Tarkistuskohtia salassapitosopimuksen (NDA) laatimisessa

Yritysten välisissä kaupoissa on usein tilanteita, joissa kauppasopimuksen lisäksi vaaditaan salassapitosopimuksen tekemistä. Tämä pätee myös IT-alalla, esimerkiksi järjestelmäkehityksessä, jossa palvelun tilaajan liikesalaisuuksiin pääsee usein kosketuksiin, joten salassapitosopimuksia tehdään usein. Koska salassapitosopimus on sopimusdokumenteissa suhteellisen standardoitu sisältö, sen kohdat voidaan järjestää kerran ja soveltaa muihin yritysten kanssa tehtäviin salassapitosopimuksiin. Tässä artikkelissa selitämme salassapitosopimuksen tarkistuspisteet.

Mikä on salassapitosopimus?

Salassapitosopimus on sopimus, joka tehdään sopijapuolten välillä, kun he jakavat tai tarjoavat toisilleen korkean luottamuksellisuuden tietoja, kuten liikesalaisuuksia tai henkilötietoja. Sopimuksen tarkoituksena on suojata näitä tietoja. Englanninkielinen termi Non Disclosure Agreement lyhennetään usein NDA:ksi. Liikesalaisuudet ovat yritystoiminnan elinehto. Jos liikesalaisuudet vuotavat kilpailijalle, se voi vaarantaa yrityksen olemassaolon. Lisäksi, jos liikesalaisuudet vuotavat, on välttämätöntä, että asianmukainen salassapitosopimus on tehty ennen kuin epäoikeudenmukaisen kilpailun estämislakia (Japanese Unfair Competition Prevention Act) voidaan soveltaa. Liikesalaisuuksien viemisestä ja epäoikeudenmukaisen kilpailun estämislaista on lisätietoa alla olevassa artikkelissa.

https://monolith.law/corporate/trade-secrets-unfair-competition-prevention-act[ja]

Henkilötietojen osalta yhteiskunnallinen kiinnostus on kasvanut henkilötietojen suojelulain (Japanese Act on the Protection of Personal Information) voimaantulon myötä. Jos henkilötietoja vuotaa, yritys ei voi välttää yhteiskunnallista paheksuntaa. Henkilötietojen suojelulaista on lisätietoa alla olevassa artikkelissa.

https://monolith.law/corporate/act-on-the-protection-of-personal-information-privacy-issues[ja]

Näin ollen, salassapitosopimus, jonka tarkoituksena on suojata yrityksen tärkeitä salaisia tietoja, on tärkeä osa liiketoimintaa. Tyypillisiä esimerkkejä tilanteista, joissa salassapitosopimus tehdään, ovat seuraavat:

• Järjestelmän kehityssopimuksissa tai muissa tilanteissa, joissa tilaajan on tarpeen jakaa liikesalaisuuksia tai henkilötietoja palvelun tarjoajalle
• Kun liiketoiminnan siirtoon sisältyvissä M&A:ssa tai liiketoimintayhteistyön harkintavaiheessa tehtävässä due diligence -prosessissa on tarpeen jakaa sopijapuolten liikesalaisuuksia

Viime aikoina, henkilötietojen vuotojen aiheuttaman yhteiskunnallisen paheksunnan kasvun myötä, salassapitosopimuksen tekemistä on alettu vaatia myös muissa kuin edellä mainituissa tyypillisissä tilanteissa. Salassapito voidaan järjestää myös erillisenä salassapitosopimuksena tai se voidaan sisällyttää yleisiin ehtoihin liiketoimintasopimuksessa.

Salassapitosopimuksen tarkistuskohteet

Tiedonantamisen tarkoitus

Pykälä ○ (Tiedonantamisen tarkoitus)
A ja B paljastavat tai tarjoavat salaisia tietoja toisilleen tarkoituksenaan toteuttaa ja harkita ●●:n toteuttamista (jäljempänä “tämän asian tarkoitus”).

