Hvad er lovene vedrørende afgang af medlemmer fra systemudviklingsprojekter?

I systemudviklingsprojekter er det normalt at opdele hver proces og hver opgave for at fremme så meget planlægning som muligt. Men uanset hvor meget vi vægter planlægning, er der uforudsete problemer, der ikke kan forhindres, er det ikke problemer relateret til ‘mennesker’? Især risikoen for pludselig sygdom eller afgang blandt projektmedlemmer kan være svær at forhindre, uanset hvor meget vi fokuserer på opfølgning. I denne artikel vil vi forklare, hvordan loven er relateret til afgang af projektmedlemmer.

Medlemmers afgang er en del af projektledelsesforpligtelserne

Først og fremmest antages det, at en leverandør i et systemudviklingsprojekt har en omfattende forpligtelse til at sikre en gnidningsløs fremdrift. Det er leverandørens ansvar at estimere det nødvendige personale, tidsramme, budget og arbejdstid for at sikre projektets fremdrift, og at bede brugeren om nødvendig hjælp efter behov. Disse forpligtelser kaldes “projektledelsesforpligtelser”, og deres eksistens er blevet påpeget gentagne gange i tidligere retssager.

https://monolith.law/corporate/project-management-duties[ja]

En pludselig afgang af en medarbejder på leverandørsiden kan betragtes som en type problem med leverandørens projektledelsesforpligtelser.

• Overarbejde og arbejde i weekender, der fører til fysisk udmattelse
• Psykisk stress på grund af dårlige menneskelige relationer

Der kan være mange årsager til, at en medarbejder pludselig forlader et projekt. Men disse er grundlæggende set problemer med leverandørens arbejdsstyringsforpligtelser. Derfor, selvom sådanne omstændigheder resulterer i forsinkelser i levering, er sandsynligheden for at blive fritaget for kontraktbrud lav. Det vil sige, at leverandøren forventes at have en planlagt tilgang til projektledelse, der tager højde for muligheden for pludselige vakancer.

Vigtige retssager vedrørende medlemsafgang

Sagen om forsinket levering på grund af medlemsafgang

Den retssag, vi citerer nedenfor, handler om en situation, hvor et projekt ikke skrider frem som planlagt efter en pludselig afgang af et medlem, hvilket resulterer i en forsinket levering. I denne sag var der også omstændigheder, hvor brugerens repræsentant havde en intimiderende holdning over for leverandørens repræsentant, hvilket også lagde en psykologisk byrde på dem.

Sagen blev kompliceret mellem brugeren, der ønskede at forfølge leverandøren for misligholdelse af kontrakten på grund af forsinket levering, og leverandøren, der ønskede at forfølge brugeren for overtrædelse af samarbejdsforpligtelsen på grund af deres høje og intimiderende holdning.

https://monolith.law/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

Men retten afgjorde, at de forskellige omstændigheder ikke fritog leverandøren for deres projektledelsesforpligtelser og støttede brugerens synspunkt (understreget og fed skrift er tilføjet af forfatteren).

Leverandøren hævder, at brugerens repræsentant, med angribende og højtryks tale og fornærmelser, tvang leverandørens repræsentant til at trække sig fra dette kontraktarbejde.

Det er sandt, at brugerens repræsentant, i et møde omkring november 2003 (Heisei 15), sagde med en stærk tone, “Har du ingen motivation?“, “Dette er slutningen på kontrakten. Det er slut, når jeg forlader dette rum.“, men dette skyldes, at på trods af at prototypen skulle være klar i slutningen af oktober 2003 (Heisei 15) ifølge den grundlæggende aftale, blev den ekstra funktion, der var målet for denne udvikling, ikke inkluderet i kravspecifikationen, og selvom der blev givet kommentarer til det indsendte kravspecifikationsudkast, var der ingen respons på dette. Det kan ikke siges, at det var en overdreven handling.

Desuden, selvom C trak sig fra dette kontraktarbejde på grund af sygdom, er årsagen ikke klar, men selvom stress fra dette kontraktarbejde var årsagen, er det grundlæggende et spørgsmål om arbejdsstyring hos leverandøren, og det kan ikke tilskrives brugeren.

Tokyo District Court, 4. december 2007 (Heisei 19)

I ovenstående retssag blev leverandørens ansvar ikke fritaget, selv efter at have taget højde for det faktum, at brugeren havde presset leverandøren med en “stærk tone”. Baggrunden for denne afgørelse kan være, at det ville være uretfærdigt at tilskrive brugeren, der pressede med forskellige “stærke toner”, i betragtning af leverandørens dårlige respons. Det blev afgjort, at der ikke skulle anerkendes en overtrædelse af samarbejdsforpligtelsen fra brugeren, efter at have antaget skemaet, hvor hele systemudviklingsprojektet er etableret ved opfyldelse af projektledelsesforpligtelsen fra leverandøren og opfyldelse af samarbejdsforpligtelsen fra brugeren. Denne betydning bør ses i formuleringen “det kan ikke siges, at det var en overdreven handling”.

