Vigtige punkter at tjekke for at undgå problemer med grundlæggende reklamehandelskontrakter

Med internettets fremkomst er reklamemetoder blevet mere mangfoldige, og indholdet af kontrakter om reklamehandel skal nu udformes i overensstemmelse med egenskaberne for hvert medie, såsom ‘magasinreklamer’, ‘internetreklamer’ og ‘TV-reklamer’.

Men det ændrer ikke på, at det er en form for kontrakt, hvor en person, der er blevet bedt om at udføre en opgave, udfører reklamearbejde, og den person, der har anmodet om det, betaler for det.

Når man anmoder om arbejde kontinuerligt, er det almindeligt at gøre det gennem en to-trins kontrakt, der består af en grundlæggende kontrakt, der fastlægger de grundlæggende handelsbetingelser, og en individuel kontrakt, der fastlægger indholdet af den individuelle handel. Men hvis den grundlæggende kontrakt er mangelfuld eller ufuldstændig, kan det være årsag til problemer.

Derfor vil vi i denne omgang detaljeret forklare de vigtige punkter for at undgå unødvendige problemer i forbindelse med ‘Grundlæggende kontrakt for reklamehandel’, som er det vigtigste ved kontinuerlig reklamehandel.

Rollen af grundlæggende kontrakter

En grundlæggende kontrakt er en aftale, der forudgående diskuterer og indgår grundlæggende forhold som ‘kontraktens omfang’, ‘betalingsbetingelser’ og ‘erstatning for skader’ for alle transaktioner, der gentages i fremtiden med en bestemt partner.

Ved hver enkelt transaktion indgås en simpel individuel kontrakt, der fastlægger ‘indholdet af arbejdet’, ‘yderligere kompensation’ og ‘leveringstid’, som ikke er fastlagt i den grundlæggende kontrakt.

Ved at fastlægge ting i den grundlæggende kontrakt, kan individuelle transaktioner gennemføres mere smidigt, da det kun er nødvendigt at håndtere arbejdsrelaterede spørgsmål. Der er altså en fordel ved at have en grundlæggende kontrakt.

I det følgende vil vi forklare de vigtige kontrolpunkter i en grundlæggende kontrakt for reklamehandel ved hjælp af generelle klausuler.

Klausuler vedrørende anmodede tjenester

Paragraf ◯ (Definition)
I denne aftale refererer reklame- og markedsføringstransaktioner til, når A anmoder B om at udføre en af følgende opgaver (herefter benævnt “denne sag”) i forbindelse med reklame og markedsføring af A’s produkter og tjenester, og betaler B for det.

1. Planlægning og udvikling af reklame- og markedsføringsmetoder
2. Valg af reklamemedier (internetreklame og andre elektroniske medier osv.)
3. Administration af reklameplacering
4. Alle opgaver, der er relateret til ovenstående, som A bestiller fra B

Her defineres indholdet af “reklame- og markedsføringstransaktioner”, som er grundlaget for den grundlæggende kontrakt.

Men hvis “design” eller “produktion” er inkluderet i de supplerende tjenester, der er defineret i 4, er det nødvendigt at adskille og beskrive “design og produktion af reklame” i denne sag.

Årsagen er, at der ofte opstår forskellige rettigheder i forbindelse med fremstillede varer, og der er behov for klausuler vedrørende ejerskab af “intellektuel ejendomsret”, såsom patentrettigheder, designrettigheder og ophavsrettigheder, sammen med håndteringen af “resultater” skabt i produktionsprocessen.

Samtidig er der også behov for separate klausuler vedrørende “accept” af de fremstillede varer.

Klausuler om forholdet mellem grundlæggende og individuelle kontrakter

Paragraf ◯ (Grundkontrakt og individuelle kontrakter)
⒈ Bestemmelserne i denne kontrakt gælder for alle individuelle kontrakter (herefter benævnt “individuelle kontrakter”) indgået mellem parterne for hver ordre i forbindelse med reklame- og markedsføringshandel.
2. Uanset bestemmelsen i foregående afsnit, hvis parterne indgår en individuel kontrakt med bestemmelser, der afviger fra denne kontrakt, skal den pågældende individuelle kontrakt have forrang.

Denne klausul har til formål at klargøre forholdet mellem “grundkontrakten” og “individuelle kontrakter”, samt at fastlægge prioriteringsrækkefølgen i tilfælde af modstridende eller modstående bestemmelser mellem de to kontrakter.

Her er det fastlagt, at individuelle kontrakter skal prioriteres. Der er dog også en tankegang, der siger, at det er mere betryggende at prioritere den grundkontrakt, der er blevet omhyggeligt overvejet og oprettet efter at have modtaget en advokats kontrol, frem for at ændre bestemmelserne i grundkontrakten med individuelle kontrakter, der ofte indgås på medarbejderniveau.

Hvis der ikke er nogen prioriteringsklausul, er der også en opfattelse af, at den individuelle kontrakt, der er indgået senest, skal prioriteres. Men uden en klar bestemmelse om prioritering, kan man ikke sige, hvilken der skal prioriteres.

