Tjekpunkter ved indgåelse af konsulentkontrakter om ledelse og lignende

I de senere år har der været en stigning i behovet for virksomheder at drage fordel af rådgivning fra eksterne specialister på grund af de hurtige ændringer i erhvervsmiljøet. Det er blevet mere og mere almindeligt at virksomheder ansætter tidligere frontlinje medarbejdere som konsulenter for at udnytte deres ekspertise i ledelsen. I denne artikel vil vi forklare om konsulentkontrakter, som virksomheder indgår med specialister for rådgivning om ledelse og lignende emner.

Hvad er en rådgivningsaftale?

En rådgivningsaftale er en kontrakt, der har til formål at få rådgivning fra et ekspertperspektiv om virksomhedens ledelse og tekniske aspekter. Juridisk set er det en type tjenesteydelsesaftale, hvor virksomheden uddelegerer rådgivningsopgaver til en ekspert, og eksperten accepterer dette. Dog er det ikke altid, at den part, der accepterer opgaven i en generel tjenesteydelsesaftale, er en ekspert. I tilfældet med en rådgivningsaftale er det dog altid med det formål at søge rådgivning fra en person med ekspertise.

Traditionelt har virksomheder ofte indgået rådgivningsaftaler med certificerede revisorer, skatterådgivere og ledelseskonsulenter med henblik på ledelses-, regnskabs- og finansiel rådgivning. Udover dette, som nævnt i begyndelsen, er der i stigende grad tilfælde, hvor virksomheder indgår rådgivningsaftaler med personer, der ikke nødvendigvis har titlen som ledelseskonsulent, men som har mange års erfaring fra frontlinjen i deres branche, for at få rådgivning om salgsaspekter.

Retslig karakter af konsulentkontrakter

Konsulentkontrakter er juridisk set en form for outsourcingkontrakter. Der er to typer outsourcingkontrakter: dem, der kræver levering af et bestemt resultat, som er defineret i kontrakten, for at udløse betaling (kontrakttype), og dem, der ikke garanterer realiseringen af et resultat, men pålægger en forpligtelse til at gøre sit bedste for at opnå det (semi-delegationstype). I konsulentkontrakter er opgaven normalt at rådgive om realiseringen af forretningsmæssige resultater (KPI’er). Udførelsen af specifikke foranstaltninger for at realisere resultater er ansvaret for ledelsen, der har modtaget rådgivning fra konsulenten, så konsulenten garanterer ikke realiseringen af resultaterne. Derfor kan den juridiske karakter af en konsulentkontrakt betegnes som en semi-delegationstype. I en semi-delegationstype konsulentkontrakt er opgaverne defineret som følger. Her refererer A til klienten og B til konsulenten.

Paragraf X (Opgaver)
A tildeler B opgaven med at rådgive om A’s XX, og B accepterer dette.

Desuden, med hensyn til udløsning af betaling, da realiseringen af resultater ikke er en betingelse som i kontrakttypen, er det normalt at modtage en fast månedlig betaling under navnet konsulentgebyr, som følger.

Paragraf X (Betaling)
A betaler B et konsulentgebyr på XX tusinde kroner (eksklusive moms) hver måned inden udgangen af måneden.

For mere detaljeret information om outsourcingkontrakter generelt, se artiklen nedenfor.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Vigtige punkter i rådgivningskontrakter

I det følgende vil vi introducere konkrete klausuler for vigtige bestemmelser i rådgivningskontrakter og forklare de punkter, der skal kontrolleres i hver klausul. I klausuludkastet henviser “A” til klienten og “B” til rådgiveren.

Klausuler om arbejdsindhold

Artikel X (Arbejdsindhold)
1. A tildeler B opgaven som rådgiver for A’s virksomhed, herunder at svare på henvendelser og andre opgaver, der er aftalt mellem A og B (herefter “denne opgave”), og B accepterer dette.
2. B skal, for at udføre denne opgave, konsultere en gang om måneden på den måde, som A angiver.

