Drift og Beslutningsmetoder for Generalforsamlingen i Aktieselskaber Defineret af Japansk Selskabsret

I henhold til den japanske selskabslov (日本の会社法) er generalforsamlingen klart positioneret som aktieselskabets højeste beslutningstagende organ. Dette organ er det mest vitale forum, hvor aktionærerne direkte deltager i virksomhedens ledelse og overvåger ledelsen, hvilket er afgørende for at øge gennemsigtigheden i virksomhedsledelsen og sikre investorernes tillid. Formålet med denne artikel er at forklare de juridiske aspekter af afholdelsen og beslutningstagningen ved generalforsamlinger under japansk selskabsret i detaljer. Vi vil forklare procedurerne for indkaldelse, krav til beslutninger og relevante japanske retspraksisser, baseret på specifikke love og regler.  

Målgruppen for denne artikel er udenlandske investorer, der overvejer at investere i japanske virksomheder, udenlandske virksomheder med japanske datterselskaber eller sprogstuderende med interesse for japansk selskabsret. Vi stræber efter at skrive i en klar og direkte stil, der er let at forstå for flersprogede talere, der lærer japansk, så de kan få en dybere forståelse af det japanske virksomhedsstyringssystem.

Den japanske selskabslov fastlægger generalforsamlingen som det højeste beslutningstagende organ, men i praksis udføres den daglige drift af bestyrelsen, hvilket ofte reducerer generalforsamlingen til en formel godkendelsesinstans. Dette er især tilfældet i børsnoterede virksomheder, hvor afstemningsresultaterne ofte er afgjort på forhånd gennem skriftlige eller elektroniske stemmer, og generalforsamlingens reelle betydning skifter til at være en kilde til information og dialog med aktionærerne. Denne forskel mellem den juridiske position og den praktiske udførelse kan føre til misforståelser, især blandt udenlandske investorer, som har tendens til at se generalforsamlingen som et middel til at udøve direkte indflydelse på ledelsen. Derfor er det vigtigt for japanske virksomheder ikke kun at opfylde de formelle juridiske krav, men også at sikre reel informationsudveksling og dialog gennem generalforsamlingen for at imødekomme aktionærernes forventninger og opbygge et effektivt corporate governance-system.

Formålet og rollen for generalforsamlingen under japansk selskabsret

Generalforsamlingens juridiske status og beføjelser

Artikel 295, stk. 1 i den japanske selskabslov fastslår, at “generalforsamlingen kan træffe beslutninger om de emner, der er fastsat i denne lov, samt om alle anliggender vedrørende selskabets organisation, drift, forvaltning og andre selskabsrelaterede spørgsmål”. Denne bestemmelse klargør tydeligt, at generalforsamlingen er selskabets højeste beslutningstagende organ. Generalforsamlingen har beføjelse til at træffe beslutninger om yderst vigtige anliggender for selskabet, såsom ændringer af vedtægterne, valg og afskedigelse af bestyrelsesmedlemmer, beslutninger om udbytte, samt ændringer i selskabsformen som fusioner og opdelinger.

Formålet med afholdelse af generalforsamlingen

Der er hovedsageligt to formål med afholdelsen af en generalforsamling. Det ene er tilsyn med og indsamling af information om ledelsen, og det andet er beslutningstagning om vigtige anliggender.

• Tilsyn med og indsamling af information om ledelsen Generalforsamlingen er en lejlighed for aktionærerne til at modtage rapporter om ledelsens forretningsplaner og finansielle situation og til at stille spørgsmål og udtrykke deres meninger. Denne proces bidrager til øget gennemsigtighed i ledelsen og sikrer, at virksomheden drives korrekt, hvilket bidrager til forbedring af virksomhedens rentabilitet og stabilitet i aktiekursen.
• Beslutningstagning om vigtige anliggender Det er her, de grundlæggende beslutninger om selskabets ledelse træffes. Alle aktionærer har stemmeret på generalforsamlingen og kan dermed direkte involvere sig i selskabets ledelse.

