Regnskabsrådgiver i japansk selskabsret: En grundig forklaring af deres rolle og ansvar

Den japanske virksomhedslov (日本の会社法) sikrer sunde driftsforhold og gennemsigtighed i virksomheder ved at etablere forskellige organer. Blandt disse er “accounting auditor” (会計参与) en relativt ny, men yderst vigtig stilling, der blev indført med en revision af virksomhedsloven i 2006 (平成18年). En accounting auditor har en unik position, idet vedkommende er en intern del af virksomhedens ledelse, men samtidig bringer et eksternt perspektiv som ekspert i regnskab. Hovedformålet er at øge pålideligheden og nøjagtigheden af finansielle dokumenter, især i små og mellemstore virksomheder, hvor det ikke er obligatorisk at have en audit committee eller en certificeret revisor. Accounting auditor’en arbejder sammen med bestyrelsen for at sikre kvaliteten af finansiel rapportering indefra. Dette system spiller en vigtig rolle i at forbedre pålideligheden af virksomhedens finansielle information og styrke tilliden fra interessenter som finansielle institutioner og handelspartnere. I denne artikel vil vi detaljeret forklare det juridiske framework for accounting auditors under japansk virksomhedslov, herunder deres betydning og formål, udnævnelsesmetoder og kvalifikationskrav, specifikke opgaver og beføjelser samt juridiske forpligtelser og ansvar, baseret på lovgivningens bestemmelser.  

Betydningen og formålet med det japanske system for regnskabsmedvirken

Det japanske system for regnskabsmedvirken er en banebrydende mekanisme, der blev indført med implementeringen af Japans selskabslov i 2006 (Heisei 18), for at forbedre pålideligheden af virksomheders finansielle rapportering. Baggrunden for oprettelsen af dette system var især udfordringen med at sikre nøjagtigheden af regnskabsdokumenter i små og mellemstore virksomheder. I fortiden blev indførelsen af systemer som “begrænset revision” eller “forenklet revision” udført af skatterådgivere overvejet, men på grund af meningsforskelle om rammerne for revision og hvem der skulle udføre den, blev det aldrig realiseret.

Det japanske system for regnskabsmedvirken løste dette historiske problem med en anderledes tilgang. I stedet for en ekstern “revision” introducerede det et helt nyt koncept, hvor regnskabseksperter fungerer som en “intern enhed” i virksomheden og i samarbejde med bestyrelsen udarbejder regnskabsdokumenterne. Denne “fælles udarbejdelse” er ikke blot en efterfølgende kontrol af de færdige dokumenter, men involverer eksperter fra starten af processen for at forebygge fejl og aktivt sikre nøjagtighed. Denne forebyggende tilgang kan siges at være en mere effektiv og samarbejdsvillig model for små og mellemstore virksomheder end traditionel ekstern revision.

Ved at implementere dette system kan virksomheder opnå mange praktiske fordele. Det vigtigste er, at tilliden fra eksterne parter til regnskabsdokumenterne markant forbedres. Finansiel information, der er udarbejdet med deltagelse af regnskabseksperter, sender et stærkt signal til interessenter som finansielle institutioner, handelspartnere og kreditorer om, at virksomhedens finansielle situation rapporteres nøjagtigt. Faktisk tilbyder mange japanske finansielle institutioner fordelagtige lånevilkår og særlige låneprodukter til virksomheder, der har etableret regnskabsmedvirken. Dette er et direkte bevis på, at tilstedeværelsen af regnskabsmedvirken kan forbedre en virksomheds kreditværdighed. Derudover kan man forvente en sekundær effekt i form af styrket finansiel styring og øget disciplin i virksomhedsledelsen gennem samarbejdet med eksperterne.

Udnævnelse og kvalifikationer af en japansk regnskabskommissær

I Japan er udnævnelsen og kvalifikationerne af en regnskabskommissær underlagt strenge bestemmelser i den japanske selskabslov for at sikre jobbets professionalisme og uafhængighed.

En regnskabskommissær vælges, ligesom andre ledelsesmedlemmer, ved en almindelig beslutning på generalforsamlingen. Deres mandatperiode løber som hovedregel indtil afslutningen af den ordinære generalforsamling inden for to år efter udnævnelsen, men i visse typer af selskaber, såsom dem med begrænsninger på aktieoverdragelse, kan vedtægterne tillade en forlængelse på op til ti år.

Det mest karakteristiske er kvalifikationskravene. Artikel 333, stk. 1, i den japanske selskabslov begrænser de personer, der kan blive regnskabskommissærer, til at være eksperter i regnskab, såsom certificerede revisorer, revisionsfirmaer, skatterådgivere eller skatterådgivningsfirmaer. Dette er en afgørende forudsætning for at udføre opgaven med at udarbejde finansielle dokumenter, som kræver høj ekspertise.

