메일마가진 발송에 있어서의 옵트인 절차 방법

이메일 마케팅에서는 이전에는 다이렉트 메일이 중심이었지만, 인터넷이 보편화된 현재에서는 ‘메일매거진(이메일 매거진)’의 중요성이 증대하고 있습니다.

클릭 한 번으로 전 세계 위탁자에게 메일매거진을 배포할 수 있는 편리함과 속도, 그리고 저렴한 비용은 메일매거진의 큰 매력입니다.

그러나, 메일매거진을 배포할 때는 관련 법령을 준수하지 않으면, 징역이나 벌금 등의 처벌을 받을 가능성이 있습니다.

특히 중요한 ‘옵트인 규제’에 대해 잘 모르는 분들이 많기 때문에, 이번에는 안전하게 메일매거진 배포를 위해 필요한 ‘메일매거진 배포에 있어서의 옵트인 절차 방법’에 대해 쉽게 설명하겠습니다.

옵트인 규제란

‘옵트인(Opt-in)’이란, 수신자가 특정 전자 메일의 발송자에게 메일 발송을 요청하거나 메일을 발송하는 것에 ‘동의’를 주는 것을 말하며, ‘동의’의 의사 표시가 없는 수신자에 대한 전자 메일 광고의 원칙적 금지를 ‘옵트인 규제’라고 합니다.

2008년(헤이세이 20년)의 법 개정까지는, 발송자에게 수신 거부의 통지 ‘옵트아웃(Opt-out)’을 한 수신자에게 메일 발송을 금지하는 방식을 채택하고 있었지만, 건수의 증가로 인해 ‘옵트인 방식’으로 변경되었습니다.

옵트인 규제의 기본은 ‘특정 전자 메일법'(특정 전자 메일의 발송의 적정화 등에 관한 법률) 제3조 제1항입니다.

제3조 (특정 전자 메일의 발송의 제한)
발송자는, 다음에 열거한 자 이외의 자에게 특정 전자 메일의 발송을 해서는 안 된다.
1. 미리, 특정 전자 메일의 발송을 하도록 요구하거나 발송을 하는 것에 동의하는 뜻을 발송자 또는 발송 위탁자(전자 메일의 발송을 위탁한 자(이익을 목적으로 하는 단체 및 사업을 영위하는 경우에 한정한다.)를 말한다. 이하 같다.)에게 통지한 자
2. 전호에 열거한 것 외에, 총무성령·내각부령에 의해 정한 바에 따라 자신의 전자 메일 주소를 발송자 또는 발송 위탁자에게 통지한 자
3. 전 두 호에 열거한 것 외에, 해당 특정 전자 메일을 수단으로 하는 광고 또는 선전에 관한 사업을 영위하는 자와 거래 관계에 있는 자
4. 전 삼 호에 열거한 것 외에, 총무성령·내각부령에 의해 정한 바에 따라 자신의 전자 메일 주소를 공표하고 있는 단체 또는 개인(개인에 있어서는, 사업을 영위하는 자에 한정한다.)

특정 전자 메일

‘특정 전자 메일’이란, 이익을 목적으로 하는 발송자(단체·개인)가 광고 또는 선전을 위해 발송하는 전자 메일을 말하며, 다음과 같은 메일도 ‘광고 또는 선전을 위해 발송하는 전자 메일’에 해당합니다.

• 사업상의 서비스·상품 등에 관한 정보를 광고 또는 선전하려는 웹사이트로 유도하는 것이 그 발송 목적에 포함된 전자 메일
• SNS로의 초대나 당첨 통지, 친구로부터의 메일이나 회원제 사이트에서 다른 회원으로부터의 연락 등을 가장하여 사업 목적의 웹사이트로 유도하려는 전자 메일

그러나, 다음과 같은 전자 메일은 ‘특정 전자 메일’에 해당하지 않습니다.

• 거래상의 조건을 안내하는 사무 연락이나 요금 청구의 알림 등 거래 관계에 관한 통지로서 광고 또는 선전의 내용을 포함하지 않고, 광고 또는 선전의 웹사이트로의 유도도 하지 않는 전자 메일
• 단순한 시절의 인사로서, 광고나 선전의 내용을 포함하지 않고 광고 또는 선전의 웹사이트로의 유도도 하지 않는 전자 메일
• 비영리 단체인 정치 단체·종교 단체·NPO법인·노동조합 등이 발송하는 전자 메일

벌칙

특정 전자 메일법에 위반할 경우, 총무대신 및 내각총리대신은 발송자에게 ‘적합 명령’이나 ‘개선 명령’, ‘등록의 취소’ 등을 할 수 있습니다.

또한, 발송자 정보를 가장하여 발송한 경우나 각종 명령에 따르지 않는 경우에는, 1년 이하의 징역 또는 100만 엔 이하의 벌금(법인의 경우는, 행위자를 처벌하는 것 외에, 법인에 대해 3000만 엔 이하의 벌금)에 처해질 수 있습니다.

