Vejledning til brug af støtteansøgningsagenter og nødvendige kontraktspunkter

Ved drift af en virksomhed kan det være relevant at overveje at ansøge om forskellige former for støtte.

Støtte er midler, som staten eller lokale myndigheder yder for at opnå politiske mål ved at støtte initiativer fra virksomheder, der passer til disse mål.

Da støtte generelt ikke skal tilbagebetales, kan det være en stor hjælp for virksomhedens likviditet.

Det skal dog bemærkes, at støtte ikke er noget, som alle kan få bare ved at ansøge. Der er komplekse krav til ansøgningen om støtte, og det er nødvendigt at beskrive klart i ansøgningsdokumenterne, hvad virksomhedens aktiviteter er baseret på disse krav.

Da ansøgningsdokumenterne for støtte er omfattende, kan det være en betydelig byrde for virksomheden at forberede ansøgningen samtidig med at udføre daglige opgaver. Derfor er det ret almindeligt at outsource ansøgningen om støtte til eksterne konsulenter.

Derfor vil vi forklare, hvad virksomheder, der outsourcer ansøgningen om støtte, skal være opmærksomme på i forbindelse med konsulentkontrakten for outsourcing af støtteansøgninger.

Procedure for ansøgning om tilskud

Tilskud er, som vi forklarede i begyndelsen, et system, der yder en del af de nødvendige omkostninger for at støtte virksomheders initiativer i overensstemmelse med politiske mål for den japanske regering og lokale myndigheder.

Det er primært det japanske Ministerium for Økonomi, Handel og Industri, der håndterer mange tilskud.

Når du ansøger om et tilskud, skal du indhente de nyeste offentlige ansøgningsdokumenter og de angivne ansøgningsskemaer, og du skal indsende dokumenterne til sekretariatet i tide til ansøgningsfristen for tilskuddet.

Derefter vil sekretariatet gennemgå ansøgningen om tilskud og afgøre, om den skal godkendes eller ej.

Og implementeringen af ​​det projekt, der er berettiget til tilskuddet, skal udføres efter godkendelsesbeslutningen.

Desuden bliver tilskuddet ikke straks udbetalt til virksomheden, når det er godkendt.

Virksomheder, der er godkendt til et tilskud, skal først afholde alle omkostninger og derefter rapportere om implementeringen af ​​projektet, før de kan modtage tilskuddet.

Der er normalt et bestemt budgetloft for tilskud, så ikke alle ansøgninger bliver godkendt.

For eksempel siges acceptgraden for det populære “Manufacturing Subsidy” blandt virksomheder generelt at være omkring 50%.

Af denne grund er der mange virksomheder, der ansætter professionelle konsulenter til at ansøge om tilskud for at øge chancerne for at bestå gennemgangen.

Der er også noget, der ligner tilskud, kaldet “støttepenge”. Støttepenge er også noget, der gives fra den japanske regering og lokale myndigheder, og tilbagebetaling er ikke nødvendig. Den primære forskel mellem tilskud og støttepenge er, at støttepenge grundlæggende kan modtages, hvis visse krav er opfyldt. Desuden er hoveddelen af ​​støttepenge ydelser relateret til beskæftigelse under jurisdiktion af det japanske Ministerium for Sundhed, Arbejde og Velfærd.

Hvem skal man henvende sig til for at ansøge om tilskud?

Hvis du overvejer at outsource din ansøgning om tilskud, hvem skal du så henvende dig til? For at komme direkte til pointen, er der ingen særlige kvalifikationer nødvendige for at håndtere ansøgninger om tilskud. Derfor er der mange agenter, der kalder sig selv for konsulenter i ansøgninger om tilskud.

Men i praksis ser det ud til, at mange af dem, der håndterer ansøgninger om tilskud, er certificerede konsulenter for små og mellemstore virksomheder.

Derudover er der mange eksempler på revisorer og certificerede offentlige revisorer, der tilbyder konsultationer om ansøgninger om tilskud.

Der siges at være visse nøglepunkter i, hvordan man skriver en ansøgning om tilskud. Derfor, hvis du overvejer at outsource din ansøgning om tilskud, kan det være en god idé at konsultere en konsulent med omfattende erfaring inden for ansøgninger om tilskud.

Desuden er det almindeligt, at honoraret for ansøgning om tilskud er opdelt i to trin: et opstartsgebyr og en succesafgift.