For at sikre regnskabskommissærens uafhængighed fastsætter samme lov, artikel 333, stk. 3, strenge udelukkelsesgrunde. Følgende personer kan derfor ikke blive regnskabskommissærer:

• En direktør, revisor, eksekutiv officer, manager eller anden ansat i det pågældende aktieselskab eller dets datterselskaber.
• Personer, der har modtaget en suspendering af deres professionelle aktiviteter i henhold til loven om certificerede revisorer eller skatterådgivere, og hvis suspensionsperiode ikke er udløbet.
• Personer, der ifølge skatterådgiverloven ikke er berettigede til at udøve skatterådgivningsvirksomhed.

Disse bestemmelser sikrer juridisk, at regnskabskommissæren kan udføre sine opgaver uafhængigt af selskabets ledelse. Selvom regnskabskommissæren har en intern position som ‘ledelsesmedlem’ i selskabet, er kravene til deres kvalifikationer og uafhængighed baseret på standarder for eksterne eksperter. Denne ‘indbyggede uafhængighed’ er kernen i regnskabskommissærsystemet. Mens de arbejder tæt sammen med bestyrelsen, skal de som eksperter opretholde objektivitet og skepsis og om nødvendigt udtrykke deres mening over for ledelsen. Denne iboende spænding er både det, der gør rollen som regnskabskommissær udfordrende, og samtidig kilden til dens værdi.

Opgaver og beføjelser for en regnskabsmedarbejder under japansk lovgivning

Opgaverne og beføjelserne for en regnskabsmedarbejder er klart defineret i den japanske selskabslov, og deres kerneaktivitet er at sikre pålideligheden af finansielle dokumenter.

En af de vigtigste opgaver for en regnskabsmedarbejder er at skabe selskabets finansielle dokumenter (balance, resultatopgørelse osv.) og de tilhørende detaljerede oplysninger i samarbejde med direktørerne, baseret på artikel 374, afsnit 1 i den japanske selskabslov. Denne “fælles skabelse” betyder ikke blot at bekræfte dokumenter udarbejdet af direktørerne, men også at dybt engagere sig i selve skabelsesprocessen som en ekspert. I denne proces har regnskabsmedarbejderen ansvaret for at sikre rimeligheden af regnskabsbehandlingen og nøjagtigheden af præsentationen baseret på deres faglige viden. Samtidig har regnskabsmedarbejderen også pligten til at udarbejde en “regnskabsmedarbejder rapport” om udførelsen af deres opgaver.

For effektivt at udføre disse opgaver er regnskabsmedarbejderen tildelt omfattende rettigheder til informationstilgang og undersøgelse. Ifølge artikel 374, afsnit 2 i den japanske selskabslov kan regnskabsmedarbejderen til enhver tid gennemgå og kopiere selskabets regnskabsbøger og relaterede materialer og anmode direktører og ansatte om rapporter vedrørende regnskab. Disse beføjelser omfatter typisk hovedbogen og hjælpebøgerne, men det forstås generelt, at referater fra bestyrelsesmøder ikke er inkluderet.

Yderligere kan regnskabsmedarbejderen, hvis det er nødvendigt for udførelsen af deres opgaver, anmode om regnskabsrapporter fra datterselskaber og undersøge datterselskabernes forretningsaktiviteter og finansielle situation. Dog kan datterselskaberne afvise denne undersøgelse, hvis der er “gyldige grunde” såsom beskyttelse af forretningshemmeligheder (artikel 374, afsnit 3 og 4 i den japanske selskabslov).

Regnskabsmedarbejderen er ikke blot en skaber af finansielle dokumenter, men spiller også en vigtig overvågningsrolle i selskabets governance. Ifølge artikel 375 i den japanske selskabslov har regnskabsmedarbejderen pligt til straks at rapportere til aktionærerne (eller revisorerne i selskaber med en revisor) hvis de under udførelsen af deres opgaver opdager uregelmæssigheder begået af direktørerne eller alvorlige fakta, der strider mod love eller vedtægter. De er også forpligtet til at deltage i bestyrelsesmøder, hvor de finansielle dokumenter godkendes, og at give deres mening, hvis det er nødvendigt (artikel 376 i den japanske selskabslov). Disse beføjelser og pligter udgør det juridiske fundament, der understøtter regnskabsmedarbejderens rolle i at holde selskabets finanser sunde fra flere vinkler.

