외부 이사의 책임 제한 계약이란? 절차의 흐름과 계약서 작성 시 주의점

최근 몇 년 동안, 회사의 부정행위가 잇따르는 가운데 이사회가 경영진을 충분히 감독하는 것이 요구되고 있으며, 그 일환으로 외부 이사의 활용이 진행되고 있습니다.

2021년 3월 1일에 시행된 개정 ‘일본 회사법’에서는 상장 회사 등에서 외부 이사의 설치가 의무화되었습니다. 따라서, 상장 기업뿐만 아니라, 앞으로 상장을 목표로 하는 기업에게도 외부 이사의 확보는 큰 과제가 되고 있습니다.

또한, 비상장 회사라 할지라도 VC 등으로부터 투자를 받을 때에, 외부 이사의 수용이 조건으로 제시되는 경우도 있습니다. 이처럼 회사가 외부에서 이사를 받아들일 때, 회사와 이사 사이에서 미리 책임 제한 계약을 체결하는 경우가 많이 보입니다.

그래서, 이 글에서는 책임 제한 계약이 무엇인지, 책임 제한 계약을 체결하기 위해 어떤 절차가 필요한지에 대해 자세히 설명하겠습니다.

사외이사의 책임 제한 계약 및 적용 범위

사외이사의 증가에 따라, 책임 제한 계약의 활용이 진행되고 있습니다.

도쿄증권거래소의 ‘도쿄증권거래소 상장기업 코퍼레이트 거버넌스 백서 2015[ja]‘(36페이지)에 따르면, 회사와 책임 제한 계약을 체결하고 있는 사외이사의 비율은 2014년(헤이세이 26년) 시점에서 도쿄증권거래소 상장기업 전체의 78.6%에 이르며, 책임 제한 계약의 체결이 실무상 정착하고 있는 것으로 파악됩니다.

여기서는, 책임 제한 계약이 무엇인지, 어떤 이사가 책임 제한 계약을 체결할 수 있는지에 대해 설명하겠습니다.

또한, 투자 계약에서의 이사 파견에 대해서는 아래의 기사에서도 자세히 설명하고 있으니, 꼭 확인해 주세요.

관련 기사: 투자 계약에서의 이사 파견 조항이란[ja]

그리고, VC 등과 체결하는 투자 계약 전반에 대해서는 아래의 기사에서 자세히 설명하고 있으니, 이것도 꼭 확인해 주세요.

관련 기사: 투자 계약에서의 회사 운영에 관한 조항이란[ja]

이사의 책임 제한 계약이란

책임 제한 계약은, 이사에게 손해배상 책임이 발생한 경우, 그 이사의 책임을 일정 금액 내로 제한하는 것을 내용으로 하는 합의입니다.

책임 제한 계약은, 실제로 이사가 손해배상 책임을 부담하기 전에 체결됩니다. 구체적으로는 이사에 취임한 때에 체결되는 것이 일반적입니다.

책임의 면제에 대해서는, 아래에서 설명하겠지만, 주주총회나 이사회의 결의에 의해 면제할 수 있는 제도도 마련되어 있습니다. 그러나, 이러한 제도에서는, 결의에 의해 실제로 책임이 면제되는지, 면제액이 얼마가 되는지에 대해 불명확하기 때문에, 사외이사가 되는 자로서는 고액의 배상 책임을 부담하게 될 불안을 해소할 수 없습니다.

반면, 책임 제한 계약에서는, 손해배상 책임이 발생하기 전에 책임을 제한할 수 있습니다. 이렇게, 책임 제한 계약에 의해 고액의 배상 책임을 부담하게 되는 위험을 줄임으로써, 사외이사가 되는 인력을 더욱 확보하기 쉬워지는 효과를 기대할 수 있습니다. 사외이사와 책임 제한 계약을 체결하는 경우가 증가하고 있는 것은, 이러한 사정이 있는 것으로 생각됩니다.

그러나, 책임 제한 계약에서, 책임의 상한액을 자유롭게 정할 수 있는 것은 아닙니다. 회사법에서는, 이 상한액에 대해, 다음의 2가지 중 더 높은 금액으로 정하고 있습니다.

• 정관에서 정한 금액
• 회사법이 정하는 최저 책임 한도액 (회사법 제425조 제1항)

후자의 최저 책임 한도액은, 사외이사의 경우, ‘보수’ (회사법 시행규칙 제113조)의 2배로 정하고 있습니다.