Den mest vigtige klausul i en rådgivningskontrakt er den, der handler om arbejdsindholdet. Det er almindeligt at definere indholdet af arbejdet abstrakt, som i første afsnit af klausuludkastet, og derefter bestemme indholdet af det specifikke arbejde i en separat kontrakt, hver gang det opstår. Dog anbefales det at definere det specifikke arbejdsindhold i selve rådgivningskontrakten, når rådgivning er begrænset til et bestemt projekt, som f.eks. ansøgning om offentlige tilskud.

En separat kontrakt er typisk en stil, der etableres ved at udveksle ordrer og anmodninger hver gang et specifikt arbejde opstår, forudsat at der er en grundlæggende kontrakt. I en rådgivningskontrakt er det dog normalt, at kontrakten etableres ved, at klienten konsulterer rådgiveren via e-mail, og rådgiveren svarer med accept eller afslag.
Det andet afsnit i klausuludkastet er en bestemmelse, der skal fastsættes, når rådgiveren skal give regelmæssig rådgivning om det arbejde, der er blevet tildelt.

For eksempel, i management consulting er det nødvendigt at måle effekten med jævne mellemrum og overveje de næste foranstaltninger baseret på det. Derfor vil det være nødvendigt at fastsætte i rådgivningskontrakten på forhånd, at der skal gives regelmæssig rådgivning. I modsætning hertil vil en klausul om regelmæssig konsultation, som i det andet afsnit af klausuludkastet, ikke være nødvendig i en rådgivningskontrakt, hvor rådgiveren konsulteres efter behov, hver gang arbejde opstår. Derfor er det nødvendigt at afgøre, om det andet afsnit i klausuludkastet er nødvendigt, afhængigt af formålet med rådgivningskontrakten.

Klausuler om honorarer

Paragraf 〇 (Honorar)
1. Part A skal betale Part B et rådgivningsgebyr på 〇 tusind yen (eksklusive forbrugsskat) pr. måned. Betalingen skal overføres til en bankkonto, som Part B angiver, senest den sidste dag i hver måned. Overførselsgebyrer skal betales af Part A.
2. Det rådgivningsgebyr, der er nævnt i det foregående afsnit, er betaling for arbejde op til 〇 timer om måneden.
3. Hvis det forventes, at den tid, der kræves for at udføre arbejdet, overstiger det beløb, der er nævnt i det foregående afsnit, skal Part B informere Part A på forhånd. Hvis arbejdstiden i en given måned overstiger det beløb, der er nævnt i det foregående afsnit, og Part B har informeret Part A på forhånd, vil honoraret for den overskydende del være 〇 tusind yen pr. time.
4. De omkostninger, der normalt er nødvendige for at udføre arbejdet, skal betales af Part B. Hvis Part B har haft særlige udgifter, kan Part B anmode Part A om betaling, forudsat at Part A har givet forudgående samtykke.

For rådgivningstjenester er det almindeligt at indgå en kontrakt, der betaler et fast beløb pr. måned, som det er foreslået i klausul 1. Dette skyldes, at rådgivningskontrakter forudsætter, at rådgivning gives løbende. Men hvis arbejdsmængden i en given måned bliver overdreven, vil der ikke være balance mellem arbejdsindholdet og honoraret, hvis det holdes inden for det månedlige honorar. Derfor kan der være en klausul, der kræver et overarbejdsgebyr, hvis den forventede arbejdstid for en måned overstiger det beløb, der er angivet i klausul 2 og 3. Det er vigtigt for rådgiveren at være opmærksom på, at det er nødvendigt at holde styr på arbejdstiden, når man udfører arbejde.

Derfor, hvis det er svært for rådgiveren at forudse en pludselig stigning i arbejdsmængden, og det er besværligt at administrere tiden, kan det være en løsning at fastsætte et månedligt honorar, der giver en vis margen for den forventede arbejdstid, i stedet for at have en klausul om overarbejdsgebyr. Det er også vigtigt at forstå, at det kan være svært for klienten at se rimeligheden i tidsregistreringen, og at det derfor let kan føre til konflikter med klienten omkring krav om overarbejdsgebyr. Derfor, hvis der er en mulighed for at kræve overarbejdsgebyr i forbindelse med et specifikt stykke arbejde, bør det overvejes at konsultere klienten på forhånd. Klausul 3 kræver, at klienten informeres på forhånd, før der kan kræves overarbejdsgebyr.

