Forklaring af udenlandske arbejdspolitikker og relaterede love inden for japansk arbejdsret

I det japanske arbejdsmarked bliver tilstedeværelsen af udenlandske talenter mere og mere fremtrædende år for år. For virksomheder, der stræber efter vedvarende vækst, er det at udnytte talenter med forskellige baggrunde blevet en uundværlig del af ledelsesstrategien. Når man ansætter udenlandsk arbejdskraft, er det dog yderst vigtigt at forstå det specifikke juridiske rammeværk, som adskiller sig fra det, der gælder for ansættelse af medarbejdere med japansk statsborgerskab. Dette juridiske rammeværk består hovedsageligt af to lag.

Først og fremmest er der “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (herefter “Immigrationsloven”) i Japan, som definerer, hvilke aktiviteter udlændinge kan udføre for at arbejde og modtage betaling i Japan. Det er loven, der fungerer som ‘indgangen’ for udenlandsk arbejdskraft.

For det andet er der de japanske arbejdslove, herunder “Labor Standards Act” og “Labor Contract Act”, som regulerer arbejdsvilkår og arbejdsmiljø efter at en ansættelseskontrakt er indgået. Disse love gælder lige for alle arbejdstagere, der arbejder i Japan, uanset nationalitet, og fungerer som ‘interne’ regler.

I denne artikel vil vi systematisk forklare disse lovgivningssystemer, som virksomhedsledere og juridiske medarbejdere står over for, når de overvejer at ansætte udenlandsk arbejdskraft. Vi vil specifikt diskutere kravene til opholdstilladelsen “Engineering, Humanities Knowledge, and International Services”, som spiller en central rolle i ansættelsen af faglærte udenlandske medarbejdere, samt strukturen og de juridiske forpligtelser forbundet med “Technical Intern Training Program”, som har fungeret som en reel arbejdskraft under dække af internationalt bidrag. Desuden vil vi bekræfte det grundlæggende princip om, at japanske arbejdslove fuldt ud gælder for udenlandsk arbejdskraft ansat under disse systemer, og gennem faktiske retssager vil vi belyse de praktiske risici og ansvar, som virksomhederne skal være opmærksomme på.

Den juridiske ramme, der understøtter Japans udenlandske arbejdspolitik

I Japan bestemmes det udelukkende af den ‘opholdskvalifikation’ en person har, om en udlænding kan engagere sig i betalt arbejde. Dette princip er en grundlæggende regel fastsat i den japanske immigrationslov. Når virksomheder overvejer at ansætte udenlandsk arbejdskraft, er det første, de skal forstå, dette system med opholdskvalifikationer.

Opholdskvalifikationer er bredt kategoriseret i to typer. Den ene er baseret på en persons status eller position, såsom ‘permanent beboer’ eller ‘ægtefælle til en japaner’. Udlændinge med disse kvalifikationer har ingen begrænsninger i deres arbejdsaktiviteter og kan beskæftige sig med enhver type job, ligesom japanere. Den anden type er opholdskvalifikationer, der gives med det formål at engagere sig i specifikke aktiviteter. For eksempel falder ‘professor’, ‘medicinsk’ og ‘forretningsledelse’ ind under denne kategori, og mange udlændinge, der arbejder i specialiserede og tekniske felter i Japan, er beskæftiget under disse opholdskvalifikationer. Med disse kvalifikationer er det kun tilladt at arbejde inden for de aktiviteter, der er godkendt.

Under dette system pålægges virksomheder en juridisk forpligtelse til at kontrollere opholdskvalifikationerne for potentielle udenlandske ansatte. Specifikt skal virksomheder ved ansættelsestidspunktet anmode om at se ‘opholdskortet’ for at bekræfte, om kvalifikationen tillader arbejde, og om de aktiviteter, der er tilladt, stemmer overens med de arbejdsopgaver, som virksomheden ønsker at beskæftige personen med. Derudover er der en forpligtelse til at indberette ansættelsesforhold for udlændinge (ved ansættelse og fratrædelse). Hvis en virksomhed ansætter en udlænding, der ikke har tilladelse til at arbejde, eller hvis de får en udlænding til at udføre arbejde, der går ud over de aktiviteter, der er fastsat i opholdskvalifikationen, kan virksomheden blive anklaget for ‘fremme af ulovligt arbejde’, uanset om det er med vilje eller ved en fejl. Dette indebærer strenge straffe, selv hvis virksomheden ikke havde til hensigt at overtræde loven, og udgør en betydelig risiko for compliance.

