Rollen og ansvaret for bestyrelsesmedlemmer i japansk selskabsret

For at sikre succes i forretningsdriften i Japan, er det afgørende at have en dyb forståelse for det juridiske rammearbejde, især roller og ansvar for bestyrelsesmedlemmer som fastlagt af den japanske selskabslov. Dette er særligt vigtigt for udenlandske bestyrelsesmedlemmer for at sikre en sund virksomhedsdrift og samtidig effektivt håndtere personlige juridiske risici. Den japanske selskabslov pålægger bestyrelsesmedlemmer klare forpligtelser og fastsætter strenge ansvar, hvis disse forpligtelser forsømmes.

Det japanske retssystem kan være vanskeligt at forstå på grund af unikke traditioner og sprogbarrierer. Det er afgørende ikke kun at reagere på juridiske problemer, når de opstår, men også at forstå de juridiske krav på forhånd og opbygge et stærkt compliance-system. Dette er afgørende for at undgå uforudsete risici og understøtte bæredygtig forretningsvækst.

Denne artikel vil detaljeret forklare de primære roller og ansvar for bestyrelsesmedlemmer under den japanske selskabslov, med henvisning til specifikke lovbestemmelser og japanske retspræcedenser.

Bestyrelsesmedlemmers grundlæggende pligter under japansk selskabsret

Japansk selskabsret definerer to grundlæggende pligter, som bestyrelsesmedlemmer har over for selskabet: “pligten til omhyggelig ledelse” og “pligten til loyalitet”. Disse er de mest afgørende principper, som bestyrelsesmedlemmer skal overholde i udførelsen af deres opgaver.

Pligten til omhyggelig ledelse

Pligten til omhyggelig ledelse henviser til bestyrelsesmedlemmets forpligtelse til at udføre sine opgaver med den omhu, en god forvalter ville udvise. Det juridiske grundlag for denne pligt findes i artikel 644 i den japanske civilret (omhyggelighedspligten for en agent), og artikel 330 i japansk selskabsret fastslår, at “forholdet mellem et aktieselskab og dets ledere og revisorer skal følge bestemmelserne om agentur”, hvilket klart angiver, at forholdet mellem bestyrelsesmedlemmer og selskabet er et agenturforhold.  

“En god forvalters omhu” betyder den grad af opmærksomhed og evne, der normalt forventes af en professionel i en bestemt stilling, i dette tilfælde en virksomhedsleder. Dette niveau af opmærksomhed varierer afhængigt af selskabets størrelse og branche, bestyrelsesmedlemmets specifikke stilling og ekspertise, samt den situation selskabet befinder sig i. For eksempel kan der kræves en højere grad af omhyggelighed fra bestyrelsesmedlemmer i store virksomheder eller finansielle institutioner. Dette afspejles i en afgørelse fra den japanske højesteret den 9. juli 2009 (Heisei 21), som viser, at niveauet af interne kontrolsystemer, der kræves, varierer afhængigt af selskabets størrelse og branche. Bestyrelsesmedlemmernes ansvar begrænser sig ikke kun til udførelsen af individuelle opgaver, men omfatter også opbygningen og vedligeholdelsen af et passende internt kontrolsystem for at forhindre upassende handlinger i selskabet. Dette anses for at være en del af de grundlæggende pligter til omhyggelighed, som bestyrelsesmedlemmer skal overholde i udførelsen af deres opgaver.  

Princippet om ledelsesmæssig skøn

Der er altid en risiko forbundet med bestyrelsesmedlemmers ledelsesmæssige beslutninger. En beslutning, som træffes i troen på, at det er det bedste for selskabet, kan potentielt medføre skade på selskabet. Hvis bestyrelsesmedlemmer altid skulle holdes ansvarlige i sådanne tilfælde, kunne det føre til overdreven forsigtighed i deres handlinger og i sidste ende hæmme selskabets udvikling.  

