Hvad er proceduren for at udveksle visitkort online? Forklaring af vigtige punkter i den 'japanske Specifikke Elektroniske Mail Lov

Med spredningen af den nye coronavirus er hjemmearbejde blevet mere udbredt, og online møder er blevet indført ikke kun for interne møder, men også for forretningsmøder og forhandlinger mellem virksomheder.

Men i modsætning til ansigt-til-ansigt møder, er der ingen udveksling af fysiske visitkort, og især når der er flere deltagere, kan man risikere at overse detaljer som navne, afdelinger og stillinger. Derfor er der øget fokus på ‘online visitkortudveksling’, som kan bruges i videokonferencer og lignende.

Men da det er et relativt nyt system, er der sandsynligvis mange, der stadig ikke er helt bekendt med det.

I denne artikel vil vi derfor gennemgå den faktiske proces og fordele og ulemper ved ‘online visitkortudveksling’, samt risiciene ved at bruge det.

Hvad er online visitkortudveksling?

Online visitkortudveksling er processen med at digitalisere papir-“visitkort” og udveksle dem online.

Så længe du har en internetforbindelse, kan du sende data til andre fra din smartphone eller computer, hvilket er en meget effektiv metode i tiden med corona.

Da det stadig er en ny metode, er der ingen standarder endnu, men brugen i forbindelse med visitkortstyringsværktøjer er gradvist ved at blive mere udbredt.

Fordele ved online udveksling af visitkort

Overfør/Optag masser af information

Med digitaliserede visitkortdata kan du optage information som links til din virksomheds hjemmeside, datoer og noter for forretningsmøder. Dette betyder, at du kan holde meget mere information sammenlignet med et papir visitkort.

Let at udveksle visitkort med folk på lang afstand

Der er en bekymring for, at online møder og forretningsmøder kan mangle realisme sammenlignet med ansigt-til-ansigt møder. Men ved at bruge online visitkortudveksling kan du nemt introducere dig selv til nye mennesker, og det fremmer glat kommunikation.

Ingen bekymringer om at løbe tør for visitkort

For salgsrepræsentanter, der har mange kundemøder, er en fordel ved digitale visitkort, at de nemt kan sende visitkortdata fra deres smartphones eller bærbare computere. Dette betyder, at de ikke behøver at bekymre sig om at løbe tør for visitkort.

Effektiv håndtering af visitkort

Desuden, ved at databasere de visitkortdata, du har modtaget gennem online visitkortudveksling, behøver du ikke en visitkortholder. Du kan også dele information med dine kolleger, og du kan søge efter det, du har brug for, hvor som helst ved hjælp af din smartphone eller bærbar computer, hvilket er meget effektivt.

Ulemper ved online visitkortudveksling

Internetforbindelse er nødvendig

Det er ikke noget problem ved videokonferencer, men hvis du skal udveksle visitkort online mens du er på farten, skal du have en kommunikationsenhed som en smartphone eller en computer, samt en internetforbindelse.

Men for de fleste erhvervsfolk, der bærer enten en smartphone eller en computer, og med internet tilgængeligt på mange steder, er det sandsynligvis ikke et stort problem.

Potentiel omkostningsstigning

Hvis en sælger bruger det på egen hånd, er det muligt at bruge gratis visitkortadministrationsværktøjer, men hvis hele virksomheden skal dele og bruge visitkortdata, kan det være nødvendigt med et betalt visitkortadministrationsværktøj med mange funktioner, hvilket kan øge omkostningerne.

Lav udbredelse af online visitkortudveksling

Online visitkortudveksling afhænger af den anden part, så for at udnytte fordelene er det vigtigt at det bliver udbredt. Desuden kan det begrænsede antal serviceudbydere og mangel på valgmuligheder også være en ulempe.

Procedure for online business card exchange

Prepare a business card management tool

Even without a business card management tool, you can exchange business cards online. However, when considering the creation of your own business card data and the storage and use of business card data sent from the other party, it is better to use a business card management tool.

Create your own business card data

Create your own business card data by capturing your business card with a scanner or smartphone camera using a business card management tool.

Send your business card data

The method of sending business card data is typically to use a URL or QR code that allows even those who do not have a business card management tool to check the business card data.

Method of using URL

In text-based negotiations or meetings like email or chat, you can send the URL of the business card data created with the business card management tool, and the other party can check the business card data at that URL.

Method of using QR code

In cases where images can be seen, such as in video conferences, you can embed a QR code in the background using the virtual background function. The other party can then read the QR code with their smartphone and check the business card data.