업무집행 이사는 책임 제한의 대상 외

책임 제한 계약을 회사와 체결할 수 있는 이사는, 업무집행 이사가 아닌 이사에 한정되어 있습니다. 따라서, 대표이사나, 업무를 집행하는 이사로서 이사회의 결의에 의해 선정된 이사는, 책임 제한 계약을 체결할 수 없습니다.

사외이사는 업무집행 이사 이외의 이사에서 선출되므로, 사외이사라면 책임 제한 계약을 체결하는 데 문제가 없습니다. 그러나, 사외이사에서 업무집행 이사로 취임하는 경우에는, 책임 제한 계약의 효력이 상실되므로, 주의가 필요합니다 (회사법 제427조 제2항).

책임 제한 계약 체결을 위한 절차

책임 제한 계약을 체결할 경우, 단순히 계약을 체결하는 것뿐만 아니라, 사전에 일본 회사법(Companies Act)의 절차를 준수해야 합니다. 여기에서는 책임 제한 계약을 체결하기 위해 사전에 진행해야 하는 절차에 대해 설명하겠습니다.

책임 제한 계약을 체결할 수 있다는 조항의 작성

책임 제한 계약을 체결하기 위해서는 회사의 정관에 책임 제한 계약을 체결할 수 있다는 내용이 명시되어 있어야 합니다. 따라서, 먼저 정관을 변경하여 책임 제한 계약 체결에 관한 규정을 포함시키게 됩니다.

책임 상한액을 정관에서 정할지 판단

책임 제한 계약을 체결한 경우의 책임 상한액은, 정관에서 정한 금액이나 법률에 의해 정해진 최소 책임 한도액 중 더 높은 금액이 됩니다. 따라서, 정관에서 이 최소 책임 한도액보다 낮은 금액을 책임 상한액으로 정하는 것은 의미가 없습니다.

따라서, 책임 상한액을 정관에서 정하는 것이 의미가 있는 경우는, 책임 상한액을 법정 최소 책임 한도액보다 높게 설정하고 싶은 경우입니다. 그래서 회사는 책임 한도액을 정관에서 정할지 여부를 판단하게 됩니다.

실제로 정관에서 책임 상한액을 정하는지 여부는 회사에 따라 다릅니다. 이사에게 책임을 추구하는 주주의 입장에서는 일본 회사법 제 425 조 제 1 항에 정한 최소 책임 한도액보다 높은 상한액을 정관에서 정해주는 것이 좋습니다.

반면에, 투자자가 사외 이사를 받아들일 경우, 파견하는 측은 주주이지만, 책임 상한액은 낮은 것이 선호될 수 있습니다.

책임 상한액을 정관에서 정하는 경우의 규정 예

책임 상한액을 정관에서 정하는 경우, 다음과 같은 규정을 설정할 수 있습니다.

제○조(이사와의 책임 제한 계약)
본 회사는, 일본 회사법 제427조 제1항의 규정에 따라, 이사(업무 실행 이사 등을 제외한다.)와의 사이에서, 일본 회사법 제423조 제1항의 배상 책임을 제한하는 계약을 체결할 수 있다. 단, 해당 계약에 따른 배상 책임의 한도액은, ○엔 이상으로 사전에 정한 금액 또는 법령에 정한 최소 책임 한도액 중 더 높은 금액으로 한다.

책임 상한액을 정관에서 정하지 않는 경우의 규정 예

책임 상한액을 정관에서 정하지 않는 경우, 다음과 같은 규정을 설정할 수 있습니다.

제○조(이사와의 책임 제한 계약)
본 회사는, 일본 회사법 제427조 제1항의 규정에 따라, 이사(업무 실행 이사 등을 제외한다.)와의 사이에서, 일본 회사법 제423조 제1항의 배상 책임을 제한하는 계약을 체결할 수 있다. 단, 해당 계약에 따른 배상 책임의 한도액은, 법령에 정한 최소 책임 한도액으로 한다.

감사의 동의

책임 제한 계약을 체결할 수 있다는 규정을 정관에 명시하는 경우, 이 정관의 변경에 대해 주주 총회의 결의에 의해 승인을 받아야 합니다.

감사를 설치한 회사의 경우, 이러한 정관 변경을 주주 총회에 제출할 때는, 사전에 모든 감사의 동의를 받아야 합니다(일본 회사법 제427조 제3항, 제425조 제3항 제1호). 또한, 감사회를 설치한 회사라도, 이 안건의 제출에 대해 감사회의 결의에 의한 승인은 필요하지 않습니다.