옵트인 규제의 예외

옵트인 규제에서는 수신자가 특정 전자 메일의 발송에 대한 ‘동의’의 의사표시를 한 경우 외에도, 다음에 정한 사람에게 특정 전자 메일의 발송을 허용하고 있습니다.

문서를 통해 자신의 전자 메일 주소를 알린 사람

명함 등 자신의 전자 메일 주소가 기재된 ‘문서’를 전달한 경우, 상대방으로부터 전자 메일의 발송이 이루어질 가능성이 있다는 것을 이해하고 있으므로, 상대방은 수신자의 ‘동의’ 없이도 특정 전자 메일의 발송이 가능합니다.

또한, ‘문서’가 아니더라도 웹사이트 등을 통한 전자 메일 주소의 통지에서도, 다음의 경우에는 수신자의 ‘동의’ 없이도 특정 전자 메일의 발송이 가능합니다.

• ‘계약의 체결’, ‘계약 내용’, ‘주문 확인’ 등 중요 사항에 관한 전자 메일에 부수적으로 광고를 게재하는 경우
• 수신자의 ‘동의’를 얻어 발송하는 뉴스레터 등의 전자 메일 일부에 광고를 게재하는 경우
• 무료로 메일 주소를 획득할 수 있는 프리메일 등에서 무료 이용의 조건으로 광고를 게재하는 경우

※온라인 명함 교환은 ‘문서’가 아니므로 옵트인 규제의 대상이 되므로 주의해야 합니다.

거래 관계에 있는 사람

예를 들어, 금융 기관에 계좌를 개설한 고객이 지속적으로 금융 기관을 이용하고 있는 경우, 금융 기관과 고객 사이에는 거래 관계가 있다고 판단되며, 이 경우에는 옵트인 규제의 예외가 됩니다.

그러나, 인터넷 쇼핑몰에서 한 번만 구매한 경우와 같은 경우에는, 인터넷 쇼핑몰과 고객 사이에 지속적인 거래 관계가 있다고 할 수 없으므로 옵트인 규제의 대상이 됩니다.

자신의 전자 메일 주소를 공개하고 있는 사람

전자 메일 주소를 공개하는 목적은, 제3자로부터 전자 메일을 받기 위함이므로, 특정 전자 메일의 발송이라도 허용된다는 생각으로 옵트인 규제의 대상에서 제외하고 있습니다. 그러나, 특정 전자 메일의 수신을 거부한다는 내용을 표시하고 있는 경우에는 옵트인 규제의 대상이 됩니다.

옵트인 절차 방법

‘동의’ 획득 방법

옵트인 규제에서 가장 중요한 것은 수신자의 특정 전자 메일 발송에 대한 ‘동의’ 의사 표시를 얻는 것입니다. ‘동의’가 있었는지 판단하기 위해서는 다음의 요건이 필요합니다.

• 수신자가 ‘특정 전자 메일의 발송’이 이루어질 것을 인지하고 있어야 합니다.
• 그에 대해 ‘찬성의 의사 표시’가 있어야 합니다.

‘동의’를 명확히 하기 위해, 수신자로부터 동의·확인 메일 등에 대한 답신을 받아야 합니다.

<예시>
「※본 메일은 과거에 저희 세미나 등에 참가해 주신 분, 문의해 주신 분 등에게 발송하고 있습니다. 저희 서비스나 취급 상품 등에 관한 메일 매거진의 배송을 원하시는 분은, 번거로우시더라도 본 메일에 대한 답신을 부탁드립니다.

‘동의’를 얻기 위한 표시 방법

‘동의’를 얻을 경우, ①메일의 발송자, 그리고 ②광고·홍보가 게재된 전자 메일의 발송이 이루어질 것에 대해 수신자가 인지할 수 있어야 합니다. 그를 위해 권장되는 표시 방법의 포인트는 다음과 같습니다.

• 문자의 ‘크기’나 ‘색’으로 눈에 띄게 합니다.
• 표시 사항은 ‘신청 버튼’ 근처에 배치합니다.
• ‘광고 메일의 발송을 원한다’는 체크박스는 빈 칸으로, 수신자가 직접 체크를 넣는 방식(기본 설정·꺼짐)으로 합니다.
• ‘광고 메일의 발송을 원한다’는 체크박스에 미리 체크가 들어가 있는 방식(기본 설정·켜짐)의 경우에는, 색이나 밑줄 등으로 체크가 들어가 있는 것을 수신자가 인지할 수 있게 합니다.
• 여러 사업자로부터 광고·홍보가 게재된 전자 메일의 발송이 이루어질 경우에는, 각각의 ‘업종’, ‘기업명’, ‘사이트명’ 등을 병기합니다.

더욱이, 수신자가 실수로 ‘동의’하는 것을 방지하기 위해, ①특정 전자 메일의 발송에 대해 동의한 것, ②특정 전자 메일의 제목 등을, 신청의 확인 화면 등에서 표시하는 것을 권장합니다.

