Mistä työntekijöiden tulisi olla tietoisia käyttäessään sosiaalista mediaa? Selitämme, kuinka sosiaalisen median ohjeistus laaditaan

Kun Facebook, Twitter ja muut sosiaalisen median palvelut ovat yleistyneet, työntekijöiden sosiaalisen median käytöstä johtuvat riskit ovat jatkuvasti kasvaneet.

Työntekijän huolettoman postauksen leviäminen voi johtaa jopa kohuun. Tästä syystä moni vastuuhenkilö saattaa miettiä, kuinka työntekijöiden sosiaalisen median käyttöä tulisi säännellä.

Tässä artikkelissa käsittelemme asioita, jotka tulisi ottaa huomioon työntekijöille suunnattuja sosiaalisen median ohjeistuksia laadittaessa.

Asioita, jotka tulisi sisällyttää työntekijöille suunnattuihin sosiaalisen median ohjeisiin

Mitä sisältöä työntekijöille suunnattuihin sosiaalisen median ohjeisiin tulisi sisällyttää? Alla on lueteltu nämä sisällöt. Työntekijän työpaikkaa kutsutaan tässä “yritykseksemme”.

Periaatteessa sisällytettävät kohdat

Sosiaalisen median ohjeistuksessa on periaatteessa hyvä sisällyttää seuraavat kohdat:

Säännöt sosiaalisen median käytölle työtehtävissä

• Sosiaalisen median käyttö työtehtävissä edellyttää yrityksemme ennakkohyväksyntää
• Jos sosiaalisen median käytöstä aiheutuu ongelmia kolmansien osapuolten kanssa, ongelma tulee ilmoittaa välittömästi yrityksellemme ja noudattaa yrityksemme ohjeita
• Työtehtävissä käytettyjen sosiaalisen median tilit tulee hallinnoida yrityksemme ohjeiden mukaisesti myös työsuhteen päättymisen jälkeen
• On kiellettyä käyttää työtehtävissä käytettyjä sosiaalisen median tilejä henkilökohtaisen tulon hankkimiseen tai yrityksemme kanssa samankaltaisen tai samanlaisen liiketoiminnan harjoittamiseen

Yrityksen sosiaalisen median tilit ovat usein henkilökohtaisia tilejä seuratuimpia ja vaikutusvaltaisempia. Siksi on tärkeää tarkistaa etukäteen, ettei sopimattomia julkaisuja tehdä.

Yrityksen tulisi reagoida nettikiusaamiseen seuraavasti, kuten selitetään yksityiskohtaisesti seuraavassa artikkelissa:

https://monolith.law/reputation/company-flaming-correspondence[ja]

Säännöt sosiaalisen median yksityiskäytölle

• Myös yksityisessä sosiaalisen median käytössä tulee noudattaa näitä ohjeita, kun julkaisut liittyvät yrityksemme toimintaan
• On kiellettyä julkaista yrityksemme luottamuksellista tietoa tai sisältöä, joka rikkoo hyviä tapoja tai on loukkaavaa
• Jos sosiaalisen median käytön seurauksena yrityksemme luottamuksellista tietoa on saattanut vuotaa tai yrityksemme maine on vaarantunut, tulee tästä ilmoittaa välittömästi
• Tulee noudattaa tietoturvaan liittyviä toimenpiteitä

Myös työntekijöiden yksityisesti käyttämät sosiaalisen median tilit voivat aiheuttaa ongelmia, jos niiden kautta voidaan yhdistää työntekijä yritykseen ja aiheuttaa vahinkoa yritykselle.

Lisäksi kerran internetissä julkaistu tieto voi jäädä pysyvästi näkyviin, niin sanotuksi “digitaaliseksi tatuoinniksi”.

Siksi on tärkeää, että ohjeistus koskee sekä työtehtävissä että yksityisesti käytettyjä sosiaalisen median tilejä.

Digitaalisen tatuoinnin riskeistä voit lukea lisää seuraavasta artikkelista:

https://monolith.law/digitaltattoo[ja]

Rangaistukset ohjeistuksen rikkomisesta

On tärkeää mainita, että työntekijät voivat saada rangaistuksen, jos he rikkovat sosiaalisen median ohjeistusta.

Sosiaalisen median ohjeistus ei ole osa työsopimusta tai työehtosopimusta, mutta jos se on tehty työntekijöille tiedoksi, sitä voidaan pitää yrityksen ohjeena tai määräyksenä. Siksi on mahdollista rangaista työntekijää, joka rikkoo sosiaalisen median ohjeistusta.

Lisättävät kohdat ohjeiden tehokkuuden parantamiseksi

Lisäksi, ohjeiden tehokkuuden parantamiseksi, seuraavien kohtien lisääminen on tehokasta.

• Perusta SNS:n käytön vastatoimikunta, joka suorittaa säännöllisesti kyselytutkimuksia SNS:n käyttötavoista ja vastaa työntekijöiden SNS-ongelmiin
• Järjestä kerran vuodessa koulutus työntekijöille ja muille SNS:n käytöstä

Kuitenkin, näiden toimenpiteiden toteuttaminen voi lisätä yrityksen taakkaa, joten harkitse huolellisesti ennen niiden lisäämistä.

Työntekijöille suunnatun sosiaalisen median ohjeistuksen tiedottaminen

Vaikka olisitkin laatinut sosiaalisen median ohjeistuksen työntekijöillesi, sillä ei ole merkitystä, jos työntekijät eivät ole siitä tietoisia.

Kun olet laatinut sosiaalisen median ohjeistuksen, tiedota siitä työntekijöillesi esimerkiksi sähköpostitse tai yrityksen sisäisellä ilmoitustaululla. Lisäksi, sosiaalisen median ohjeistus tulisi sijoittaa paikkaan, josta kaikki työntekijät voivat nähdä sen milloin tahansa.

Yhteenveto

Jos työntekijä aiheuttaa ongelman sosiaalisessa mediassa, se voi johtaa paitsi yrityksen imagon heikkenemiseen, myös suuriin vahinkoihin, kuten boikotteihin tai osakekurssin laskuun. Vähentääksemme tällaisia riskejä edes hieman, meidän tulisi laatia sosiaalisen median ohjeistus työntekijöille ja varmistaa sen yleinen tunnettuus ja noudattaminen.

Jos sinulla on huolenaiheita sosiaalisen median ohjeistuksen laatimisesta tai soveltamisesta, suosittelemme kääntymään sosiaalisen median strategioihin perehtyneen asianajajan puoleen.