Ordinær generalforsamling og ekstraordinær generalforsamling

Der findes to typer af generalforsamlinger: den ordinære generalforsamling og den ekstraordinære generalforsamling.

• Ordinær generalforsamling Dette er generalforsamlingen, der indkaldes efter afslutningen af hvert regnskabsår. Normalt afholdes godkendelse af regnskabet og valg eller afskedigelse af ledelsesmedlemmer her. I forhold til den japanske selskabsrets artikel 124, stk. 2, og baseret på datoen for standarden, har virksomheder med regnskabsår, der slutter i marts, tendens til at afholde deres generalforsamlinger i slutningen af juni.
• Ekstraordinær generalforsamling Denne type generalforsamling indkaldes efter behov. For eksempel kan den afholdes for at godkende vigtige M&A-transaktioner eller for at afskedige ledelsesmedlemmer som følge af skandaler, hvor der er et højt niveau af hastende behov.

Procedurer for indkaldelse af generalforsamlinger i Japan

Indkaldelsesberettigede

I Japan er det som hovedregel bestyrelsen, der indkalder til generalforsamling. Artikel 296, stk. 3 i den japanske selskabslov fastslår, at det er bestyrelsens opgave at indkalde til generalforsamling. Som en undtagelse kan aktionærer, der opfylder visse krav, også anmode om indkaldelse af en generalforsamling. For eksempel kan en aktionær, der besidder mere end en tredjedel af de samlede stemmerettigheder, anmode bestyrelsen om at indkalde til generalforsamling, hvilket er fastsat i artikel 297, stk. 1 i den japanske selskabslov. Hvis bestyrelsen ikke efterkommer denne anmodning, kan aktionæren med rettens tilladelse selv indkalde til generalforsamlingen. Dette er reguleret i artikel 297, stk. 4 i den japanske selskabslov.

Frist for afsendelse af indkaldelsesmeddelelse

Indkaldelsesmeddelelsen skal som hovedregel sendes ud senest to uger før generalforsamlingens dato. Dette er fastsat i artikel 299, stk. 1 i den japanske selskabslov. Dog, for private selskaber, der ikke har bestemmelser om udøvelse af stemmerettigheder via skriftlige eller elektroniske metoder, er det tilstrækkeligt at sende meddelelsen ud en uge i forvejen. Yderligere kan private selskaber, der ikke har en bestyrelse og ingen bestemmelser om udøvelse af stemmerettigheder via skriftlige eller elektroniske metoder, forkorte perioden for indkaldelsesmeddelelsen i deres vedtægter.

Udenlandske investorer forventer stærkt, at indkaldelsesmeddelelser og relaterede dokumenter sendes og offentliggøres tidligt. Dette skyldes, at de juridiske frister i Japan (som hovedregel to uger før) er utilstrækkelige, når man tager hensyn til den tid, det tager at behandle information og træffe beslutninger fra udlandet. Tidsforskelle, postforsinkelser og investorens interne godkendelsesprocesser betyder, at en afsendelse lige op til den juridiske frist kan resultere i utilstrækkelig tid til at indsamle information og træffe kvalificerede beslutninger. Derfor er tidlig offentliggørelse, der går ud over de juridiske krav, ikke blot en service, men en nødvendig betingelse for, at udenlandske investorer reelt kan udøve deres stemmerettigheder. Hvis virksomheder ønsker at opnå tillid og aktiv deltagelse fra udenlandske investorer, bør tidlig offentliggørelse proaktivt indarbejdes som en strategisk indsats, der er i overensstemmelse med internationale bedste praksisser, og som kan forbedre kvaliteten af kommunikationen mellem virksomheder og investorer samt øge gennemsigtigheden i virksomhedsstyringen.

Oplysninger, der skal medtages i indkaldelsesmeddelelsen

Bestyrelsen skal inkludere følgende oplysninger i indkaldelsesmeddelelsen. Dette er reguleret i artikel 298, stk. 1 i den japanske selskabslov.

