Forklaring af systemet for virksomheder med nomineringsudvalg mv. i henhold til japansk selskabsret

Den japanske selskabslov tilbyder flere valgmuligheder for styringsstrukturen i aktieselskaber, det vil sige corporate governance. Blandt disse er “selskaber med nomineringskomité mv.” en særligt avanceret institutionel design med det formål at forbedre ledelsens gennemsigtighed og tilsynsfunktion. Dette system har sin oprindelse i “selskaber med komité mv.”-systemet, som blev indført med en ændring af handelsloven i 2002 (Heisei 14) og videreført i den japanske selskabslov, der blev vedtaget i 2005. I modsætning til de traditionelle japanske selskaber med en revisionskomité, adskiller selskaber med nomineringskomité mv. klart tilsyns- og eksekveringsfunktionerne i ledelsen. Specifikt koncentrerer bestyrelsen sig om at fastlægge de grundlæggende retningslinjer for ledelsen og tilsynet, mens den daglige drift varetages af en rolle kaldet “eksekverende officer”. Bestyrelsen er forpligtet til at oprette tre komitéer internt: en nomineringskomité, en revisionskomité og en kompensationskomité. Disse komitéer har til opgave at træffe beslutninger fra en uafhængig og objektiv position om henholdsvis udnævnelse af direktører, revision af forretningsudførelsen og fastsættelse af ledelsesgodtgørelse, som er særligt vigtige aspekter af corporate governance. Kravet om, at et flertal af medlemmerne i hver komité skal være uafhængige eksterne direktører, er en vigtig mekanisme for at sikre systemets objektivitet. I denne artikel vil vi detaljeret forklare systemet med selskaber med nomineringskomité mv., dets struktur og rolle, baseret på bestemmelserne i den japanske selskabslov. Vi vil specifikt afklare funktionerne af bestyrelsen og direktørerne i dette system samt de rettigheder og ansvar, som de tre komitéer – nomineringskomitéen, revisionskomitéen og kompensationskomitéen – hver især har.

Hvad er et selskab med nomineringskomité mv. under japansk selskabsret?

Et selskab med nomineringskomité mv. er en type virksomhedsstruktur for aktieselskaber, som er defineret i artikel 2, punkt 12 i den japanske selskabslov. Virksomheder, der anvender dette system, er juridisk forpligtede til at etablere tre komitéer: en nomineringskomité, en revisionskomité og en kompensationskomité. Det centrale formål med dette system er at adskille ‘tilsyn’ og ‘forretningsudførelse’ i virksomhedens ledelse. Dette tillader bestyrelsen at distancere sig fra den daglige forretningsudførelse og fokusere på at overvåge ledelsens præstationer objektivt. Den faktiske forretningsudførelse varetages af ‘eksekutive officerer’, som er udpeget af bestyrelsen. Denne klare adskillelse mellem tilsyn og udførelse fører til øget gennemsigtighed i beslutningstagningen og styrker ansvarligheden over for interessenter, herunder aktionærer. Især bliver denne form for governance ofte værdsat af udenlandske investorer som værende tæt på internationale standarder. I et selskab med nomineringskomité mv. har de tre nævnte komitéer betydelig autoritet over kerneområderne i ledelsen, såsom personaleudvælgelse, revision og kompensation. Desuden kræver den japanske selskabslov i artikel 400, stk. 3, at flertallet af medlemmerne (komitémedlemmerne) i hver komité skal være ‘eksterne bestyrelsesmedlemmer’, som er uafhængige af virksomhedens ledelse. Dette krav sigter mod at forhindre beslutninger om personale og kompensation, der er baseret på ledelsens egne interesser, og at sikre en objektiv og retfærdig governance.

Rollen af bestyrelsen og bestyrelsesmøder i japanske selskaber med nomineringskomitéer

Rollen af bestyrelsen i japanske selskaber med nomineringskomitéer adskiller sig markant fra bestyrelser i selskaber med andre organisationsstrukturer. Den mest betydningsfulde forskel er, at bestyrelsen principielt ikke direkte udfører selskabets drift.

Artikel 416, afsnit 1 i den japanske selskabslov (Companies Act) definerer bestyrelsens beføjelser i selskaber med nomineringskomitéer. Ifølge denne artikel er bestyrelsens hovedroller opsummeret i følgende tre punkter:

1. Beslutning om selskabets grundlæggende forretningsstrategi
2. Beslutning om de nødvendige forhold for at udføre revisionskomitéens opgaver
3. Overvågning af de udøvende direktørers arbejdsudførelse

Først og fremmest træffer bestyrelsen beslutninger om grundlæggende forretningsstrategier for selskabet, såsom udvikling af mellemlange forretningsplaner og beslutninger om store investeringer, som er centrale for selskabet. Men udførelsen af de specifikke opgaver baseret på disse grundlæggende strategier overlades ikke til bestyrelsen selv, men til de udøvende direktører.

