Bestyrelsen i japansk selskabsret: Dens rolle og drift

I Japan udgør bestyrelsen i et aktieselskab en yderst vigtig institution, der er kernen i virksomhedsstyringen. Bestyrelsens rolle er mangfoldig og danner grundlaget for virksomhedens sunde vækst og bæredygtige udvikling, fra beslutningstagning om virksomhedens ledelsespolitik til tilsyn med den daglige drift og udvælgelse af den repræsentative direktør. Bestyrelsen er et beslutningstagende organ, der er etableret for at konkretisere virksomhedens driftspolitik og udføre tilsynsrollen i ledelsen, og fungerer ikke kun for at forfølge effektiv drift, men også for at opfylde bredere mål for virksomhedsstyring såsom overholdelse af lovgivning, forebyggelse af uregelmæssigheder og beskyttelse af aktionærernes interesser. Denne artikel forklarer den juridiske ramme for bestyrelsen som fastlagt af den japanske selskabslov (Companies Act), de vigtigste beføjelser og driftsprocedurer samt vigtige principper for bestyrelsesmedlemmernes ansvar. Desuden vil vi gennem japanske retspraksis introducere konkrete eksempler på juridisk fortolkning i bestyrelsens praksis og berøre karakteristika ved bestyrelsen i forskellige institutionelle designs. Vi håber, at denne artikel vil bidrage til en dybere forståelse af virksomhedsstyring i Japan.  

Det juridiske grundlag og etableringspligt for bestyrelsen i Japan

Den japanske selskabslov fastlægger klare regler for etableringen af en bestyrelse som en del af en aktieselskabs struktur. Der er tilfælde, hvor det juridisk er obligatorisk at etablere en bestyrelse. For eksempel skal børsnoterede selskaber have en bestyrelse (Japansk Selskabslov Artikel 327, stk. 1). Et børsnoteret selskab er et selskab, der ikke har vedtægtsbestemmelser, der begrænser overdragelsen af hele eller dele af de udstedte aktier. Sådanne selskaber, som søger bred kapitaltilførsel fra et stort antal aktionærer, kræver særlig gennemsigtighed i ledelsen og en stærkere tilsynsfunktion, hvorfor etableringen af en bestyrelse er obligatorisk.

Desuden er selskaber, der har valgt en bestemt organisationsstruktur såsom et revisionsudvalg, et komité for revision og lignende, eller et nomineringsudvalg, også forpligtet til at etablere en bestyrelse (Japansk Selskabslov Artikel 327, stk. 1). Disse organisationsstrukturer vælges for at opbygge et mere avanceret corporate governance-system, der passer til selskabets størrelse og forretningsnatur. Forpligtelsen til at etablere en bestyrelse for selskaber med en specifik organisationsstruktur er ikke kun for at opfylde formelle juridiske krav. Det skyldes, at for selskaber, der vokser i størrelse eller har en mere kompleks ledelsesstruktur, er gennemsigtighed i ledelsen, retfærdighed, samt forbedring af ekstern tillid fra aktionærer og markedet, og styrkelse af governance afgørende. Loven kræver en stærkere tilsynsstruktur i takt med virksomhedens vækst og karakteristika, og bestyrelsen spiller en central rolle i dette ved at beskytte investorer og opretholde markedets integritet. Japansk Selskabslov Artikel 1 fastslår, at medmindre anden lovgivning specifikt bestemmer noget andet, skal selskabers etablering, organisation, drift og ledelse følge bestemmelserne i selskabsloven, og dette inkluderer også pligten til at etablere en bestyrelse.

Bestyrelsens væsentlige roller og beføjelser under japansk selskabsret

Bestyrelsen har en række vigtige roller og beføjelser i ledelsen af et aktieselskab i Japan. Dens primære funktioner omfatter beslutningstagning vedrørende selskabets forretningsudførelse, tilsyn med bestyrelsesmedlemmernes udførelse af deres pligter og udvælgelse samt afskedigelse af den repræsentative direktør (japansk selskabslov, artikel 362, stk. 1) .  