Method of using the function of the business card management tool

If the other party is using the same business card management tool, you can easily exchange business cards by using the business card exchange function of the business card management tool.

Juridiske spørgsmål ved afsendelse af specifikke elektroniske mails

Er det lovligt at sende reklamemails for dine egne tjenester og produkter til en e-mailadresse, du har fået gennem online visitkortudveksling? Dette bliver et problem i forhold til den japanske “Specifik Elektronisk Mail Lov” (特定電子メール法).

Hvad er en specifik elektronisk mail?

En specifik elektronisk mail er en e-mail, der sendes med det formål at reklamere eller promovere. Dette inkluderer også tilfælde, hvor formålet med at sende e-mailen er at lede modtageren til en reklame- eller promoveringswebside for tjenester eller produkter.

For eksempel, i tilfælde hvor en takke-mail for et online møde indeholder en URL til virksomhedens reklame- eller promoveringswebside, er det ikke usædvanligt at bruge forretningsmails til reklame og promovering. Dette er en almindelig praksis.

Send begrænsninger i den specifikke elektroniske mail lov (Opt-in regulering)

I henhold til den specifikke elektroniske mail lov, er det som hovedregel forbudt at sende specifikke elektroniske mails, medmindre modtageren har udtrykt sit samtykke til at modtage dem.

Men i paragraf 3, punkt 2 i loven, er der en undtagelse for tilfælde, hvor “man har meddelt sin egen e-mailadresse”. I disse tilfælde er det antaget, at der er en vis forudsigelighed for, at modtageren vil modtage en e-mail, selv uden samtykke, og det er derfor tilladt at sende specifikke elektroniske mails.

Hvis du ønsker at vide mere om opt-in regulering, kan du læse mere i detaljer nedenfor sammen med denne artikel.

Er det ulovligt at sende specifikke elektroniske mails til personer, du har udvekslet online visitkort med?

Ved online visitkortudveksling, hvor du meddeler dit visitkortdata, inklusive din e-mailadresse, til den anden part, ser det ud til, at det falder ind under “tilfælde, hvor man har meddelt sin egen e-mailadresse”, og det er derfor ikke ulovligt at sende specifikke elektroniske mails.

Men i henhold til paragraf 2, punkt 1 i den specifikke elektroniske mail lov, er “metoden til at meddele sin egen e-mailadresse, skriftligt”. Dette inkluderer ikke digitale visitkortdata, som ikke er “skriftlige”.

Ifølge det japanske Ministerium for Indre Anliggender og Kommunikation, kan elektroniske visitkort i øjeblikket ikke betragtes som “skriftlige”, og der er endnu ikke truffet en klar afgørelse om denne nye metode til online visitkortudveksling.

Konklusion

Hvis du sender specifikke elektroniske mails til en e-mailadresse, du har modtaget gennem online visitkortudveksling, kan det strengt taget være en overtrædelse af paragraf 3 i den specifikke elektroniske mail lov, da det ikke er et skriftligt samtykke.

Men selvom det er en online meddelelse, er formålet med undtagelsen i den specifikke elektroniske mail lov, at “hvis man har meddelt sin egen e-mailadresse, er der en vis forudsigelighed for, at man vil modtage en e-mail fra den anden part”, så ulovligheden er ikke stor.

Desuden, selvom det bliver bedømt som en overtrædelse, vil der ikke straks blive anvendt straf, men først vil der være en “foranstaltning ordre” om forbedring af metoden til at sende e-mails. Hvis du tager skridt på dette tidspunkt, kan du undgå straf.

Opsummering: Online visitkortudveksling og den japanske ‘Specifik Elektronisk Mail Lov’

I denne artikel har vi diskuteret ‘online visitkortudveksling’ baseret på relevante love og regler, herunder ① fordele og ulemper, ② nødvendige procedurer, og ③ juridiske problemer.

‘Online visitkortudveksling’ er en relativt ny metode, og der er områder, hvor lovgivningen endnu ikke har indhentet. Hvis du overvejer at sende specifik elektronisk mail til en person, du har udvekslet visitkort med online, anbefaler vi, at du ikke træffer beslutningen alene, men i stedet søger rådgivning fra en advokat med omfattende viden og erfaring på forhånd.

Introduktion til vores tjenester

Monolis Advokatfirma er et advokatfirma med høj ekspertise inden for IT, især internettet og lovgivning. I disse dage er online visitkortudveksling i fokus, men det kræver en juridisk kontrol at implementere det. Vores firma udfører juridiske kontroller for mange virksomheder. Detaljer er angivet i artiklen nedenfor.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]