtage COE via e-mail. Virksomheden sender derefter den originale COE eller elektroniske data til personen i udlandet. Når personen har modtaget COE, indsender han eller hun det sammen med pas og andre nødvendige dokumenter til den japanske ambassade eller konsulat i sit hjemland for at ansøge om visum. COE er gyldigt i princippet i tre måneder, og det er nødvendigt at ansøge om visum inden for denne periode. Indrejse skal ske inden for visumets gyldighedsperiode. Denne tre måneders gyldighedsperiode er yderst vigtig. Ved landingseftersynet på japanske lufthavne og lignende steder præsenteres pas og visum, og COE indleveres, hvorefter et opholdskort udstedes, og man kan officielt påbegynde arbejdsaktiviteter i Japan.

Den standardmæssige behandlingstid for COE er cirka en til tre måneder fra ansøgning til udstedelse, men dette kan variere afhængigt af opholdsstatusens type, virksomhedens størrelse og arbejdsmængden hos de regionale indvandringskontorer. COE-systemet kan fortolkes som en bevidst systemdesign fra den japanske regering for at håndtere risici. Ved at centralisere den kerne del af evalueringen til indvandringskontoret, som har ekspertise i at vurdere japansk lovgivning og virksomheders faktiske tilstand, reduceres byrden af evalueringer ved udenlandske missioner over hele verden og sikrer ensartethed i beslutningerne. Udenlandske missioners rolle begrænses primært til at bekræfte ansøgerens identitet og COE’s ægthed, og den egentlige tilladelsesbeslutning er allerede truffet. Dette system betyder, at ansøgningen om COE er den største udfordring for virksomheder, og når denne fase er bestået, kan den efterfølgende visumudstedelse fortsætte med høj sikkerhed.

Detaljeret analyse af de fem primære arbejdsvisa under japansk lovgivning

Teknologi, Humanvidenskab & International Forretning

Dette opholdstilladelse er en af de mest almindelige og alsidige arbejdsvisaer for specialister. Ifølge Japans “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (Udlændingeloven), Anhang 1, Punkt 2, er denne kvalifikation rettet mod aktiviteter, der involverer arbejde, som kræver færdigheder eller viden inden for naturvidenskabelige områder såsom videnskab og ingeniørvidenskab (“teknologi”), eller inden for humanvidenskabelige områder såsom jura, økonomi og sociologi (“humanvidenskab”), eller arbejde, der kræver tankegang eller følsomhed baseret på udenlandsk kultur (“international forretning”).

For at opnå denne opholdstilladelse er der specifikke kriterier for landingstilladelse, som er detaljeret i Japans “Immigration Control and Refugee Recognition Act, Article 7, Paragraph 1, Item 2”. For aktiviteter inden for “teknologi” eller “humanvidenskab”, skal ansøgeren generelt have en universitetsgrad i et relevant felt eller have modtaget en tilsvarende eller højere uddannelse, eller have mere end 10 års praktisk erfaring. Dog er der en særlig undtagelse for IT-fagfolk, som kan få lempet disse krav, hvis de består bestemte eksamener udpeget af justitsministeren. Inden for “international forretning” (for eksempel oversættelse, tolkning, marketing, international handel osv.) kræves der generelt mere end 3 års praktisk erfaring. Men hvis arbejdet involverer oversættelse, tolkning eller sprogundervisning, er universitetsuddannede fritaget for dette krav om 3 års erfaring. En vigtig fælles betingelse for alle disse områder er, at ansøgerens løn skal være på niveau med eller højere end det, en japaner ville modtage for det samme arbejde.

De dokumenter, der skal indsendes i ansøgningsprocessen, varierer afhængigt af de fire “kategorier”, som er fastsat baseret på størrelsen og pålideligheden af ​​modtagende virksomheder. Dette kategorisystem er indført af Immigration Services Agency of Japan for at effektivisere gennemgangsprocessen. Kategori 1 omfatter virksomheder noteret på den japanske børs, kategori 2 omfatter enheder eller personer med en kilde til indkomstskat på mere end 10 millioner yen fra det foregående år, kategori 3 omfatter enheder eller personer, der har indsendt en samlet erklæring for det foregående år (undtagen dem i kategori 2), og kategori 4 omfatter nyetablerede virksomheder og lignende.