• Dato, tid og sted for generalforsamlingen
• Emnerne til behandling på generalforsamlingen (dagsorden)
• Hvis det er tilladt at udøve stemmerettigheder via skriftlige eller elektroniske metoder, skal dette angives
• Andre forhold fastsat ved forordning fra Justitsministeriet

Undtagelser fra indkaldelsesproceduren

Hvis alle aktionærer er enige, er det ikke nødvendigt at følge indkaldelsesproceduren. Dette er reguleret i artikel 300 i den japanske selskabslov og er kendt som en “generalforsamling med fuld tilstedeværelse”. I tilfælde af en generalforsamling med fuld tilstedeværelse vil fejl i indkaldelsesproceduren ikke blive betragtet som et problem efterfølgende ifølge retspraksis. Desuden kan private selskaber, hvis alle aktionærer er enige, undlade ikke kun indkaldelsesproceduren, men også selve beslutningsprocessen.

Afholdelse af generalforsamling under japansk selskabsret

Formandens rolle og beføjelser under japansk selskabsret

Det er formanden, der leder forhandlingerne ved en generalforsamling i Japan. Formanden har beføjelse til at opretholde orden og organisere forhandlingerne, som det er fastsat i artikel 315, stk. 1 i den japanske selskabslov. Desuden har formanden ret til at bortvise enhver, der ikke følger hans eller hendes ordrer eller forstyrrer generalforsamlingens orden, i henhold til artikel 315, stk. 2 i den japanske selskabslov.  

Den japanske selskabslov specificerer ikke klart, hvem der bør blive formand, men det er almindeligt, at den administrerende direktør påtager sig denne rolle. Mange virksomheder fastsætter formandens rolle i deres vedtægter, og hvis der ikke er nogen bestemmelse i vedtægterne, eller formanden er fraværende, vælges en formand ved generalforsamlingens start.  

Den generelle forløb af mødeprocedurer under japansk lovgivning

De typiske skridt i afviklingen af en generalforsamling i Japan omfatter åbningserklæring, valg af personer til at underskrive mødereferatet, erklæring om at kvorum er opnået, præsentation af dagsordenen, spørgsmål og svar, vedtagelse af beslutninger og afsluttende erklæring. Personerne, der underskriver mødereferatet, har ansvaret for at bekræfte, at indholdet er korrekt og uden falske oplysninger, og metoden til deres udvælgelse varierer i henhold til selskabets vedtægter.

Japanske retspraksis: Formandens udøvelse af beføjelser og uretfærdig mødeledelse

En formand har omfattende skøn, men det skal udøves inden for rammerne af ikke at krænke aktionærernes rettigheder urimeligt. Japanske domstole lægger vægt på, ikke kun overholdelse af formelle procedurer, men også på om aktionærerne reelt har haft mulighed for at diskutere og udtrykke deres meninger, når de afgør, om formandens udøvelse af skøn udgør en “markant uretfærdig beslutningsmetode”. Især udenlandske aktionærer, som kan være uvante med praksis for generalforsamlinger i Japan, kræver, at formanden gør en ekstra indsats for at sikre en fair og gennemsigtig proces. Virksomheder bør ikke gennemføre ensidige mødeprocedurer, blot fordi formanden har juridisk autoritet. At prioritere dialog med aktionærer, især udenlandske aktionærer, og skabe et miljø, hvor de kan få afklaret deres spørgsmål og udtrykke deres meninger, bidrager ikke kun til at sikre gyldigheden af generalforsamlingsbeslutninger, men også til at opbygge langsigtede aktionærrelationer. Dette er en afgørende faktor for at forbedre kvaliteten af virksomhedsstyring.

Artikel 314 i den japanske selskabslov fastslår, at direktører skal give de nødvendige forklaringer på spørgsmål fra aktionærerne, hvilket definerer en forpligtelse til at forklare. Og en dom fra Tokyo-distriktsdomstolen den 28. januar 1988 (1988) er en sag, hvor en beslutning blev annulleret, fordi forklaringen vedrørende tildeling af fratrædelsesgodtgørelse på en generalforsamling var utilstrækkelig. Denne dom understreger vigtigheden af forpligtelsen til at forklare.

