วิธีการแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์คืออะไร? และข้อควรระวังใน 'Japanese Specific Electronic Mail Law' ที่ควรทราบ

เนื่องจากผลกระทบจากการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนาสายพันธุ์ใหม่ การทำงานทางไกลผ่านทางอินเทอร์เน็ตหรือ “ทีเลเวิร์ค” ได้รับความนิยมมากขึ้น ไม่เพียงแค่การประชุมภายในองค์กรเท่านั้น แต่การประชุมหรือการเจรจาทางธุรกิจระหว่างองค์กรต่างๆ ก็ได้เริ่มใช้ระบบออนไลน์มากขึ้น

อย่างไรก็ตาม การทำงานออนไลน์มีความแตกต่างจากการทำงานที่สถานที่จริง โดยเฉพาะในการแลกเปลี่ยนนามบัตรที่ไม่สามารถทำได้ โดยเฉพาะเมื่อมีผู้เข้าร่วมหลายคน อาจทำให้พลาดข้อมูลเช่น ชื่อ แผนก หรือตำแหน่งงาน ดังนั้น “การแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์” ที่สามารถใช้ได้ในการประชุมทางโทรทัศน์หรือการประชุมออนไลน์ ก็ได้รับความสนใจมากขึ้น

แต่อย่างไรก็ตาม ระบบนี้ยังเพิ่งเริ่มใช้งาน ดังนั้นอาจมีคนที่ยังไม่เข้าใจระบบนี้อยู่มาก

ดังนั้น ในครั้งนี้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับ “การแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์” รวมถึงขั้นตอนการดำเนินการ ข้อดีและข้อเสีย และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้งาน

การแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์คืออะไร?

การแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์คือการทำให้นามบัตรที่เป็นกระดาษเป็นข้อมูลดิจิทัลและแลกเปลี่ยนกันผ่านทางออนไลน์

ถ้ามีสภาพแวดล้อมอินเทอร์เน็ต คุณสามารถส่งข้อมูลไปยังคู่สนทนาของคุณจากสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากในยุคของโควิด-19

แม้ว่าจะเป็นวิธีใหม่ แต่ยังไม่มีมาตรฐานที่กำหนดไว้ การใช้งานที่เชื่อมต่อกับเครื่องมือจัดการนามบัตรกำลังเริ่มแพร่กระจายอย่างที่เห็นได้

ข้อดีของการแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์

สามารถสื่อสาร/บันทึกข้อมูลได้มากมาย

ข้อมูลนามบัตรที่ถูกดิจิตัลไซส์สามารถบันทึกลิงก์ไปยังหน้าเว็บของบริษัทของคุณ วันเวลาและบันทึกการสนทนาธุรกิจ และข้อมูลอื่น ๆ ได้ ดังนั้น คุณสามารถเก็บข้อมูลได้มากกว่านามบัตรกระดาษ

สามารถแลกเปลี่ยนนามบัตรได้ง่ายแม้จะอยู่ห่างไกล

ในการประชุมหรือการสนทนาธุรกิจออนไลน์ อาจมีข้อกังวลว่าจะขาดความเป็นจริงเมื่อเทียบกับการสนทนาหน้าหน้า แต่ถ้าคุณใช้การแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์ คุณสามารถแนะนำตัวเองได้อย่างราบรื่นแม้จะเป็นครั้งแรกที่พบกับคู่สนทนา และสามารถสื่อสารได้อย่างราบรื่น

ไม่ต้องกังวลเรื่องการหมดนามบัตร

สำหรับพนักงานขายที่ต้องสนทนากับลูกค้าจำนวนมาก คุณสามารถส่งข้อมูลนามบัตรไปยังคู่สนทนาได้ง่ายๆ จากสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก ดังนั้น คุณไม่ต้องกังวลเรื่องการหมดนามบัตร

สามารถจัดการนามบัตรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ การแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์ทำให้คุณสามารถทำข้อมูลนามบัตรที่ได้รับเป็นฐานข้อมูล ทำให้ไม่ต้องมีความจำเป็นต้องใช้นามบัตรโฮลเดอร์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถแบ่งปันข้อมูลกับสมาชิกในองค์กร และสามารถค้นหาได้ตามความจำเป็นทุกที่ทุกเวลาด้วยสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก ซึ่งมีประสิทธิภาพมาก

ข้อเสียของการแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์

ต้องมีสภาพแวดล้อมอินเทอร์เน็ต

ถ้าเป็นการประชุมทางโทรทัศน์ คุณอาจไม่ต้องกังวล แต่ถ้าคุณต้องการแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์ขณะที่คุณอยู่นอกสถานที่ คุณจะต้องมีอุปกรณ์สื่อสารเช่นสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์ และสภาพแวดล้อมอินเทอร์เน็ต

อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณเป็นผู้ประกอบการ คุณควรมีสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์อยู่แล้ว และคุณสามารถใช้งานอินเทอร์เน็ตได้ในหลายสถานที่ ดังนั้น นี่ไม่ควรเป็นปัญหาใหญ่

มีโอกาสที่ค่าใช้จ่ายจะเพิ่มขึ้น

ถ้าพนักงานขายใช้ส่วนตัว คุณสามารถใช้เครื่องมือจัดการนามบัตรฟรี แต่ถ้าบริษัททั้งหมดต้องการแบ่งปันและใช้ข้อมูลนามบัตร คุณอาจต้องใช้เครื่องมือจัดการนามบัตรที่มีค่าใช้จ่ายและมีฟีเจอร์มากขึ้น ซึ่งอาจทำให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น

อัตราการใช้งานนามบัตรออนไลน์ยังต่ำ

การแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์เป็นสิ่งที่ต้องมีคู่สมคบ ดังนั้น การให้มันเป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวางเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้สามารถใช้ประโยชน์จากมันได้ นอกจากนี้ จำนวนบริษัทที่ให้บริการยังน้อย และการเลือกที่จำกัดก็อาจเป็นข้อเสียอีกหนึ่ง

ขั้นตอนที่จำเป็นสำหรับการแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์

เตรียมเครื่องมือจัดการนามบัตร

แม้ว่าคุณจะสามารถแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์ได้แม้ไม่มีเครื่องมือจัดการนามบัตร แต่ถ้าคิดถึงการสร้างข้อมูลนามบัตรของตัวเองและการบันทึกและใช้ข้อมูลนามบัตรที่ส่งมาจากฝ่ายตรงข้าม การใช้เครื่องมือจัดการนามบัตรอาจจะเป็นทางเลือกที่ดี

สร้างข้อมูลนามบัตรของคุณเอง

คุณสร้างข้อมูลนามบัตรของคุณเองโดยการสแกนหรือถ่ายภาพนามบัตรของคุณด้วยเครื่องมือจัดการนามบัตร

ส่งข้อมูลนามบัตรของคุณ

วิธีการส่งข้อมูลนามบัตรทั่วไปคือการใช้ URL หรือ QR Code ที่ฝ่ายตรงข้ามสามารถตรวจสอบข้อมูลนามบัตรได้แม้ว่าจะไม่มีเครื่องมือจัดการนามบัตร

วิธีการใช้ URL

ในกรณีของการต่อรองหรือการประชุมที่มีพื้นฐานเป็นตัวอักษรเช่นอีเมลหรือแชท คุณสามารถส่งข้อมูลนามบัตรโดยการแปะ URL ของข้อมูลนามบัตรที่คุณสร้างด้วยเครื่องมือจัดการนามบัตร ฝ่ายตรงข้ามสามารถตรวจสอบข้อมูลนามบัตรผ่าน URL นี้