Derfor, hvis du glemmer at inkludere denne klausul, er der en risiko for, at det kan føre til problemer mellem parterne, og det kræver forsigtighed.

Klausuler vedrørende individuelle kontrakter

Paragraf ◯ (Indgåelse af individuelle kontrakter)
⒈ En individuel kontrakt indgås, når A sender en ordrebog til B, der indeholder nødvendige oplysninger som ordredato, navnet på opgaven, opgavens indhold, mængde, betaling, og udførelsesperiode, og når A modtager en ordrebekræftelse fra B i forhold til den pågældende ordrebog.
⒉ Ordrebogen og ordrebekræftelsen i den foregående paragraf kan erstattes med en e-mail eller fax transmission.

I individuelle kontrakter skal det være klart, hvad opgaven består af, og hvornår den individuelle kontrakt indgås. For at sikre dette, er det en god idé at aftale et format for ordrebogen og ordrebekræftelsen mellem A og B på forhånd, så der ikke mangler nogen nødvendige punkter i forbindelse med tildeling og accept af opgaven.

Der er et problem med ovenstående eksempel. Det er, at der ikke er fastsat en svarfrist for ordrebogen. Hvis dette ikke er fastsat, bliver det uklart, hvem der er ansvarlig, hvis A, der har afgivet ordren, ikke får opgaven udført til tiden.

Derfor kan det overvejes at tilføje følgende sætning til slutningen af den første paragraf for at gøre svarfristen klar.

“Dog, hvis der ikke kommer et svar fra B til A inden for ○○ arbejdsdage efter afsendelsen af ordrebogen, anses den individuelle kontrakt i forhold til den pågældende ordrebog for at være indgået.”

Klausuler om genudlicitering af arbejde

Paragraf ◯ (Genudlicitering)
⒈ Part B kan genudlicitere hele eller dele af arbejdet baseret på denne kontrakt eller individuelle kontrakter til en tredjepart uden forudgående samtykke fra Part A.
⒉ Når Part B genudliciterer som nævnt i det foregående afsnit, skal Part B sikre, at den part, der genudliciteres, overholder de samme forpligtelser som i denne kontrakt og individuelle kontrakter. Bemærk, at selvom Part B genudliciterer, kan Part B ikke undslippe ansvaret påtaget i denne kontrakt og individuelle kontrakter.

Det centrale punkt ved genudlicitering er, om det kræver forudgående samtykke fra Part A. I ovenstående eksempel er forudgående samtykke ikke nødvendigt, men afhængigt af arbejdets indhold kan det være nødvendigt at kræve forudgående samtykke.

Et andet centralt punkt er, at det er fastsat, at tredjeparter skal overholde de samme forpligtelser som Part B i denne kontrakt og individuelle kontrakter. Men dette er strengt taget en kontrakt mellem Part A og Part B, og Part A kan ikke kræve erstatning for kontraktbrud fra en tredjepart, der ikke er part i denne kontrakt.

For at undgå sådanne risici kan man,

“Part B skal påtage sig alt ansvar for handlingerne fra den part, der genudliciteres”

tilføje denne klausul til slutningen af første afsnit.

Klausuler om fortrolighed

Paragraf ◯ (Fortrolighed)
⒈ Part A og Part B må ikke bruge de oplysninger, der er blevet udtrykkeligt angivet som fortrolige og afsløret af den anden part i henhold til denne kontrakt og individuelle kontrakter (herefter “fortrolige oplysninger”), til andre formål end dem, der er angivet i denne kontrakt og individuelle kontrakter, og må ikke afsløre eller lække dem til tredjeparter uden forudgående skriftligt samtykke fra den anden part.

Det vigtigste i en fortrolighedsklausul er at specificere “hvad der betragtes som fortroligt”, og i ovenstående er det defineret som “oplysninger, der er udtrykkeligt angivet som fortrolige”. Men oplysninger, der er afsløret mundtligt eller på en computerskærm, efterlader ingen beviser, hvilket gør det svært at hævde, at der er sket et brud på fortrolighedsforpligtelsen, hvis sådanne fortrolige oplysninger lækkes.

Derfor, for at identificere fortrolige oplysninger, der ikke efterlader nogen registrering, såsom mundtlige oplysninger, kan det være en god idé at tilføje følgende sætning som en tilføjelse til de fortrolige oplysninger:

“Oplysninger, der er afsløret mundtligt eller på en computerskærm, og som er blevet meddelt som fortrolige på tidspunktet for afsløringen, og hvis indhold og fortrolighed er blevet meddelt til den anden part skriftligt inden for ○ dage.”

For mere information om fortrolighedsklausuler, se følgende artikel:

Klausuler om gyldighedsperiode og fornyelse

Paragraf ◯ (Gyldighedsperiode)
⒈ Denne kontrakts gyldighedsperiode løber fra den ○○.○○.○○ til den ○○.○○.○○. Dog forlænges kontrakten automatisk med et år, hvis ingen af parterne har meddelt, at de ikke ønsker at forny kontrakten senest tre måneder før udløbet af perioden. Dette vil også gælde fremover.
⒉ Selv hvis denne kontrakt ophører, vil de bestemmelser, der er fastsat i denne kontrakt, fortsat gælde for individuelle kontrakter, der er indgået i løbet af kontraktens gyldighedsperiode.

