Mangler ved indkaldelse til generalforsamling ifølge japansk selskabsret og tilhørende retspraksis

Den korrekte afvikling af en generalforsamling er af yderste vigtighed for en virksomheds ledere i Japan, da det sikrer en smidig virksomhedsstyring og opretholder et godt forhold til aktionærerne. Især hvis der er fejl i processen med at ‘indkalde’ til en generalforsamling, kan gyldigheden af beslutningerne truffet på mødet blive anfægtet, hvilket kan medføre uforudsete forstyrrelser og alvorlige konsekvenser for virksomhedens ledelse. For at forebygge sådanne juridiske risici og sikre en stabil drift af virksomheden, er det afgørende at have en dyb forståelse for de juridiske systemer i Japan, der regulerer indkaldelsen til generalforsamlinger under den japanske selskabslov. I denne artikel vil vi forklare de grundlæggende principper for indkaldelse til generalforsamlinger under japansk selskabslov, typer af fejl, og de vigtigste retspraksis.

Grundlæggende principper for indkaldelse til generalforsamling under japansk selskabsret

Japansk selskabsret fastsætter detaljerede bestemmelser for at sikre en korrekt afvikling af generalforsamlinger. Disse bestemmelser udgør en grundlæggende ramme, der garanterer aktionærernes mulighed for at deltage i generalforsamlingen og udøve deres stemmerettigheder korrekt, samtidig med at de opretholder gennemsigtigheden og sundheden i virksomhedsledelsen.

Bestemmelse af indkalder og dagsorden

Indkaldelse til generalforsamlingen er som hovedregel en rettighed, der udøves af bestyrelsen (Artikel 296, stk. 3 i japansk selskabsret). Dette er tæt forbundet med, at bestyrelsen er det organ, der træffer beslutninger om virksomhedens drift, og generalforsamlingens afholdelse anses som en del af virksomhedens vigtige driftsbeslutninger. Ved indkaldelsen skal bestyrelsen fastlægge de forhold, der er bestemt i japansk selskabsret, såsom tid og sted for generalforsamlingen, de emner (dagsorden), der skal behandles, og om aktionærer, der ikke deltager i generalforsamlingen, kan udøve deres stemmerettigheder skriftligt eller elektronisk (Artikel 298, stk. 1 i japansk selskabsret). Ved at klarlægge disse forhold kan aktionærerne forstå indholdet af generalforsamlingen på forhånd og forberede sig tilstrækkeligt. For ledere er det vigtigt nøjagtigt at fastlægge disse forhold og sikre grundig information til aktionærerne for at undgå senere tvister.

Undtagelsesvis kan aktionærer, der opfylder visse betingelser, også anmode om indkaldelse til generalforsamling. Specifikt kan aktionærer, der har ejet mere end en tredjedel af de samlede stemmerettigheder i mindst seks måneder, anmode bestyrelsen om at indkalde til generalforsamling (Artikel 297, stk. 1 i japansk selskabsret). Hvis virksomheden ikke straks iværksætter indkaldelsesprocedurer på trods af en sådan anmodning, kan den pågældende aktionær med rettens tilladelse selv indkalde til generalforsamling (Artikel 297, stk. 4 i japansk selskabsret). Dette er en vigtig bestemmelse for at beskytte mindretalsaktionærernes rettigheder og forhindre ledelsen i at afvise afholdelsen af generalforsamlingen, og ledere har en pligt til at reagere passende på aktionærernes anmodninger om indkaldelse.

Metode og frist for indkaldelsesmeddelelse

Indkaldelsesmeddelelsen til generalforsamlingen skal som hovedregel udføres skriftligt i selskaber med en bestyrelse (Artikel 299, stk. 2 i japansk selskabsret). Men hvis aktionærerne samtykker, er det også muligt at give meddelelse via elektroniske metoder som e-mail, hvilket er blevet mere udbredt i de senere år (Artikel 299, stk. 3 i japansk selskabsret). Dette er et tiltag for at imødekomme digitaliseringens fremgang og øge bekvemmeligheden for både virksomheden og aktionærerne.