Først og fremmest træffer bestyrelsen beslutninger om ‘forretningsudførelsen’ i selskabet. Japansk selskabslov, artikel 362, stk. 2, fastlægger, at bestyrelsen skal træffe beslutninger om specifikke vigtige anliggender såsom disposition og modtagelse af betydelige aktiver, optagelse af store lån, udvælgelse og afskedigelse af ledere og andre vigtige ansatte, etablering, ændring og ophør af filialer og andre vigtige organisatoriske enheder, udstedelse af virksomhedsobligationer og sikring af, at bestyrelsesmedlemmernes udførelse af deres pligter er i overensstemmelse med love og vedtægter, samt etablering af systemer, som er nødvendige for at sikre korrekt forretningsudførelse i selskabet og dets datterselskaber, som foreskrevet af Justitsministeriets forordninger (interne kontrolsystemer). Disse anliggender har stor indflydelse på selskabets drift, og derfor kræves omhyggelig overvejelse og beslutningstagning fra bestyrelsens side. Disse ‘vigtige forretningsbeslutninger’ er specifikt opregnet, fordi de er af så stor betydning for selskabets fremtid, at de ikke bør overlades til individuelle bestyrelsesmedlemmers skøn, men snarere bør diskuteres og besluttes af bestyrelsen som et kollegialt organ for at fremme mere objektive og forsigtige beslutninger og sprede risici.  

Dernæst fører bestyrelsen ‘tilsyn med bestyrelsesmedlemmernes udførelse af deres pligter’. Dette er en vigtig funktion for at sikre, at hvert bestyrelsesmedlem udfører sine pligter korrekt i overensstemmelse med love, vedtægter og bestyrelsens beslutninger (japansk selskabslov, artikel 362, stk. 1) . Ved at bestyrelsesmedlemmerne overvåger hinanden, bidrager det til at forhindre uregelmæssigheder og styrke virksomhedsstyringen . Denne tilsynsfunktion fungerer som et sikkerhedsnet, der løbende tjekker, om besluttede forretningsaktiviteter udføres korrekt, og forhindrer uregelmæssigheder eller upassende beslutninger.  

Endvidere foretager bestyrelsen ‘udvælgelse og afskedigelse af den repræsentative direktør’ (japansk selskabslov, artikel 362, stk. 1) . Da den repræsentative direktør har ansvaret for at udføre selskabets forretninger og repræsentere selskabet, er udvælgelsen og afskedigelsen af denne person af yderste vigtighed for bestyrelsen.  

Gennem disse roller bidrager bestyrelsen til at forbedre virksomhedens værdi og reducere ledelsesrisici. At bestyrelsens beføjelser er opbygget omkring de to søjler ‘beslutningstagning’ og ‘tilsyn’ viser, at den balancerer både offensiv (beslutningstagning) og defensiv (tilsyn) ledelse, hvilket sikrer, at virksomheden kan vokse bæredygtigt og samtidig håndtere risici på en passende måde. Denne adskillelse og samarbejde mellem beslutningstagning og tilsyn er kernen i bestyrelsessystemet i den japanske selskabslov og anses for at være en mekanisme, der understøtter sund virksomhedsstyring.

Bestyrelsens væsentlige roller og beføjelser er opsummeret i tabellen nedenfor.

Drift og procedurer for bestyrelsesmøder under japansk selskabsret

For at bestyrelsen kan udføre sine funktioner korrekt, er det afgørende at overholde de driftsprocedurer, der er fastlagt i den japanske selskabslov. Disse procedurer tjener ikke kun til at lette afviklingen af møder, men fungerer også som en vigtig mekanisme til at sikre bestyrelsens tilsynsfunktion og dermed klargøre bestyrelsesmedlemmernes ansvar.

Først og fremmest er “indkaldelsesprocedurer og meddelelser” grundlaget for afholdelse af bestyrelsesmøder. Som hovedregel kan ethvert bestyrelsesmedlem indkalde til bestyrelsesmøde (japansk selskabslov, artikel 366, stk. 1). Indkaldelsen skal sendes til alle bestyrelsesmedlemmer og revisorer med tilsynspligter senest en uge før bestyrelsesmødet (eller inden for den periode, der er fastsat i vedtægterne, hvis den er kortere) (japansk selskabslov, artikel 368, stk. 1). Dog, hvis alle bestyrelsesmedlemmer (undtagen dem, der er revisorer i selskaber med et revisionsudvalg) og revisorer er enige, kan mødet afholdes uden indkaldelsesproceduren (japansk selskabslov, artikel 366, stk. 2, og artikel 368, stk. 2). Streng overholdelse er nødvendig, da manglende indkaldelse eller en indkaldelse, der gør det vanskeligt at deltage, kan føre til, at beslutninger bliver ugyldige. Striktheden af indkaldelsen sikrer, at alle bestyrelsesmedlemmer kan overveje dagsordenen på forhånd og komme forberedt til mødet, hvilket lægger grunden til passende beslutningstagning.

