Administrative sanktioner over for plejevirksomheder og modforanstaltninger: Fremme af sund forretningskontinuitet gennem styrket compliance

Med en stigende ældre befolkning og faldende fødselsrater, vokser behovet for ældrepleje i Japan år for år. Plejehjem og andre plejevirksomheder er forpligtet til at drive deres forretning i overensstemmelse med den japanske Long-Term Care Insurance Act. Overtrædelser kan medføre administrative sanktioner, hvilket ikke alene kan gøre det vanskeligt at fortsætte plejevirksomheden, men også have en betydelig indvirkning på livet for både brugere og ansatte i plejeinstitutioner og -virksomheder.

I denne artikel vil vi forklare de forskellige typer og indhold af administrative sanktioner, som plejevirksomheder i Japan kan stå over for. Desuden vil vi detaljeret gennemgå nøglepunkterne for at overholde lovgivningen og undgå administrative sanktioner.

Oversigt over administrative sanktioner i plejevirksomheder i Japan

Hvis der er mistanke om, at en plejevirksomhed ikke drives korrekt, kan virksomheden risikere at modtage vejledning eller sanktioner fra de administrative myndigheder. Vi vil forklare indholdet af disse administrative sanktioner og forskellen på dem og administrativ vejledning.

Hvad er administrative sanktioner for plejefaciliteter i Japan?

Administrative sanktioner for plejefaciliteter i Japan er juridiske foranstaltninger, som administrative organer pålægger plejevirksomheder baseret på bestemmelserne i den japanske langtidsplejeforsikringslov (介護保険法). Disse sanktioner har til formål at sikre kvaliteten af plejeservice og beskytte brugernes rettigheder.

For plejevirksomheder, der leverer plejeservice, kan administrative sanktioner omfatte annullering eller suspension af deres godkendelse i henhold til langtidsplejeforsikringsloven.

Forskellen mellem administrativ vejledning og administrative sanktioner

Administrativ vejledning er rådgivning og vejledning, som administrative organer giver til virksomheder, når der er mistanke om overtrædelse af lovgivningen. I modsætning hertil har administrative sanktioner juridisk bindende kraft og pålægger virksomhederne specifikke forpligtelser eller begrænser deres rettigheder.

Administrativ vejledning er defineret i artikel 32 og artikel 32, stk. 2, i den japanske lov om administrative procedurer som følger:

Under administrativ vejledning skal de involverede personer være opmærksomme på ikke at overtræde grænserne for deres respektive administrative organers opgaver eller ansvarsområder, og at indholdet af vejledningen udelukkende realiseres gennem den anden parts frivillige samarbejde.
2. Personer involveret i administrativ vejledning må ikke behandle den anden part ufordelagtigt på grundlag af, at de ikke har fulgt vejledningen.

Citat:e-Gov lovsøgning | Lov om administrative procedurer[ja]

Hvis der ikke ses forbedringer efter at have modtaget administrativ vejledning, kan virksomheden ende med at modtage administrative sanktioner med juridisk bindende kraft. Det er vigtigt for virksomheder, der modtager administrativ vejledning, hurtigt at revurdere og forbedre problemområder for at undgå administrative sanktioner.

Typer og indhold af administrative sanktioner i Japan

Med udgangspunkt i forskellen mellem administrativ vejledning og administrative sanktioner, vil vi her forklare de specifikke typer og indhold af administrative sanktioner mere detaljeret.

Tilbagekaldelse af godkendelse

Den mest alvorlige administrative sanktion over for plejevirksomheder er “tilbagekaldelse af godkendelse”. Plejeinstitutioner driver deres forretning i overensstemmelse med Plejeforsikringsloven, baseret på en godkendelse fra de administrative myndigheder. Hvis denne godkendelse bliver tilbagekaldt, kan plejeinstitutionen ikke længere modtage plejebetaling og er dermed ude af stand til at fortsætte sin forretning.

