สัญญาจํากัดความรับผิดของกรรมการบริษัทภายนอกคืออะไร? ขั้นตอนการดําเนินการและข้อควรระวังในการจัดทําสัญญา

ในช่วงปีที่ผ่านมา ได้มีเหตุการณ์ไม่พึงประสงค์ของบริษัทต่างๆ เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ทำให้คณะกรรมการบริหารจำเป็นต้องมีการกำกับดูแลทีมผู้บริหารอย่างเข้มงวด การใช้ประโยชน์จากกรรมการภายนอกจึงเป็นหนึ่งในการดำเนินการเพื่อตอบสนองต่อความต้องการดังกล่าว

ตามกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น (Japanese Companies Act) ที่ได้มีการแก้ไขและบังคับใช้เมื่อวันที่ 1 มีนาคม 2021 (2021年3月1日) ได้กำหนดให้บริษัทที่จดทะเบียนต้องมีการตั้งกรรมการภายนอกเป็นสิ่งที่จำเป็น ด้วยเหตุนี้ ไม่เพียงแต่บริษัทที่จดทะเบียนเท่านั้น แต่บริษัทที่มีแผนจะจดทะเบียนในอนาคตก็ต้องเผชิญกับความท้าทายในการจัดหากรรมการภายนอกเช่นกัน

นอกจากนี้ สำหรับบริษัทที่ไม่ได้จดทะเบียน การรับเงินลงทุนจากบริษัททุนร่วมลงทุน (VC) หรือแหล่งทุนอื่นๆ อาจมีเงื่อนไขที่ต้องยอมรับกรรมการภายนอกเข้ามาด้วย ดังนั้น บริษัทจำนวนมากจึงมีการทำสัญญาจำกัดความรับผิดล่วงหน้าระหว่างบริษัทกับกรรมการเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการรับกรรมการจากภายนอก

ในบทความนี้ เราจะอธิบายอย่างละเอียดเกี่ยวกับสัญญาจำกัดความรับผิดคืออะไร และขั้นตอนที่จำเป็นในการทำสัญญาจำกัดความรับผิดนั้นมีอะไรบ้าง

ข้อตกลงจำกัดความรับผิดของกรรมการบริษัทภายนอกและขอบเขตการใช้งาน

ตามที่จำนวนกรรมการบริษัทภายนอกเพิ่มขึ้น การใช้ข้อตกลงจำกัดความรับผิดก็กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นเช่นกัน

ตามรายงาน “Japanese Corporate Governance White Paper 2015” (หน้า 36) ของตลาดหลักทรัพย์โตเกียว ณ ปี 2014 (พ.ศ. 2557) พบว่ามีกรรมการบริษัทภายนอกที่ทำข้อตกลงจำกัดความรับผิดกับบริษัทถึง 78.6% ของบริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์โตเกียว ซึ่งแสดงให้เห็นว่าการทำข้อตกลงดังกล่าวได้เริ่มติดตั้งเป็นปฏิบัติการทางธุรกิจแล้ว

ในที่นี้ เราจะอธิบายว่าข้อตกลงจำกัดความรับผิดคืออะไร และกรรมการประเภทใดที่สามารถทำข้อตกลงดังกล่าวได้

นอกจากนี้ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการส่งตัวกรรมการตามข้อตกลงการลงทุน คุณสามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากบทความด้านล่างนี้

บทความที่เกี่ยวข้อง: ข้อกำหนดการส่งตัวกรรมการตามข้อตกลงการลงทุนคืออะไร

และสำหรับข้อมูลเกี่ยวกับข้อตกลงการลงทุนทั่วไปที่ทำกับ VC และอื่นๆ คุณสามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากบทความด้านล่างนี้

บทความที่เกี่ยวข้อง: ข้อกำหนดเกี่ยวกับการบริหารบริษัทตามข้อตกลงการลงทุนคืออะไร

สัญญาจำกัดความรับผิดของกรรมการบริษัทคืออะไร

สัญญาจำกัดความรับผิดเป็นข้อตกลงที่กำหนดให้ความรับผิดของกรรมการบริษัทในกรณีที่เกิดความรับผิดชอบต่อค่าเสียหาย จะถูกจำกัดไว้ภายในจำนวนเงินที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