I dette tilfælde er opstartsgebyret typisk omkring 100.000 til 150.000 yen, og succesafgiften er omkring 10% af det godkendte beløb. Derfor, hvis honoraret er betydeligt højere end dette, kan det være værd at overveje omhyggeligt, om du skal anmode om det.

Subsidieansøgningskonsulentkontrakt

Når du outsourcer en ansøgning om subsidier, skal du oprette og indgå en konsulentkontrakt. I denne artikel vil vi forklare i detaljer, hvad du skal være opmærksom på i en sådan kontrakt.

I den kontraktsskabelon, vi viser nedenfor, refererer “A” til virksomheden, der outsourcer ansøgningen om subsidier, og “B” refererer til konsulenten, der håndterer ansøgningen.

Når du faktisk opretter kontrakten, skal du ikke blot bruge de klausuleksempler, vi nævner nedenfor, som en skabelon. Du skal tilpasse dem til de faktiske omstændigheder mellem parterne.

For mere detaljeret information om indholdet af en generel outsourcingkontrakt, se artiklen nedenfor.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract [ja]

Klausuler om indholdet af det outsourcede arbejde

Klausul X (Arbejdsindhold)
A outsourcer følgende arbejde (herefter “dette arbejde”) til B, og B accepterer dette.
(1) Forberedelse af ansøgningsskemaer og andre nødvendige dokumenter for subsidier for det japanske år Reiwa X (Gregoriansk kalenderår Y)
(2) Supplerende arbejde, der opstår i forbindelse med udførelsen af det arbejde, der er specificeret i det foregående punkt

En central klausul i konsulentkontrakten handler om indholdet af det outsourcede konsulentarbejde. Her skal du sikre dig, at indholdet og omfanget af arbejdet er klart defineret. Specifikt skal det være klart, hvilken subsidieansøgning der outsources.

Subsidier identificeres normalt ved det år, de udbydes, og navnet på subsidien. Derfor skal du sammenligne med de officielle retningslinjer for offentliggørelse fra det land eller den lokale regering, der udbyder subsidien, for at sikre, at der ikke er fejl i navnet på subsidien osv.

Klausuler om vederlag

Klausul X (Vederlag osv.)
Vederlaget for dette arbejde skal være som følger.
(1) Startgebyr
A skal betale B et startgebyr på X yen (inklusive forbrugsskat).
(2) Succesgebyr
Hvis den subsidie, der ansøges om gennem dette arbejde, bliver godkendt, skal A betale B X% (inklusive forbrugsskat) af det godkendte beløb.

En anden vigtig klausul ved siden af indholdet af det outsourcede arbejde er klausulen om vederlag for arbejdet. Som nævnt ovenfor er det almindeligt, at vederlaget for en subsidieansøgning består af et startgebyr og et succesgebyr.

Derfor, som virksomhed, der outsourcer en subsidieansøgning, skal du sikre dig, at beregningsmetoden og beløbet for vederlaget er entydigt defineret i konsulentkontrakten.

Desuden, hvis der er gebyrer eller omkostninger, som virksomheden skal bære ud over startgebyret og succesgebyret, skal du sørge for at forstå indholdet af disse omkostninger på forhånd for at undgå problemer.

For nylig synes antallet af konsulenter, der håndterer subsidieansøgninger, at være steget, og nogle konsulenter synes at have vedtaget en fuldstændig succesgebyrmodel uden startgebyr.

Klausuler om re-outsourcing

Klausul X (Re-outsourcing)
(1) Hvis B re-outsourcer dette arbejde til en tredjepart, skal B opnå forudgående skriftligt samtykke fra A.
(2) Hvis B re-outsourcer dette arbejde til en tredjepart i henhold til det foregående punkt, skal B pålægge den pågældende tredjepart forpligtelser, der er mindst lige så store som de forpligtelser, B har i henhold til denne kontrakt.

Da ansøgningsfrister for subsidier er sat flere måneder i forvejen, har konsulenter, der håndterer ansøgninger, en tendens til at have en ekstrem koncentration af arbejde på bestemte tidspunkter.

Af denne grund kan de re-outsource forberedelsen af subsidieansøgningsskemaer til eksterne samarbejdspartnere.

Selv i sådanne tilfælde skal den part, der anmoder om arbejdet, være i stand til at afgøre, om arbejdet er blevet re-outsourcet. Derfor kræver det ovenstående klausuleksempel skriftligt samtykke i punkt 1.