Desuden, hvis en plejevirksomhed modtager en administrativ sanktion i form af tilbagekaldelse af godkendelse, kan den ikke opnå en ny godkendelse i fem år fra datoen for tilbagekaldelsen. (Plejeforsikringsloven Artikel 70, Afsnit 6[ja]) Hvis virksomheden er en juridisk person, kan dens bestyrelsesmedlemmer eller ledere af institutionen heller ikke modtage en godkendelse. (Samme paragraf, Afsnit 6-2[ja])

Suspension af godkendelsens virkning

Ligesom tilbagekaldelse af godkendelse har suspension af godkendelsens virkning også en tvangsmæssig effekt på driften af plejevirksomheder. Men i modsætning til tilbagekaldelse er suspensionen kun midlertidig, og sanktionerne kan omfatte stop for optagelse af nye brugere eller reduktion af plejebetalingen. Selv under perioden med suspension kan plejevirksomheden fortsætte sin drift.

Forbedringspåbud

Et forbedringspåbud er en administrativ sanktion, hvor de administrative myndigheder pålægger plejeinstitutioner at foretage forbedringer baseret på lovgivningen. Når en plejeinstitution modtager et forbedringspåbud, bliver den pålagt af de administrative myndigheder at indsende en forbedringsrapport inden for en fastsat frist og at iværksætte forbedringstiltag.

Forbedringspåbud er den letteste form for administrativ sanktion, men da det er en administrativ sanktion med juridisk bindende kraft, kan manglende overholdelse føre til yderligere sanktioner som suspension af godkendelsen eller tilbagekaldelse. Forbedringsanbefalinger ligner forbedringspåbud, men da de er en form for administrativ vejledning, har de ingen juridisk bindende kraft. Dog, ligesom med forbedringspåbud, kan der kræves indsendelse af en forbedringsrapport, og hvis anbefalingerne ikke følges, kan det føre til et forbedringspåbud, som er en administrativ sanktion.

Primære overtrædelser, der kan medføre administrative sanktioner

De typer af administrative sanktioner, der har juridisk bindende kraft i Japan, omfatter annullering af godkendelse, suspension af godkendelsens virkning og påbud om forbedringer. Vi vil her forklare de primære overtrædelser, der kan føre til disse tre typer af administrative sanktioner.

Overtrædelse af personalekrav

I plejesektoren i Japan er der fastsat specifikke standarder for det nødvendige antal personale for hver type service. Hvis en plejeinstitution eller virksomhed ikke sikrer og placerer det krævede personale, betragtes det som en overtrædelse af personalekravene og kan medføre administrative sanktioner.

For eksempel skal en lokal dagpleje (dagcenter) med en kapacitet på 10 personer eller færre altid have mindst én sygeplejerske eller plejepersonale til stede. Desuden skal hjemmepleje have mindst 2,5 fuldtidsansatte besøgsplejere, der opfylder kvalifikationskravene.

At drive en virksomhed med færre ansatte end de fastsatte personalekrav eller at ansætte personale, der ikke opfylder kvalifikationskravene, er en overtrædelse af personalekravene og kan føre til administrative sanktioner.

Overtrædelse af driftsstandarder

Overtrædelse af driftsstandarder i Japan refererer til handlinger, der strider imod de driftsstandarder, der er fastsat i de specifikke standarder for hver virksomhed, såsom optegnelser og opbevaring af dokumenter eller driftsmetoder.

For eksempel kan mangler i dokumenter som serviceplaner eller utilstrækkelig forklaring og forståelse over for brugere om antallet og hyppigheden af hjemmeplejebesøg udgøre en overtrædelse af driftsstandarderne.

Ulovlig fakturering af plejegebyrer

Ulovlig fakturering af plejegebyrer i plejesektoren i Japan er også en overtrædelse og kan medføre administrative sanktioner. Hvis der opdages ulovlig fakturering af plejegebyrer, skal det uberettigede beløb returneres i henhold til Artikel 22, Afsnit 3 i den Japanske Plejeforsikringslov[ja], og derudover vil der blive opkrævet et tillægsgebyr på 40% af det returnerede beløb.