De nødvendige dokumenter inkluderer et “Ansøgningsskema for udstedelse af opholdstilladelsesbevis” (med foto) og en returkuvert, som er fælles for alle kategorier, samt dokumenter, der beviser virksomhedens kategori (for eksempel en kopi af kvartalsrapporten for kategori 1), ansøgerens uddannelses- og arbejdshistorikdokumenter såsom eksamensbeviser og ansættelsesbeviser, og for modtagende virksomheder, en registreringsattest og de seneste regnskaber (især for kategori 3 og 4). Desuden er en kopi af en ansættelseskontrakt eller en meddelelse om arbejdsvilkår, der klart angiver jobbeskrivelse, løn og ansættelsesperiode, i overensstemmelse med Japans “Labor Standards Act” (Arbejdsstandardloven) Artikel 15, også afgørende. Ansøgningsskemaer kan hentes fra Immigration Services Agency of Japans hjemmeside, og ansøgninger skal indsendes til den regionale immigrationskontor, der har jurisdiktion over virksomhedens placering.

Færdigheder

Visumkategorien “Færdigheder” i Japan er målrettet mod eksperter med specialiserede færdigheder inden for bestemte industriområder snarere end akademiske kvalifikationer. Eksempler på specifikke jobtyper omfatter kokke specialiseret i udenlandsk madlavning, sportsinstruktører, flypiloter og håndværkere, der arbejder med ædle metaller. Denne visumkategori adskiller sig fra “Specifikke Færdigheder”, som er designet til at imødekomme arbejdskraftmangel i visse industrier, ved at kræve et højt niveau af specialisering.

I centrum for kriterierne for landingstilladelse står ikke uddannelse, men mange års praktisk erfaring. I henhold til den japanske Justitsministeriets forordning er der fastsat specifikke krav til antal års praktisk erfaring for hver jobtype. For eksempel skal en kok specialiseret i udenlandsk madlavning have mere end 10 års praktisk erfaring, inklusive uddannelsestid på relevante uddannelsesinstitutioner. En sportsinstruktør skal have mindst 3 års praktisk erfaring eller erfaring fra deltagelse i internationale konkurrencer som OL eller verdensmesterskaber. Sommelierer og flypiloter kræves også at have mindst 5 års praktisk erfaring eller specifikke flyvetimer og kvalifikationer. Ligesom med andre arbejdsvisumkategorier er det en forudsætning, at lønnen skal være på niveau med eller højere end det, en japansk person ville modtage for tilsvarende arbejde.

Ansøgningsprocessen følger den standardprocedure, der er fastlagt for udstedelse af Certificate of Eligibility (COE). De indsendte dokumenter skal objektivt bevise ansøgerens omfattende praktiske erfaring. Vigtige beviser inkluderer ansættelsesbeviser udstedt af tidligere arbejdsgivere, som detaljeret beskriver stilling, specifikke arbejdsopgaver og ansættelsesperiode. Ansøgningsformularen “Ansøgning om udstedelse af Certificate of Eligibility (Færdigheder)” er tilgængelig på Immigration Services Agency of Japans hjemmeside, og ansøgningen indsendes til den relevante regionale immigrationskontor.

Virksomhedsinterne overførsler i Japan

Dette opholdstilladelse er specifikt designet til medarbejdere, der arbejder i udenlandske afdelinger og skal overføres til den japanske hovedkontor, filialer eller datterselskaber for at arbejde i en bestemt periode. Aktiviteterne, der udføres i Japan, skal være inden for de arbejdsområder, der er tilladt under opholdstilladelsen for ‘Teknologi, Humanvidenskab og International Virksomhed’.

Der er klare krav til både ansøgeren og virksomheden i henhold til landings tilladelseskriterierne. For ansøgeren er det nødvendigt at have været kontinuerligt beskæftiget i mere end et år i en stilling, der falder ind under ‘Teknologi, Humanvidenskab og International Virksomhed’ lige før overførslen fra den udenlandske afdeling. For virksomheden kræves det, at der er en klar kapitalforbindelse mellem afdelingen, hvor medarbejderen kommer fra, og den afdeling, de overføres til, såsom et moderselskab eller en filial. Hvad angår løn, er det nødvendigt, at beløbet er på niveau med eller højere end det, som en japansk medarbejder ville modtage for tilsvarende arbejde.

