Hvad skal man være opmærksom på ved medarbejderes brug af SNS? Forklaring af fastlæggelsen af SNS-retningslinjer

I takt med udbredelsen af sociale medier som Facebook og Twitter, fortsætter risiciene forbundet med medarbejdernes brug af disse platforme med at stige.

En tilsyneladende uskyldig post fra en medarbejder kan hurtigt blive spredt og i nogle tilfælde endda gå viralt. Derfor er der mange ansvarlige, der kæmper med spørgsmålet om, hvordan man bedst regulerer medarbejdernes brug af sociale medier.

I denne artikel vil vi forklare, hvad man skal være opmærksom på, når man udarbejder retningslinjer for medarbejdernes brug af sociale medier.

Elementer der bør inkluderes i SNS-retningslinjer for medarbejdere

Hvilke oplysninger bør du inkludere i SNS-retningslinjer for medarbejdere? Nedenfor er en liste over indholdet. Virksomheden, som medarbejderen er tilknyttet, er angivet som “vores firma”.

Elementer, der generelt bør inkluderes

De elementer, der generelt bør inkluderes i SNS-retningslinjer, er som følger:

Regler for brug af SNS til arbejdsformål

• Forudgående godkendelse fra vores firma er nødvendig, når SNS bruges til arbejdsformål
• I tilfælde af problemer med tredjeparter, rapporter straks og følg vores firmas instruktioner
• For konti, der er brugt til arbejdsformål, følg vores firmas instruktioner om brug og styring, selv efter at have forladt vores firma
• Det er forbudt at bruge en konto, der er brugt til arbejdsformål, til at opnå personlig indkomst eller drive en virksomhed, der er identisk med eller ligner vores firma

Virksomhedens konti har tendens til at have flere følgere og større indflydelse end personlige konti. Derfor er det vigtigt at tjekke på forhånd for at undgå upassende indlæg.

For en detaljeret forklaring på, hvordan en virksomhed skal reagere i tilfælde af online-flammer, se følgende artikel.

https://monolith.law/reputation/company-flaming-correspondence [ja]

Regler for privat brug af SNS

• Selv når SNS bruges privat, skal indholdet af disse retningslinjer overholdes, når man poster emner relateret til vores firmas forretning
• Undgå at poste indhold, der indeholder vores firmas fortrolige oplysninger, overtrædelser af offentlig orden og moral, eller bagvaskelse
• Rapporter straks, hvis der er en risiko for, at vores firmas fortrolige oplysninger kan lække, eller vores firmas omdømme kan blive skadet på grund af brugen af SNS
• Tag sikkerhedsforanstaltninger

Der er mange tilfælde, hvor selv SNS, der bruges privat af medarbejdere, kan føre til identifikation af den tilknyttede virksomhed i tilfælde af online-flammer, hvilket kan skade virksomheden.

Desuden kan oplysninger, der engang er offentliggjort på internettet, forblive og være svære at slette, et fænomen kendt som “digital tatovering”.

Derfor er det vigtigt at inkludere detaljer om både arbejdsrelateret og privat brug af SNS.

For mere information om risiciene ved digitale tatoveringer, se følgende artikel.

https://monolith.law/digitaltattoo [ja]

Regler om straf

Det bør angives, at medarbejdere kan blive straffet, hvis de overtræder retningslinjerne.

Selvom SNS-retningslinjer ikke er inkluderet i ansættelseskontrakter eller arbejdsregler, kan de behandles som instruktioner eller ordrer fra virksomheden, hvis de er kendt. Derfor er det muligt at pålægge straf for overtrædelse af SNS-retningslinjerne.

Yderligere elementer for at øge effektiviteten af retningslinjerne

For at øge effektiviteten af retningslinjerne kan det være effektivt at tilføje følgende elementer.

• Oprettelse af en SNS-brugsudvalg, der regelmæssigt udfører spørgeskemaundersøgelser om brugen af SNS og reagerer på medarbejdernes SNS-problemer
• Afholdelse af træning for medarbejdere om brugen af SNS en gang om året

Men at tage disse foranstaltninger kan øge byrden for virksomheden, så overvej omhyggeligt, før du tilføjer dem.

Formidling af SNS-retningslinjer til medarbejdere

Det er meningsløst at oprette SNS-retningslinjer for medarbejdere, hvis de ikke er velkendte blandt medarbejderne.

Når du har oprettet SNS-retningslinjer, skal du sørge for at formidle dem ved at sende dem via e-mail til medarbejderne eller ved at placere dem på virksomhedens opslagstavle. Desuden bør SNS-retningslinjerne placeres et sted, hvor alle medarbejdere kan se dem, så de kan konsultere dem når som helst.

Opsummering

Hvis en medarbejder skaber problemer på sociale medier, kan det ikke kun føre til et fald i virksomhedens image, men også potentielt til boykotkampagner, fald i aktiekurser og andre store skader. For at minimere disse risici så meget som muligt, bør vi fastlægge og grundigt formidle retningslinjer for brug af sociale medier til medarbejderne.

Hvis du har bekymringer om udarbejdelse og implementering af retningslinjer for sociale medier, anbefales det at konsultere en advokat, der er ekspert i håndtering af sociale medier.