Eksempler på ulovlig fakturering inkluderer:

• Fiktiv fakturering, hvor man hævder at have leveret en service, der faktisk ikke er blevet ydet
• Oppustet fakturering, hvor man opkræver for flere timer end den service, der faktisk er blevet leveret
• Fakturering for tillægsydelser uden at opfylde personalekravene, selvom man hævder det modsatte

Falsk ansøgning

At give falske forklaringer eller rapporter til de administrative myndigheder i Japan, når man ansøger om godkendelse eller undergår en revision af fornyelsen, betragtes som en falsk ansøgning og kan medføre administrative sanktioner. Falske ansøgninger involverer ofte skjul af faktiske overtrædelser såsom overtrædelse af personalekrav eller driftsstandarder.

Konsekvenserne for en plejehjemsvirksomhed efter at have modtaget administrative sanktioner i Japan

Når en plejehjemsvirksomhed i Japan bliver pålagt administrative sanktioner på grund af overtrædelser, påvirker det ikke kun virksomheden selv, men også personalet og brugerne. Her vil vi forklare mere detaljeret om de konsekvenser, der opstår, når man modtager administrative sanktioner.

Påvirkning på forretningskontinuitet

Hvis en plejehjemsvirksomhed modtager administrative sanktioner, kan det gøre det vanskeligt at fortsætte plejevirksomheden. Især i tilfælde af annullering af godkendelse, bliver det umuligt at drive en plejehjemsvirksomhed under den japanske langtidsplejeforsikringslov, og man vil ikke længere kunne modtage plejebetaling. Derudover vil det ikke være muligt at modtage en ny godkendelse i fem år fra datoen for annulleringen.

I tilfælde af suspension af godkendelsen vil virksomheden være ude af stand til at levere tjenester i en bestemt periode, hvilket har en stor indvirkning på forretningen. Selv hvis det kun er en forbedringsordre, kan offentliggørelsen af virksomhedens navn have en negativ indflydelse på forretningen, og risikoen for skade kan ikke benægtes.

Påvirkning på personalet

Et plejehjem, der har modtaget administrative sanktioner, kan opleve, at det bliver vanskeligt at opretholde ansættelsen af personalet på grund af virkningerne på forretningskontinuiteten. For ledere kan offentliggørelsen af sanktionerne også påvirke mulighederne for beskæftigelse i andre plejehjemsvirksomheder.

Påvirkning på brugerne

Ud over at påvirke plejehjemsvirksomheden og personalet, har sanktionerne også en stor indflydelse på brugerne af tjenesterne. Hvis virksomheden mister sin godkendelse på grund af administrative sanktioner, vil forsikringsdækningen ophøre, og brugerne vil blive nødt til at betale det fulde beløb for tjenesterne selv, hvilket kan gøre betalingen vanskelig.

Hvis brugernes betalingsevne bliver kompromitteret, og plejetjenesterne ikke længere kan leveres, kan det resultere i, at brugerne ikke modtager tilstrækkelige tjenester, hvilket potentielt kan ændre deres liv drastisk.

Strategier for at undgå administrative sanktioner i japanske plejehjem

For at drive en plejevirksomhed stabilt i Japan er det afgørende at undgå administrative sanktioner så meget som muligt. Her forklarer vi vigtige punkter for at undgå sådanne sanktioner.

Opbygning af et compliance-system

For at undgå administrative sanktioner er det vigtigt at fastlægge en klar compliance-politik på plejehjemmet og etablere et system, der prioriterer compliance i hele organisationen. Compliance betyder, at en virksomhed overholder love og samfundsmæssige regler og driver sin virksomhed på en korrekt måde.

Ved at centralisere regler og forskrifter baseret på compliance og gøre indholdet klart, kan medarbejderne handle passende.

Grundig uddannelse af medarbejdere

For at undgå administrative sanktioner er det vigtigt at øge compliance-bevidstheden blandt alle medarbejdere. Ved regelmæssigt at afholde compliance-træning kan medarbejderne forbedre deres bevidsthed om at overholde lovgivningen og deres etiske sans, samt tilegne sig korrekt viden og færdigheder til at håndtere situationer.

Korrekt dokumenthåndtering

I forbindelse med den kontinuerlige drift af en plejevirksomhed i Japan er det vigtigt at håndtere optegnelser af plejetjenester og dokumenter, der tjener som grundlag for at anmode om plejebetaling, på en passende måde og sikre, at de altid er tilgængelige for kontrol. Ved at sikre en grundig dokumenthåndtering kan man forhindre mangler i dokumentationen og dermed også forhindre overtrædelser forårsaget af uagtsomhed.