Denne ‘Virksomhedsinterne overførsel’ opholdstilladelse er et vigtigt værktøj for globale virksomheder til strategisk placering af deres medarbejdere. Især er det værd at bemærke, at de almindelige akademiske krav om en universitetsgrad, som normalt er nødvendige for ‘Teknologi, Humanvidenskab og International Virksomhed’, ikke er specifikt nævnt for denne tilladelse. I stedet lægges der vægt på mere end et års arbejdserfaring fra den afdeling, medarbejderen overføres fra. Dette gør det muligt for virksomheder at overføre dygtige medarbejdere, der måske ikke har en akademisk baggrund, men som har opbygget mange års erfaring og høj ekspertise internt, til Japan. Med andre ord værdsætter dette system interne resultater og erfaringer frem for ekstern akademisk uddannelse, hvilket gør det til et uundværligt værktøj for virksomheder, der ønsker at udvikle deres medarbejdere internt og udnytte deres kompetencer på tværs af landegrænser.

Ansøgningsprocessen følger den standardprocedure, der er for udstedelse af COE (Certificate of Eligibility), og bruger det ovennævnte virksomhedskategorisystem. Kernen i de dokumenter, der skal indsendes, er dokumentation for kapitalforbindelsen mellem afdelingen, medarbejderen kommer fra, og den afdeling, de overføres til (for eksempel dokumenter, der viser investeringsforholdet), et bevis for ansøgerens mere end et års arbejde i den afdeling, de kommer fra, samt overførselsordrer eller udnævnelser udstedt af virksomheden. Ansøgningsformularen ‘Ansøgning om udstedelse af opholdstilladelsesattest (Virksomhedsinterne overførsler)’ kan hentes fra Immigration Services Agency of Japan’s hjemmeside og indsendes til den relevante regionale immigrationskontor.

Ledelse og administration

“Ledelse og administration” opholdskvalifikationen er målrettet mod udlændinge, der driver handel eller anden forretning i Japan eller er beskæftiget med ledelsen af sådanne forretninger. Dette inkluderer virksomhedens repræsentative direktører, bestyrelsesmedlemmer og ledere.

Kriterierne for landingstilladelse for denne opholdskvalifikation er særligt strenge sammenlignet med andre arbejdsvisa. Ifølge en japansk justitsministeriel forordning skal der først og fremmest være sikret et fysisk forretningssted inden for Japans grænser. Virtuelle kontorer eller blot en boligadresse anerkendes generelt ikke. Derefter skal man opfylde visse krav til forretningsstørrelsen, såsom at ansætte mindst to fuldtidsansatte, der er bosiddende i Japan, ud over dem, der er beskæftiget med ledelse eller administration. Alternativt skal virksomhedens kapital eller det samlede investeringsbeløb være på 5 millioner yen eller mere. Yderligere, hvis ansøgeren ikke er investor eller forretningsindehaver, men vil være beskæftiget som leder, kræves der mindst tre års erfaring med ledelse eller administration (herunder perioder studeret på relaterede fag på kandidatniveau). Hvad angår løn, skal den være på niveau med eller højere end det, en japaner ville modtage for en tilsvarende stilling.

Ansøgningsproceduren for Certificate of Eligibility (COE) er standard, men de krævede dokumenter er meget omfattende. Ud over ansøgerens personlige dokumenter kræves en detaljeret forretningsplan, der viser forretningens konkrethed og levedygtighed, dokumentation for investering på over 5 millioner yen (f.eks. bankkontoudtog, der bekræfter indbetaling af kapital), lejekontrakt for forretningsstedet, virksomhedens registreringsattest og, hvis man ansætter mindst to fuldtidsansatte, deres ansættelseskontrakter og kopier af deres opholdskort. Ansøgningsskemaet “Ansøgning om udstedelse af Certificate of Eligibility (Ledelse og administration)” er tilgængeligt på Immigration Services Agency of Japans hjemmeside, og ansøgningen skal indsendes til den regionale immigrationskontor, der har jurisdiktion over virksomhedens beliggenhed.