Dernæst har bestyrelsen ansvaret for at etablere et system, der sikrer, at revisionskomitéens aktiviteter, som overvåger de udøvende direktørers og bestyrelsesmedlemmernes arbejdsudførelse, bliver effektivt udført.

Og den mest væsentlige rolle er overvågningen af de udøvende direktører. Bestyrelsen overvåger, om de udøvende direktører udfører deres arbejde korrekt i overensstemmelse med de grundlæggende strategier og evaluerer deres præstationer. For at sikre en effektiv overvågningsfunktion har bestyrelsen også beføjelser til at udpege og afskedige de udøvende direktører og bestyrelsesmedlemmer (ifølge artikel 416, afsnit 1 i den japanske selskabslov). Dog er det nomineringskomitéen, som senere vil blive omtalt, der bestemmer indholdet af forslagene til udpegning og afskedigelse af bestyrelsesmedlemmer, som skal fremlægges for generalforsamlingen.

På denne måde fungerer bestyrelsesmedlemmer i japanske selskaber med nomineringskomitéer ikke som driftsledere, men som tilsynsførende for ledelsen. Dette er en afgørende forskel fra bestyrelsesmedlemmer i selskaber med andre organisationsstrukturer, som ofte også udfører driftsopgaver. Desuden tillader den japanske selskabslov (Companies Act) i artikel 415, at bestyrelsen kan delegere beslutningstagningen om driftsudførelse til de udøvende direktører i vid udstrækning, undtagen i sager, som loven eller vedtægterne udtrykkeligt kræver bestyrelsens beslutning. Dette sikrer en klar adskillelse mellem ledelsestilsyn og driftsudførelse også i lovgivningen.

De tre komitéer og deres fælles organisatoriske krav under japansk lovgivning

Kernen i governance for selskaber med en nomineringskomité og lignende i Japan udgøres af de tre komitéer: nomineringskomitéen, revisionskomitéen og kompensationskomitéen. Disse komitéer er organer inden for bestyrelsen og udøver hver især uafhængige og væsentlige beføjelser.

De tre komitéer har fælles organisatoriske krav fastsat i artikel 400 i den japanske selskabslov (Companies Act). For det første skal hver komité bestå af mindst tre bestyrelsesmedlemmer (stk. 1 i samme artikel). For det andet, og det mest afgørende, skal flertallet af medlemmerne i hver komité være eksterne bestyrelsesmedlemmer (stk. 3 i samme artikel). Eksterne bestyrelsesmedlemmer refererer til bestyrelsesmedlemmer, der ikke er officerer eller ansatte, der udfører den daglige drift af selskabet eller dets datterselskaber, og som står uafhængigt af ledelsen (artikel 2, punkt 15 i den japanske selskabslov). Dette krav sikrer objektivitet og retfærdighed i hver komités overvejelser og beslutninger.

Nomineringsudvalget under japansk selskabsret

Nomineringsudvalget har beføjelsen til at bestemme indholdet af forslag til valg og afskedigelse af bestyrelsesmedlemmer, som skal fremlægges for generalforsamlingen (Artikel 404, stk. 1 i den japanske selskabslov). Med andre ord er det ikke administrerende direktører eller præsidenter, der beslutter, hvem der skal være kandidater til bestyrelsen, eller hvilke bestyrelsesmedlemmer der skal afskediges, men dette udvalg. Ved at have et nomineringsudvalg, hvor flertallet består af eksterne bestyrelsesmedlemmer, kan man forhindre det, der kendes som ‘nepotistisk personaleudvælgelse’, hvor ledelsen vælger bestyrelsesmedlemmer, der er bekvemme for dem selv. Dette sikrer objektivitet og diversitet i bestyrelsens sammensætning og fører til en styrkelse af tilsynsfunktionen.