Salaisen tiedon paljastamisen tarkoitus määritellään yksityiskohtaisesti. Koska salassapitosopimus tehdään usein ennen itse liiketoimintasopimuksen tekemistä, tiedonantamisen tarkoituksen kuvaus voi olla abstrakti. Kuitenkin, on tärkeää yksilöidä se mahdollisimman tarkasti, kuten “○○-järjestelmän kehitystyö”, “A:n ○○-liiketoiminnan luovutus” tai “A:n B:lle tarjoama ○○-palvelu”. Tämän pykälän mukaan tiedonantamisen tarkoituksen selväksi tekeminen on tärkeää salaisen tiedon käytön estämiseksi sen tarkoituksen ulkopuolella. Tarkemmat tiedot tarkoituksen ulkopuolisesta käytöstä esitetään myöhemmin. Koska salaisen tiedon tarjoaminen tapahtuu usein molemminpuolisesti, on turvallisempaa mainita, että tietoja “paljastetaan molemminpuolisesti”, jos on edes pieni mahdollisuus, että yritys tarjoaa tietoja. Kuitenkin, jos tiedonantaminen on selvästi yksipuolista, riittää, että mainitaan “A:n B:lle paljastamat salaiset tiedot”.

Salaisen tiedon laajuus

Artikla ○ (Salainen tieto)
1. Tässä sopimuksessa “salainen tieto” tarkoittaa teknistä tietoa, liiketoimintatietoa tai muuta tietoa, joka on paljastettu sopimuksen toiselta osapuolelta toiselle riippumatta siitä, onko se dokumentissa, sähköpostissa, elektronisessa tallennusvälineessä tai muussa muodossa, ja joka on selkeästi merkitty salaiseksi kirjallisesti tai muussa konkreettisessa muodossa. Lisäksi suullisesti paljastettu tieto katsotaan salaiseksi, jos se on ilmoitettu salaiseksi paljastamisen yhteydessä ja jos salaisuuden ja sen yksityiskohdat on ilmoitettu kirjallisesti 30 päivän kuluessa paljastamisesta.
2. Seuraavat tiedot eivät kuulu edellä mainittuun salaiseen tietoon:
(1) Tieto, joka vastaanottajalla oli jo paljastushetkellä
(2) Tieto, jonka vastaanottaja on saanut laillisesti kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta
(3) Tieto, jonka vastaanottaja on kehittänyt itsenäisesti ilman tietoa, joka on saatu paljastajalta
(4) Tieto, joka on tullut julkiseksi ennen tai jälkeen vastaanoton ilman sopimuksen rikkomista

Salaisen tiedon laajuutta koskeva lauseke on erittäin tärkeä. Lausekkeen 1 kohdassa suojattavan tiedon määritellään rajoittuvan “selvästi salaiseksi ilmoitettuihin tietoihin”. Koska kaupankäynnissä molemmat osapuolet paljastavat monenlaista tietoa, olisi suuri taakka vastaanottajalle, jos kaikkia näitä tietoja vaadittaisiin hallinnoimaan salaisina tietoina. Siksi on yleistä vaatia, että salaisuus on ilmoitettava selvästi. Suhteellisen ongelmallista on suullisesti paljastettu salainen tieto. Tämä johtuu siitä, että suullisesti paljastetun salaisen tiedon tai sen salaisuuden ilmoittamisen todistaminen on vaikeaa. Vaikka tietojen paljastaja haluaisi suojata myös suullisesti paljastetut tiedot, vastaanottajan on oltava varovainen, koska laajuus ei ole selvä.

Siksi molemmat osapuolet kompromissoivat usein siten, että suullisesti paljastettu salainen tieto sisällytetään suojattavaan tietoon, mutta suojauksen edellytyksenä on, että suullisesti annettu tieto kirjataan tietyn ajanjakson kuluessa paljastamisen jälkeen. Lisäksi, kun tietojen tarjoaja todella tarjoaa salaisia tietoja, heidän on yleensä merkittävä ne selkeästi salaisiksi esimerkiksi leimaamalla tai tulostamalla “luottamuksellinen” dokumenttiin.
Lausekkeen 3 kohdassa määritellään tiedot, jotka eivät kuulu salaisen tiedon laajuuteen, ja useimmissa salassapitosopimuksissa määritellään samankaltaiset sisällöt. (1) ei ole salainen alun perinkään, ja (2), (3) ja (4) ovat tietoja, joita ei ole kohtuullista vaatia vastaanottajaa pitämään salassa.

