Hvad er kriterierne for gyldigheden af disciplinær afskedigelse baseret på privat e-mail brug på arbejdspladsen?

Det er ikke muligt at afskedige en medarbejder på disciplinære grunde uden en gyldig årsag. Det grundlæggende princip i loven er, at det er muligt at udføre passende disciplinære handlinger baseret på alvorligheden af sagen, hvis der er en grund til disciplinær handling.

Så i hvilket omfang er det tilladt at afskedige en medarbejder på disciplinære grunde på grund af personlige e-mails sendt under arbejdstiden? For at konkludere, dette er ikke kun et spørgsmål om antallet af e-mails, men en vurdering baseret på en omfattende overvejelse af forskellige faktorer. For eksempel,

• Hvis der er regler, der forbyder personlige e-mails, og hvis disse regler overtrædes, er afskedigelsen gyldig
• Hvis sådanne regler ikke findes, er afskedigelsen ugyldig

Dette er dog ikke den eneste vurdering. Vi vil introducere nogle sager, hvor gyldigheden af en disciplinær afskedigelse på grund af en medarbejders personlige e-mails blev udfordret i tidligere retssager.

Er overvågning af private e-mails en krænkelse af privatlivets fred?

Først og fremmest, når vi overvejer dette spørgsmål, er der et grundlæggende problem: Er det juridisk acceptabelt for en arbejdsgiver at overvåge, om medarbejderne sender private e-mails? Overdreven overvågning kan blive et problem i forhold til medarbejdernes privatliv. Vi har en separat artikel, der går i dybden med dette emne.

https://monolith-law.jp/corporate/monitoring-survey-of-inter-office-mail-and-invasion-of-privacy[ja]

I tilfælde af omkring 1600 udvekslinger over 5 år

Nedenfor vil jeg introducere en retssag, hvor gyldigheden af en disciplinær afskedigelse på grund af privat e-mail blev et problem.

Først var der et tilfælde, hvor en lærer på en erhvervsskole blev disciplinært afskediget for at have registreret sig på et såkaldt dating-site ved hjælp af en arbejdscomputer under arbejdstiden og fortsat med en stor mængde e-mail-udveksling, og gyldigheden af denne disciplinære afskedigelse blev et problem.

Den appellerede brugte en arbejdscomputer og en e-mail-adresse fra skolen, som var udlånt af appellanten (skolen), til at registrere sig på et dating-site og sendte og modtog en stor mængde e-mails med kvinder, han mødte på dette site (fra omkring september 1998 (Heisei 10) til omkring september 2003 (Heisei 15), med omkring 800 sendte og modtagne poster hver, og omkring halvdelen af dem blev sendt og modtaget under arbejdstiden). På grund af dette blev han disciplinært afskediget. Han hævdede, at den disciplinære afskedigelse var en misbrug af retten til afskedigelse og derfor ugyldig, og krævede bekræftelse af sin ansættelsesstatus og betaling af ubetalt løn og bonus fra skolen.

I første instans blev det fastslået, at den appelleredes handlinger ikke kun var i strid med pligten til at koncentrere sig om sit arbejde og opretholde disciplinen på arbejdspladsen, men også rejste tvivl om hans egnethed som lærer og berørte skolens omdømme. Men da han ikke havde forsømt sine undervisningsopgaver og ikke havde forårsaget nogen betydelig forstyrrelse i skolens drift, blev det fastslået, at det var for hårdt at ty til disciplinær afskedigelse, og at disciplinær afskedigelse var en misbrug af retten til afskedigelse og derfor ugyldig. Han fik medhold i sit krav om betaling af ubetalt løn og bonus.

