일본 회사 설립 시 정관 작성에 대한 법적 해설

일본에서 회사를 설립하는 과정에서 정관의 작성은 단순한 절차상의 한 단계가 아닙니다. 정관은 회사의 조직, 운영 및 근본적인 규칙을 정하는 법적 문서로, ‘회사의 헌법’이라고도 불립니다. 이 문서를 어떻게 설계하고 작성하는지는 설립 후 회사의 거버넌스 구조, 의사결정 과정, 그리고 미래의 성장 가능성에까지 깊은 영향을 미칩니다. 정관의 규정은 주주, 이사, 그리고 회사 자체를 법적으로 구속하는 강력한 효력을 가지며, 그 작성에는 일본의 회사법이 정하는 엄격한 규칙을 준수해야 합니다. 이 글에서는 일본 회사법에 따른 정관의 기본 구조를 설명하고, 기재가 의무화된 사항, 특정한 효력을 부여하기 위해 기재가 필요한 사항, 그리고 회사의 개성을 반영하기 위해 임의로 기재할 수 있는 사항에 대해 각각 법적 요건과 실무상의 주의점을 자세히 설명합니다. 특히, 회사의 사업 활동 범위를 정하는 ‘목적’의 해석이나, 금전 이외의 재산으로 하는 출자인 ‘현물출자’에 관한 복잡한 규율 등, 경영 판단에 직결되는 중요 논점에 초점을 맞춥니다. 마지막으로, 작성된 정관이 법적인 효력을 가지기 위해 필수적인 인증 절차에 대해서도 상세히 설명하며, 회사 설립의 기초를 다지기 위한 포괄적인 법적 지식을 제공합니다.

정관의 기본 구조: 세 가지 기재 사항

일본의 회사법은 정관에 기재되는 사항을 그 법적 성격에 따라 세 가지 카테고리로 분류하고 있습니다. 그것은 ‘절대적 기재 사항’, ‘상대적 기재 사항’, 그리고 ‘임의적 기재 사항’입니다. 이 삼중 구조는 모든 회사에 공통되는 최소한의 법적 틀을 확보하면서 각 기업이 그 실정에 맞춰 유연하게 거버넌스를 설계할 수 있도록 하는 입법적 의도를 반영하고 있습니다.

절대적 기재 사항이란, 그 이름대로 정관에 반드시 기재해야 하는 사항입니다. 이러한 사항 중 하나라도 빠져 있거나, 그 기재 내용이 법적으로 무효인 경우, 정관 전체가 무효가 되며, 회사의 설립 자체가 인정되지 않습니다. 이는 회사의 상호, 목적, 본점 소재지와 같은 회사의 기본적인 동일성을 특정하고 거래의 안전을 확보하기 위해 필수적인 정보를 포함하기 때문입니다.

다음으로, 상대적 기재 사항은 정관에 기재하지 않아도 정관 자체의 유효성에는 영향을 주지 않습니다. 그러나 회사가 이러한 사항에 관한 규칙을 설정하고자 할 경우에는 정관에 기재하지 않으면 법적인 효력이 발생하지 않습니다. 예를 들어, 주식의 양도를 제한하는 규정이나, 이사회를 설치하는 것에 관한 규정 등이 이에 해당합니다. 이들은 일본의 회사법이 정하는 원칙적인 규칙과는 다른 정함을 하는 경우가 많기 때문에, 회사의 최고 규범인 정관에 기재함으로써 그 효력을 명확히 하고, 모든 주주나 이해관계자를 구속하는 것을 목적으로 하고 있습니다.

마지막으로, 임의적 기재 사항은 위의 두 카테고리에 속하지 않으며, 일본의 회사법이나 기타 강행법규, 공서양속에 반하지 않는 한, 회사가 임의로 정할 수 있는 사항입니다. 예를 들어, 사업연도의 정함이나 정기 주주총회의 소집 시기 등이 있습니다. 이러한 사항은 정관 외의 사내 규정 등으로 정할 수도 있지만, 정관에 기재함으로써 그 규정의 중요성을 높이고, 변경에는 주주총회의 특별결의와 같은 엄격한 절차를 요구함으로써 경영의 안정성을 확보하는 효과가 있습니다. 따라서 어떤 사항을 어떤 카테고리로 정관에 포함할지는 회사의 미래 운영을 내다보는 중요한 전략적 판단이 됩니다.