Håndtering af administrative sanktioner i plejehjem under japansk lovgivning

Det er afgørende at undgå administrative sanktioner, men selv med de foranstaltninger, vi har beskrevet, er risikoen for uforudsete fejl og uforudsigelige hændelser ikke nul. Hvis der rejses mistanke om overtrædelser, der kan føre til administrative sanktioner, er det nødvendigt hurtigt at træffe de rette foranstaltninger.

At træffe de korrekte foranstaltninger på det rette tidspunkt er afgørende for driften af plejevirksomheder. Her forklarer vi, hvilke skridt plejehjem bør tage, hvis de mistænkes for overtrædelser, der kan føre til administrative sanktioner.

Konsultation med en advokat

Hvis en plejeinstitution mistænkes for overtrædelser, bør man hurtigt overveje at konsultere en advokat, der er ekspert i den japanske plejeforsikringslov. Lovgivningen, der danner grundlag for administrative sanktioner, kan være kompleks og svær at forstå, og procedurer kan skride frem, uden at årsagerne til sanktionerne er klart forstået.

En advokat er en juridisk ekspert, der kan identificere årsagerne til de påpegede administrative sanktioner og rådgive om passende foranstaltninger. Det er vigtigt at træffe de nødvendige foranstaltninger og procedurer på det rette tidspunkt, så det anbefales at konsultere en advokat så hurtigt som muligt.

Udarbejdelse og implementering af en forbedringsplan

Når indholdet og årsagerne til de overtrædelser, der kan føre til administrative sanktioner, er blevet klargjort, er det nødvendigt at udarbejde og implementere en forbedringsplan for de påpegede problemer. Ved at skabe en konkret forbedringsplan og rapportere til de administrative myndigheder, og ved at sikre dens gennemførelse, kan man eliminere uventede ulemper.

Ved at konsultere en advokat kan man få professionel rådgivning om udformningen og formuleringen af forbedringsplanens dokumenter, hvilket også kan gøre det lettere at håndtere indsendelsen og andre procedurer til de administrative myndigheder.

Etablering af foranstaltninger til at forhindre gentagelse

Samtidig med at man udarbejder og implementerer en forbedringsplan, er det nødvendigt at arbejde på at løse problemets rod og forhindre gentagelse. For at forhindre gentagelse af overtrædelser er det meget vigtigt at etablere et compliance-system og -struktur, som yderligere kan højne bevidstheden og etikken blandt alle medarbejdere.

Ved at konsultere en advokat kan man modtage professionel rådgivning om etablering af compliance-systemer og -strukturer. For at sikre forebyggelse af gentagelse er ekspertråd og vejledning yderst værdifulde.

Konklusion: Sund drift af plejevirksomheder med støtte fra advokater

Plejevirksomheder bør drives i overensstemmelse med den japanske Long-Term Care Insurance Act (介護保険法), og det er afgørende at fortsætte en sund forretningsdrift uden at modtage administrative sanktioner. Når man leverer plejetjenester, er det essentielt konstant at forbedre compliance-systemet og etikken i hele organisationen.

Ved at have en god forståelse af typerne og indholdet af administrative sanktioner og ved at forberede sig på compliance-systemer og hvordan man håndterer administrativ vejledning på forhånd, kan man undgå administrative sanktioner og fortsætte med at drive en sund plejevirksomhed. Desuden, hvis der opstår mistanke om overtrædelser, vil det være muligt at handle hurtigt og hensigtsmæssigt.

Vejledning i foranstaltninger fra vores advokatfirma

Omsorgsbranchen i Japan er et område, der er reguleret af en række forskellige love, herunder den Japanske Plejeforsikringslov, Loven om Ældres Velfærd og Selskabsloven. Monolith Advokatfirma fungerer som rådgivende advokater for den Generelle Selskab Forening for Nationale Omsorgsudbydere og for omsorgsudbydere i hver præfektur i hele landet, og besidder en omfattende ekspertise inden for lovgivningen relateret til omsorgsbranchen.

Monolith Advokatfirmas ekspertiseområder: IT & Venture Corporate Legal Affairs[ja]