Forpligtelser og ansvar for en japansk regnskabsmedarbejder

En japansk regnskabsmedarbejder bærer en tung juridisk ansvarlighed som følge af deres vigtige opgaver og beføjelser. Dette ansvar kan overordnet opdeles i to kategorier: ansvar over for selve selskabet og ansvar over for tredjeparter såsom aktionærer og kreditorer.

Først og fremmest indebærer ansvaret over for selskabet, at ifølge artikel 423, afsnit 1 i den japanske selskabslov, skal regnskabsmedarbejdere, inklusive andre ledelsesmedlemmer, der forsømmer deres pligter (pligtforsømmelse), og derved forårsager skade på selskabet, erstatte denne skade. ‘Pligtforsømmelse’ hos en regnskabsmedarbejder kan for eksempel være at overse alvorlige fejl i regnskabsdokumenterne, at acceptere upassende behandling, der ikke overholder regnskabsstandarderne, eller at undlade at rapportere opdagede uregelmæssigheder begået af bestyrelsesmedlemmer. Dette ansvar kan kun delvist fritages eller begrænses under visse betingelser, såsom med samtykke fra samtlige aktionærer eller ved særlige resolutioner i generalforsamlingen og bestemmelser i vedtægterne.

For det andet er ansvaret over for tredjeparter også af stor betydning. Artikel 429, afsnit 1 i den japanske selskabslov fastslår, at hvis ledelsesmedlemmer handler med ond tro eller grov uagtsomhed i udførelsen af deres pligter, og dette forårsager skade på tredjeparter, skal de erstatte denne skade. Et eksempel kunne være, hvis en finansiel institution, der har lånt penge til et selskab baseret på oppustede regnskaber, som regnskabsmedarbejderen har været involveret i, lider tab som følge af selskabets konkurs.

Desuden fastsætter samme artikel, afsnit 2, en særlig streng bestemmelse for regnskabsmedarbejdere. Ifølge denne bestemmelse, hvis der er falske oplysninger om væsentlige forhold i de regnskabsdokumenter eller rapporter, som regnskabsmedarbejderen har været involveret i at udarbejde, bærer regnskabsmedarbejderen ansvaret for at erstatte skader over for tredjeparter, medmindre de kan bevise, at de ikke har forsømt deres opmærksomhed i forbindelse med handlingen. Dette overfører bevisbyrden til regnskabsmedarbejderen og gør det lettere for tredjeparter at forfølge ansvaret. Det indikerer et meget højt niveau af påkrævet opmærksomhed for regnskabsmedarbejdere.

Ud over disse civile ansvar kan der også pålægges administrative sanktioner, såsom bøder på op til 1 million yen, hvis der er overtrædelser af selskabslovens bestemmelser, såsom manglende opbevaring af regnskabsdokumenter eller falske oplysninger.

Domstolsafgørelser vedrørende revisionsdeltageres opmærksomhedspligt i Japan

For at forstå standarden for den opmærksomhedspligt, som en revisionsdeltager bør udvise, findes der en yderst vigtig retslig vejledning. Det er en dom afsagt af Japans Højesteret den 19. juli 2021 (Reiwa 3). Selvom denne præcedens direkte omhandler en “revisor i et aktieselskab, hvis revisionsomfang ifølge vedtægterne er begrænset til regnskabsmæssige forhold” (en regnskabsbegrænset revisor), er den juridiske logik dybt relevant for revisionsdeltagerens opgaver.  

I denne sag blev det et problem, at en regnskabsbegrænset revisor ikke havde opdaget en medarbejders langvarige underslæbshandlinger. Medarbejderen havde forfalsket bankkontoudtog, og revisoren havde ikke bemærket dette og havde derfor udarbejdet en revisionsrapport, der godkendte regnskabsdokumenterne. Landsretten havde afvist revisorens ansvar med den begrundelse, at “så længe der ikke er særlige omstændigheder, såsom at det let kan konstateres, at regnskabsbøgerne mangler pålidelighed, er det tilstrækkeligt at stole på de regnskabsbøger, som selskabet har udarbejdet, når revisionen udføres”.  

Men Højesteret omstødte denne afgørelse. Højesteret fastslog, at en officer, der er ansvarlig for regnskabsrevision i et selskab, der ikke har en certificeret revisor, “ikke kan antage, at indholdet af regnskabsbøgerne er korrekt som en selvfølge og udføre revisionen af regnskabsdokumenterne på dette grundlag”. Retten påpegede, at der kan være tilfælde, hvor det er nødvendigt at anmode om en rapport om tilstanden af regnskabsbogens udarbejdelse eller at verificere de underliggende dokumenter for at bekræfte, om regnskabsdokumenterne korrekt afspejler selskabets finansielle situation.  