Nøglepunkterne i klausulen om gyldighedsperioden er, om kontrakten fornyes automatisk, og hvis den gør, om metoden til at afslutte den er klart defineret.

I ovenstående tilfælde kan det potentielt blive et problem, at metoden til at meddele, at man ikke ønsker at forny kontrakten, ikke er klart angivet.

Derfor, for at undgå misforståelser om, hvorvidt en meddelelse er blevet givet inden tre måneder før udløbet af perioden, da der ikke vil være nogen beviser, hvis meddelelsen gives mundtligt, kan det være en god idé at specificere metoden for meddelelse, såsom “meddelelse skal gives skriftligt eller via e-mail”.

Desuden kan det i nogle tilfælde være bedst at lade bestemmelser om fortrolighedsforpligtelser og erstatning fortsætte efter kontraktens udløb.

I sådanne tilfælde kan du enten specificere det i individuelle klausuler, som i eksemplet, eller du kan overveje at oprette en separat “overlevende klausul”, der opregner de relevante klausuler.

Klausuler om erstatning for skade

Paragraf ◯ (Erstatning for skade)
Part B skal, i tilfælde af manglende opfyldelse eller opfyldelse af de tjenester, der er fastlagt i denne kontrakt og individuelle kontrakter, kompensere Part A for den faktiske, normale og direkte skade, der er lidt. Dog skal erstatningsbeløbet ikke overstige det beløb, som Part A har betalt til Part B for de pågældende tjenester.

Det er nødvendigt at inkludere en klausul om erstatning for skade, men hvis der er en mulighed for, at begge parter kan lide skade afhængigt af kontraktens indhold, er det nødvendigt at fastlægge begge parters erstatningspligt.

I ovenstående eksempel er kun Part B’s erstatningspligt over for Part A fastlagt, men ligesom den tidligere nævnte “fortrolighedspligt”, kan der også være en mulighed for, at Part B lider skade som følge af overtrædelse af denne kontrakt.

En mulig løsning ville være at fastlægge Part A’s eller Part B’s erstatningspligt i tilfælde af overtrædelse af denne kontrakt og individuelle kontrakter i den første paragraf, og i den anden paragraf fastlægge Part B’s erstatningspligt over for Part A som i eksemplet. Dog, hvis klausulen forbliver som den er, vil omfanget af Part B’s erstatningsansvar være for bredt, så det kan være værd at overveje at tilføje en supplerende klausul om undtagelser fra anvendelse.

“Dog skal dette ikke gælde, hvis Part B har handlet forsætligt eller groft uagtsomt.”

Skattemæssig behandling af grundlæggende og individuelle kontrakter

Det er vigtigt at være opmærksom på, at grundlæggende kontrakter og individuelle kontrakter behandles forskelligt i henhold til den japanske stempelafgiftslov.

For grundlæggende kontrakter, der indgås med en bestemt part over en periode på mere end tre måneder, er det nødvendigt med en indkomststempelafgift på 4.000 yen pr. dokument, da disse falder ind under dokument nummer 7 i den japanske stempelafgiftslov.

Individuelle kontrakter, derimod, er kontrakter relateret til kontraktarbejde og falder derfor ind under dokument nummer 2 i den japanske stempelafgiftslov. Derfor er det nødvendigt at betale en stempelafgift, der er fastsat i henhold til kontraktbeløbet.

Hvis du ikke sætter en indkomststempel på kontrakten, vil du blive pålagt en dobbelt forsømmelsesafgift. Hvis du ikke stempler kontrakten, vil du også blive pålagt en forsømmelsesafgift af samme beløb. Derfor kan det være en god idé at fastsætte regler for omkostningerne ved stempelafgifter i den grundlæggende kontrakt.

Opsummering

Vi har forklaret grundlæggende viden om rollen og forholdet mellem den grundlæggende kontrakt for reklamehandel (Japansk: 広告取引基本契約書) og individuelle kontrakter, samt vigtige kontrolpunkter for at undgå problemer med den anden part.

Der er stor potentiale i at bruge nye medier som internettet som reklamemedium, men afhængigt af kontraktens indhold kan der også være store risici.

For at gøre en succes ud af reklamehandel, der kommer i mange former, anbefaler vi, at du konsulterer og får rådgivning fra en advokatfirma med specialiseret juridisk viden og rig erfaring.

For mere information om kontrakter for internetreklamebureauer (Japansk: インターネット広告代理店の契約書), se artiklen nedenfor.

https://monolith.law/corporate/explanation-of-internet-advertising-agency-contract [ja]

Information om kontraktudarbejdelse og gennemgang m.m. af vores firma

Monolis Advokatfirma er et advokatfirma med styrker inden for IT, internet og forretning. Vi tilbyder en bred vifte af tjenester, herunder udarbejdelse og gennemgang af forskellige kontrakter, ikke kun grundlæggende reklamehandelskontrakter, til vores rådgivende virksomheder og klientvirksomheder. Detaljer er angivet på nedenstående side.