Specifikke Aktiviteter under Japansk Lov

“Specifikke Aktiviteter” er en omfattende og særlig kategori, der er skabt for udlændinge, der deltager i aktiviteter, som ikke falder ind under nogen anden visumstatus i Japan. I modsætning til andre visumstatusser, der er defineret i bilaget til den japanske “Immigration Control and Refugee Recognition Act”, tillades denne status af justitsministeren, der specifikt angiver aktiviteterne for hver enkelt udlænding. Visumstatussen for Specifikke Aktiviteter er bredt opdelt i aktiviteter, der er forudbestemt af justitsministeriets bekendtgørelser (bekendtgjorte specifikke aktiviteter), og aktiviteter, der ikke er nævnt i bekendtgørelserne, men som tillades under hensyntagen til individuelle omstændigheder (ikke-bekendtgjorte specifikke aktiviteter). Det er vigtigt at bemærke, at denne kategori har en meget flydende natur, da nye aktiviteter kan blive tilføjet som svar på ændringer i socioøkonomiske forhold.

Nogle af de vigtigste “Specifikke Aktiviteter” relateret til erhvervslivet inkluderer:

• Job jagt for kandidater fra japanske universiteter: Dette er en visumstatus for internationale studerende, der har afsluttet deres uddannelse på japanske universiteter eller fagskoler og ønsker at forblive i Japan for at fortsætte deres jobsøgning. Opholdstilladelsen er normalt på seks måneder og kan fornyes én gang for yderligere seks måneder (i alt maksimalt et år). For at opnå denne status kræves en anbefaling fra det universitet, hvor de var indskrevet.
• Internship: Denne tilladelse gives til studerende, der er indskrevet på universiteter uden for Japan og deltager i et internship hos en japansk virksomhed som en del af deres uddannelsesprogram. Der skal være en kontrakt mellem universitetet og den modtagende virksomhed, og internships varighed skal normalt være inden for et år og må ikke overstige halvdelen af den samlede uddannelsestid på universitetet.
• Working Holiday: Dette er et program for unge fra lande eller regioner, der har en aftale med Japan, som opholder sig i Japan primært for ferie, men som også arbejder for at supplere deres opholdsomkostninger. Der er normalt en aldersgrænse på 18 til 30 år.
• Digital Nomad: Dette er en kategori, der blev etableret i 2024, og som er målrettet mod udlændinge, der arbejder remote uden at være bundet af et bestemt sted, mens de tjener en høj indkomst. De vigtigste krav er en årsindkomst på over 10 millioner yen, at være fra et land eller en region, der er undtaget fra visumkrav og har en skatteaftale med Japan, samt at være tilmeldt en privat sundhedsforsikring. Opholdstilladelsen er på seks måneder og kan ikke fornyes.

Ansøgningsprocessen for disse aktiviteter varierer betydeligt afhængigt af aktivitetens art. For eksempel er grundlaget for Digital Nomad og Internship normalt en invitation fra udlandet (udstedelse af COE), mens jobsøgning efter universitetsafslutning typisk involverer en ændring af visumstatus for studerende, der allerede befinder sig i Japan. De nødvendige dokumenter varierer også efter aktivitet; for jobsøgning kræves en anbefaling fra universitetet, for internships en kontrakt mellem universitetet og virksomheden, og for Digital Nomad bevis for indkomst og forsikringstegning. Information om ansøgning kan findes på Immigration Services Agency of Japan’s hjemmeside under siden “Visumstatus ‘Specifikke Aktiviteter'”.

Sammenligningsoversigt over de vigtigste arbejdsvisa i Japan

De fem hovedtyper af opholdstilladelser, som vi har forklaret indtil nu, har hver især forskellige formål og krav. For at rekrutteringsansvarlige og ledere i virksomheder hurtigt kan afgøre, hvilken opholdstilladelse der bedst passer til den udenlandske medarbejders baggrund og den tilsigtede jobfunktion, præsenterer vi her en sammenligningstabel over deres karakteristika.

Som det fremgår af denne sammenligning, er valget af opholdstilladelse ikke blot en administrativ procedure, men dybt forbundet med selve rekrutteringsstrategien. For eksempel, hvis en virksomhed ønsker at ansætte en dygtig softwareudvikler med 15 års praktisk erfaring, men som ikke har en universitetsgrad, opfylder vedkommende ikke de uddannelsesmæssige krav for ‘Teknik, humanvidenskab og international forretning’, men kan ansøge på baggrund af erhvervserfaring. Hvis talentet har arbejdet i et datterselskab i mere end et år, kan ‘Virksomhedsinterne overførsler’ være en anden mulighed, som potentielt kan gøre processen mere strømlinet. På denne måde er det yderst vigtigt at analysere kandidatens baggrund på forhånd og vælge den opholdstilladelse, der har den højeste sandsynlighed for godkendelse, for at gøre rekrutteringsprocessen så smidig som mulig. At HR- og juridiske afdelinger involverer sig fra de tidlige faser af rekrutteringen og udarbejder den optimale visumstrategi er ikke kun en måde at effektivisere administrative procedurer på, men også nøglen til at sikre en konkurrencefordel i kampen om at tiltrække globalt talent.