สัญญาจำกัดความรับผิดจะถูกทำขึ้นก่อนที่กรรมการจะต้องรับผิดชอบค่าเสียหายจริง ๆ โดยทั่วไปจะทำขึ้นเมื่อมีการแต่งตั้งเข้ารับตำแหน่งกรรมการ

ในเรื่องของการยกเว้นความรับผิด ตามที่จะกล่าวต่อไปนี้ มีระบบที่อนุญาตให้สามารถยกเว้นความรับผิดได้โดยการตัดสินใจของที่ประชุมผู้ถือหุ้นหรือที่ประชุมกรรมการบริษัท อย่างไรก็ตาม ระบบเหล่านี้ยังมีความไม่ชัดเจนว่าความรับผิดจะถูกยกเว้นจริงหรือไม่ และจำนวนเงินที่ยกเว้นจะเป็นเท่าไหร่ ทำให้ผู้ที่จะเข้ารับตำแหน่งกรรมการภายนอกมีความกังวลว่าอาจต้องรับผิดชอบค่าเสียหายจำนวนมาก

ในทางตรงกันข้าม สัญญาจำกัดความรับผิดช่วยให้สามารถกำหนดขอบเขตความรับผิดล่วงหน้าก่อนที่จะเกิดความรับผิดชอบค่าเสียหาย ด้วยวิธีนี้ สัญญาจำกัดความรับผิดช่วยลดความเสี่ยงที่จะต้องรับผิดชอบค่าเสียหายจำนวนมาก ทำให้สามารถดึงดูดบุคคลที่มีความสามารถเข้ามาเป็นกรรมการภายนอกได้ง่ายขึ้น นี่คือเหตุผลที่การทำสัญญาจำกัดความรับผิดกับกรรมการภายนอกมีแนวโน้มที่จะเพิ่มขึ้น

อย่างไรก็ตาม ในสัญญาจำกัดความรับผิด ไม่ได้หมายความว่าสามารถกำหนดวงเงินความรับผิดสูงสุดได้อย่างอิสระ ตามกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น (Japanese Companies Act) ได้กำหนดวงเงินสูงสุดไว้ดังนี้

• จำนวนเงินที่กำหนดไว้ในข้อบังคับบริษัท
• จำนวนเงินความรับผิดขั้นต่ำตามที่กฎหมายบริษัทญี่ปุ่นกำหนด (บทที่ 425 ข้อ 1)

สำหรับจำนวนเงินความรับผิดขั้นต่ำในกรณีของกรรมการภายนอก ได้กำหนดไว้เป็นสองเท่าของ “ค่าตอบแทน” (บทที่ 113 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น)

กรรมการบริหารไม่อยู่ในข่ายที่จำกัดความรับผิด

กรรมการที่สามารถทำสัญญาจำกัดความรับผิดกับบริษัทได้นั้น จำกัดเฉพาะกรรมการที่ไม่ได้ดำเนินการบริหารงานของบริษัท ดังนั้น กรรมการผู้แทนหรือกรรมการที่ได้รับการเลือกตั้งจากการประชุมคณะกรรมการเพื่อดำเนินการบริหารงานของบริษัทจะไม่สามารถทำสัญญาจำกัดความรับผิดได้

เนื่องจากกรรมการภายนอกถูกเลือกมาจากกรรมการที่ไม่ได้ดำเนินการบริหาร หากเป็นกรรมการภายนอกก็สามารถทำสัญญาจำกัดความรับผิดได้โดยไม่มีปัญหา อย่างไรก็ตาม หากกรรมการภายนอกได้รับการแต่งตั้งให้เป็นกรรมการบริหาร สัญญาจำกัดความรับผิดที่มีอยู่จะสูญเสียผลบังคับใช้ ดังนั้นจำเป็นต้องให้ความระมัดระวัง（ตามมาตรา 427 ข้อ 2 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น）。

ขั้นตอนการทำสัญญาจำกัดความรับผิด

ในการทำสัญญาจำกัดความรับผิด ไม่เพียงแต่การทำสัญญาเท่านั้น แต่ยังต้องดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ล่วงหน้าตามกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นด้วย ในที่นี้ เราจะอธิบายขั้นตอนที่ต้องดำเนินการล่วงหน้าเพื่อทำสัญญาจำกัดความรับผิด