I ankesagen, som skolen anlagde, udtalte retten:

“Den appellerede brugte en e-mail-adresse, som han kunne antage tilhørte appellantskolen, til at sende e-mails med indhold, der søgte en SM-partner. Bare det, at sådanne e-mails blev gjort tilgængelige for tredjeparter, kunne skade appellantskolens omdømme, uanset om den appellerede faktisk daterede nogen gennem disse e-mails. På trods af det faktum, at den appellerede havde en pligt til at koncentrere sig om sit arbejde for appellantskolen under arbejdstiden i henhold til sin ansættelseskontrakt med appellant, sendte og modtog den appellerede en stor mængde private e-mails under arbejdstiden over en lang periode. Hvis den tid og energi, der blev brugt på dette, var blevet anvendt på hans faktiske arbejdsopgaver, ville der have været opnået yderligere resultater. Det er ikke muligt at sige, at han ikke har forsømt sine arbejdsopgaver, mens han har forsømt sin pligt til at koncentrere sig om sit arbejde i en sådan grad, at det ikke kan ignoreres.” – Fukuoka High Court, 14. september 2005 (dom)

Retten fastslog, at det var en overtrædelse af pligten til at koncentrere sig om sit arbejde, og at den disciplinære afskedigelse var passende.

Denne skole havde ingen regler for brugen af personlige computere, og andre medarbejdere brugte dem også i nogen grad til private formål. Men i dommen står der: “Det er ikke muligt at sige, at graden af tillidsbrud varierer afhængigt af, om skolen havde regler for brugen af personlige computere eller ej, og der er ingen beviser for, at der blandt skolens øvrige medarbejdere var nogen, der gentagne gange sendte private e-mails i samme omfang som den appellerede.”

Det er ikke tilladt at misbruge arbejdscomputere og udveksle en stor mængde private e-mails bare fordi der ikke er nogen brugsregler. Især i dette tilfælde var indholdet af e-mailen sådan, at det kunne skade arbejdspladsens omdømme, og det kan siges, at en streng reaktion var uundgåelig.

https://monolith-law.jp/reputation/defamation-and-decline-in-social-reputation[ja]

https://monolith-law.jp/reputation/honor-infringement-and-intangible-damage-to-company[ja]

Tilfældet med omkring 1700 udvekslinger over 6 måneder

Der er et eksempel, hvor en medarbejder, der havde udvekslet 1700 private e-mails i arbejdstiden over en periode på 6 måneder, sagsøgte sin virksomhed for uretmæssig afskedigelse. Sagsøgeren, der arbejdede som systemingeniør med afdelingslederstatus i et IT-firma, blev kritiseret af virksomheden for manglende evner som systemingeniør, manglende ledelsesevner i projekter, manglende salgsevner og mangel på motivation for arbejdet. Virksomheden foreslog, at han skulle trække sig tilbage på grund af hans dårlige arbejdspræstationer. Under disse drøftelser blev problemet med sagsøgerens e-mails taget op.

Virksomheden hævdede, at på trods af at have fået sin computer konfiskeret for at være for engageret i chat under arbejdstiden, havde sagsøgeren fortsat med at sende private e-mails ved hjælp af NTT Docomos IP Messenger, i alt omkring 1700 e-mails over en periode på 6 måneder. Indholdet af disse e-mails varierede fra invitationer til at gå ud og drikke, til seksuelt chikanerende beskeder over for kvinder, og opfordringer til at afholde afskedsfester. Virksomheden hævdede, at denne form for e-mail-udveksling ikke kun var i strid med sagsøgerens pligt til at koncentrere sig om sit arbejde, men også forstyrrede arbejdet for de kolleger, der modtog disse e-mails, og at der var tale om alvorlige overtrædelser af arbejdsreglerne og pligten til at koncentrere sig om arbejdet.

Retten anerkendte virksomhedens argumenter om antallet og indholdet af e-mails og udtalte, “At udveksle private beskeder i arbejdstiden er i strid med arbejdsreglerne og pligten til at koncentrere sig om arbejdet. Desuden er det klart, at der er alvorlige problemer med denne adfærd, da de computere og andre enheder, som sagsøgeren brugte hos NTT Docomo, kun var tilladt til brug i arbejdsøjemed af kunderne.”