Med hensyn til meddelelsesfristen skal offentlige selskaber udsende indkaldelsesmeddelelsen mindst to uger før generalforsamlingens dato (Artikel 299, stk. 1 i japansk selskabsret). Dette har til formål at give aktionærerne tilstrækkelig tid til at overveje forslagene og forberede udøvelsen af deres stemmerettigheder. I private selskaber kan fristen forkortes til en uge før, hvis det er fastsat i vedtægterne. Denne forkortede frist tager højde for de private selskabers karakteristika, hvor antallet af aktionærer er lavt, og informationsdeling mellem aktionærerne er relativt let. Ledere skal overholde den passende meddelelsesfrist i overensstemmelse med virksomhedens form og sikre, at meddelelsen når ud til alle aktionærer, især de japanske aktionærer, med stor omhu.

Forenkling af indkaldelsesproceduren

Hvis alle aktionærer er enige, er det muligt at afholde en generalforsamling uden indkaldelsesproceduren, kendt som “en generalforsamling med fuld tilstedeværelse” (Artikel 300 i japansk selskabsret). Dette system anvendes ofte i praksis, især i familieejede virksomheder, hvor antallet af aktionærer er begrænset. Ved at undlade den strenge indkaldelsesprocedure muliggøres en effektiv drift af virksomheden, samtidig med at den japanske selskabsrets fleksibilitet fremhæves, hvilket prioriterer substantiel enighed baseret på et tæt forhold mellem aktionærerne.

De detaljerede regler for indkaldelse til generalforsamling fungerer ikke blot som en formel procedure, men som en grundlæggende sikkerhedsforanstaltning til beskyttelse af aktionærernes rettigheder, især mindretalsaktionærerne. På den anden side viser undtagelsesbestemmelser som “en generalforsamling med fuld tilstedeværelse”, at i virksomheder med få aktionærer og tætte relationer, kan streng formalisme være overdreven, og den japanske selskabsret prioriterer substantiel enighed. Denne kontrast fremhæver formålet bag reglerne, nemlig vigtigheden af at beskytte de spredte aktionærers interesser.

Typer af fejl ved indkaldelse til generalforsamlinger og deres juridiske effekter under japansk selskabsret

I henhold til japansk selskabsret klassificeres fejl ved beslutninger truffet på generalforsamlinger i tre niveauer baseret på deres alvorlighed, og hver kategori har forskellige juridiske konsekvenser og måder at anfægte dem på. Denne flerlagdelte klassificering tjener til at balancere behovet for juridisk stabilitet i erhvervsaktiviteter med kravet om at rette fundamentale uregelmæssigheder. Som udenlandsk leder er det vigtigt at forstå, hvilken indflydelse disse fejl kan have på din virksomheds drift, og at være forberedt på at håndtere dem på en passende måde.

Typer af mangler: Annullerbare beslutninger, ugyldige beslutninger og ikke-eksisterende beslutninger under japansk selskabsret

I henhold til japansk selskabsret kan mangler ved generalforsamlingsbeslutninger kategoriseres i tre hovedtyper baseret på deres alvorlighed: “annullerbare beslutninger (fejl der kan annulleres)”, “ugyldige beslutninger (ugyldighedsgrunde)” og “ikke-eksisterende beslutninger (grunde til ikke-eksistens)”.  

Annullerbare beslutninger under japansk selskabsret (Artikel 831, stk. 1)