การจัดทำข้อบังคับบริษัทเพื่อการทำสัญญาจำกัดความรับผิด

เพื่อทำสัญญาจำกัดความรับผิด จำเป็นต้องมีการกำหนดไว้ในข้อบังคับบริษัทว่าสามารถทำสัญญาดังกล่าวได้ ดังนั้น ขั้นตอนแรกคือการเปลี่ยนแปลงข้อบังคับบริษัทเพื่อรวมกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับการทำสัญญาจำกัดความรับผิดเข้าไป

การตัดสินใจกำหนดวงเงินความรับผิดสูงสุดในข้อบังคับบริษัท

หากทำสัญญาจำกัดความรับผิด วงเงินความรับผิดสูงสุดจะเป็นจำนวนเงินที่กำหนดไว้ในข้อบังคับบริษัทหรือจำนวนเงินขั้นต่ำตามที่กฎหมายกำหนด และจะใช้จำนวนเงินที่สูงกว่า ดังนั้น การกำหนดวงเงินความรับผิดสูงสุดในข้อบังคับบริษัทที่ต่ำกว่าจำนวนเงินขั้นต่ำตามกฎหมายจึงไม่มีความหมาย

ดังนั้น การกำหนดวงเงินความรับผิดสูงสุดในข้อบังคับบริษัทจะมีความหมายก็ต่อเมื่อต้องการกำหนดวงเงินที่สูงกว่าขั้นต่ำตามกฎหมาย บริษัทจึงต้องตัดสินใจว่าจะกำหนดวงเงินความรับผิดสูงสุดในข้อบังคับบริษัทหรือไม่

การตัดสินใจกำหนดวงเงินความรับผิดสูงสุดในข้อบังคับบริษัทนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท จากมุมมองของผู้ถือหุ้นที่ต้องการดำเนินคดีกับกรรมการ การกำหนดวงเงินความรับผิดสูงสุดในข้อบังคับบริษัทที่สูงกว่าขั้นต่ำตามมาตรา 425 ข้อ 1 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น (Japanese Companies Act) จะเป็นการดีกว่า

ในทางกลับกัน หากบริษัทต้องการรับกรรมการภายนอกจากนักลงทุน ฝ่ายที่ส่งกรรมการเข้ามาอาจเป็นผู้ถือหุ้น แต่ก็อาจต้องการให้วงเงินความรับผิดสูงสุดนั้นต่ำกว่า

ตัวอย่างข้อกำหนดเมื่อกำหนดวงเงินความรับผิดสูงสุดในข้อบังคับบริษัท

หากต้องการกำหนดวงเงินความรับผิดสูงสุดในข้อบังคับบริษัท สามารถกำหนดข้อกำหนดดังต่อไปนี้

มาตรา ○ (สัญญาจำกัดความรับผิดกับกรรมการ)
บริษัทของเราสามารถทำสัญญาจำกัดความรับผิดกับกรรมการ (ยกเว้นกรรมการที่ดำเนินการธุรกิจ) ตามมาตรา 427 ข้อ 1 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น โดยจำกัดความรับผิดตามมาตรา 423 ข้อ 1 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น อย่างไรก็ตาม วงเงินความรับผิดตามสัญญาดังกล่าวจะต้องไม่ต่ำกว่าจำนวนเงิน ○ เยน หรือจำนวนเงินขั้นต่ำตามที่กฎหมายกำหนด และจะใช้จำนวนเงินที่สูงกว่า

ตัวอย่างข้อกำหนดเมื่อไม่กำหนดวงเงินความรับผิดสูงสุดในข้อบังคับบริษัท

หากไม่ต้องการกำหนดวงเงินความรับผิดสูงสุดในข้อบังคับบริษัท สามารถกำหนดข้อกำหนดดังต่อไปนี้

มาตรา ○ (สัญญาจำกัดความรับผิดกับกรรมการ)
บริษัทของเราสามารถทำสัญญาจำกัดความรับผิดกับกรรมการ (ยกเว้นกรรมการที่ดำเนินการธุรกิจ) ตามมาตรา 427 ข้อ 1 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น โดยจำกัดความรับผิดตามมาตรา 423 ข้อ 1 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น อย่างไรก็ตาม วงเงินความรับผิดตามสัญญาดังกล่าวจะเป็นจำนวนเงินขั้นต่ำตามที่กฎหมายกำหนด