Vigtige juridiske forpligtelser for virksomheder, der ansætter udenlandske medarbejdere

Virksomheder, der ansætter udenlandske medarbejdere i Japan, skal ikke kun overholde procedurerne i henhold til ind- og udrejselovgivningen, men også de forpligtelser, der følger af japanske arbejdsrelaterede love og regler. Især er de følgende to punkter yderst vigtige, da de er direkte relateret til ansøgning om og vedligeholdelse af opholdstilladelse.

Pligten til at specificere arbejdsvilkår

Artikel 15 i den japanske “Labor Standards Act” pålægger arbejdsgivere at specificere de vigtigste arbejdsvilkår såsom løn, arbejdstid og andre hovedforhold skriftligt, når de indgår en arbejdskontrakt med en medarbejder. Dette dokument er almindeligvis kendt som “meddelelse om arbejdsvilkår” og er et afgørende dokument ved ansøgning om opholdstilladelse, da det beviser eksistensen af et gyldigt ansættelsesforhold samt løn og jobbeskrivelse. De “absolutte specificeringspunkter”, som skal angives skriftligt, omfatter varigheden af arbejdskontrakten, arbejdsstedet og de opgaver, der skal udføres, arbejdstidens start og slut, fridage og ferie, metoden for fastsættelse og betaling af løn samt bestemmelser vedrørende opsigelse.

Forpligtelsen til at tilmelde sig social- og arbejdsforsikring

Juridisk set skal udenlandske medarbejdere, der opfylder de samme kriterier som japanske medarbejdere, tilmeldes det japanske social- og arbejdsforsikringssystem. Dette inkluderer sundhedsforsikring, velfærdspensionsforsikring, arbejdsløshedsforsikring og arbejderulykkeskompensationsforsikring (arbejdsskadeforsikring). At overholde disse forsikringstilmeldingsforpligtelser er ikke kun et spørgsmål om arbejdsret. I de senere år har Japans Immigration Services Agency tendens til at gennemgå forsikringstilmeldingsstatus meget nøje, når de vurderer ansøgninger om fornyelse af opholdstilladelse. Hvis en virksomhed ikke har tilmeldt sine medarbejdere forsikringen korrekt, kan det blive en grund til afslag på fornyelse af opholdstilladelse, hvilket direkte kan føre til risikoen for, at virksomheden mister sine værdifulde udenlandske medarbejdere.

Konklusion

Den korrekte anvendelse af arbejdsvisumsystemet i Japan er en kompleks proces, der kræver specialiseret juridisk viden og omhyggelig strategisk planlægning. At forstå kravene til hver opholdskvalifikation præcist, forberede en enorm mængde dokumentation uden mangler og konstant at tilpasse sig lovgivningsændringer kan være en stor byrde for mange virksomheder. Selv små fejl i processen kan indebære risikoen for at underminere hele rekrutteringsplanen. Monolith Advokatfirma har en omfattende track record i at levere et bredt spektrum af juridiske tjenester til et stort antal klienter både indenlands og internationalt, fra ansøgning om arbejdsvisum, som beskrevet i denne artikel, til forvaltning af opholdskvalifikationer efterfølgende. Vores styrke ligger ikke kun i vores dybdegående kendskab til japansk lovgivning, men også i, at vi har flere engelsktalende medarbejdere med juridiske kvalifikationer fra andre lande. Baseret på denne dybe forståelse af både japansk lovgivning og internationale forretningspraksisser, er vi i stand til at tilbyde vores klientvirksomheder en smidig og omfattende support til de udfordringer, de står overfor. Virksomheder, der står over for udfordringer med ansættelse af udenlandske medarbejdere, eller som planlægger at gøre det, bør ikke tøve med at konsultere vores team af eksperter hos Monolith Advokatfirma.