Salassapitositoumuksen soveltamisala

Artikla ○ (Salassapito)
1. Salaisen tiedon vastaanottajan on säilytettävä kaikki paljastajan toimesta paljastetun salaisen tiedon kirjalliset ja muut tiedotusvälineet (mukaan lukien niiden kopiot) huolellisen hallinnon mukaisesti.
2. Salaisen tiedon vastaanottaja ei saa kopioida salaisen tiedon kirjallisia tai muita tiedotusvälineitä ilman paljastajan etukäteistä kirjallista suostumusta.
3. Salaisen tiedon vastaanottaja voi paljastaa salaisen tiedon omille johtajilleen ja työntekijöilleen tarpeellisessa laajuudessa tämän sopimuksen tarkoituksen mukaisesti.
4. Kun salaisen tiedon vastaanottaja paljastaa tiedon edellä mainituille johtajille ja työntekijöille, salaisen tiedon vastaanottajan on varmistettava, että nämä noudattavat tässä sopimuksessa määriteltyä salassapitositoumusta.

Tämä pykälä määrittelee vastaanotetun tiedon salassapidon velvollisuuden ja muodostaa yhdessä edellä mainitun salaisen tiedon soveltamisalan kanssa salassapitosopimuksen ytimen.
Pykälän 2 kohdan esimerkki kieltää periaatteessa salaisen tiedon sisältävien tiedotusvälineiden kopioinnin, mutta se on tarpeellinen säännös, jos tiedon tarjoajan tarjoaman tiedon luottamuksellisuus on erityisen korkea. Jos salaisen tiedon sisältäviä tiedotusvälineitä voidaan vapaasti kopioida, salaisen tiedon vuotamisen riski kasvaa vastaavasti. Kuitenkin, tiedon vastaanottajana, esimerkiksi jos on usein tarpeen kopioida kirjallisia tietoja tiedon jakamiseksi yrityksen sisällä, on hankalaa saada jatkuvasti tarjoajan suostumus. Tällaisissa tapauksissa harkittavaa olisi poistaa 2 kohta kokonaan tai jopa määritellä salassapitosopimuksessa etukäteen tilanteet, joissa kopioiden luominen on odotettavissa, ja sallia kopiointi kokonaisuudessaan. Pykälän 3 ja 4 kohta ovat ehtoja, jotka otetaan huomioon, kun salaisen tiedon vastaanottaneen yrityksen työntekijät käyttävät salaisia tietoja. On itsestään selvää, että yritykselle paljastettua salaisen tiedon käyttävät vastuulliset johtajat ja työntekijät, joten tämä on välttämätön ehto. Kuitenkin, kaikkien työntekijöiden ei yleensä tarvitse käyttää salaisia tietoja, joten tiedon paljastajan kannalta on tärkeää lisätä rajoitus, kuten “tarpeellisessa laajuudessa tämän sopimuksen tarkoituksen mukaisesti”, kuten pykälän esimerkissä.

Kiellon paljastaminen kolmansille osapuolille

Artikla X (Kiellon paljastaminen kolmansille osapuolille)
1. Salaisen tiedon vastaanottaja ei saa paljastaa tätä tietoa kolmansille osapuolille ilman paljastajan etukäteistä kirjallista suostumusta. Tämä ei kuitenkaan päde, jos paljastaminen perustuu lakiin tai viranomaiselta on saatu paljastamispyyntö. Tässä tapauksessa vastaanottajan on ilmoitettava välittömästi paljastajalle ja osoitettava, että salainen tieto on luottamuksellista, kun se paljastetaan viranomaisille jne.
2. Jos salainen tieto paljastetaan kolmannelle osapuolelle edellä mainitun suostumuksen perusteella, vastaanottajan on solmittava salassapitosopimus samoin ehdoin kuin tämä sopimus kyseisen kolmannen osapuolen kanssa. Jos kyseinen kolmas osapuoli rikkoo salassapitosopimusta, vastaanottajaa pidetään rikkoneen tätä sopimusta.

Tietojen vastaanottaja saattaa tarvita ulkopuolisten asiantuntijoiden (kuten asianajajien, valtuutettujen kirjanpitäjien, veroneuvojien jne.) apua projektiin liittyen ja jakaa heille salaisia tietoja. Tässä tapauksessa, ensimmäisen kohdan mukaan, paljastajan tulisi saada etukäteen kirjallinen suostumus. Jos on tarpeen jakaa salaisia tietoja ulkopuolisille asiantuntijoille, kuten M&A-neuvotteluissa, voidaan alun perin määrittää salassapitosopimuksessa, että “paljastaminen asianajajille, valtuutetuille kirjanpitäjille, veroneuvojille jne. on sallittua”. Erityisesti kun yrityksesi on tietojen vastaanottaja, on tärkeää harkita, kuinka todennäköistä on, että tietoja jaetaan ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ja arvioida lausekkeen sopivuutta ja tarvetta muuttaa sitä.

