กรอบกฎหมายและการปฏิบัติงานจริงเกี่ยวกับวันหยุดพักร้อนประจําปีตามกฎหมายแรงงานของญี่ปุ่น

ในระบบกฎหมายแรงงานของญี่ปุ่น (Japan’s labor law system) การลาพักร้อนประจำปีเป็นสิทธิพื้นฐานที่มอบให้แก่ลูกจ้าง เพื่อให้พนักงานสามารถฟื้นฟูสภาพจิตใจและร่างกาย และใช้ชีวิตสังคมอย่างเต็มที่ จากมุมมองของการบริหารจัดการบริษัท การเข้าใจและบริหารจัดการระบบการลาพักร้อนประจำปีอย่างถูกต้องไม่ใช่เพียงแค่ประเด็นเกี่ยวกับสวัสดิการเท่านั้น แต่ยังเป็นหน้าที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎหมายและการจัดการความเสี่ยงด้านแรงงาน ผู้บริหารต้องเผชิญกับความท้าทายหลายประการ ได้แก่ การคำนวณจำนวนวันลาพักร้อนที่มอบให้แก่แต่ละพนักงานอย่างถูกต้อง การปรับสมดุลระหว่างคำขอการใช้วันลาจากพนักงานกับความจำเป็นในการดำเนินธุรกิจ และการปฏิบัติตามหน้าที่ในการใช้วันลาอย่างน้อย 5 วันต่อปีที่ได้รับการบังคับใช้ตั้งแต่ปี 2019 การจัดการเหล่านี้ยังรวมถึงการดูแลงานที่เกี่ยวข้องและการพิจารณาทางการเงินด้วย บทความนี้จะอธิบายกรอบกฎหมายของระบบการลาพักร้อนประจำปีตามกฎหมายแรงงานญี่ปุ่น (Japanese Labor Standards Act) และตัวอย่างคดีที่เกี่ยวข้องอย่างครอบคลุมจากมุมมองของผู้เชี่ยวชาญ เราจะจัดระเบียบและอธิบายประเด็นที่บริษัทต้องเผชิญในการปฏิบัติงานอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ข้อกำหนดในการมอบสิทธิ์ สิทธิและหน้าที่ของนายจ้างและลูกจ้าง วิธีการจัดการแบบมีแผนที่เป็นกลยุทธ์ เช่น ระบบการมอบสิทธิ์แบบมีแผน และผลทางกฎหมายเมื่อมีการฝ่าฝืนกฎหมาย  

เงื่อนไขและจำนวนวันในการให้วันลาพักร้อนประจำปีตามกฎหมายแรงงานของญี่ปุ่น

การให้วันลาพักร้อนประจำปีมีพื้นฐานมาจากมาตรา 39 ของกฎหมายแรงงานญี่ปุ่น ซึ่งไม่เหมือนกับระบบวันหยุดที่บริษัทจัดตั้งขึ้นเองเพื่อเป็นสวัสดิการ แต่เป็นหน้าที่ที่กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องปฏิบัติ พนักงานจะมีสิทธิ์ได้รับวันลาพักร้อนประจำปีครั้งแรกเมื่อตอบสนองตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนดทั้งสองประการ  

เงื่อนไขแรกคือการทำงานต่อเนื่อง พนักงานจะต้องทำงานอย่างต่อเนื่องเป็นเวลา 6 เดือนนับจากวันที่เริ่มจ้างงาน เงื่อนไขที่สองคืออัตราการเข้างาน ในช่วง 6 เดือนนั้น พนักงานจะต้องมีอัตราการเข้างานไม่ต่ำกว่า 80% ของวันทำงานทั้งหมด นายจ้างจะต้องให้วันลาพักร้อนประจำปี 10 วันทำงานเป็นหลักกับพนักงานที่ตอบสนองตามเงื่อนไขเหล่านี้

หลังจากได้รับการให้วันลาครั้งแรก จำนวนวันลาพักร้อนประจำปีจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนปีที่ทำงานต่อเนื่อง สำหรับพนักงานทั่วไป หลังจากทำงานต่อเนื่อง 6 เดือนและได้รับวันลา 10 วันทำงาน จำนวนวันลาจะเพิ่มขึ้นทุกๆ 1 ปีที่ผ่านไป และเมื่อทำงานต่อเนื่องมากกว่า 6 ปี 6 เดือน จะได้รับวันลาสูงสุด 20 วันทำงาน  