วิธีการใช้ QR Code

ในกรณีที่สามารถดูภาพเช่นการประชุมทางโทรทัศน์ คุณสามารถฝัง QR Code ในพื้นหลังโดยใช้ฟังก์ชันพื้นหลังเสมือน ฝ่ายตรงข้ามสามารถอ่าน QR Code ด้วยสมาร์ทโฟนและตรวจสอบข้อมูลนามบัตร

วิธีการใช้ฟังก์ชันของเครื่องมือจัดการนามบัตร

ถ้าฝ่ายตรงข้ามใช้เครื่องมือจัดการนามบัตรเดียวกัน คุณสามารถแลกเปลี่ยนนามบัตรได้ง่ายๆ โดยใช้ฟังก์ชันแลกเปลี่ยนนามบัตรของเครื่องมือจัดการนามบัตร

ปัญหาทางกฎหมายในการส่งอีเมลที่เฉพาะเจาะจง

การส่งอีเมลโฆษณาสินค้าหรือบริการของบริษัทของคุณไปยังที่อยู่อีเมลที่ได้รับจากการแลกนามบัตรออนไลน์จะไม่มีปัญหาทางกฎหมายหรือไม่ นี่คือปัญหาที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายอีเมลที่เฉพาะเจาะจงของญี่ปุ่น (Japanese Specified Electronic Mail Law).

อีเมลที่เฉพาะเจาะจงคืออะไร

อีเมลที่เฉพาะเจาะจงคืออีเมลที่ส่งเพื่อการโฆษณาหรือการประชาสัมพันธ์ ซึ่งรวมถึงกรณีที่มีวัตถุประสงค์ในการส่งเพื่อนำไปสู่เว็บไซต์ที่ใช้สำหรับการโฆษณาหรือการประชาสัมพันธ์สินค้าหรือบริการ

ตัวอย่างเช่น การส่งอีเมลขอบคุณหลังจากการประชุมออนไลน์และแนบ URL ของเว็บไซต์ที่ใช้สำหรับการโฆษณาหรือการประชาสัมพันธ์สินค้าหรือบริการของคุณ การใช้อีเมลทางธุรกิจเพื่อการโฆษณาหรือการประชาสัมพันธ์ไม่ใช่เรื่องแปลกหรือไม่ปกติ

การจำกัดการส่งในกฎหมายอีเมลที่เฉพาะเจาะจง (การควบคุม Opt-in)

ในกฎหมายอีเมลที่เฉพาะเจาะจงของญี่ปุ่น หลักการทั่วไปคือ การส่งอีเมลที่เฉพาะเจาะจงจะถูกห้าม ยกเว้นกรณีที่ผู้รับได้แสดงความยินยอมในการรับอีเมลที่เฉพาะเจาะจง

อย่างไรก็ตาม ในข้อ 2 ของมาตรา 3 ของกฎหมายนี้ มีข้อยกเว้นว่า “ในกรณีที่ได้แจ้งที่อยู่อีเมลของตนเอง” ซึ่งถือว่ามีความเป็นไปได้ที่จะรับอีเมลจากฝ่ายอื่น ดังนั้น การส่งอีเมลที่เฉพาะเจาะจงจะเป็นไปได้แม้ว่าจะไม่ได้รับความยินยอม

หากคุณต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการควบคุม Opt-in กรุณาดูที่ลิงค์ด้านล่างนี้ร่วมกับบทความนี้

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

การส่งอีเมลที่เฉพาะเจาะจงไปยังผู้ที่แลกนามบัตรออนไลน์เป็นการกระทำที่ผิดกฎหมายหรือไม่?