Hvis det er kendt fra starten, at arbejdet vil blive re-outsourcet, kan punkt 1 i klausuleksemplet ændres til “B kan re-outsource dette arbejde til X, og A accepterer dette”.

Som den part, der outsourcer arbejdet, er det bedst at få så mange oplysninger som muligt om re-outsourcing-partneren, såsom navnet på virksomheden.

Desuden indeholder dokumenter relateret til subsidieansøgninger fortrolige virksomhedsoplysninger. Derfor, selv når arbejdet re-outsources til en ekstern virksomhed, skal du sikre dig, at mindst fortrolighedsforpligtelser pålægges re-outsourcing-partneren.

Dette er formålet med punkt 2 i det ovenstående klausuleksempel.

Klausuler om kontraktens ophævelse

Klausul X (Ophævelse af kontrakten)
1. A eller B kan ophæve denne kontrakt ved at give skriftlig meddelelse til den anden part, hvis den anden part falder ind under en af følgende punkter.
(1) Når der er overtrædelse af nogen af klausulerne i denne kontrakt
(2) Når kreditstatus forværres
(3) Når der er en grund til, at formålet med denne kontrakt ikke kan opnås
2. Hvis A nægter at modtage subsidien efter at være blevet godkendt, eller hvis A ikke kan modtage subsidien på grund af manglende gennemførelse af projektet, kan denne kontrakt ikke ophæves.

Punkt 1 i klausuleksemplet er en generel klausul om ophævelse af kontrakten. Det, der ofte bliver et problem i outsourcing af subsidieansøgninger, er punkt 2 i klausuleksemplet. Succesgebyret for en subsidieansøgning opstår normalt, når den ansøgte subsidie bliver godkendt.

Men det er kun efter at virksomheden, der er klienten, har gennemført det godkendte projekt, at virksomheden faktisk kan modtage subsidien. Ifølge punkt 2 i klausuleksemplet opstår succesgebyret, selvom klienten ikke faktisk kan modtage subsidien på grund af klientens omstændigheder efter godkendelsen af subsidien.

Da det ikke er konsulentens ansvar, hvis klienten ikke tager de nødvendige skridt for at modtage subsidien efter godkendelsen, er det uundgåeligt, at en sådan klausul er inkluderet.

Generelle klausuler

Ud over de klausuleksempler, vi har nævnt ovenfor, er der generelle klausuler, der normalt er inkluderet i en kontrakt.

Generelle klausuler inkluderer for eksempel klausuler om erstatningsansvar, jurisdiktion i tilfælde af tvister med den anden part, og fortrolighedsforpligtelser.

Af disse er fortrolighedsforpligtelsen særlig vigtig i forbindelse med subsidieansøgninger, da virksomheden skal give konsulenten adgang til fortrolige oplysninger, såsom virksomhedens forretningsplan og finansielle oplysninger. Dette skyldes risikoen for, at virksomheden kan lide skade, hvis oplysningerne lækkes til konkurrerende virksomheder.

Fortrolighedsforpligtelsen kan være inkluderet i konsulentkontrakten, men på grund af dens betydning kan der også oprettes en separat fortrolighedsaftale, også kendt som en NDA.

For mere information om fortrolighedsaftaler (NDA’er), se artiklen nedenfor.

Opsummering

Hvis man formår at udnytte eksterne konsulenter effektivt og opnår tilskud, kan det være en stor fordel for virksomheden.

Når du outsourcer opgaver relateret til ansøgning om tilskud, skal du altid sørge for at indgå en kontrakt.

Det er især vigtigt at være opmærksom på kontraktens indhold og betaling, da disse områder er særligt udsatte for konflikter. Hvis du er usikker på kontraktens indhold, kan du konsultere en advokat med ekspertise i virksomhedsret og få rådgivning.

Introduktion til vores foranstaltninger

Som nævnt ovenfor, er det nødvendigt at oprette en kontrakt for at sikre sikker brug af subsidieagenturer.

Monolith Advokatfirma er et advokatfirma med høj ekspertise inden for IT, især internettet og lovgivning. Vi håndterer oprettelse og gennemgang af kontrakter for en bred vifte af sager, fra top-tier organisationer noteret på Tokyo Stock Exchange Prime til tidlige startups.

Hvis du har problemer med kontrakter, kan du henvise til artiklen nedenfor.