회사의 근간을 이루는 필수 기재 사항

필수 기재 사항은 회사의 법인격의 기초를 형성하는 가장 중요한 정보입니다. 일본의 회사법 제27조는 주식회사의 정관에 반드시 기재해야 할 사항으로 다음의 다섯 가지를 규정하고 있습니다.

1. 목적
2. 상호
3. 본점의 소재지
4. 설립 시 출자되는 재산의 가액 또는 그 최저액
5. 발기인의 성명 또는 명칭 및 주소

이 중에서도 ‘목적’의 기재는 회사의 활동 범위를 법적으로 정의하는 측면에서 매우 중요합니다. 회사의 목적은 적법성, 영리성, 명확성을 갖추어야 합니다. 그러나 이 ‘목적의 범위’ 해석에 대해서는 법률론과 실무상의 요구 사이에 주의해야 할 차이가 존재합니다.

일본의 최고재판소는 야와타제철 사건으로 알려진 판결(최고재판소 1970년 6월 24일 대법정 판결) 등에서, 회사의 권리능력은 정관에 정해진 목적에 제한된다는 것이나, 그 범위는 넓게 해석해야 한다는 입장을 일관되게 보여주었습니다. 판례에 따르면, 회사의 행위는 정관에 명시된 목적 자체뿐만 아니라, 그 목적을 수행하는 데 ‘직접 또는 간접으로 필요한 모든 행위’에 이릅니다. 이러한 해석은 회사와 거래를 하는 제3자를 보호하고, 거래의 안전을 확보하는 것을 주목적으로 하고 있습니다. 만약 회사의 행위가 엄격하게 목적의 범위 내로 제한된다면, 거래 상대방은 항상 그 거래가 상대방 기업의 정관 범위 내인지를 확인하는 부담을 지게 되고, 원활한 경제 활동이 방해받게 됩니다.

그러나 이 법적으로 넓은 해석이 실무상의 모든 장면에서 통용되는 것은 아닙니다. 예를 들어, 금융기관으로부터 대출을 받을 때, 대출 대상의 사업이 정관의 목적에 명시되어 있지 않으면, 심사가 어려워질 가능성이 있습니다. 또한, 건설업이나 인력파견업 등 특정 사업을 수행하기 위해 행정으로부터의 허가가 필요한 경우, 그 사업 내용이 정관의 목적에 기재되어 있는 것이 허가의 전제 조건이 됩니다. 세무 조사에서도, 정관에 기재되지 않은 사업에서 발생한 비용이 회사의 경비로서 인정될지에 대한 의문이 제기될 수도 있습니다.

따라서 법적으로는 회사의 활동 범위가 넓게 인정되고 있음에도 불구하고, 실무상의 장애를 미연에 방지하고, 원활한 사업 운영을 확보하기 위해서는 현재 진행 중인 사업뿐만 아니라, 미래에 전개할 가능성이 있는 사업에 대해서도 가능한 한 구체적이고 포괄적으로 정관의 목적에 기재해 두는 것이 현명한 전략이라고 할 수 있습니다.

효력 발생의 요건이 되는 상대적 기재사항

상대적 기재사항은 회사의 자치를 존중하면서도, 주주나 채권자 등 이해관계자에게 중대한 영향을 미칠 가능성이 있기 때문에, 그 효력 발생의 요건으로 정관에의 기재를 요구되는 사항입니다. 정관에 기재가 없다면, 주주총회에서 결의되었다 하더라도, 그 사항은 법적으로 무효가 됩니다.