Derfor anvendes princippet om ledelsesmæssig skøn i japansk selskabsret. Dette princip indebærer, at hvis et bestyrelsesmedlem har handlet i troen på, at beslutningen ikke var åbenlyst urimelig, efter at have indsamlet og overvejet relevant information under de givne omstændigheder, vil bestyrelsesmedlemmet ikke blive anset for at have overtrådt pligten til omhyggelig ledelse, selvom beslutningen resulterer i skade på selskabet. Anvendelsen af dette princip fokuserer ikke på selve beslutningens resultat, men på om processen, der førte til beslutningen, var rimelig. For eksempel, i en afgørelse fra den japanske højesteret den 15. juli 2010 (Heisei 22), blev det fastslået, at bestyrelsesmedlemmers pligt til omhyggelig ledelse ikke var overtrådt, så længe beslutningsprocessen og indholdet ikke var åbenlyst urimelige i forbindelse med fastsættelsen af en aktieopkøbspris. Dommen anerkendte, at bestyrelsesmedlemmerne havde foretaget en grundig overvejelse på ledelsesmøder og havde søgt juridisk rådgivning, hvilket viser vigtigheden af at dokumentere beslutningsprocessen klart og sikre dens rimelighed.  

Pligten til loyalitet

Pligten til loyalitet er fastsat i artikel 355 i japansk selskabsret, som bestemmer, at bestyrelsesmedlemmer skal overholde love og vedtægter samt generalforsamlingens beslutninger og loyalt udføre deres opgaver for aktieselskabet.  

Forholdet mellem pligten til omhyggelig ledelse og pligten til loyalitet har været genstand for akademisk debat om, hvorvidt de er forskellige koncepter eller essentielt det samme. I praksis er de dog tæt forbundne i løsningen af konkrete sager, og det er almindeligt at behandle dem som værende af samme substans. For eksempel kan konkurrerende transaktioner, der skader selskabet, vurderes som både en overtrædelse af pligten til omhyggelig ledelse og pligten til loyalitet. Dette viser, at det er vigtigt for bestyrelsesmedlemmer at handle i selskabets bedste interesse og udvise passende omhu for at opfylde begge pligter. Så længe bestyrelsesmedlemmer prioriterer selskabets interesser og udfører deres opgaver, kan disse pligter forstås som værende integrerede.  

Direktørers ansvar over for selskabet i Japan

Hvis en direktør forsømmer sine pligter, kan vedkommende pådrage sig erstatningsansvar over for selskabet. Dette er den juridiske konsekvens af ikke at have udført sine ledelsesopgaver korrekt under japansk selskabsret.

Ansvar for forsømmelse af pligter under japansk selskabsret

Artikel 423, stk. 1, i den japanske selskabslov fastslår, at “direktører, regnskabsmedarbejdere, revisorer, eksekutive officerer eller regnskabsrevisorer (herefter i dette kapitel benævnt som ‘officerer mv.’) skal erstatte skader over for aktieselskabet, når de forsømmer deres pligter” . Her refererer “forsømmelse af pligter” til handlinger, der overtræder de tidligere nævnte pligter til omhyggelig forvaltning og loyalitet. Dette inkluderer specifikt overtrædelser af lovgivningen, upassende ledelsesbeslutninger og mangler i interne kontrolsystemer, der fører til overtrædelser af tilsyns- og overvågningspligter .  

Det ansvar, som påhviler direktører for forsømmelse af deres pligter, kan blive meget omfattende afhængigt af selskabets størrelse og skadens natur . For eksempel blev der i en sag om skjult brug af ikke-godkendte tilsætningsstoffer ved en dom fra Osaka High Court den 9. juni 2006 (Heisei 18) beordret erstatning på flere hundrede millioner yen til direktører og revisorer, og denne dom blev bekræftet af Højesteret . I et andet tilfælde, hvor tab blev skjult gennem manipulerede finansielle rapporter, blev der ved en dom fra Tokyo High Court den 16. maj 2019 (Reiwa 1) beordret erstatning på i alt ca. 59,4 milliarder yen til flere officerer, hvilket også blev bekræftet af Højesteret . Disse præcedenser viser klart, at ikke blot fejl i ledelsesbeslutninger, men også alvorlig svigagtig adfærd, grov uagtsomhed eller mangler i en organisations compliance-struktur kan pålægge individuelle direktører en betydelig økonomisk ansvar. Dette understreger kraftigt vigtigheden af, at direktører handler med integritet og udfører passende tilsyn.  