ความยินยอมของผู้ตรวจสอบบัญชี

ในกรณีที่กำหนดในข้อบังคับของบริษัทว่าสามารถทำสัญญาที่จำกัดความรับผิดได้ การเปลี่ยนแปลงข้อบังคับดังกล่าวจะต้องได้รับการอนุมัติจากมติของที่ประชุมผู้ถือหุ้น

สำหรับบริษัทที่มีการตั้งผู้ตรวจสอบบัญชี การเสนอแนะการเปลี่ยนแปลงข้อบังคับเช่นนี้ในที่ประชุมผู้ถือหุ้นจะต้องได้รับความยินยอมจากผู้ตรวจสอบบัญชีทุกคนล่วงหน้าตามมาตรา 427 ข้อที่ 3 และมาตรา 425 ข้อที่ 3 หมายเลข 1 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น (Japanese Companies Act) อย่างไรก็ตาม สำหรับบริษัทที่มีการตั้งคณะกรรมการผู้ตรวจสอบบัญชี การเสนอแนะการเปลี่ยนแปลงข้อบังคับดังกล่าวไม่จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการผู้ตรวจสอบบัญชี

การมีมติพิเศษของที่ประชุมผู้ถือหุ้น

หลังจากได้รับความเห็นชอบจากผู้ตรวจสอบบัญชีเกี่ยวกับการเสนอแก้ไขข้อบังคับบริษัทแล้ว จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากมติของที่ประชุมผู้ถือหุ้นต่อไป

ในกรณีที่จะแก้ไขข้อบังคับบริษัท จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากการมีมติพิเศษของที่ประชุมผู้ถือหุ้นตามกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น (บทที่ 466 และบทที่ 309 ข้อ 2 ย่อหน้าที่ 11)

สำหรับการมีมติพิเศษ โดยหลักการแล้ว จำเป็นต้องมีผู้ถือหุ้นที่มีสิทธิในการออกเสียงมากกว่าครึ่งหนึ่งของผู้ถือหุ้นที่สามารถใช้สิทธิ์ในการออกเสียงเข้าร่วมประชุม และต้องได้รับความเห็นชอบจากอย่างน้อยสองในสามของสิทธิ์ในการออกเสียงของผู้ถือหุ้นที่เข้าร่วมประชุม

เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานของบริษัท เช่น การแก้ไขข้อบังคับบริษัท จำเป็นต้องมีการตัดสินใจอย่างรอบคอบ ดังนั้นจึงต้องการความเห็นชอบจากอย่างน้อยสองในสามของสิทธิ์ในการออกเสียงของผู้ถือหุ้นที่เข้าร่วมประชุม

การจดทะเบียนการเปลี่ยนแปลง

ข้อกำหนดในระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับสัญญาที่จำกัดความรับผิดจะกลายเป็นข้อความที่ต้องจดทะเบียนไว้ ดังนั้น เมื่อมีการอนุมัติการเปลี่ยนแปลงระเบียบข้อบังคับจากมติของที่ประชุมผู้ถือหุ้นและมีการกำหนดข้อบังคับเกี่ยวกับการทำสัญญาที่จำกัดความรับผิดในระเบียบข้อบังคับ จำเป็นต้องทำการจดทะเบียนข้อกำหนดดังกล่าวตามกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น (Japanese Companies Act) มาตรา 911 ข้อ 3 หมายเลข 25

การจดทะเบียนดังกล่าวจำเป็นต้องดำเนินการภายใน 2 สัปดาห์นับจากที่การเปลี่ยนแปลงระเบียบข้อบังคับมีผลบังคับใช้ (Japanese Companies Act มาตรา 915 ข้อ 1)

ข้อควรระวังในการจัดทำสัญญาจำกัดความรับผิด

เมื่อทำสัญญาจำกัดความรับผิดกับกรรมการบริษัทภายนอก จำเป็นต้องให้ความสนใจไม่ให้เกิดความขัดแย้งกับเนื้อหาที่กำหนดไว้ในข้อบังคับบริษัท

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง อาจจะมีการกำหนดข้อกำหนดดังต่อไปนี้ (โดยที่ “ก” หมายถึงบริษัทหุ้นส่วน และ “ข” หมายถึงกรรมการบริษัทภายนอก)