ในทางกลับกัน พนักงานที่ทำงานน้อยกว่าเต็มเวลา เช่น พนักงานพาร์ทไทม์ ก็จะได้รับวันลาพักร้อนประจำปีเช่นกัน แต่จำนวนวันลาจะถูกกำหนดโดยอิงจากจำนวนวันทำงานตามปกติในแต่ละสัปดาห์ เป็นต้น การให้วันลาแบบสัดส่วนนี้จะใช้กับพนักงานที่มีชั่วโมงทำงานตามปกติต่อสัปดาห์น้อยกว่า 30 ชั่วโมง และมีวันทำงานตามปกติต่อสัปดาห์ไม่เกิน 4 วัน หรือมีวันทำงานตามปกติต่อปีไม่เกิน 216 วัน จำนวนวันลาที่ได้รับจะเป็นไปตามตารางด้านล่างนี้  

วันลาพักร้อนประจำปียังมีกฎเกณฑ์เกี่ยวกับการยกยอดและการหมดอายุ พนักงานที่ไม่ได้ใช้วันลาพักร้อนประจำปีในปีนั้นๆ สามารถยกยอดไปใช้ในปีถัดไปได้ อย่างไรก็ตาม ตามมาตรา 115 ของกฎหมายแรงงานญี่ปุ่น สิทธิ์ในการใช้วันลาพักร้อนประจำปีจะหมดอายุลงภายใน 2 ปีนับจากวันที่เกิดขึ้น  

ตามหลักของกฎหมาย วันลาพักร้อนประจำปีจะถูกให้ตามวันที่เริ่มจ้างงานของแต่ละพนักงาน ทำให้ “วันที่อ้างอิง” สำหรับการให้วันลาของแต่ละพนักงานนั้นแตกต่างกัน ซึ่งอาจทำให้บริษัทที่มีจำนวนพนักงานมากต้องเผชิญกับความยุ่งยากในการจัดการ ต้องติดตามวันที่อ้างอิงของแต่ละพนักงานแยกกัน คำนวณจำนวนวันลาที่จะให้ และจัดการช่วงเวลาที่ต้องใช้วันลาอย่างน้อย 5 วันตามที่กฎหมายกำหนด ซึ่งอาจนำไปสู่การเพิ่มขึ้นของต้นทุนการจัดการและความเสี่ยงในการคำนวณผิดพลาด เพื่อรับมือกับปัญหานี้ บางบริษัทจึงนำระบบที่เรียกว่า “การจัดการแบบเท่าเทียมกัน” มาใช้ ซึ่งเป็นวิธีการจัดการที่กำหนดวันที่อ้างอิงสำหรับวันลาพักร้อนประจำปีของพนักงานทุกคนให้ตรงกัน เช่น ทุกๆ วันที่ 1 เมษายนของทุกปี การใช้วิธีนี้ช่วยให้สามารถรวมงานจัดการวันลาพักร้อนประจำปีเป็นงานที่ทำเพียงครั้งเดียวต่อปี ทำให้การจัดการมีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดความเสี่ยงในการทำผิดพลาด อย่างไรก็ตาม เมื่อนำระบบนี้มาใช้ จำเป็นต้องคำนึงถึงผลประโยชน์ของพนักงานไม่ให้เสียหาย เช่น การให้วันลาก่อนหน้าวันที่กฎหมายกำหนดให้กับพนักงานที่เข้าทำงานในช่วงหลังของปี และต้องออกแบบระบบให้ไม่ต่ำกว่ามาตรฐานขั้นต่ำที่กฎหมายกำหนด ดังนั้น การจัดการวันที่อ้างอิงให้เป็นเอกภาพไม่ใช่แค่การเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงานเท่านั้น แต่ควรพิจารณาเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการทรัพยากรบุคคลอย่างมีกลยุทธ์ที่ยึดหลักการปฏิบัติตามกฎหมาย  

สิทธิ์ในการกำหนดเวลาการลาพักร้อนของลูกจ้างและสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเวลาการลาของนายจ้างภายใต้กฎหมายแรงงานของญี่ปุ่น

เรื่องการกำหนดเวลาในการลาพักร้อนประจำปีของลูกจ้างนั้นเป็นจุดที่สิทธิ์ของลูกจ้างและความจำเป็นในการบริหารจัดการธุรกิจของนายจ้างมาบรรจบกัน กฎหมายแรงงานของญี่ปุ่นได้จัดตั้งระบบเพื่อสร้างความสมดุลในเรื่องนี้