Det er vigtigt at bemærke, at reguleringen af udenlandsk beskæftigelse har en dobbelt struktur. Immigrationsloven er den første barriere, der afgør, om man har ‘retten’ til at arbejde i Japan. Når denne barriere er passeret, og der er indgået en ansættelseskontrakt mellem en virksomhed og en udlænding med en gyldig opholdskvalifikation, gælder de japanske arbejdslovgivninger fuldt ud for ‘betingelserne’ i arbejdskontrakten. Selvom alle krav i immigrationsloven er opfyldt, er arbejdsvilkår, der overtræder arbejdsstandardloven, ikke tilladt. Omvendt, uanset hvor generøse arbejdsvilkårene er, er det ulovligt at beskæftige nogen uden den korrekte opholdskvalifikation. Derfor kræves det af virksomheder at opbygge et dobbelt compliance-system, der tager højde for både immigrationsloven og arbejdslovgivningen.

Kvalifikationer for opholdstilladelse i specialiserede og tekniske felter: Krav til “Teknik, Humanvidenskab & International Forretning” i Japan

Når man ansætter udenlandske fagfolk med specialiseret viden eller tekniske færdigheder og en uddannelse på bachelorniveau eller højere, er opholdstilladelsen “Teknik, Humanvidenskab & International Forretning” den mest almindeligt anvendte i Japan. Denne opholdstilladelse omfatter tre kategorier: naturvidenskabelige felter som fysik og ingeniørvidenskab (teknik), humanvidenskabelige felter som jura og økonomi (humanvidenskab) og områder, der kræver tankegang og følsomhed baseret på udenlandske kulturer (international forretning). For at opnå denne opholdstilladelse er det nødvendigt at opfylde de strenge krav fastsat i indvandringsloven og de tilhørende ministerielle bekendtgørelser.

Først og fremmest er det vigtigste krav, at der er en tæt sammenhæng mellem det arbejde, man ønsker at udføre, og ens uddannelsesmæssige baggrund eller erhvervserfaring. For eksempel, hvis en person med en universitetsgrad i informationsteknologi arbejder som systemingeniør, eller en person med en grad i økonomi arbejder med markedsanalyse, er dette typiske eksempler. Hvis denne sammenhæng ikke kan bevises objektivt, vil ansøgningen ikke blive godkendt. Selv hvis man ikke opfylder uddannelseskravene, kan man opfylde dette krav gennem erhvervserfaring – mere end 10 år inden for “teknik” eller “humanvidenskab” og mere end 3 år inden for “international forretning”. Bevis for denne “sammenhæng” er ikke blot en proceduremæssig opgave med at indsende dokumenter. Det kræver opbygningen af en overbevisende “fortælling”, der konkret og logisk forklarer, hvorfor den udenlandske medarbejders specifikke viden og erfaring er afgørende for jobbet, hvilket ligner en juridisk argumentationsproces. En generisk jobbeskrivelse er utilstrækkelig, og der kræves en strategisk jobdesign fra ansættelsesfasen med henblik på ansøgningen om opholdstilladelse.

For det andet er denne opholdstilladelse beregnet til at udføre specialiseret arbejde, og derfor er aktiviteter, der betragtes som “simpelt arbejde”, ikke tilladt. Hvis arbejdsopgaverne anses for at være rutinemæssige og ikke kræver specialiseret viden eller analytisk tænkning, vil opholdstilladelsen ikke blive godkendt.