Hvad vi kan lære fra ovenstående retssag

Derudover kan vi lære vigtige lektioner som følger:

• Når et projektmedlem trækker sig på grund af sygdom, og leverandøren ønsker at tilskrive brugeren, kræves det, at leverandøren beviser årsagssammenhængen → Men det er normalt ikke let at bevise en årsagssammenhæng.
• Selvom det kan bevises, at arbejdsbyrden blev større på grund af brugeren, og medlemmet blev syg, vil det normalt stadig blive betragtet som et problem med leverandørens arbejdsstyring → Hvis vi fokuserer på brugen af den stærke formulering “overdreven handling” i dommen, bør vi antage, at situationer, der fritager leverandørens ansvar for arbejdsstyring, er meget begrænsede.

Forberedelse på risikoen for medlemmers afgang

Som det fremgår, selvom der opstår en pludselig mangel på personale, er det meget vanskeligt at placere skylden på brugerens side. Det kan ske, at du bliver tvunget til at gennemføre omfattende yderligere udvikling eller bliver presset til at ændre specifikationerne senere. Men det er ikke let at bevise en årsagssammenhæng mellem fysisk og mental stress og den øgede arbejdsbyrde. Med dette i tankerne er det vigtigt at forberede sig på problemer som sygdom eller dårlig helbred blandt projektmedlemmer og at arbejde på at opbygge et personalesystem.

Hvis dette punkt skulle blive udfordret i retten, er det klart, at leverandørsiden ville være i en meget ugunstig position. Derfor er det vigtigste at tage foranstaltninger for at forhindre sådanne konflikter. Mulige foranstaltninger kan være som følger:

Opbyg en struktur, der forhindrer isolering af ansvarlige personer

Det er vigtigt at undgå situationer, hvor en enkelt person deltager i møder alene, og i stedet opbygge en struktur, hvor flere personer deltager i møder. Dette kan hjælpe med at forhindre følelsen af isolation.

Stræb efter en generøs personaleallokering

Det er også vigtigt at have en generøs personaleallokering. At sikre tilstrækkeligt personale kan øge omkostningerne. Men hvis man tager højde for omkostningerne ved erstatning for forsinkelser og risikoen for yderligere afgang i forbindelse med håndtering af sådanne problemer, kan det være mere rationelt at sikre tilstrækkeligt personale fra starten.

Gennemgå placeringen før helbredet forværres

Hvis en person forlader, kan det øge arbejdsbyrden for de andre medarbejdere og potentielt føre til en ond cirkel med flere afgange. For at undgå denne ond cirkel er det vigtigt at gennemgå placeringen før helbredet forværres alvorligt.

Gennemfør grundig ændrings- og dokumentstyring af projektet

Det er ikke let at bevise en årsagssammenhæng mellem et teammedlems afgang og en overtrædelse af brugerens samarbejdspligt. Men det er stadig vigtigt at gennemføre grundig ændrings- og dokumentstyring. Dette skyldes, at selvom man ikke kan bevise årsagen til et teammedlems afgang, hvis der er en situation med overdreven arbejdsbyrde, der kan føre til sygdom, kan det indeholde elementer, der understøtter en overtrædelse af brugerens samarbejdspligt. Sådanne omstændigheder kan tjene som bevis for berettigelse til kompensation for uagtsomhed, selvom leverandøren bliver holdt ansvarlig for manglende opfyldelse af forpligtelser eller mangelfuld garanti i tilfælde af et “brand” i projektet.

I den følgende artikel forklarer vi vigtigheden af dokumentstyring i systemudviklingsprojekter.

https://monolith.law/corporate/the-minutes-in-system-development[ja]

For en mere detaljeret diskussion specifikt om ændringer i specifikationer, se den følgende artikel.

https://monolith.law/corporate/howto-manage-change-in-system-development[ja]

Opsummering

Vi har gennemgået juridiske overvejelser i forbindelse med fænomenet “teammedlemmers afgang”. Det er sandt, at det juridisk set er ekstremt vanskeligt for en leverandør at holde en bruger ansvarlig for et medlems afgang.

Men selv med disse omstændigheder er det vigtigt ikke at misforstå og tænke, at “lovgivningen er ubrugelig i spørgsmål om teammedlemmers afgang”. Den tankeproces, der er præsenteret i de citerede retssager, stiller spørgsmålet om, hvordan man definerer grænsen mellem “leverandørens projektledelsesforpligtelse” og “brugerens samarbejdsforpligtelse”. Desuden er det ikke ualmindeligt, at sådanne forebyggende foranstaltninger først kan udledes ved at regne baglæns fra de forventede konfliktsituationer.

Det er vigtigt at forstå, at “det er ufordelagtigt at kæmpe i retten” ikke betyder, at “lovgivningen er ubrugelig”, men snarere at “det er vigtigt at se tingene fra et forebyggende juridisk perspektiv”.