Dernæst er “udarbejdelse og opbevaring af referater” yderst vigtigt for at sikre bestyrelsens gennemsigtighed og ansvarlighed. Der skal udarbejdes referater fra bestyrelsesmøderne i overensstemmelse med regler fastsat af det japanske justitsministerium (japansk selskabslov, artikel 369, stk. 1). Referaterne skal underskrives eller forsynes med navn og segl af de deltagende bestyrelsesmedlemmer og revisorer, og dem, der ikke udtrykker indsigelser, antages at have stemt for beslutningen, så det er nødvendigt at optage eventuelle modargumenter nøjagtigt (japansk selskabslov, artikel 369, stk. 3 og 5). Referaterne tjener som bevis for selskabets beslutningstagning og spiller en vigtig rolle i tilfælde af fremtidige tvister eller ansvarsspørgsmål. Pligten til at optage indsigelser i referatet er et middel til selvforsvar for bestyrelsesmedlemmerne, så de kan klargøre deres holdning og undgå at blive holdt ansvarlige for upassende beslutninger senere, samt et bevis på, at selskabets beslutningsproces er gennemsigtig.

Endelig er “bestyrelsesmedlemmernes rapporteringspligt” afgørende for, at bestyrelsen effektivt kan udøve sin tilsynsfunktion. Den administrerende direktør og andre direktører med ledelsesansvar skal rapportere om udførelsen af deres opgaver til bestyrelsen mindst en gang hver tredje måned (japansk selskabslov, artikel 363, stk. 2). Ved at undlade at rapportere kan bestyrelsesmedlemmerne blive holdt ansvarlige. Den regelmæssige rapporteringspligt giver bestyrelsen en informationsgrundlag, så den konstant kan være opmærksom på udførelsen af ledelsesopgaverne og hurtigt kan reagere, hvis der opstår problemer. Disse procedurer er afgørende elementer for en sund drift og ansvarlighed i bestyrelsen og bør forstås ikke som en formelitet, men som vigtige juridiske krav for at forbedre effektiviteten af governance.

Organisationsdesign og bestyrelsens rolle under japansk selskabsret

Japansk selskabsret tillader fleksible organisationsdesigns, der passer til virksomhedernes størrelse og karakteristika, med tre hovedmønstre som følger. Afhængigt af organisationsdesignet varierer bestyrelsens rolle og beføjelser også.

Selskaber med Revisionsudvalg i Japan

I Japan er selskaber med revisionsudvalg en af de mest almindelige institutionelle designs. Her træffer bestyrelsen beslutninger om forretningsudførelse og fører tilsyn med bestyrelsesmedlemmernes udførelse af deres pligter i henhold til den japanske selskabslov (Artikel 362, stk. 1). Revisorerne, som vælges af generalforsamlingen, har til opgave at revidere udførelsen af bestyrelsesmedlemmernes og regnskabsmedarbejdernes pligter. Revisorerne har beføjelser til at undersøge, om bestyrelsesmedlemmerne opfylder deres pligter til omhyggelig forvaltning og loyalitet, samt om der forekommer overtrædelser af love og vedtægter. De kan efter behov rapportere til bestyrelsen eller anmode om at forhindre ulovlige handlinger. Dette komplementerer og styrker bestyrelsens tilsynsfunktion gennem revisorerne. I selskaber med revisionsudvalg er det nødvendigt at vælge mindst tre bestyrelsesmedlemmer i henhold til den japanske selskabslov (Artikel 331, stk. 5).

Selskaber med en revisionskomité

I Japan er selskaber med en revisionskomité designet til at styrke tilsynsfunktionen i ledelsen ved at have en revisionskomité inden for bestyrelsen. Revisionskomitéen skal bestå af mindst tre direktører, hvoraf flertallet skal være eksterne direktører, i henhold til den japanske selskabslov (Artikel 331, stk. 6). Direktørerne i revisionskomitéen har til opgave at overvåge bestyrelsens udførelse af deres pligter, udarbejde revisionsrapporter og beslutte forslag til generalforsamlingen om udnævnelse og afskedigelse af regnskabsrevisorer (Selskabsloven Artikel 399-2, stk. 3). Direktørerne i revisionskomitéen skal deltage i bestyrelsesmøder og, når de finder det nødvendigt, udtrykke deres mening (Selskabsloven Artikel 399-2, stk. 3), og i tilfælde af opdagelse af uregelmæssigheder skal de uden forsinkelse rapportere dette til bestyrelsen (Selskabsloven Artikel 399-4). Dette system sigter mod at forbedre ledelsens gennemsigtighed og opnå tillid fra aktionærer og investorer.