For det tredje er der krav omkring aflønning. Den løn, som den udenlandske medarbejder modtager, skal være på niveau med eller højere end det, som japanske medarbejdere modtager for tilsvarende arbejde. Dette er en vigtig bestemmelse for at forhindre udnyttelse af udenlandske arbejdere som billig arbejdskraft og for at opretholde et retfærdigt arbejdsmarked.

Endelig vil virksomhedens stabilitet og kontinuitet, som er arbejdsgiveren, også blive vurderet. Det undersøges, om virksomheden har en solid forretningsgrundlag, der kan understøtte ansættelsen af udenlandske medarbejdere og fortsat betale lønninger stabilt, og om der er en rationel forretningsmæssig grund til at have brug for disse medarbejdere, hvilket bekræftes gennem finansielle dokumenter.

Strukturen af det japanske tekniske internshipsystem og virksomheders juridiske forpligtelser

Det japanske tekniske internshipsystem har til formål at lade japanske virksomheder modtage praktikanter fra udviklingslande og overføre praktiske færdigheder, teknikker og viden gennem OJT (On-the-Job Training), for at bidrage til udviklingen af menneskelige ressourcer, der kan understøtte økonomisk vækst i deres hjemlande. Systemet er reguleret af en specifik lov, “Loven om korrekt gennemførelse af tekniske internships for udlændinge og beskyttelse af praktikanter” (herefter “Teknisk Internship Lov”).  

Under den japanske Tekniske Internship Lov er der oprettet en godkendt organisation, Organisationen for Tekniske Internships for Udlændinge (OTIT), for at overvåge den korrekte gennemførelse af systemet. Virksomheder, der ønsker at modtage tekniske praktikanter, skal udarbejde en detaljeret “teknisk internshipsplan” for hver praktikant og få godkendelse fra OTIT. Planen skal indeholde specifikke oplysninger om de færdigheder, der skal læres, varigheden og behandlingen af praktikanterne, og OTIT gennemgår nøje, om planen overholder lovgivningens standarder.  

Virksomheder, der gennemfører internships, har mange juridiske forpligtelser i henhold til den japanske Tekniske Internship Lov. Især er bestemmelserne om beskyttelse af praktikanternes menneskerettigheder vigtige. For eksempel er det klart forbudt at konfiskere praktikanters pas eller opholdskort, tvinge dem til at spare op eller indgå kontrakter, der fastsætter bøder for kontraktbrud.  

Skønt de kaldes “praktikanter” i systemet, indgår de tekniske praktikanter en ansættelseskontrakt med modtagervirksomheden og arbejder som ansatte. Derfor, bortset fra træningsperioden efter indrejse, skal de forstå, at japanske arbejdsrelaterede love som Arbejdsstandardloven, Mindstelønsloven og Arbejdssikkerheds- og Sundhedsloven fuldt ud finder anvendelse.  

Det japanske tekniske internshipsystem står over for en stor overgangsperiode. Den japanske regering har besluttet at afskaffe tekniske internshipsystemet og oprette et nyt “Udviklings- og Arbejdssystem”. Den præcise dato for implementeringen er endnu ikke fastsat, men det forventes at ske inden for tre år efter lovens offentliggørelse i juni 2024. Det mest markante træk ved det nye system er, at dets formål skifter fra “internationalt bidrag” til “udvikling og sikring af arbejdskraft i Japans industrielle sektorer”. Dette vil ændre rammerne til formelt at anerkende udlændinge som arbejdskraft og gennem planlagt udvikling understøtte deres langsigtede karriereopbygning. Nedenfor opsummeres de vigtigste forskelle mellem de to systemer.  

Denne systemændring antyder, at det for virksomheder bliver mere vigtigt end nogensinde at udarbejde strategiske personaleplaner, der ikke kun ser udenlandske medarbejdere som kortvarig arbejdskraft, men også fokuserer på deres langsigtede udvikling og integration i organisationen.

Japansk arbejdsret gælder uanset nationalitet

En af de mest grundlæggende principper, som arbejdsgivere skal overholde, når de ansætter udenlandske arbejdstagere, er, at japanske arbejdsretlige love og regler gælder lige for alle arbejdstagere uanset nationalitet, så snart et ansættelsesforhold er etableret. Dette er en urokkelig regel etableret af japansk lovgivning og domstolsafgørelser.  