Men det er klart fra erfaring, at det er gavnligt at have en vis mængde privat samtale for at skabe et godt arbejdsmiljø. Når det kommer til brugen af computere og andre informationsenheder, er det normalt at tillade en vis mængde privat brug. Selvom sagsøgerens private brug kan ses som at overskride normale grænser en smule i forhold til frekvens og indhold, hvis dette var en ekstrem overtrædelse af pligten til at koncentrere sig om arbejdet, skulle der have været rapporter fra mange af de medarbejdere, der modtog disse e-mails, til virksomhedens ledere, og der skulle straks have været taget hånd om problemet, og der skulle have været givet en form for advarsel eller sanktion til sagsøgeren. I stedet blev dette først påpeget af virksomheden, da sagen kom for retten.

Tokyo District Court ruling, June 22, 2007 (2007)

Retten tog højde for, at problemet ikke tidligere var blevet påpeget, at der ikke var tegn på, at disciplinære foranstaltninger var blevet truffet for lignende handlinger, og at der ikke var opstået nogen problemer med kunder eller lignende i denne sag. Sagsøgerens anmodning om bekræftelse af sin stilling blev anerkendt, og han blev beordret til at betale ubetalt løn. Fra disse to eksempler kan vi sige, at private e-mails ikke kun bedømmes ud fra antallet alene.

Tilfælde med 32 udvekslinger over 13 måneder

Der har været et tilfælde, hvor en medarbejder blev fyret for at overtræde arbejdsreglerne ved at sende 2-3 private e-mails om måneden i arbejdstiden. Medarbejderen sagsøgte virksomheden for misbrug af opsigelsesretten.

I denne virksomhed var der arbejdsregler, der sagde:

• At man ikke må bruge computere til andet end arbejdsrelaterede formål i virksomheden
• At man ikke må sende eller modtage private e-mails i virksomheden
• At man ikke må oprette internetforbindelse til andet end arbejdsrelaterede formål i virksomheden

Sagsøgeren blev anklaget for at overtræde disse regler ved gentagne gange at sende og modtage e-mails, der ikke var relateret til arbejdet, med andre medarbejdere, herunder e-mails, der bagtalte andre medarbejdere, selvom det skete i arbejdstiden. Han blev også anklaget for at sende og modtage mange private e-mails med andre bekendte.

Retten anerkendte, at der var private e-mails blandt de e-mails, sagsøgeren sendte i arbejdstiden, men sagde:

“Det er almindeligt i samfundet at have samtaler, der ikke direkte er relateret til arbejdet, såsom smalltalk, kritik af kolleger, rygter, og planlægning af sociale arrangementer i arbejdstiden. Disse samtaler kan ikke benægtes at være nødvendige for at opbygge og opretholde gode arbejdsrelationer. Derfor kan det ikke tillades at betragte alle disse handlinger som overtrædelser af pligten til at koncentrere sig om arbejdet. Det faktum, at virksomhedens arbejdsregler forbyder udveksling af private e-mails, skal forstås som primært at forhindre medarbejdere i at forsømme deres arbejde ved at udveksle private e-mails i arbejdstiden. Derfor bør spørgsmålet være, om sagsøgerens udveksling af private e-mails oversteg det, der er acceptabelt i samfundet, og om det forstyrrede hans arbejde. Kun hvis dette er tilfældet, kan det betragtes som en overtrædelse af arbejdsreglerne.”

Dom afsagt den 18. september 2007 (Heisei 19)

Retten fortsatte med at sige:

“Mellem den 5. april 2004 (Heisei 16) og den 21. april 2005 (Heisei 17), en periode på omkring 13 måneder, sendte sagsøgeren 32 private e-mails, hvilket er dokumenteret (① til ③). Dette svarer til en frekvens på kun 2 til 3 e-mails om måneden. Desuden inkluderer indholdet af disse e-mails uundgåelige ting som svar på smalltalk fra forretningspartnere, rådgivning til yngre studerende fra hans alma mater om jobmuligheder, og planlægning af sociale arrangementer med kolleger. Der er ingen e-mails, der krævede lang tid at skrive og forstyrrede hans arbejde.”