일반적인 상대적 기재사항의 예로는, 주식의 양도 제한에 관한 정함, 이사회나 감사 등의 기관 설치, 주주명부 관리인의 설치 등이 있습니다. 이러한 규정은 일본의 회사법의 일률적인 규칙을 대신하여, 회사 독자의 아렌지를 추가하는 것을 가능하게 하지만, 그 중요성을 감안하여 정관이라는 근본 규칙에의 기재가 요구되는 것입니다.

상대적 기재사항 중에서도, 특히 엄격한 규율을 따르는 것이 일본의 회사법 제28조에 정해진 ‘변태설립사항’입니다. 이 명칭은, 통상의 금전출자에 의한 설립과는 다른 ‘변칙적인’ 설립에 관한 사항임을 의미합니다. 변태설립사항에는 아래의 네 가지가 포함됩니다.

• 현물출자: 금전 이외의 재산으로 하는 출자
• 재산인수: 회사의 성립 후에 특정 재산을 발기인이 양도받는 것을 약속하는 계약
• 발기인의 보수 그 밖의 특별한 이익: 회사 설립의 공로로서 발기인이 받는 재산상의 이익
• 주식회사가 부담하는 설립에 관한 비용

이러한 사항에 공통적인 것은, 회사 설립 시점이라는, 아직 독립된 의사결정 기관이 존재하지 않는 취약한 단계에서, 발기인의 재량에 의해 회사의 재산적 기초가 손상될 위험이 있다는 점입니다. 예를 들어, 가치가 낮은 자산을 과대평가하여 현물출자하거나, 발기인이 부당하게 고액의 보수를 받는다면, 설립된 회사의 자본은 명목적인 것으로 남고, 실질적인 가치가 동반되지 않는 ‘텅 빈 회사’가 생겨날 수 있습니다.

이러한 사태를 방지하고, 회사의 재산적 기초를 확보하는 ‘자본충실의 원칙’을 관철하기 위해, 일본의 회사법은 이러한 변태설립사항을 정관에 기재할 것을 요구하고, 더 나아가 원칙적으로 법원이 선임하는 검사역에 의한 조사를 의무화하는 등, 다중의 체크 기능을 설정하고 있습니다.

변태설립사항의 핵심: 현물출자와 그 법적 규율

변태설립사항 중에서 실무에서 가장 자주 활용되며 가장 상세한 규율이 마련되어 있는 것이 현물출자입니다. 현물출자란, 현금 대신 부동산, 차량, 지적재산권 등의 자산을 출자하고, 그 대가로 주식을 받는 제도입니다. 손에 든 자금이 부족한 경우에도 보유 자산을 활용하여 회사의 자본금을 충실하게 할 수 있는 장점이 있습니다.

하지만, 그 평가의 객관성을 담보하고 자본의 가치가 부당하게 뻥튀기되는 것을 방지하기 위해, 일본의 회사법은 현물출자에 대해 엄격한 규제를 부과하고 있습니다. 이러한 규제는 회사의 재산적 기반을 확보하고 채권자를 보호하기 위한 ‘자본충실의 원칙’이라는 기본 이념에 기반하고 있습니다.

첫째로, 현물출자를 할 경우, 일본의 회사법 제28조 제1호에 따라 정관에 그 상세를 기재해야 합니다. 구체적으로는, 출자자의 성명, 출자되는 재산과 그 가액, 그리고 그 출자자에게 할당하는 주식의 수를 명기해야 합니다.

둘째로, 원칙적으로, 정관의 인증 후에 법원에 대해 검사역의 선임을 신청하고, 그 검사역에 의한 재산가액의 조사를 받아야 합니다(일본의 회사법 제33조). 이 절차는 시간과 비용을 요구하기 때문에, 실무상의 부담이 커집니다.

따라서, 일본의 회사법은 이 엄격한 검사역 조사를 필요로 하지 않는 예외적인 경우를 설정하고 있습니다. 실무상, 현물출자의 대부분은 이러한 예외 규정을 이용하여 이루어집니다. 예외가 인정되는 것은 주로 다음 세 가지 경우입니다.