Revisionsudvalget i Japan

Revisionsudvalget har beføjelser til at revidere udførelsen af opgaver af henholdsvis ledende medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer og til at udarbejde revisionsrapporter i henhold til den japanske selskabslovs (Heisei (1989)) artikel 404, stk. 2, nr. 1. Dette inkluderer omfattende beføjelser til at undersøge virksomhedens forretningsaktiviteter og finansielle situation. Revisionsudvalget kan til enhver tid anmode om rapporter fra ledende medarbejdere og ansatte og undersøge virksomhedens forretningsaktiviteter og finansielle situation i henhold til den japanske selskabslovs artikel 405, stk. 1. Desuden, hvis udvalget opdager ulovlige handlinger eller betydeligt urimelige forhold, har det pligt til at rapportere dette til bestyrelsen i henhold til samme paragrafs stk. 2. Yderligere har revisionsudvalget beføjelser til at bestemme indholdet af forslag vedrørende udnævnelse, afskedigelse eller manglende genudnævnelse af virksomhedens revisorer i henhold til den japanske selskabslovs artikel 404, stk. 2, nr. 2. Dette sikrer også revisorernes uafhængighed. Sammenlignet med revisionsudvalget i selskaber med et revisionsudvalg, har revisionsudvalget stærkere beføjelser og er karakteriseret ved at være mere direkte involveret i tilsynet med ledelsen som en intern institution i bestyrelsen.

Lønningskomitéen under japansk selskabsret

Lønningskomitéen har beføjelse til at fastsætte indholdet af individuel kompensation for henholdsvis direktører og bestyrelsesmedlemmer i henhold til artikel 404, stk. 3 i den japanske selskabslov (Companies Act of Japan). I japansk selskabsret omfatter “kompensation” løn, bonusser og andre økonomiske fordele, som modtages fra selskabet som vederlag for udførelse af arbejdsopgaver. Lønningskomitéen træffer beslutninger om hver enkelt bestyrelsesmedlems kompensationsbeløb baseret på selskabets præstationer og det individuelle bidrag fra bestyrelsesmedlemmerne, i overensstemmelse med objektive kriterier. Ved at have en lønningskomité, hvor flertallet består af eksterne bestyrelsesmedlemmer, sikres det, at bestyrelsesmedlemmernes kompensation ikke bliver urimeligt høj, og at beslutningsprocessen forbliver gennemsigtig. Gennemsigtigheden og retfærdigheden i processen for fastsættelse af bestyrelsesmedlemmernes kompensation er yderst vigtig for at opnå tillid fra aktionærerne, og lønningskomitéen spiller en afgørende rolle i at institutionelt sikre dette.

Sammenligning med andre organisationsdesigns

For at få en dybere forståelse af virksomheder med nomineringskomitéer og lignende i Japan, sammenligner vi dem med den mest almindelige organisationsdesign, “virksomheder med en revisionskomité”. Nedenstående tabel opsummerer de vigtigste forskelle mellem de to.

Som tabellen viser, adskiller virksomheder med nomineringskomitéer mv. tilsyns- og udførelsesfunktionerne organisatorisk og involverer eksterne bestyrelsesmedlemmer stærkt i beslutninger om vigtige anliggender som personale og godtgørelse. Dette sigter mod at opnå en mere objektiv og gennemsigtig governance, hvilket er den væsentlige forskel fra virksomheder med en revisionskomité.

Konklusion

I denne artikel har vi forklaret det systematiske rammearbejde for selskaber med nomineringskomitéer mv. som fastlagt i den japanske selskabslov, rollerne for de forskellige organer og sammenlignet det med andre systemer. Selskaber med nomineringskomitéer mv. har til formål at forbedre objektiviteten og gennemsigtigheden i ledelsen ved klart at adskille tilsynsfunktionen udført af bestyrelsen og forretningsudførelsesfunktionen udført af de udøvende direktører, gennem tre komitéer inden for bestyrelsen: nominering, revision og kompensation. Især er kravet om, at flertallet af medlemmerne i hver komité skal være eksterne bestyrelsesmedlemmer, en vigtig faktor for at opnå tillid fra internationale investorer. For virksomheder, der driver forretning i Japan, eller overvejer transaktioner eller investeringer med japanske virksomheder, er det afgørende at forstå modpartens governance-struktur.

Monolith Advokatfirma har omfattende erfaring og et solidt track record inden for alle aspekter af erhvervsret, herunder japansk selskabsret. Vores firma beskæftiger flere eksperter, der ikke kun er kvalificerede som japanske advokater, men også har kvalifikationer fra andre lande og er flydende i både japansk og engelsk. Vi har ydet praktisk og konkret juridisk rådgivning til både nationale og internationale klienter om overgang til selskaber med nomineringskomitéer mv., udvælgelse af eksterne bestyrelsesmedlemmer, komitédrift og andre komplekse spørgsmål relateret til japansk selskabsret. Når du har brug for at opbygge en stærk governance-struktur i Japan eller håndtere relaterede juridiske udfordringer, tøv ikke med at konsultere Monolith Advokatfirma.