Dette henviser til relativt mindre proceduremæssige og indholdsmæssige fejl. De primære årsager til annullering er, “når proceduren for indkaldelse til generalforsamlingen eller metoden for beslutningstagning er i strid med lovgivningen eller vedtægterne, eller når det er markant uretfærdigt” (Artikel 831, stk. 1, nr. 1 i den japanske selskabslov). Konkrete eksempler inkluderer udeladelse af indkaldelsesmeddelelser til nogle aktionærer, mangler i indkaldelsesmeddelelser, utilstrækkelig varslingsperiode, utilstrækkeligt antal tilstedeværende, overtrædelse af forklaringspligten og hindring af udøvelsen af stemmerettigheder. Perioden for at indgive en sådan klage er fastsat til inden for tre måneder fra beslutningens dato, og retten til at anlægge sag er begrænset til aktionærer, direktører, revisorer og andre med en stærk interesse i beslutningen. Denne korte sagsanlægsperiode har til formål at sikre en hurtig juridisk stabilitet af beslutningen. Som leder er det vigtigt at kontrollere for fejl inden for denne tre-måneders periode og overveje nødvendige tiltag efter behov.  

Ugyldige beslutninger under japansk selskabsret (Artikel 830, stk. 2)

Når indholdet af en beslutning strider mod lovgivningen, anses det for at være en mere alvorlig fejl end en annullerbar årsag. For eksempel falder beslutninger, der indeholder indhold forbudt af japansk selskabsret, ind under denne kategori. En ugyldig beslutning er automatisk ugyldig uden behov for en endelig dom, og der er ingen tidsbegrænsning for at anlægge sag eller restriktioner på, hvem der kan gøre ugyldigheden gældende; enhver kan til enhver tid hævde dens ugyldighed. Dette skyldes en prioritering af retfærdighedskravet om at rette fundamentale ulovligheder og opretholde retsstaten.  

Ugyldige beslutninger under japansk selskabsret (Artikel 830, stk. 1)

Dette er en af de mest alvorlige fejl og henviser til tilfælde, hvor en beslutning fysisk ikke eksisterer (for eksempel, hvis referatet er blevet oprettet uden at en generalforsamling faktisk har fundet sted) eller hvor fejl i indkaldelsesproceduren eller beslutningsprocessen er så betydelige, at generalforsamlingen juridisk set ikke kan anerkendes som eksisterende. Konkrete eksempler inkluderer situationer, hvor en generalforsamling afholdes uden nogen form for indkaldelsesmeddelelse, eller hvor en direktør, der ikke er administrerende direktør, indkalder til en generalforsamling uden et bestyrelsesbeslutning. I disse tilfælde er der heller ingen begrænsninger på perioden for at anlægge sag eller på hvem der har ret til at sagsøge.  

Trefaset fejlklassifikationssystem under japansk selskabsret

Dette trefasede fejlklassifikationssystem illustrerer balancen mellem to centrale krav i selskabsretten i Japan: sikring af ‘juridisk stabilitet’ og korrektion af ‘grundlæggende uregelmæssigheder’. For relativt mindre fejl (annulleringsgrunde) etableres en kort tre-måneders sagsanlægsperiode for at sikre hurtig juridisk stabilitet i beslutninger. Dette skyldes, at hvis beslutninger konstant kan omstødes på grund af mindre procedurefejl, ville det gøre virksomhedens drift ekstremt ustabil og true sikkerheden i transaktioner med tredjeparter. På den anden side, for meget alvorlige fejl (årsager til ugyldighed eller ikke-eksisterende beslutninger), er der ingen begrænsning på sagsanlægsperioden, hvilket gør det muligt at udfordre den fundamentale ulovlighed af sådanne beslutninger til enhver tid og prioritere retfærdighedens realisering. Denne struktur viser, at den japanske selskabslov ikke blot er en formalitet, men også tager hensyn til de substantielle virkninger og den juridiske orden.  

Princippet om skønsmæssig afvisning i henhold til japansk selskabsret (Artikel 831, stk. 2)

Artikel 831, stk. 2 i den japanske selskabsret tillader, at en domstol kan afvise en annulleringsanmodning fra en aktionær, selv hvis der har været overtrædelser af lovgivningen eller vedtægterne i forbindelse med indkaldelsen af en generalforsamling eller beslutningsprocessen, når domstolen anerkender, at “overtrædelsen ikke er alvorlig og ikke har påvirket beslutningen”.