• 현물출자 재산의 정관 기재 가액의 총액이 500만 엔 이하인 경우.
• 출자 재산이 시장 가격이 있는 유가증권이며, 정관 기재 가액이 그 시장 가격을 초과하지 않는 경우.
• 정관 기재 가액이 상당하다는 것에 대해, 변호사, 공인회계사, 세무사 등의 전문가의 증명을 받은 경우(단, 재산이 부동산인 경우는 이에 더해 부동산 감정사의 감정 평가도 필요).

셋째로, 일본의 회사법은 사후적인 책임 추궤의 제도를 설정하고 있습니다. 일본의 회사법 제52조는, 회사 설립 시의 현물출자 재산의 실제 가액이 정관에 기재된 가액에 ‘현저히 미달하는’ 경우, 발기인 및 설립 시 이사는 연대하여 그 미달액을 회사에 대해 지불할 의무(가액 보충 책임)을 지고 있습니다. 이 책임은 원칙적으로 과실의 유무를 묻지 않는 무과실 책임이며, 매우 무거운 것입니다. 가액의 증명을 한 전문가도, 주의를 소홀히 하지 않았다는 것을 증명할 수 없는 한, 마찬가지로 연대하여 책임을 집니다. 오사카 고등법원 2016년(헤이세이 28년) 2월 19일 판결은 현물출자 재산의 가액 증명을 한 변호사의 책임이 문제된 사례로서, 전문가가 지는 책임의 무게를 보여주는 사례로 주목받고 있습니다.

이와 같이, 일본의 회사법은 정관의 기재, 사전의 검사, 사후의 책임이라는 삼중의 규율을 통해 현물출자의 남용을 방지하고 자본충실의 원칙을 실질적으로 확보하고 있습니다.

회사의 개성을 반영하는 임의적 기재사항

임의적 기재사항은 절대적 기재사항이나 상대적 기재사항 외의 사항으로, 회사가 운영을 원활하게 하기 위해 정관에 임의로 기재할 수 있는 규칙입니다. 이러한 사항은 정관에 기재하지 않더라도 법적으로 무효가 되는 것은 아니며, 이사회 규정 등의 하위 규정에서 정할 수도 있습니다. 그러나 회사의 최고 규범인 정관에 일부러 기재하는 것에는 중요한 의미가 있습니다.

정관에 기재된 사항을 변경하려면 원칙적으로 주주총회의 특별결의, 즉 의결권의 과반수를 가진 주주가 출석하고, 출석한 주주의 의결권의 3분의 2 이상의 찬성이 필요합니다. 이는 이사회의 결의 등으로 쉽게 변경할 수 있는 사내 규정과 비교해 훨씬 엄격한 요건입니다.

따라서 어떤 사항을 임의적 기재사항으로 정관에 포함시킬지는 경영의 ‘유연성’과 ‘안정성’의 균형을 고려하는 전략적 판단이 됩니다. 예를 들어, 다음과 같은 사항이 임의적 기재사항으로 정해지는 것이 일반적입니다.

• 정기 주주총회의 소집 시기
• 이사 및 감사의 인원수
• 임원의 보수 결정 방법
• 사업연도

특히, 다수의 주주가 존재하는 합작사업이나, 외부의 투자자로부터 출자를 받고 있는 회사 등에서는 특정 운영 규칙을 임의적 기재사항으로 정관에 ‘고정’하는 것이 소수 주주의 권리 보호나, 창업자 간의 합의 사항 준수를 확보하는 데 효과적인 수단이 됩니다. 예를 들어, 이사의 인원수를 정관에서 구체적으로 정해두면 다수파 주주가 일방적으로 이사의 구성을 변경하는 것을 방지할 수 있습니다. 이와 같이, 임의적 기재사항은 회사의 개성이나 이해관계자 간의 역학을 반영하고, 미래의 분쟁을 예방하기 위한 거버넌스 도구로 기능합니다.