Begrænsninger og ansvar i konkurrerende transaktioner under japansk selskabsret

For at undgå interessekonflikter med selskabet er bestemte transaktioner begrænset for direktører. En af disse er konkurrerende transaktioner. Artikel 356, afsnit 1, punkt 1 i den japanske selskabslov (Companies Act) fastslår, at når en direktør ønsker at foretage en transaktion, der hører under selskabets forretningsområde, for sig selv eller en tredjepart, skal vedkommende opnå godkendelse fra bestyrelsen i selskaber med en bestyrelse, eller fra generalforsamlingen i selskaber uden en bestyrelse. Denne regulering har til formål at forhindre risikoen for, at direktører udnytter selskabets kundeinformationer eller knowhow til personlig vinding og derved skader selskabets interesser.

Hvis en direktør foretager en konkurrerende transaktion uden selskabets godkendelse og forårsager skade på selskabet, pådrager direktøren sig erstatningsansvar over for selskabet. Desuden fastslår artikel 423, afsnit 2 i den japanske selskabslov, at hvis en direktør foretager en konkurrerende transaktion uden godkendelse, skal det antages, at det beløb, som direktøren eller en tredjepart har opnået gennem transaktionen, svarer til det beløb, som selskabet har lidt skade for. Dette er en bestemmelse, der letter selskabets byrde med at bevise det konkrete skadebeløb og gør det lettere at forfølge direktørens ansvar. For eksempel viser en dom fra Tokyo-distriktsdomstolen den 26. marts 1981 (Yamazaki Baking-sagen), at overtrædelse af pligten til at undgå konkurrence blev anerkendt. Denne regel om antagelse af skadebeløbet betyder, at ikke-godkendte konkurrerende transaktioner indebærer en meget høj risiko for direktøren.

Begrænsninger og ansvar ved interessekonflikter i transaktioner under japansk lovgivning

Ligesom konkurrerende transaktioner udgør interessekonflikter i transaktioner også væsentlige begrænsninger for bestyrelsesmedlemmer. Artikel 356, stk. 1, nr. 2 og 3 i den japanske selskabslov foreskriver, at når et bestyrelsesmedlem foretager en transaktion med selskabet enten for sig selv eller en tredjepart (direkte transaktion), eller når selskabet foretager en transaktion, der er i interessekonflikt med bestyrelsesmedlemmet og en anden part (indirekte transaktion), er godkendelse fra bestyrelsen eller generalforsamlingen nødvendig.

Hvis godkendelsesproceduren forsømmes, vil transaktionen som hovedregel være ugyldig i forhold til selskabet (relativ ugyldighedsteori). Dog er der visse specifikke transaktioner, som anses for ikke at skade selskabets interesser, og som derfor ikke kræver godkendelse. Dette princip afspejler en praktisk tilgang til den japanske selskabslovgivning, hvor formelle godkendelser ikke er nødvendige, hvis der ikke opstår reel skade, da formålet med reguleringen er at beskytte selskabets interesser.

Specifikt kan følgende transaktioner nævnes som eksempler, hvor godkendelse ikke er nødvendig:

• Når et bestyrelsesmedlem yder et rentefrit og usikret lån til selskabet: Højesteretsdom fra 6. december 1963 (Showa 38).
• Når selskabet opfylder en bestyrelsesmedlems gældsforpligtelser: Dom fra den store retsinstans den 20. februar 1924 (Taisho 13).
• Transaktioner baseret på almindelige handelsbetingelser: Dom fra Tokyo-distriktsretten den 24. februar 1982 (Showa 57).
• Transaktioner mellem selskabet og en aktionær, der ejer alle aktier: Højesteretsdom fra 20. august 1970 (Showa 45).
• Transaktioner med samtykke fra alle aktionærer: Højesteretsdom fra 26. september 1974 (Showa 49).

Disse undtagelser er baseret på tanken om, at hvis en transaktion ikke har potentiale til at skade selskabets interesser, eller hvis alle aktionærer, som er selskabets ultimative ejere, har givet deres samtykke til transaktionen, så undermineres formålet med reguleringen af interessekonflikter ikke.