ในการแลกนามบัตรออนไลน์ คุณจะแจ้งข้อมูลนามบัตรที่รวมถึงที่อยู่อีเมลไปยังฝ่ายอื่น ซึ่งถือว่าเป็น “กรณีที่ได้แจ้งที่อยู่อีเมลของตนเอง” ดังนั้น การส่งอีเมลที่เฉพาะเจาะจงดูเหมือนจะไม่ผิดกฎหมาย

อย่างไรก็ตาม ในข้อความหลักของมาตรา 1 ของมาตรา 2 ของกฎระเบียบการบังคับใช้กฎหมายอีเมลที่เฉพาะเจาะจง กำหนดว่า “วิธีการแจ้งที่อยู่อีเมลของตนเองควรเป็นการแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร” ซึ่งไม่รวมถึงข้อมูลนามบัตรดิจิตอลที่ไม่เป็นลายลักษณ์อักษร

ตามความเห็นของกระทรวงภายในญี่ปุ่น ในขณะนี้ นามบัตรทางอิเล็กทรอนิกส์ไม่ถือว่าเป็น “ลายลักษณ์อักษร” ดังนั้น ยังไม่มีการตัดสินใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการแลกนามบัตรออนไลน์ที่ใหม่นี้

สรุป

ในกรณีที่คุณส่งอีเมลที่เฉพาะเจาะจงไปยังที่อยู่อีเมลที่ได้รับจากการแลกนามบัตรออนไลน์ อาจจะถือว่าเป็นการฝ่าฝืนมาตรา 3 ของกฎหมายอีเมลที่เฉพาะเจาะจง เนื่องจากไม่ได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะเป็นการแจ้งทางออนไลน์ แต่เนื่องจากวัตถุประสงค์ของข้อยกเว้นในกฎหมายอีเมลที่เฉพาะเจาะจงคือ “ในกรณีที่ได้แจ้งที่อยู่อีเมลของตนเอง จะมีความเป็นไปได้ที่จะรับอีเมลจากฝ่ายอื่น” ดังนั้น ความผิดกฎหมายจึงไม่มาก

นอกจากนี้ แม้ว่าจะถูกพิจารณาว่าเป็นการกระทำที่ผิดกฎหมาย แต่ไม่ได้มีการประยุกต์ใช้โทษทันที แต่จะมี “คำสั่งการดำเนินการ” เกี่ยวกับการปรับปรุงวิธีการส่งอีเมลในขั้นตอนแรก ดังนั้น หากคุณดำเนินการตามในขั้นตอนนี้ คุณจะสามารถหลีกเลี่ยงการถูกลงโทษได้

สรุป: การแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์และกฎหมายเกี่ยวกับอีเมลทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ระบุเฉพาะ

ในครั้งนี้ เราได้ทำการอธิบายเกี่ยวกับ “การแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์” โดยอ้างอิงจากกฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวข้อง โดยมีข้อความประกอบดังนี้ ① ข้อดีและข้อเสีย ② ขั้นตอนที่จำเป็น และ ③ ปัญหาทางกฎหมาย

“การแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์” เป็นวิธีการใหม่ ดังนั้น อาจมีบางส่วนที่กฎหมายยังไม่สามารถตามทันได้ ดังนั้น หากคุณกำลังคิดจะส่งอีเมลทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ระบุเฉพาะถึงผู้ที่คุณได้แลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์กับเขา แนะนำให้คุณปรึกษากับทนายความที่มีความรู้และประสบการณ์เฉพาะทาง และรับคำแนะนำจากเขา แทนที่จะตัดสินใจด้วยตัวเอง

การแนะนำมาตรการจากสำนักงานทนายความของเรา

สำนักงานทนายความ Monolis คือสำนักงานที่มีความเชี่ยวชาญสูงในด้าน IT และกฎหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านอินเทอร์เน็ตและกฎหมาย ในปัจจุบัน การแลกเปลี่ยนนามบัตรออนไลน์กำลังได้รับความสนใจ แต่การนำมาใช้งานจำเป็นต้องมีการตรวจสอบทางกฎหมาย สำนักงานทนายความของเราได้ทำการตรวจสอบทางกฎหมายให้กับหลายบริษัท รายละเอียดเพิ่มเติมได้ระบุไว้ในบทความด้านล่างนี้

https://monolith.law/practices/corporate[ja]