Virksomheder med nomineringskomitéer og lignende strukturer under japansk lovgivning

Virksomheder med nomineringskomitéer og lignende strukturer er organiseret med tre separate komitéer inden for bestyrelsen: en nomineringskomité, en revisionskomité og en kompensationskomité. Disse komitéer sikrer en klar adskillelse mellem udførelsen af opgaver og tilsynsfunktioner. I denne struktur træffer bestyrelsen beslutninger om virksomhedens grundlæggende politikker og overvåger de udøvende direktørers arbejdsudførelse, mens de enkelte bestyrelsesmedlemmer som hovedregel ikke udfører opgaverne (Japansk Selskabslov, artikel 415 og 416) . Udførelsen af opgaverne overlades til ‘udøvende direktører’, som bestyrelsen udpeger (Japansk Selskabslov, artikel 402, stk. 1, og artikel 418) .  

• Nomineringskomitéen beslutter indholdet af forslag til valg og afskedigelse af bestyrelsesmedlemmer, som skal fremlægges for generalforsamlingen (Japansk Selskabslov, artikel 404, stk. 1) 。  
• Revisionskomitéen udfører revision af bestyrelsesmedlemmernes og de udøvende direktørers arbejdsudførelse og udarbejder revisionsrapporter (Japansk Selskabslov, artikel 404, stk. 2) 。  
• Kompensationskomitéen beslutter indholdet af individuel kompensation for de udøvende direktører og lignende (Japansk Selskabslov, artikel 404, stk. 3) 。  

Dette system sigter mod at sikre en fuldstændig adskillelse mellem ejerskab og ledelse og at opnå en balance mellem gennemsigtighed i ledelsen og hurtige beslutningsprocesser 。  

Den japanske Selskabslov tillader flere forskellige organstrukturer for at imødekomme virksomhedernes forskelligartede behov (størrelse, forretningsindhold, bevidsthed om governance osv.) og for at give fleksibilitet til at opbygge det mest optimale virksomhedsstyringssystem. Mens virksomheder med en revisionskomité er den mest traditionelle og lettest anvendelige for små og mellemstore virksomheder, har virksomheder med en revisionskomité og virksomheder med nomineringskomitéer og lignende strukturer udviklet sig i retning af at styrke gennemsigtigheden og uafhængigheden af tilsynsfunktionerne for at opnå tillid fra større virksomheder og internationale investorer. Især viser den fuldstændige adskillelse mellem ejerskab og ledelse i virksomheder med nomineringskomitéer og lignende strukturer en klar intention om at realisere mere objektiv og streng governance ved at specialisere bestyrelsen i tilsynsopgaver, væk fra udførelsen af opgaver. Dette understreger aspektet af det juridiske systems strategiske valgmuligheder, hvor virksomheder kan vælge den governance-model, der passer bedst til deres egne karakteristika.

De forskellige organstrukturers karakteristika i forhold til bestyrelsens funktioner er opsummeret i tabellen nedenfor.

Konklusion

I henhold til japansk selskabsret er bestyrelsen en afgørende institution for en virksomheds sunde drift og vedvarende vækst. Dens rolle spænder vidt fra at træffe beslutninger om vigtig forretningsudførelse til at overvåge bestyrelsesmedlemmernes udførelse af deres pligter og endda udvælgelsen af den repræsentative direktør. Selskabsretten fastlægger klare procedurer for at opfylde disse roller, de forpligtelser bestyrelsesmedlemmerne skal påtage sig, og principperne for deres ansvar. Desuden viser retspraksis om ledelsesdomsprincippet og tilsynspligten, at loven, samtidig med at den forfølger bestyrelsesmedlemmernes ansvar, vægter balancen mellem at respektere ledelsens frihed. Derudover muliggør en række forskellige organisationsdesigns, såsom virksomheder med en revisionskomité, virksomheder med en komité for revision og lignende, og virksomheder med en nomineringskomité, opbygningen af den optimale virksomhedsstyringsstruktur tilpasset virksomhedens størrelse og karakteristika, hvilket danner grundlaget for, at japanske virksomheder fortsat kan være troværdige aktører i det internationale samfund. Det er tydeligt, at bestyrelsens rolle ikke blot er at opfylde juridiske forpligtelser, men også at være et strategisk element for at sikre virksomhedens vedvarende vækst og international troværdighed.

Monolith Advokatfirma har dyb ekspertise og en rig historik inden for japansk selskabsret, især med hensyn til virksomhedsstyring. Vi tilbyder en bred vifte af støtte, fra valg af virksomhedsstruktur, juridisk rådgivning om bestyrelsens drift, risikostyring i forbindelse med bestyrelsesmedlemmers ansvar, til komplekse juridiske spørgsmål i forbindelse med fusioner og opkøb samt virksomhedsrestruktureringer.