Dette bestemmelse er en vigtig mekanisme for at forhindre, at generalforsamlingsbeslutninger let kan annulleres på grund af mindre procedurefejl, hvilket ville skade selskabets juridiske stabilitet betydeligt. Domstolene tager ikke kun hensyn til formelle lovovertrædelser, men også til den faktiske indvirkning af overtrædelsen og i hvilken grad den skader selskabets juridiske stabilitet. Dette princip er et vigtigt middel for domstolene til at indføre praktisk virkelighed i lovens strenge formalisme.

Men hvis en fejl anses for at være “alvorlig”, er det ikke tilladt for domstolene at afvise skønsmæssigt, selv hvis fejlen ikke anses for at have påvirket resultatet af beslutningen, og i sådanne tilfælde bør en annullering anerkendes, som det er fastslået i retspraksis (for eksempel Højesterets afgørelse fra den 18. marts 1971). Dette viser en stærk forpligtelse til proceduremæssig retfærdighed, idet fejl, der berører selve kernen i proceduren, ikke kan overses, selv hvis de ikke har haft indflydelse på resultatet.

Typer og juridiske effekter af fejl i generalforsamlingsbeslutninger under japansk ret

Vi har samlet en oversigt over typerne af søgsmål og de juridiske effekter relateret til fejl i aktionærgeneralforsamlingsbeslutninger i Japan, samt kravene for at anlægge sag.

Kriterier for bedømmelse af indkaldelsesfejl i førende japanske retspraksis

Japanske domstole har truffet en række forskellige afgørelser vedrørende fejl i indkaldelsen af generalforsamlinger, afhængigt af de specifikke omstændigheder i hver sag. Disse retsafgørelser tjener som vigtige retningslinjer for, hvordan bestemmelserne i den japanske selskabslov (Companies Act) anvendes i praksis.

Fejl i indkaldelsesmyndigheden

Fejl i indkaldelsesmyndigheden til en generalforsamling er et af de mest grundlæggende problemer, der kan påvirke gyldigheden af beslutninger.

Hvis en generalforsamling indkaldes af en direktør, der ikke er den repræsenterende direktør, uden en gyldig beslutning fra bestyrelsen, kan mødet ikke betragtes som en generalforsamling i lovens forstand, og de beslutninger, der træffes der, anses for at være “ikke-eksisterende beslutninger” (Japans Højesteret, 20. august 1970 (1970)). Dette er et eksempel på, at manglen på indkaldelsesmyndighed blev vurderet som en alvorlig fejl, der benægter selve eksistensen af generalforsamlingen. Denne domsafgørelse klargør princippet om, at en generalforsamlings legitimitet direkte stammer fra godkendelse og myndighed fra en passende intern virksomhedsinstitution (bestyrelsen). Hvis en generalforsamling indkaldes uden en passende bestyrelsesbeslutning (eller af en uautoriseret person), betragtes det ikke blot som en procedurefejl, men som en fejl, der fundamentalt skader eksistensen af selve generalforsamlingen eller dens beslutninger. Ledere skal derfor altid sikre sig, at indkaldelsen af en generalforsamling sker på baggrund af en gyldig bestyrelsesbeslutning.

Ligeledes er der tilfælde, hvor en indkaldelse, der ikke er baseret på en gyldig bestyrelsesbeslutning, selvom fejlen ikke anses for at påvirke resultatet af beslutningen, betragtes som en “alvorlig fejl”, hvor skønsmæssig afvisning ikke er tilladt (Japans Højesteret, 18. marts 1971 (1971)). Dette understreger den yderst vigtige rolle, som bestyrelsen spiller som ‘portvogter’ i forbindelse med afholdelsen af en generalforsamling.

Mangelfuld varslingsperiode og udeladelse af indkaldelsesmeddelelse under japansk ret

Domstolenes afgørelser vedrørende fejl i indkaldelsesmeddelelser varierer subtilt baseret på fejlens ‘alvorlighed’ og den ‘faktiske eller potentielle indvirkning’ den har på beslutningens resultat.