Direktørers ansvar over for tredjeparter under japansk ret

Direktører har ikke kun ansvar over for selskabet, men kan også pådrage sig erstatningsansvar over for tredjeparter i forbindelse med udførelsen af deres opgaver. Dette skyldes, at direktørernes handlinger ikke kun kan påvirke selskabet, men også har potentiale til at påvirke en bred vifte af interessenter.

Forklaring af artikel 429 i den japanske selskabslov

Artikel 429, stk. 1 i den japanske selskabslov fastslår, at “når en direktør eller lignende har handlet med ond hensigt eller grov uagtsomhed i udførelsen af sine opgaver, skal vedkommende erstatte den skade, som dette har forårsaget tredjeparter”. Her inkluderer “tredjeparter” aktionærer, kreditorer, forretningspartnere og andre. Direktørernes ansvar omfatter ikke kun direkte skader, hvor tredjeparter lider direkte tab, men også indirekte skader, hvor selskabets aktiver beskadiges, hvilket resulterer i tab for tredjeparter. Det faktum, at direktørernes ansvar strækker sig ud over selskabets indre og påvirker eksterne interessenter, er et punkt, som direktørerne bør være særligt opmærksomme på.

Desuden fastslår artikel 429, stk. 2 i den japanske selskabslov ansvar for specifikke handlinger. Dette inkluderer falske meddelelser i forbindelse med udbud af aktier eller tegningsretter til nye aktier, falske oplysninger i regnskabsdokumenter eller forretningsrapporter, falske registreringer og falske offentlige meddelelser. Ansvaret for disse handlinger kan etableres som “uagtsomhedsansvar”, selv uden ond hensigt eller grov uagtsomhed fra direktørens side. Dog, hvis det kan bevises, at direktøren ikke har forsømt sin opmærksomhed i forbindelse med den pågældende handling, vil vedkommende ikke være ansvarlig. Denne bestemmelse understreger særligt direktørernes forpligtelser i forbindelse med vigtig informationsudveksling og registrering og fremhæver vigtigheden af direktørernes opmærksomhedspligt på disse områder.

Kravet om ond hensigt eller grov uagtsomhed

“Ond hensigt”, som nævnt i artikel 429, stk. 1 i den japanske selskabslov, henviser til, at en direktør er bevidst om, at den handling, vedkommende udfører, er et forsømmeligt pligtforsømmelse. På den anden side refererer “grov uagtsomhed” til tilfælde, hvor en direktør har handlet forsømmeligt på grund af markant uopmærksomhed. I forbindelse med ansvaret i artikel 429, stk. 1, er det nødvendigt for den tredjepart, der har lidt skade, at bevise direktørens ond hensigt eller grov uagtsomhed.

Anvendelsesområdet for ansvar over for tredjeparter er også illustreret i retspraksis. For eksempel anerkendte Osaka High Court den 28. december 1977 (Showa 52) erstatningsansvar over for tredjeparter for en direktør, der kun nominelt var udnævnt, men som var involveret i falske registreringer. I en anden sag bekræftede Tokyo District Court den 3. september 1990 (Heisei 2) tredjepartsansvar for en person, der ikke formelt var direktør, men som havde den faktiske beslutningsmagt over selskabets væsentlige anliggender (de facto direktør). Disse afgørelser viser, at det ikke kun er titlen som direktør, men også den faktiske magt og involvering, der er afgørende for ansvarsfastlæggelsen, hvilket er nyttigt for direktører at forstå deres position i japanske selskaber.

Fritagelse og begrænsning af direktørers ansvar under japansk selskabsret

Den japanske selskabslov har etableret systemer til at fritage eller begrænse det ansvar, som direktører potentielt kan pådrage sig, for at tiltrække kompetente personer til direktørposter og sikre, at de ikke tøver med at træffe forretningsbeslutninger af frygt for overdreven risiko.

Midler til ansvarsfritagelse

Der findes flere måder at fritage en direktør for erstatningsansvar over for selskabet på.