Desuden er en dom fra Tokyo-distriktsdomstolen den 6. december 2007 (2007) en sag, hvor et selskab sendte et skriftligt materiale, der angav, at aktionærer, der udøvede deres stemmeret på generalforsamlingen, ville modtage et gavekort (500 yen), uanset om de stemte for eller imod, med det formål at fremme udøvelsen af stemmeretten. Domstolen annullerede generalforsamlingsbeslutningen, da en sådan fordelstildeling kunne have en uretmæssig indflydelse på aktionærernes udøvelse af deres rettigheder. Denne dom klargør, at fordelstildeling i forbindelse med aktionærernes udøvelse af deres rettigheder generelt er forbudt, og at den strenge vurdering af formålets legitimitet gælder uanset beløbets størrelse. Især i situationer som udøvelse af aktionærforslagsretten eller proxykampe (proxy fights) er det sandsynligt, at virksomheder vil blive anset for at have til hensigt at lede aktionærernes stemmeafgivelse. Virksomheder skal være yderst forsigtige, når de tilbyder aktionærer nogen form for fordel i forbindelse med generalforsamlingen, og vurdere, om formålet kan påvirke aktionærernes udøvelse af deres rettigheder, om det er inden for socialt accepterede grænser, og om det ikke påvirker selskabets økonomiske fundament. Udenlandske aktionærer kan også risikere utilsigtet at yde fordele, der kan betragtes som sådanne, på grund af forskelle fra praksis i deres eget land, hvilket gør en forudgående juridisk kontrol af en ekspert afgørende.

Desuden kan plantede spørgsmål også blive et problem. En dom fra Tokyo-distriktsdomstolen den 15. december 2016 (2016) omhandlede en sag, hvor et selskab lod sine ansatte aktionærer stille forberedte planted spørgsmål, hvilket blev betvivlet, om det krænkede andre aktionærers mulighed for at stille spørgsmål og deres rettigheder. Domstolen fandt, at det var upassende for et børsnoteret selskab at forberede spørgsmål til de ansatte aktionærer og svare på dem, men i dette tilfælde blev annullering af beslutningen ikke godkendt, da det ikke havde en væsentlig indvirkning på udøvelsen af stemmeretten. Dog antyder denne handling, at det kan underminere den reelle betydning af en generalforsamling.

Beslutninger ved den japanske generalforsamling

Metoder til udøvelse af stemmerettigheder

Aktionærer udøver som hovedregel deres stemmerettigheder ved at være til stede ved mødet. Dog kan et selskab, i henhold til dets vedtægter, tillade aktionærer, der ikke er til stede ved generalforsamlingen, at udøve deres stemmerettigheder via skriftlige eller elektroniske metoder (elektronisk afstemning) som foreskrevet i den japanske selskabslov (artikel 311 og 312). Aktionærer kan også udøve deres stemmerettigheder gennem en repræsentant, hvilket er reguleret i den japanske selskabslov (artikel 310). Der kan dog være begrænsninger på antallet af repræsentanter og andre restriktioner i henhold til lovgivning og vedtægter.

En platform for elektronisk udøvelse af stemmerettigheder kan reducere tiden det tager at sende dokumenter med posten, men investorer har påpeget udfordringer såsom duplikering af instruktionsflow, når deres portefølje indeholder både deltagende og ikke-deltagende selskaber på platformen. Desuden kan virksomheder med en lav andel af udenlandske aktionærer og institutionelle investorer føle, at det ikke er værd at betale for at deltage i platformen. Implementeringen af en elektronisk afstemningsplatform har potentialet til at lette udøvelsen af stemmerettigheder fra udlandet og fremme deltagelse af udenlandske aktionærer, men ikke alle virksomheder er i øjeblikket udstyret til dette, og investorerne skal også tilpasse sig systemet, hvilket betyder, at udbredelsen vil kræve tid og omkostninger. Især kan udenlandske investorer, der investerer i flere japanske virksomheder, opleve en øget byrde på grund af forskellige krav fra hver virksomhed. Japanske virksomheder bør overveje at deltage i elektroniske afstemningsplatforme for at fremme aktiv udøvelse af stemmerettigheder fra udenlandske investorer. Samtidig bør platformudbyderne arbejde på forbedringer for at øge bekvemmeligheden for investorerne, såsom at forenkle instruktionsflowet.