En meddelelse, der mangler to dage af den lovpligtige varslingsperiode (12 dage før mødet), er blevet betragtet som en ‘alvorlig fejl’, hvor skønsmæssig afvisning ikke er tilladt (Japans Højesteret, 18. marts 1971 (1971)). Dette skyldes, at en utilstrækkelig varslingsperiode kan berøve aktionærerne forberedelsestid og potentielt påvirke udøvelsen af stemmerettigheder, hvilket gør det til en fejl, der ikke kan tages let på.

Når udeladelsen af indkaldelsesmeddelelser til en del af aktionærerne er betydelig, for eksempel hvor 6 ud af 9 aktionærer slet ikke modtog meddelelse (svarende til ca. 42% af de samlede aktier), og kun to aktionærer, der var familie til den administrerende direktør, blev mundtligt informeret, er beslutningen blevet betragtet som en ‘ikke-eksisterende beslutning’ på grund af en markant fejl (Japans Højesteret, 3. oktober 1958). Dette skyldes, at generalforsamlingen var så dårligt indkaldt, at den manglede substansen af en ‘aktionærgeneralforsamling’.

På den anden side findes der også en dom, hvor en generalforsamlingsbeslutning ‘ikke blev ugyldig’, selvom en af ejerne i en ejerforening (et eksempel fra en ejerlejlighedsforening) ikke modtog en indkaldelsesmeddelelse (Tokyo Distriktsdomstol, 28. november 1988). Dette skyldes, at manglen på meddelelse ikke blev vurderet til at have indflydelse på generalforsamlingsbeslutningen, og resultatet blev betragtet under hensyntagen til fejlens grad og indvirkningen på beslutningen. Domstolene lægger vægt på ikke kun formelle overtrædelser, men også hvordan disse overtrædelser substantielt påvirker aktionærernes rettigheder og generalforsamlingens beslutningsproces. Det er afgørende for ledere at håndtere indkaldelsesmeddelelseslister nøjagtigt og sikre overholdelse af tidsfrister.

Markant urimelige indkaldelsesprocedurer og beslutningsmetoder under japansk lovgivning

“Markant urimelig” er en standard, der i høj grad afhænger af faktuelle vurderinger og afspejler samfundets forventninger til virksomhedsstyring i tiden.

Hvis en generalforsamling afholdes på et sted eller tidspunkt, hvor det er yderst vanskeligt at deltage, eller hvis der forekommer urimelig mødeledelse (forhindring af udøvelse af stemmerettigheder, fremme af forretningsgangen med hjælp fra bestemte aktionærer, såsom ansatte-aktionærer), kan det betragtes som en “markant urimelig” fejl.

Som konkrete eksempler blev beslutningsmetoder betragtet som “markant urimelige”, når en person uden stemmeret udøvede stemmeret, eller når en repræsentant med fuldmagter fra både for og imod ignorerede en fuldmagt med modsat hensigt og blot afgav en stemme for (Osaka High Court-dommen den 26. september 1967 (1967)). Derudover blev det betragtet som “markant urimeligt”, når en generalforsamling var i en tilstand af kaos, og formanden ignorerede aktionærernes mistillidsudtryk, fratog muligheden for spørgsmål og debat og erklærede beslutninger med kun applaus. Disse præcedenser viser, at fundamentale manipulationer af forretningsgangen og uretmæssig håndtering af stemmerettigheder klart betragtes som “markant urimelige”, og de indikerer en stærk efterspørgsel efter, at beslutningsprocessen på generalforsamlingen foregår retfærdigt. Ledere skal være yderst opmærksomme på, at alle aktionærer behandles retfærdigt under generalforsamlingens forretningsgang, og at stemmerettigheder udøves korrekt.