정관 작성의 최종 단계: 인증 절차

주식회사 설립에 있어서는, 발기인이 작성한 정관(원시정관)은, 공증인에 의한 인증을 받지 않으면 그 효력을 발생시키지 않는다고 일본의 회사법 제30조 제1항에서 정하고 있습니다. 이 인증 절차는 정관의 명확성을 확보하고, 후일의 분쟁을 방지하는 동시에, 정관이 적법한 절차에 의해 작성되었다는 것을 공적으로 증명하는 중요한 과정입니다.

인증 방법에는 전통적인 ‘서면에 의한 인증’과 현대적인 ‘전자정관에 의한 인증’의 두 가지가 있습니다. 두 방법의 가장 큰 차이는 비용의 면, 특히 인지세의 유무에 있습니다. 서면으로 작성된 정관은 일본의 인지세법상 과세문서에 해당하여 4만 엔의 수입인지를 부착할 필요가 있습니다. 반면, 전자정관은 전자 데이터이며 ‘문서’에 해당하지 않기 때문에 이 인지세가 부과되지 않습니다.

다만, 전자정관을 작성하고 인증을 받기 위해서는 전자서명을 수행하기 위한 소프트웨어나 IC카드 리더라이터와 같은 전용 장비, 그리고 마이넘버카드 등에 저장된 전자증명서가 필요합니다. 이러한 환경을 개인이 처음부터 준비하는 경우, 초기 투자가 인지세 절약분을 초과할 가능성도 있습니다. 그래서 특히 한 번뿐인 회사 설립의 경우에는 이미 전자인증 환경을 갖추고 있는 사법서사나 변호사 등 전문가에게 의뢰하는 것이 결과적으로 가장 비용적으로나 시간적으로 효율적인 선택이 될 수 있습니다.

아래 표는 서면 인증과 전자 인증의 주요 차이점을 정리한 것입니다.

이 표가 보여주듯이, 전자 인증은 인지세가 부과되지 않는 점에서 명확한 우위성이 있지만, 그 이점을 누리기 위해서는 기술적인 준비가 필요합니다. 자사의 상황에 맞춰 최적의 방법을 선택하는 것이 중요합니다.

요약

본고에서 자세히 설명한 바와 같이, 정관은 단순한 설립 문서 중 하나가 아니라, 회사의 법적 정체성, 거버넌스, 그리고 사업 운영의 핵심을 정하는 가장 중요한 문서입니다. 절대적 기재 사항이라는 필수의 골격 위에, 상대적 기재 사항으로 회사의 전략적 기관 설계를 하고, 임의적 기재 사항으로 독자적인 운영 규칙을 짜넣음으로써, 각 회사마다 다른 맞춤형 ‘헌법’이 완성됩니다. 특히, 회사의 사업 범위를 정하는 ‘목적’의 기재에 있어서 법적 해석과 실무상의 요구의 균형, 자본 충실의 원칙을 구현하는 ‘현물 출자’에 관한 복잡한 규율은, 전문적인 지식 없이는 적절히 대응하기 어렵습니다. 이러한 규정을 정확히 이해하고, 적절히 정관에 반영하는 것은, 미래의 법적 리스크를 최소화하고, 지속 가능한 성장을 이루기 위한 견고한 기반을 구축하는 데 필수적입니다.

우리 모노리스 법률 사무소는 일본 내에서 다수의 클라이언트에게 본 주제와 관련된 풍부한 실적을 가지고 있습니다. 저희 사무소에는 일본의 변호사 자격을 가진 바이링꼬얼 변호사는 물론, 외국의 변호사 자격을 가진 영어 위탁자도 여럿 소속되어 있어, 국제적인 비즈니스 환경에서 사업을 전개하는 여러분의 특유의 요구에 맞춘 세심한 법적 지원을 제공할 수 있습니다. 정관의 작성부터 인증, 설립 후의 거버넌스 체계 구축에 이르기까지, 모든 단계에서 전문적인 지식에 기반한 최적의 솔루션을 제안해 드립니다.