มาตรา ○ (จำกัดความรับผิดชอบในการชดใช้)
ในกรณีที่ “ข” ละเลยหน้าที่ในฐานะกรรมการของ “ก” จนทำให้ “ก” เกิดความเสียหาย หาก “ข” ปฏิบัติหน้าที่ด้วยความสุจริตและไม่มีความผิดพลาดอย่างร้ายแรง ความรับผิดชอบในการชดใช้ความเสียหายต่อ “ก” จะจำกัดอยู่ที่จำนวนเงินที่กำหนดไว้ในข้อบังคับบริษัทหรือจำนวนเงินขั้นต่ำตามที่กำหนดในมาตรา 425 ข้อ 1 ของกฎหมายบริษัท (Japanese Companies Act) และ “ก” จะไม่ถือ “ข” รับผิดเกินจากจำนวนเงินดังกล่าว

นอกจากนี้ ยังอาจรวมข้อกำหนดเกี่ยวกับการใช้บังคับของสัญญาจำกัดความรับผิดหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ สำหรับการกระทำที่กรรมการดังกล่าวได้ทำไว้ในระหว่างระยะเวลาของสัญญา รวมถึงข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับข้อจำกัดตามกฎหมายบริษัทด้วย

วิธีลดความรับผิดของกรรมการบริหารงาน

ต่างจากกรรมการภายนอก กรรมการบริหารงาน เช่น กรรมการผู้แทนบริษัท ไม่สามารถทำสัญญาจำกัดความรับผิดได้

อย่างไรก็ตาม สำหรับกรรมการเหล่านี้ ก็สามารถลดความรับผิดได้โดยมติพิเศษของที่ประชุมผู้ถือหุ้น โดยจำกัดไว้ที่จำนวนความรับผิดขั้นต่ำตามกฎหมาย (ตามมาตรา 425 ข้อ 1 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น)

นอกจากนี้ โดยมติของคณะกรรมการบริหาร ก็สามารถลดความรับผิดได้โดยจำกัดไว้ที่จำนวนความรับผิดขั้นต่ำตามกฎหมาย (ตามมาตรา 426 ข้อ 1 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น) ในกรณีนี้ จำเป็นต้องกำหนดในข้อบังคับบริษัทว่าสามารถลดความรับผิดโดยมติของคณะกรรมการบริหารได้ ทั้งนี้ หากได้รับความยินยอมจากผู้ถือหุ้นทุกคน ก็สามารถยกเว้นความรับผิดของกรรมการได้ (ตามมาตรา 424 ของกฎหมายบริษัทญี่ปุ่น)

สรุป: ปรึกษาทนายความเมื่อจัดทำสัญญาจำกัดความรับผิด

ในขณะที่บริษัทต่างๆ เริ่มนำผู้อำนวยการภายนอกเข้ามามีบทบาทมากขึ้น การใช้สัญญาจำกัดความรับผิดกลายเป็นวิธีที่ทั่วไปในการทำให้การต้อนรับผู้อำนวยการภายนอกเป็นไปได้ง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม การทำสัญญาจำกัดความรับผิดนั้นมีข้อกำหนดที่ต้องตรวจสอบล่วงหน้าหลายประการ เช่น ความจำเป็นในการกำหนดไว้ในข้อบังคับของบริษัทล่วงหน้า ข้อจำกัดเกี่ยวกับผู้อำนวยการที่สามารถทำสัญญาได้ และขีดจำกัดของจำนวนเงินที่กำหนดไว้

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากละเลยขั้นตอนตามที่กำหนดไว้ในกฎหมายบริษัท เช่น การเปลี่ยนแปลงข้อบังคับ อาจทำให้สัญญาไม่มีผลบังคับใช้ได้ ดังนั้นจำเป็นต้องให้ความสนใจอย่างเต็มที่ ผู้ที่กำลังพิจารณาทำสัญญาจำกัดความรับผิดกับผู้อำนวยการภายนอก ขอแนะนำให้ปรึกษากับทนายความที่มีความเชี่ยวชาญด้านกฎหมายบริษัท

แนะนำมาตรการของเรา

ที่สำนักงานของเรา ทางเราให้บริการจัดทำและตรวจทานสัญญาสำหรับลูกค้าที่หลากหลาย ตั้งแต่บริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์โตเกียว ประเภท Prime ไปจนถึงบริษัทเวนเจอร์ หากคุณกำลังประสบปัญหาเกี่ยวกับกฎหมายธุรกิจ กรุณาอ้างอิงข้อมูลด้านล่างนี้

บทความที่เกี่ยวข้อง: การจัดทำและตรวจทานสัญญา