Lisäksi ensimmäisen kohdan huomautus sallii viranomaisilta saadun paljastamispyynnön mukaisen salaisen tiedon paljastamisen. Erityisesti tällainen tilanne voi syntyä, kun tietojen vastaanottaja saa tuomioistuimelta pyynnön toimittaa salaisia tietoja sisältäviä asiakirjoja. Koska sakkoja voidaan määrätä, jos ei noudateta asiakirjojen toimittamista koskevaa määräystä, on tarpeen poistaa kolmansille osapuolille paljastamisen kielto. Huomaa kuitenkin, että kaikki salaiset tiedot, kuten tekniset tai ammatilliset salaisuudet, eivät ole tuomioistuimen asiakirjojen toimittamista koskevan määräyksen alaisia, joten kaikkia salaisia tietoja ei tarvitse toimittaa. Jos toimitat tiedot harkitsematta, vaikka sinun ei tarvitse noudattaa asiakirjojen toimittamista koskevaa velvollisuutta, saatat rikkoa salassapitosopimusta. Toisen kohdan mukaan, kun salaisia tietoja paljastetaan kolmannelle osapuolelle, on yleistä vaatia, että kyseinen kolmas osapuoli sitoutuu samanlaiseen salassapitovelvollisuuteen.

Käytön rajoittaminen tarkoitukseen

Pykälä 〇 (Käytön rajoittaminen tarkoitukseen)
Vastaanottajan on käytettävä luottamuksellista tietoa ainoastaan tämän asian tarkoitusta varten, eikä sitä saa käyttää mihinkään muuhun tarkoitukseen.

Mikäli luottamuksellista tietoa voidaan käyttää riippumatta tarkoituksesta, tämä lisää tietovuodon riskiä. Tästä syystä on itsestään selvää, että käyttöä rajoitetaan tarkoitukseen. Jotta tarkoitukseen rajoittamista koskeva lauseke olisi merkityksellinen, on edellytyksenä, että luottamuksellisen tiedon paljastamisen tarkoitus on määritelty selkeästi, kuten edellä mainitussa paljastamisen tarkoitusta koskevassa lausekkeessa. Paljastamisen tarkoitusta koskeva määräys on yllättävän helppo unohtaa, joten on tärkeää tarkistaa se huolellisesti.

Oikeuksien siirtämättömyys ja takuun kieltäminen

Pykälä ○ (Oikeuksien siirtämättömyys ja takuun kieltäminen)
1. Osapuolet A ja B vahvistavat keskenään, että tämän sopimuksen perusteella tapahtuva luottamuksellisen tiedon paljastaminen ei takaa kyseisen luottamuksellisen tiedon tarkkuutta, täydellisyyttä tai mitään muuta seikkaa.
2. Osapuolet A ja B vahvistavat keskenään, että tämän sopimuksen perusteella tapahtuva luottamuksellisen tiedon paljastaminen ei siirrä tai luo mitään oikeuksia paljastajalta paljastuksensaajalle, ja että kaikki tällaiset oikeudet pidätetään paljastajan toimesta.

Ensimmäinen kohta määrittelee, että luottamuksellisen tiedon paljastaminen ei takaa tiedon tarkkuutta. Salassapitosopimuksen tarkoituksena on nimenomaan määritellä luottamuksellisen tiedon paljastamisen ja hallinnan menetelmät. Tiedon tarkkuuden takaaminen on yleensä määritelty itse liiketoimintasopimuksessa, jos se on tarpeen. Lisäksi luottamukselliseen tietoon voi sisältyä immateriaalioikeuksia. On itsestään selvää, että pelkästään luottamuksellisen tiedon paljastaminen ei välttämättä anna oikeutta käyttää immateriaalioikeuksia. Jos immateriaalioikeuksien käyttöoikeus myönnetään, erillinen lisenssisopimus tai vastaava tulisi solmia. Tämä on toisen kohdan tarkoitus.

Salaisen tiedon palauttaminen

Artikla ○ (Salaisen tiedon palauttaminen jne.)
Vastaanottajan on, jos paljastaja antaa ohjeet tai jos salainen tieto ei ole enää tarpeellinen tai jos sopimus päättyy, välittömästi palautettava kaikki salaisia tietoja koskevat asiakirjat ja välineet (mukaan lukien niiden kopiot) paljastajalle ohjeiden mukaisesti tai hävitettävä ne tai toteutettava muita tarvittavia toimenpiteitä.