Desuden, hvis klienten ønsker at undgå en stigning i honoraret ud over det forventede beløb gennem timeafregning, kan en metode være at bede rådgiveren om at estimere den nødvendige tid for det ønskede arbejde på forhånd og derefter angive et maksimalt budgetbeløb. Klausul 4 er en klausul om betaling af omkostninger, såsom transportomkostninger og kommunikationsomkostninger, der er nødvendige for at udføre arbejdet. I rådgivningskontrakter er det normalt ikke nødvendigt med store udgifter for at udføre arbejdet, så det er sjældent, at klienten bliver bedt om at betale omkostninger ud over det månedlige honorar. Men hvis der forventes særlige udgifter for at udføre det ønskede arbejde, som f.eks. implementering af et specielt system, vil det være nødvendigt at anmode klienten om at betale omkostningerne. Klausul 4 fastsætter, at klienten skal bære omkostningerne for særlige udgifter, forudsat at der er givet forudgående samtykke. I praksis, hvis der opstår sådanne særlige udgifter, vil det være nødvendigt at dele detaljerne om omkostningerne med klienten på forhånd og enten fastsætte i rådgivningskontrakten, at klienten skal bære omkostningerne, eller oprette en separat aftale.

Klausuler om konkurrenceforhindring

Paragraf 〇 (Konkurrenceforhindring)
Part B kan, kun med forudgående meddelelse til Part A, under denne aftales gyldighedsperiode, blive rådgiver for en tredjepart, der er af samme art eller konkurrerer med Part A, og kan også udføre arbejde, der er lignende eller konkurrerer med det arbejde, der er omfattet af denne aftale, enten selv eller gennem en tredjepart.

Især i tilfælde af rådgivning om ledelse eller salg, ønsker klienten ikke, at deres rådgiver giver lignende råd til konkurrerende virksomheder. Hvis dette tillades, frygter de, at de vil miste deres fordel ved at ansætte rådgiveren, og at deres forretningshemmeligheder vil blive lækket. Selvom det ville være bedre for klienten at inkludere en klausul om konkurrenceforhindring, vil rådgiveren ofte afvise dette, medmindre der tilbydes en passende kompensation, da det ville begrænse deres indtægtskilder betydeligt ved at forbyde dem at yde tjenester til alle konkurrerende virksomheder.
Derfor vil det være nødvendigt at afgøre, hvilke begrænsninger der skal pålægges som konkurrenceforhindring, under hensyntagen til begge parters økonomiske rationalitet.

Et kompromis mellem begge parter kunne være, som foreslået i klausulen, at rådgiveren skal give klienten besked på forhånd, hvis de modtager en anmodning fra en konkurrerende virksomhed. Da det kun er en meddelelse, er det ikke nødvendigt at få samtykke fra klienten, så rådgiveren kan modtage anmodninger fra konkurrerende virksomheder uanset klientens ønsker. På den anden side vil klienten være i stand til at være opmærksom på, at deres rådgiver også giver råd til konkurrerende virksomheder.

Med hensyn til lækage af forretningshemmeligheder, vil dette ikke blive behandlet i denne artikel, men det vil generelt være forbudt i klausuler om fortrolighedsforpligtelser, der er fastsat i kontrakten. Derfor er det vigtigt for rådgiveren at forklare til klienten og sikre deres forståelse for, at selvom rådgiveren yder rådgivningstjenester til andre virksomheder, vil klientens forretningshemmeligheder ikke blive lækket, så længe der er pålagt en fortrolighedsforpligtelse.

Klausuler om intellektuel ejendomsret

Artikel X (Intellektuel ejendomsret)
Alle intellektuelle ejendomsrettigheder, der opstår i forbindelse med udførelsen af denne opgave (inklusive rettigheder defineret i artikel 27 og 28 i den japanske ophavsretslov i tilfælde af ophavsret), skal tilhøre A fra det øjeblik de opstår, undtagen dem, som B har haft før denne kontrakt blev indgået, og dem, som B specifikt angiver separat. Desuden skal B ikke udøve moralske rettigheder i forhold til den pågældende intellektuelle ejendom over for A eller tredjepart, som A har angivet.