Samme som ovenfor

Retten konkluderede, at “det er svært at anerkende, at de private e-mails, sagsøgeren sendte, oversteg det, der er acceptabelt i samfundet, og det kan ikke betragtes som en overtrædelse af arbejdsreglerne.” Retten erklærede derfor opsigelsen for ugyldig. Uanset hvilke arbejdsregler der er på plads, er det urimeligt at gøre et problem ud af denne mængde e-mails.

I tilfælde af 28 interaktioner over 7 måneder

Der er et eksempel, hvor medarbejderne X1 og X2 i sundhedsforsikringsforeningen, udfordrede de disciplinære handlinger og lønnedskæringer over for X1 og X2 fra Y, hævdede at årsagerne til handlingerne var ikke-eksisterende eller misbrug af disciplinære rettigheder, og derfor var ugyldige. De søgte bekræftelse af ugyldigheden af hver handling, betaling af lønnedskæringer, bekræftelse af, at X1 er i sin tidligere position som afdelingsleder, og betaling af forskellen i tillæg før og efter handlingerne.

Handlingerne, der førte til disciplinære handlinger over for X1, var som følger:

• At have undladt at rapportere til sin overordnede og advare en medarbejder, der sendte private e-mails i arbejdstiden, selvom han var klar over det
• At have sendt private e-mails med en medarbejder
• At have installeret Yahoo Messenger på en computer uden tilladelse og opfordret andre medarbejdere til at deltage i samtaler ved hjælp af dette
• At have brugt chat til at kommunikere og tale privat med eksterne personer i arbejdstiden
• At have sendt private e-mails mellem medarbejdere i arbejdstiden ved hjælp af en computer

Det centrale spørgsmål var, om disse handlinger overtrådte foreningens medarbejderregler, der siger “Medarbejdere må ikke spilde eller bruge genstande til privat brug” og “Medarbejdere må ikke forlade deres angivne arbejdsplads uden grund i arbejdstiden”, og selv hvis de gjorde det, om straffen var misbrug af disciplinære rettigheder.

Med hensyn til disciplinære handlinger omkring privat brug af computere (den første disciplinære handling), blev det konkluderet, at de private e-mails, som X sendte, klart overtrådte reglerne (forbud mod privat brug af genstande), da de brugte foreningens computer til privat brug. Efter at have overvejet, om dette var misbrug af disciplinære rettigheder, blev det konkluderet, at selvom X’s private e-mails ikke var hyppige, var der ingen regler for håndtering af arbejdscomputere i foreningen, og der var ingen advarsler eller advarsler om privat brug af computere af medarbejdere. Derudover var der tvivl om retfærdigheden i undersøgelsesmetoden for kommunikationsregistre, og lønnedskæringerne overtrådte artikel 91 i den japanske arbejdsstandardlov (“Lønnedskæringer må ikke overstige halvdelen af den gennemsnitlige daglige løn pr. gang”), så lønnedskæringerne over for X var for strenge efter samfundets normer og manglede rimelighed, og blev derfor erklæret ugyldige som misbrug af disciplinære rettigheder. (Sapporo District Court, 26. maj 2005 (2005))

Med hensyn til frekvensen, i tilfældet med X1, blev det sagt, at der kun var 28 gange i cirka 7 måneder, men foreningen hævdede, at der kunne antages at være mange tilfælde af privat brug, da sagsøgerne slettede kommunikationsregistrene. Retten advarede dog om, at “da disciplinære handlinger er en form for straf, bør handlinger baseret på ren spekulation og gætteri uden beviser ikke tillades”.

Opsummering

I begyndelsen af denne artikel stillede vi spørgsmålet om, hvor mange private e-mails der skal til, før det bliver et problem. Men det er ikke kun antallet af private e-mails, der kan blive et problem.
Det afhænger af under hvilke betingelser, i hvilket miljø, med hvilken frekvens og hvilken type private e-mails der udveksles. Hvis private e-mails bliver et problem på arbejdspladsen eller lignende, vil det være en god idé at konsultere en erfaren advokat, før situationen eskalerer.