주주 총회의 특별 결의

정관 변경을 위한 안건에 대해 감사로부터 동의를 받을 수 있었다면, 이 안건에 대해 주주 총회의 결의에 의한 승인을 받아야 합니다.

정관 변경을 할 경우, 주주 총회의 특별 결의에 의한 승인이 필요합니다(일본 회사법 제466조, 제309조 제2항 제11호).

특별 결의에서는 원칙적으로, 의결권을 행사할 수 있는 주주의 의결권의 과반수를 가진 주주가 참석하고, 참석 주주의 의결권의 3분의 2 이상의 찬성이 없으면 결의가 성립하지 않습니다.

정관 변경과 같은 회사의 기본을 변경하는 행위에서는 신중한 판단이 요구되므로, 참석 주주의 의결권의 3분의 2 이상의 찬성이 요구됩니다.

변경의 등기

책임 제한 계약에 관한 정관의 규정은 등기 사항이 됩니다. 따라서, 주주 총회의 결의에 의해 정관 변경이 승인되고 정관에 책임 제한 계약 체결에 관한 규정이 설정된 경우, 이 규정을 등기해야 합니다(일본 회사법 제911조 제3항 제25호).

이를 위한 등기는, 정관 변경의 효력이 발생한 후 2주일 이내에 진행해야 합니다(일본 회사법 제915조 제1항).

책임 제한 계약서 작성 시 주의사항

사외이사와 책임 제한 계약을 체결할 경우, 책임 한도액 등을 정하는데 있어서 회사 정관에 명시된 내용과 불일치가 발생하지 않도록 주의해야 합니다.

구체적으로는, 다음과 같은 조항이 정해질 수 있습니다(가는 주식회사, 나는 사외이사).

제○조 (배상 책임의 제한)
나가 가의 이사로서의 임무를 게을리하여 가에게 손해를 입혔을 경우, 나가 그 직무 수행에 있어서 선의와 중대한 과실이 없는 경우, 가의 정관에서 정한 금액 또는 일본 회사법 제425조 제1항에서 정한 최소 책임 한도액 중 더 높은 금액을 한도로 가에 대한 손해배상 책임을 부담하며, 그 금액을 초과하는 부분에 대해서는 가는 나를 면책한다.

또한, 책임 제한 계약의 유효 기간이 만료된 후에도, 해당 이사가 계약 기간 중에 행한 행위에 대해 이 계약이 적용된다는 규정이나, 일본 회사법상의 제약 등에 관한 조항을 포함시킬 수도 있습니다.

사업을 실행하는 이사의 책임을 경감하는 방법

외부 이사와는 달리, 대표 이사 등의 사업 실행 이사는 책임 제한 계약을 체결할 수 없습니다.

그러나, 이러한 이사에 대해서도, 주주 총회의 특별 결의에 의해, 법정의 최저 책임 한도액을 한도로 책임을 경감할 수 있습니다(일본 회사법 제425조 제1항).

또한, 이사회의 결의에 의해, 법정의 최저 책임 한도액을 한도로 책임을 경감할 수 있습니다(일본 회사법 제426조 제1항). 이 경우, 이사회 결의에 의해 책임을 경감할 수 있다는 사항을 정관에 명시해야 합니다. 더불어, 주주 전원의 동의가 있으면, 이사의 책임을 면제할 수 있습니다(일본 회사법 제424조).

요약: 책임 제한 계약서 작성 시 변호사에게 상담하시기 바랍니다

회사가 외부 이사를 도입하는 경우가 증가함에 따라, 외부 이사를 초대하기 쉽게 하는 방법으로 책임 제한 계약의 이용이 일반화되고 있습니다. 그러나, 책임 제한 계약의 체결에는 사전에 정관의 규정이 필요한 점과, 체결 가능한 이사나 한도액의 제한 등, 사전에 확인해야 할 사항이 많이 있습니다.

특히, 정관의 변경 등 회사법상 정해진 절차를 소홀히 하게 되면, 계약의 효력이 인정되지 않을 가능성이 있으므로, 충분한 주의가 필요합니다. 외부 이사와 책임 제한 계약의 체결을 고려하고 계신 분은, 기업 법무에 능통한 변호사에게 상담하시는 것을 권장합니다.

본 법률사무소의 대책 안내

본 법률사무소에서는 도쿄증권거래소 프라임 상장기업부터 벤처기업에 이르기까지 다양한 사건에 대한 계약서 작성 및 검토를 진행하고 있습니다. 만약 기업 법률 문제에 대해 고민이 있다면, 아래를 참조해 주시기 바랍니다.

관련 기사: 계약서 작성 및 검토 등[ja]