Denne Højesteretsdoms indflydelse på revisionsdeltagere kan ikke overvurderes. Hvis selv en regnskabsbegrænset revisor ikke kan stole ubetinget på regnskabsbøgerne, er det logisk at fortolke, at en revisionsdeltager, der ikke blot gennemgår regnskabsdokumenterne, men “samarbejder om at udarbejde dem” sammen med bestyrelsen, pålægges en opmærksomhedspligt på samme eller endda højere niveau. Denne præcedens tydeliggør, at en revisionsdeltager har et ansvar for ikke blot at tage informationer fra ledelsen for gode varer, men som en professionel at udvise professionel skepsis og selvstændigt verificere gyldigheden af de underliggende dokumenter.

Sammenligning med andre institutioner

I henhold til japansk selskabsret (日本の会社法) er der, ud over en regnskabsrådgiver, også fastsat roller som en ‘revisor’ og en ‘regnskabsrevisor’ for at overvåge en virksomheds finanser og ledelse. Disse roller kan ofte forveksles, men deres beføjelser, kvalifikationer og placering inden for virksomheden er fundamentalt forskellige. For at forstå regnskabsrådgiverens unikke karakter er det afgørende at sammenligne med disse institutioner.

En af de mest fremtrædende karakteristika ved regnskabsrådgiveren er, at de som en intern institution (ledelsesmedlem) ‘sammen med’ bestyrelsen udarbejder regnskabsdokumenter. Formålet er at bygge nøjagtigheden af finansiel information proaktivt fra skabelsesfasen ved at involvere eksperter.  

I modsætning hertil er revisoren også en intern institution (ledelsesmedlem), men deres primære opgave er ikke at udarbejde regnskabsdokumenter, men at ‘revidere (overvåge)’ bestyrelsens generelle udførelse af deres pligter. Revisorens revisionsområde kan være begrænset til regnskabsmæssige spørgsmål i vedtægterne, men deres grundlæggende rolle er at overvåge ledelsen, ikke at involvere sig i skabelsesprocessen. Desuden kræves der som hovedregel ikke professionelle kvalifikationer som certificerede revisorer eller skatterådgivere for revisorer, i modsætning til regnskabsrådgivere.  

På den anden side er regnskabsrevisoren en fuldstændig uafhængig ‘ekstern’ ekspert. En regnskabsrevisor skal være en certificeret revisor eller et revisionsfirma, og deres opgave er at udføre en ‘regnskabsrevision’ af de regnskabsdokumenter, som virksomheden har udarbejdet, fra en uafhængig position og udtrykke deres mening gennem en revisionsrapport. Kravet om at have en regnskabsrevisor er obligatorisk for visse virksomheder, såsom store selskaber. I modsætning til regnskabsrådgiveren, der støtter skabelsen internt, verificerer regnskabsrevisoren det færdige produkt udefra, hvilket klart adskiller deres position og funktion.  

Disse forskelle kan opsummeres i følgende tabel:

Således spiller regnskabsrådgiveren en unik og vigtig rolle i henhold til japansk selskabsret ved at være et internt ledelsesmedlem, der besidder ekstern ekspertise, og som involverer sig i skabelsesprocessen forud for tilsyn og efterfølgende revision.

Opsummering

Som det er detaljeret beskrevet i denne artikel, er en ‘kaikei sanyo’ (regnskabsrådgiver) et unikt system fastlagt af den japanske selskabslov, designet til at forbedre pålideligheden af en virksomheds regnskabsdokumenter indefra. En regnskabsrådgiver sikrer aktivt nøjagtigheden af finansiel rapportering ved at arbejde sammen med virksomhedens direktører om at udarbejde regnskabsdokumenterne som en ekspert i regnskab og som en del af ledelsen. Denne rolle medfører betydelige praktiske fordele, såsom at forbedre virksomhedens kreditværdighed og hjælpe med at lette kapitalanskaffelse. Dog følger der også tunge juridiske ansvar med denne vigtige autoritet over for både selskabet og tredjeparter. Nylige afgørelser fra den japanske højesteret viser, at der stilles meget høje krav til regnskabsrådgiverens pligt til at udvise omhu, og at udførelsen af deres opgaver kræver høj faglighed og professionel etik.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record i at levere juridiske tjenester relateret til corporate governance, herunder etablering og drift af regnskabsrådgivere, til en bred vifte af klienter i Japan. Vores firma har flere eksperter, der taler engelsk og har juridiske kvalifikationer fra andre lande, hvilket gør det muligt for os at yde specialiseret support til virksomheder, der driver international forretning, så de kan overholde de komplekse krav i den japanske selskabslov og opbygge en effektiv og compliance-orienteret governance-struktur.