På den anden side blev det besluttet, at en virksomheds handling med at tillade ansatte-aktionærer at gå ind i generalforsamlingssalen før andre aktionærer og sidde forrest ikke udgjorde en “markant urimelig” handling, selvom det fratog aktionærerne muligheden for at vælge deres ønskede pladser (Højesteretsdommen den 12. november 1996 (1996)). Dette antyder, at selvom der kan være en formel følelse af uretfærdighed, er det ikke umiddelbart ulovligt, så længe den faktiske udøvelse af rettigheder ikke hindres. Det indikerer, at domstolene tager hensyn til den faktiske indvirkning såvel som formel retfærdighed.

Med hensyn til nylige retspræcedenser blev det i en dom fra Tokyo High Court den 5. juni 2024 (2024) fastslået, at en virksomheds “bestyrelsesreglement” i sig selv var “ugyldigt”, hvilket resulterede i, at der ikke var fejl ved generalforsamlingens indkaldelsesprocedurer baseret på et bestyrelsesmøde indkaldt af en direktør, der ikke var præsident. Dette viser, at selvom der er formelle overtrædelser af reglerne, kan der være tilfælde, hvor gyldigheden af selve reglerne vurderes retrospektivt. Desuden er sager vedrørende afholdelse af generalforsamlinger på fjerntliggende steder og inkludering af fuldmagter til visse aktionærer (sendt fra et andet selskab) også blevet afvist, da det ikke blev betragtet som overtrædelser af lovgivningen eller vedtægterne eller som “markant urimelige” indkaldelsesprocedurer. Dette antyder en tendens til at anerkende virksomheders visse skøn i forvaltningen af generalforsamlinger og en mulig skift mod en mere substantiel vurdering af retfærdighed.

Praktiske overvejelser ved indkaldelse til generalforsamling under japansk lovgivning

For at drive et japansk selskab gnidningsløst og opretholde et godt forhold til aktionærerne er det vigtigt at forstå det japanske retssystem samt at have kendskab til de praktiske overvejelser.

Grundig kontrol af indkaldelsesmeddelelsen

Den japanske selskabslov specificerer detaljeret, hvilke oplysninger der skal inkluderes i en indkaldelsesmeddelelse (Japansk selskabslov Artikel 298, stk. 1), og det er yderst vigtigt for ledere at kontrollere indholdet af indkaldelsesmeddelelsen nøje, herunder tidspunkt, sted, dagsordenspunkter, og om det er muligt at udøve stemmerettigheder via skriftlige eller elektroniske midler, og at sikre, at alle aktionærer modtager korrekt meddelelse. Især for private selskaber kan der være mulighed for at forenkle indkaldelsesproceduren (Japansk selskabslov Artikel 300), så det er nødvendigt at forstå din virksomheds form og de regler, der gælder, for at undgå potentielle risici og forhindre indsigelser fra aktionærerne. Dette er det første skridt i proaktiv risikostyring.

Forståelse af stemmeafgivelsesmetoder og udpegning af repræsentanter

Ved en japansk generalforsamling er det ikke kun muligt at udøve stemmerettigheder ved personligt fremmøde, men under visse omstændigheder kan stemmer også afgives skriftligt eller via elektronisk afstemning (Japansk selskabslov Artikel 311 og 312). Som leder er det dit ansvar at forberede disse stemmeafgivelsesmetoder, så aktionærerne kan benytte dem, og at informere aktionærerne, så de kan vælge den metode, der passer bedst til deres situation. Det er også muligt at udøve stemmerettigheder gennem en repræsentant, men der kan være begrænsninger i antallet af repræsentanter, der kan deltage, samt andre restriktioner i henhold til lovgivningen og vedtægterne, så det anbefales at tjekke dette på forhånd og klart kommunikere det til aktionærerne (Japansk selskabslov Artikel 310).  

Konklusion

I Japan er det retssystem, der regulerer indkaldelse af fejl til generalforsamlinger, omhyggeligt designet for at balancere beskyttelsen af aktionærernes rettigheder med stabiliteten i virksomhedsledelsen. For at virksomheder kan opnå tillid fra deres aktionærer, er det afgørende at sikre korrektheden af procedurerne for indkaldelse til generalforsamlingen og at praktisere en høj grad af gennemsigtighed i virksomhedsstyringen.