I rådgivningstjenester er det ikke kun at give råd mundtligt, men det kan også indebære at lave dokumenter, der visualiserer virksomhedens situation og markedsanalyser, og rapportere dem. Da disse dokumenter er lavet for klienten, er det normalt at tildele intellektuelle ejendomsrettigheder til klienten. Den foreslåede klausul tildeler alle intellektuelle ejendomsrettigheder til klienten. Dog er det nødvendigt for rådgiveren at bevare intellektuelle ejendomsrettigheder for unikke data, som rådgiveren generelt har oprettet. I sådanne tilfælde kan du inkludere en sætning i det pågældende dokument, der siger “Intellektuelle ejendomsrettigheder tilhører rådgiveren”, når du leverer dataene til klienten. I den foreslåede klausul er det muligt at bevare intellektuelle ejendomsrettigheder på rådgiversiden, hvis der er en sådan specifik angivelse, ved at udelukke “dem, som B specifikt angiver separat” fra tilfælde, hvor intellektuelle ejendomsrettigheder tildeles til klienten.

For mere detaljeret forklaring om ophavsret og moralske rettigheder, se følgende artikel.

https://monolith.law/reputation/unauthorized-photo-reproduction-on-the-internet-author-moral-rights[ja]

Klausuler om kontraktens varighed

Paragraf 〇 (Kontraktens varighed)
Denne kontrakt forbliver gyldig i ● måneder fra kontraktens indgåelsesdato. Dog, medmindre der er en særlig anmodning inden den ● dag i den måned, hvor perioden udløber, vil denne kontrakt blive fornyet under de samme betingelser for et år, og det samme vil gælde fremover.

I rådgivningskontrakter, der har til formål at modtage kontinuerlig rådgivning om ledelse og drift, er det almindeligt at kontraktens varighed er lang, såsom et halvt til et helt år, og at der er en automatisk fornyelsesklausul som foreslået i klausulen. Dog, i tilfælde af rådgivningskontrakter, der har til formål at modtage rådgivning kun om et bestemt projekt, kan kontraktens varighed begrænses til kun den periode, der er nødvendig for at gennemføre projektet, og det kan være muligt ikke at inkludere en automatisk fornyelsesklausul.

Opsummering

Selvom vi taler om rådgivningskontrakter i en enkelt sætning, varierer kontraktens formål og det råd, der kræves, meget. Især når det kommer til rådgivning inden for salg og ledelse, er der en bred vifte af forventede indhold, så det er vigtigt at omhyggeligt afstemme forventningerne med klienten, når du tager imod rådgivningsopgaver. Rådgivningstjenester er langsigtede kontrakter, så for at undgå problemer anbefales det at konsultere en specialist som en advokat for at sikre, at der ikke er nogen problemer med bestemmelserne i rådgivningskontrakten.

Selvom vi taler om rådgivningskontrakter i en enkelt sætning, varierer kontraktens formål og det råd, der kræves, meget. Især når det kommer til rådgivning inden for salg og ledelse, er der en bred vifte af forventede indhold, så det er vigtigt at omhyggeligt afstemme forventningerne med klienten, når du tager imod rådgivningsopgaver. Rådgivningstjenester er langsigtede kontrakter, så for at undgå problemer anbefales det at konsultere en specialist som en advokat for at sikre, at der ikke er nogen problemer med bestemmelserne i rådgivningskontrakten.

Information om kontraktudarbejdelse og gennemgang m.m. af vores firma

Hos Monolis Advokatfirma, et advokatfirma med styrker inden for IT, internet og forretning, tilbyder vi en bred vifte af tjenester, herunder udarbejdelse og gennemgang af forskellige kontrakter, ikke kun rådgivningskontrakter, til vores rådgivende virksomheder og klientvirksomheder.

Hvis du er interesseret, bedes du se detaljerne nedenfor.

https://monolith.law/contractcreation[ja]