Typer og krav til beslutninger

Beslutninger ved generalforsamlingen i Japan er opdelt i tre kategorier afhængigt af emnets betydning: almindelige beslutninger, særlige beslutninger og ekstraordinære beslutninger. Kravene til beslutningerne varierer, hvor almindelige beslutninger er de mest lempelige og ekstraordinære beslutninger de strengeste.

Den japanske selskabslov fastsætter meget forskelligartede og strenge krav til almindelige beslutninger, særlige beslutninger og ekstraordinære beslutninger (artikel 309, stk. 3 og 4), samt muligheden for at ændre disse krav i vedtægterne. Dette lagdelte system af beslutningskrav er resultatet af en balance mellem beskyttelse af aktionærernes rettigheder og stabiliteten i virksomhedsledelsen, som den japanske selskabslov søger at opnå. For udenlandske investorer kan dette komplekse system af beslutningskrav udgøre en betydelig barriere i forhold til investeringsbeslutninger og involvering i virksomhedsledelsen. Især muligheden for at ændre kravene i vedtægterne (enten lempelse eller skærpelse) kan skabe specifikke risici og muligheder, som ikke kan vurderes alene ud fra lovgivningsteksten, hvilket gør det yderst vigtigt at udføre en grundig due diligence af de japanske virksomheders vedtægter, som man overvejer at investere i.

Konklusion

Driften og beslutningstagningen ved generalforsamlinger i henhold til japansk selskabsret er et yderst komplekst område på grund af dets juridiske betydning og de detaljerede bestemmelser, der strækker sig fra indkaldelsesprocedurer til beslutningskrav. Især forståelsen af forskellige beslutningskrav, såsom almindelige beslutninger, særlige beslutninger og specielle beslutninger, samt evnen til at forstå mulighederne for ændringer i vedtægterne, er afgørende for virksomhedsledelse. Desuden har japanske retspraksis givet konkrete retningslinjer for, hvordan fejl i indkaldelsesprocedurer, uretfærdig mødeledelse af formanden og tildeling af fordele kan påvirke gyldigheden af generalforsamlingsbeslutninger. Disse præcedenser understreger behovet for en retfærdig ledelse, der går ud over blot formel overholdelse af loven og reelt beskytter aktionærernes rettigheder.

For udenlandske aktionærer og virksomheder kan sprog- og kulturelle barrierer samt praktiske udfordringer ved brug af elektroniske afstemningsplatforme være hindringer for en smidig deltagelse i japanske generalforsamlinger. I lyset af tendensen med en stigning i ‘aktivistaktionærer’ bliver det dog stadig vigtigere for japanske virksomheder at styrke dialogen med udenlandske aktionærer og praktisere en høj grad af gennemsigtighed i virksomhedsstyringen.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record og dyb ekspertise inden for japansk selskabsret, især i forbindelse med drift og beslutningstagning ved generalforsamlinger, for et stort antal klienter i Japan. Vores firma beskæftiger flere advokater, der taler engelsk og har advokatlicenser fra både Japan og udlandet, hvilket gør det muligt for os at levere højkvalitets juridiske tjenester på både japansk og engelsk. Vi tilbyder en bred vifte af support, fra udarbejdelse af indkaldelser, udvikling af generalforsamlingsscenarier, udarbejdelse af mødereferater, rådgivning om juridisk gyldighed af forskellige beslutninger, til udvikling af kommunikationsstrategier med aktionærer, for at sikre, at udenlandske aktionærer kan udøve deres rettigheder under japansk selskabsret korrekt. Hvis du har spørgsmål om japansk virksomhedsstyring eller konkrete udfordringer i forbindelse med drift af generalforsamlinger, er du velkommen til at kontakte Monolith Advokatfirma for en konsultation.