Kun salainen tieto ei ole enää tarpeellinen, salaisen tiedon palauttaminen tai hävittäminen on välttämätöntä. Paperimuodossa olevat salaiset tiedot, kuten asiakirjat ja kirjaset, voidaan hävittää esimerkiksi silppurilla tai liuottamalla, ja paljastajalle voidaan antaa asiakirja tai muu todiste, joka osoittaa, että tiedot on käsitelty. Jos salainen tieto on annettu digitaalisessa muodossa, yleinen käytäntö on palauttaa tallennusvälineet, kuten CD-ROMit, paljastajalle tai hävittää ne vastaanottajan vastuulla ja antaa hävitystodistus.

Salassapitosopimuksen kesto

Artikla ○ (Salassapitosopimuksen kesto)
A ja B sitoutuvat noudattamaan tässä sopimuksessa määriteltyjä velvollisuuksia myös ● vuotta tämän sopimuksen päättymisen jälkeen.

Salassapitosopimuksen keston suhteen on yleistä, että se jatkuu tietyn ajanjakson ajan, vaikka tiedonantotarkoitus olisi saavutettu. Vaikka teoriassa ei ole tarpeen asettaa aikarajaa, salassa pidettävän tiedon osalta on yleistä, että tiedon merkitys vähenee ajan myötä, jolloin tiukkaa hallintaa ei enää tarvita. Tästä syystä, erityisesti tiedon vastaanottajana, on suositeltavaa asettaa tietty aikaraja. Kuitenkin, jos tiedot ovat erittäin tärkeitä tiedonantajalle, voi olla tarpeen harkita määräajan asettamista tai määräajan asettamista huomattavan pitkäksi ajaksi. On tärkeää huomata, että sopivan säännön sisältö voi vaihdella riippuen siitä, onko yrityksesi tiedonantaja vai tiedon vastaanottaja, sekä tiedon arvosta.

Vahingonkorvaus

Pykälä ○ (Vahingonkorvaus)
Jos A tai B rikkoo tämän sopimuksen, heidän tulee maksaa toiselle osapuolelle ● tuhatta euroa sopimusrikkomusmaksuna.

Salassapitosopimukset ovat yrityksille tärkeitä liikesalaisuuksien ja henkilötietojen suojelun kannalta. Toisaalta, jos salaisia tietoja vuotaa, vuodon yksityiskohtien selvittäminen ja vuodon aiheuttaman vahingon määrän laskeminen ja todistaminen voi olla vaikeaa. Tämän vuoksi on yleistä, että vuodon aiheuttajalta ei saada vahingonkorvausta.
Vaikka tämä ei olekaan kovin yleinen käytäntö, erityisen tärkeitä salaisia tietoja paljastettaessa voidaan asettaa sopimusrikkomusmaksu, kuten pykälässä esimerkiksi esitetään. Jos sopimusrikkomusmaksu on määritelty, vahingon todistaminen ei ole tarpeen, kunhan voidaan todistaa toisen osapuolen velvollisuuden laiminlyönti. Huomaa, että sopimusrikkomusmaksun määrän tulee olla kohtuullinen. Jos se poikkeaa suuresti todellisesta mahdollisesta vahingosta, se voi olla mitätön.

Yhteenveto

Salassapitosopimukset ovat yleisiä yritysten välisissä liiketoimissa. Koska ne ovat usein standardimuotoisia sopimuksia, niiden sisällön tarkistamatta jättäminen voi johtaa odottamattomiin velvoitteisiin. Toisaalta, on myös riski, että yrityksen tärkeät tiedot vuotavat ulkopuolelle. Erityisesti kun kyseessä on yrityksen elintärkeät liikesalaisuudet, sisäpiiritiedot tai luottamukselliset tiedot, on tärkeää tarkastella salassapitosopimuksen sisältöä huolellisesti, tarvittaessa myös asiantuntijoiden, kuten lakimiesten, kanssa.

Sopimusten laadinta ja tarkastus Monolis Lakitoimistossa

Monolis Lakitoimisto, joka on erikoistunut IT-, Internet- ja liiketoimintaoikeuteen, tarjoaa laajan valikoiman palveluita, kuten erilaisten sopimusten laadinnan ja tarkastuksen, neuvonantajayrityksille ja asiakasyrityksille. Tarjoamme palveluita myös salassapitosopimusten osalta. Jos olet kiinnostunut, katso lisätietoja alla.