더블 옵트인 권장

더블 옵트인이란, 전자 메일의 발송에 대해 ‘동의’한 수신자의 메일 주소에 광고·홍보 내용을 포함하지 않는 확인의 전자 메일을 보내고, 수신자의 답신 등으로 특정 전자 메일 발송에 대한 ‘동의’를 확정하는 것입니다.

이는, 타인의 전자 메일 주소를 무단으로 사용하는 ‘가장’의 동의 방지와 수신자의 ‘동의’의 입증에 유효한 방법으로 권장됩니다.

전화로의 ‘동의’는 가능한가

법률상으로는, 동의를 얻는 방법을 제한하고 있지 않으므로, 전화로의 동의 획득도 유효하게 됩니다. 그러나, ‘동의를 증명하는 기록의 보존’이 의무화되어 있는 것으로 동의를 얻은 ‘시기’나 ‘방법’ 등의 상황을 보여주는 기록을 보관해야 합니다.

메일매거진 발송자의 의무

메일매거진 등 특정 전자메일을 발송하는 사람들은 수신자로부터 ‘동의’를 받는 것 외에도 몇 가지 의무가 있습니다.

옵트아웃 등의 표시

일본의 ‘특정 전자메일법(Japanese Specific Electronic Mail Law)’과 시행규칙에 따르면, 특정 전자메일에는 다음과 같은 표시 의무가 정해져 있습니다.

• 특정 전자메일의 발송 책임자의 성명 또는 명칭
• 발송 책임자의 주소
• 옵트아웃이 가능하다는 내용의 기재
• 옵트아웃에 사용하는 전자메일 주소 또는 홈페이지 주소
• 불만이나 문의 등을 위한 전화번호, 전자메일 주소 또는 홈페이지 주소

<옵트아웃이 가능하다는 예시>
“배송은 메일 하단의 링크를 통해 언제든지 중단하실 수 있습니다.”

<옵트아웃 방법의 예시>
“배송 중단을 원하시는 분은, 번거로우시더라도 아래의 URL에서 중단해 주세요.”
“메일매거진의 서비스 변경·해지는 여기”

옵트아웃에 관해서는, 표시 방법이나 글자의 ‘크기’, ‘색상’, ‘배치’ 등을 통해 수신자가 쉽게 인식할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.

개인정보 처리방침 추가 권장

웹사이트의 ‘문의처 표시’ 앞에, 수신자의 이메일 주소 등 개인정보의 ‘공개’, ‘정정’, ‘사용 중지’ 등의 처리에 관한 개인정보 처리방침의 규정을 추가하는 것을 권장합니다.

＜예시＞
“저희 회사는, 보유하고 있는 개인정보에 대해, 개인정보보호법에 따른 공개, 정정·추가·삭제, 사용 중지·삭제 등(이하 ‘공개 등’이라 합니다.)의 요청이 있을 경우, 요청한 분이 본인임을 확인한 후, 개인정보보호법에 따라 지체 없이 대응하겠습니다.”

“개인정보보호법을 고려한 개인정보 처리방침 작성 시의 포인트”에 대해 자세히 알고 싶으신 분은 아래에 상세하게 설명하고 있으니 이 글과 함께 참고해 주세요.

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

‘동의를 증명하는 기록’의 보관

옵트인 규제에서는, 합법적인지 아닌지를 판단하기 위해 수신자의 사전 ‘동의’의 유무가 중요하므로, ‘특정 전자메일법(Japanese Specific Electronic Mail Law)’ 제3조 제2항에서 ‘동의를 증명하는 기록’의 보관이 의무화되어 있습니다.

보관 내용

‘동의를 증명하는 기록’에 관한 보관 내용은, 다음 중 하나가 됩니다.

• 동의를 얻은 ‘전자메일 주소’, ‘시기’, ‘방법’ 등의 상황을 나타내는 기록
• 서면, 전자메일, 웹사이트 등에서 ‘동의’를 얻은 경우에는, ‘동의’를 얻을 때 수신자에게 제시하는 문장이나 화면 구성 등의 정형적인 부분의 기록

보관 기간

보관 기간은, 원칙적으로 특정 전자메일의 발송을 중단한 날로부터 1개월이 경과하는 날까지로 정해져 있습니다. 그러나, 관련 법령에 위반하여 조치 명령을 받은 경우에는, 마지막 발송일에 따라 보관 기간이 달라지므로 주의가 필요합니다.

요약

이번에는 ①옵트인 규제란 무엇인지, ②옵트인 규제의 예외, ③옵트인 절차의 방법, ④메일매거진 발송자의 의무에 대해 ‘일본 특정 전자 메일법’ 및 관련 법령에 근거하여 자세히 설명하였습니다.

실제 비즈니스 현장에서는, 이 글에서 소개한 내용 외의 경우도 발생할 것이라고 생각합니다.

그런 경우에는, 독자적으로 판단하기보다는 전문적인 지식과 경험이 풍부한 변호사에게 사전에 상담하는 것을 권장합니다.