Kernen i dette princip er Artikel 3 i den japanske arbejdsstandardlov. Denne artikel fastslår, at “en arbejdsgiver må ikke diskriminere i løn, arbejdstid eller andre arbejdsvilkår på grund af en arbejdstagers nationalitet, tro eller social status”. Dette betyder, at det er klart forbudt ved lov at fastsætte lavere løn for udenlandske arbejdstagere end for japanske medarbejdere eller at anvende ufordelagtige arbejdstider eller ferieordninger på grund af deres udenlandske nationalitet. Selvfølgelig gælder den mindsteløn, der er fastsat af hver præfektur, også for udenlandske arbejdstagere. Desuden, når arbejdstiden overstiger den lovmæssige arbejdstid, er det nødvendigt at betale overarbejdsbetaling på samme måde som til japanske arbejdstagere.  

Med hensyn til afskedigelse er udenlandske arbejdstagere også omfattet af den japanske arbejdskontraktlov. Artikel 16 i den japanske arbejdskontraktlov fastslår, at “en afskedigelse, der mangler objektivt rimelige grunde og ikke anses for at være passende i henhold til samfundets normer, vil blive betragtet som et misbrug af retten og dermed være ugyldig”. Dette er kendt som “misbrug af retten til afskedigelse” og er et vigtigt princip, der juridisk understøtter de japanske ansættelsespraksisser, hvor en arbejdsgiver ikke kan afskedige en medarbejder alene af hensyn til arbejdsgiverens bekvemmelighed. Dette princip gælder fuldt ud for udenlandske arbejdstagere, så der stilles strenge krav til afskedigelse.  

Den japanske arbejdssikkerheds- og sundhedslov, som sikrer arbejdstagernes sikkerhed og sundhed, gælder naturligvis også for udenlandske arbejdstagere. Virksomheder har pligt til at tilvejebringe et sikkert arbejdsmiljø for udenlandske arbejdstagere. Især når det kommer til uddannelse og træning i sikkerhed og sundhed, er det nødvendigt at gennemføre dette på et sprog og på en måde, som arbejdstageren kan forstå. For eksempel kan det være nødvendigt at tage hensyn til brugen af illustrationer eller materiale på arbejdstagerens modersmål.  

Det japanske ministerium for sundhed, arbejde og velfærd har offentliggjort “Retningslinjer for forbedring af ansættelsesforvaltningen af udenlandske arbejdstagere” som et supplement til overholdelsen af disse love. Disse retningslinjer specificerer de foranstaltninger, som arbejdsgivere bør træffe på hvert trin fra rekruttering og ansættelse til afskedigelse. For eksempel anbefales det at tydeliggøre passende arbejdsvilkår, tilbyde støtte til livsførelse og etablere klage- og rådgivningssystemer. Selvom disse retningslinjer ikke har direkte sanktioner, fungerer de som en form for “soft law”. Det vil sige, at når der opstår tvister om arbejdsforhold, kan en virksomheds overholdelse af disse retningslinjer blive et vigtigt grundlag for domstolenes vurdering af virksomhedens “rimelighed” og “oprigtighed”. Derfor er det yderst vigtigt at etablere et ansættelsesforvaltningssystem i overensstemmelse med disse retningslinjer ud fra et risikostyringsperspektiv.  

Praktiske overvejelser ud fra japanske retspraksis

Det er afgørende for virksomheders risikostyring ikke kun at kende til lovens bogstav, men også hvordan den fortolkes og anvendes i faktiske tvister. Japanske retsafgørelser vedrørende ansættelse af udenlandske arbejdstagere antyder de specifikke juridiske risici, som virksomheder kan stå over for.