• Fritagelse ved enstemmig aktionærsamtykke: Ifølge artikel 424 i den japanske selskabslov kan en direktørs ansvar over for selskabet fuldstændigt fritages, hvis alle aktionærer er enige. Dog er det i praksis vanskeligt at opnå samtykke fra alle aktionærer i virksomheder med mange aktionærer, såsom børsnoterede selskaber.
• Delvis fritagelse ved generalforsamlingsbeslutning: Artikel 425 i den japanske selskabslov fastslår, at en direktørs ansvar kan delvist fritages ved en særlig beslutning på generalforsamlingen, forudsat at direktøren har handlet i god tro og uden grov uagtsomhed.
• Delvis fritagelse ved bestyrelsesbeslutning: Artikel 426 i den japanske selskabslov bestemmer, at hvis det er fastsat i vedtægterne, kan et selskab med en bestyrelse delvist fritage en direktør for ansvar ved en bestyrelsesbeslutning.

Ansvarsbegrænsningsaftaler

Ansvarsbegrænsningsaftaler er et vigtigt system til at begrænse ansvaret for direktører, der ikke udfører operationelle opgaver, såsom eksterne direktører. Ifølge artikel 427 i den japanske selskabslov kan et aktieselskab, hvis det er fastsat i vedtægterne, indgå en ansvarsbegrænsningsaftale med direktører, der ikke er operationelle direktører (hvor eksterne direktører er et typisk eksempel).

Denne aftale gør det muligt at sætte en øvre grænse for erstatningsansvaret, forudsat at direktøren har handlet i god tro og uden grov uagtsomhed. Denne øvre grænse kan ikke være lavere end den minimumsansvarsgrænse, der er fastsat af den japanske selskabslov (for eksempel for eksterne direktører, det samlede beløb af de sidste to års vederlag og fortjeneste opnået fra tegningsretter til nye aktier).

Det er vigtigt at bemærke, at ansvarsbegrænsningsaftaler kun gælder for ansvar over for selskabet i tilfælde af forsømmelse af pligter og ikke dækker ansvar for skade forvoldt over for tredjeparter. Desuden, hvis en ekstern direktør, der har indgået en ansvarsbegrænsningsaftale, senere bliver en operationel direktør eller lignende, vil aftalen miste sin virkning fremadrettet.

Disse systemer til fritagelse og begrænsning af ansvar er politiske hensyn for at tiltrække kompetente eksterne direktører og skabe et miljø, hvor de kan udføre deres opgaver uden at påtage sig en overdreven personlig risiko, samtidig med at de styrker selskabets tilsynsfunktion. Især i lyset af reformerne af japansk corporate governance, hvor rollen som uafhængige eksterne direktører vægtes højt, har disse systemer stor betydning. Når direktører overvejer at tjene i bestyrelser af japanske virksomheder, er sådanne ansvarsbegrænsningsmekanismer et vigtigt element i forhold til personlig risikostyring.

Konklusion

At forstå rollen og ansvaret for bestyrelsesmedlemmer under japansk selskabsret er yderst vigtigt, når man driver forretning i Japan. Det er nødvendigt at have en præcis forståelse af de mange juridiske aspekter, fra grundlæggende forpligtelser som omhu og loyalitetspligt til ansvar for forsømmelse af opgaver, begrænsninger i konkurrerende transaktioner og interessekonflikter, og endda ansvar over for tredjeparter. En forståelse baseret på disse love og retspraksis danner grundlaget for at undgå uforudsete juridiske risici og bidrager til virksomhedens vedvarende vækst og skabelsen af langsigtede virksomhedsværdier. Juridisk compliance bør ses ikke som en byrde, men som en investering i virksomhedens stabilitet og kontinuitet.

Monolith Advokatfirma har en omfattende track record med at rådgive et stort antal klienter inden for japansk selskabsret, især i forhold til bestyrelsesmedlemmers rolle og ansvar. Vores firma har flere advokater, der taler engelsk og har juridiske kvalifikationer fra andre lande, hvilket gør os i stand til at tilbyde stærk support til at navigere gennem Japans komplekse juridiske miljø, overvinde sprog- og kulturelle barrierer, som vores udenlandske klienter kan stå over for.

Vores firma, som kombinerer ekspertise i japansk ret med en forståelse for internationale forretningspraksisser, tilbyder præcis og praktisk juridisk rådgivning til udenlandske investorer og virksomheder, der står over for udfordringer på det japanske marked. Hvis du er interesseret i at diskutere emner relateret til dette tema eller søger omfattende juridisk support til din forretningsudvikling i Japan, er du velkommen til at kontakte Monolith Advokatfirma.