Først og fremmest er der dommen om ‘arbejderstatus’ for teknikpraktikanter. Amakusa-sagen om kinesiske teknikpraktikanter (Kumamoto District Court, 29. januar 2010 (Heisei 22)) er en vigtig præcedens i denne henseende. I denne sag fastslog retten klart, at selvom de systemmæssigt betegnes som ‘praktikanter’ eller ‘trainees’, så er de i realiteten arbejdstagere under virksomhedens ledelse og tilsyn, der yder arbejdskraft og modtager betaling herfor, og derfor falder de ind under definitionen af ‘arbejdstagere’ i henhold til den japanske arbejdsstandardlov. Som følge heraf blev virksomheden pålagt at betale ubetalt løn i henhold til mindstelønsloven og overtidstillæg. Denne dom viser rettens strenge holdning til, at virksomheder ikke kan undgå deres forpligtelser under arbejdslovgivningen ved at bruge betegnelser som ‘praktik’ eller ‘træning’. Ledere skal være bevidste om, at teknikpraktikanter er arbejdstagere og fuldt ud beskyttet af arbejdslovgivningen, og de skal sikre en korrekt håndtering af arbejdsforholdene.

For det andet er der domme vedrørende gyldigheden af opsigelser af udenlandske arbejdstagere. Som nævnt ovenfor, erklærer artikel 16 i den japanske arbejdskontraktlov opsigelser uden objektivt rimelige og samfundsmæssigt passende grunde for ugyldige. Dette krav om ‘samfundsmæssig passende’ bliver ofte undersøgt endnu mere grundigt, når det kommer til opsigelse af udenlandske arbejdstagere. Dette skyldes, at opsigelse for en udenlandsk arbejdstager, der opholder sig i Japan med henblik på arbejde, ikke kun betyder tab af job, men også kan føre til tab af det juridiske grundlag for at opholde sig i landet – en yderst alvorlig konsekvens. Med denne alvorlige konsekvens in mente, undersøger retten nøje, om virksomheden har gjort alt for at undgå opsigelse, såsom at tilbyde uddannelsesmuligheder, overveje omplacering (hvis det er muligt inden for rammerne af opholdstilladelsen), gradvis vejledning og advarsler, før de tyer til opsigelse som sidste udvej. I sager, hvor opsigelse på grund af manglende japansk sprogfærdighed er blevet bestridt, tages der hensyn til, hvilket niveau af færdigheder der var forventet ved ansættelsen, og om der efterfølgende er ydet støtte til forbedring af færdighederne. Virksomheder skal være fuldt bevidste om risikoen for, at en letfærdig opsigelse kan blive erklæret juridisk ugyldig, og de skal træffe yderst forsigtige foranstaltninger baseret på objektive beviser.

Konklusion

Som vi har gennemgået i denne artikel, er beskæftigelsen af udenlandske arbejdstagere i Japan strengt reguleret af en dobbelt juridisk ramme, der består af indrejsekontrol gennem indvandringsloven (“indgangen”) og arbejdslovgivningen, der gælder uanset nationalitet (“det indre”). For at virksomheder kan anvende dette komplekse system korrekt og sikre og udnytte talentfulde udenlandske arbejdstagere, er det afgørende at forstå kravene til opholdstilladelse nøjagtigt og at overholde den japanske arbejdslovgivning fuldt ud i alle processer fra ansættelse til fratrædelse. Som retspraksis viser, kan en overfladisk fortolkning eller formel tilgang føre til alvorlige juridiske konflikter og risici for omdømmet.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record i at rådgive et stort antal klienter i Japan om de emner, der er behandlet i denne artikel. Vores firma beskæftiger advokater, der er eksperter i det japanske retssystem, samt engelsktalende advokater med juridiske kvalifikationer fra andre lande, hvilket giver os mulighed for at tilbyde unik indsigt, der brobygger mellem de komplekse japanske juridiske regler og de globale virksomheders behov. Vi tilbyder omfattende juridisk support til din virksomheds brug af udenlandsk arbejdskraft, fra udarbejdelse af strategier for opnåelse af opholdstilladelse og udformning af ansættelseskontrakter i overensstemmelse med japansk arbejdsret til daglig personaleledelse og håndtering af eventuelle tvister.