ขั้นต้น ตามหลักการพื้นฐาน ลูกจ้างมีสิทธิ์ในการลาพักร้อนประจำปีในช่วงเวลาที่ตนเองต้องการ ซึ่งเรียกว่า “สิทธิ์ในการกำหนดเวลา” ลูกจ้างไม่มีหน้าที่ต้องอธิบายเหตุผลในการลาพักร้อนให้กับนายจ้าง และนายจ้างโดยหลักการแล้วไม่สามารถปฏิเสธคำขอดังกล่าวได้

อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้นหนึ่งข้อสำหรับสิทธิ์ของลูกจ้างนี้ นั่นคือ “สิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเวลา” ของนายจ้าง ตามมาตรา 39 ข้อ 5 ของกฎหมายแรงงานของญี่ปุ่น ระบุว่า หากการให้ลาพักร้อนในช่วงเวลาที่ลูกจ้างขอ “จะขัดขวางการดำเนินงานของธุรกิจอย่างปกติ” นายจ้างจะสามารถเปลี่ยนแปลงวันลาพักร้อนไปยังช่วงเวลาอื่นได้

ข้อกำหนด “การขัดขวางการดำเนินงานของธุรกิจอย่างปกติ” นี้ถูกตีความอย่างเข้มงวด การที่ที่ทำงานมีความวุ่นวายหรือการหาบุคลากรทดแทนที่ยากลำบากเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอที่จะทำให้การใช้สิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเวลาถูกต้องตามกฎหมาย ตามตัวอย่างคดีในศาล จะต้องพิจารณาถึงสถานการณ์ต่างๆ อย่างเป็นกลาง เช่น ลักษณะงานที่ลูกจ้างรับผิดชอบ ความวุ่นวายของงาน ความยากลำบากในการหาบุคลากรทดแทน และจำนวนลูกจ้างอื่นๆ ที่ขอลาในวันเดียวกัน สิ่งสำคัญคือ นายจ้างมีหน้าที่ต้องพยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้ลูกจ้างสามารถลาพักร้อนตามที่ต้องการได้ โดยการจัดหาบุคลากรทดแทนหรือปรับตารางงานเป็นต้น

ศาลฎีกาของญี่ปุ่นได้กำหนดมาตรฐานสูงสำหรับการใช้สิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเวลาผ่านคำพิพากษาในอดีต ตัวอย่างเช่น ในคดีของสำนักงานโทรเลขโทรศัพท์นี้โนะฮานะของบริษัทโทรคมนาคม (คำพิพากษาของศาลฎีกาวันที่ 18 มีนาคม 1982) และคดีของสำนักงานโทรเลขโทรศัพท์ฮิโรซากิ (คำพิพากษาของศาลฎีกาวันที่ 10 กรกฎาคม 1987) ได้ชี้ให้เห็นว่า นายจ้างสามารถใช้สิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเวลาได้เฉพาะในสถานการณ์ที่จำกัดมาก เช่น การหาบุคลากรทดแทนที่มีความยากลำบากอย่างเป็นกิจจะลักษณะ

คดีที่น่าสนใจในปัจจุบันคือ คดีของบริษัทรถไฟโดยสารทางตะวันออก (คำพิพากษาของศาลอุทธรณ์โตเกียววันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2024) ในคดีนี้ การใช้สิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเวลาของบริษัทต่อคำขอลาพักร้อนประจำปีของพนักงานขับรถไฟชินคันเซ็นถูกตัดสินว่าเป็นไปตามกฎหมาย เนื่องจากเหตุผลที่ศาลใช้ในการตัดสินคือ ความเชี่ยวชาญสูงและความสำคัญในการรักษาความปลอดภัยของงานขับรถไฟชินคันเซ็น ความยากลำบากในการหาบุคลากรทดแทน และความพยายามของบริษัทในการจัดตั้งระบบการจัดการบุคลากรอย่างมีแผนและเป็นธรรม เช่น ระบบการจัดลำดับการลาพักร้อน คำพิพากษานี้บ่งชี้ว่า ในอุตสาหกรรมพิเศษที่มีความสำคัญต่อสังคม เช่น การขนส่งสาธารณะ และมีความยากลำบากในการหาบุคลากรทดแทน นายจ้างสามารถใช้สิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเวลาได้หากมีการจัดการบุคลากรอย่างมีแผนและเป็นธรรม

นอกจากนี้ การใช้สิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเวลาต่อคำขอลาพักร้อนระยะยาวของลูกจ้างที่กำลังจะลาออกก็เป็นประเด็นที่ถกเถียงกัน โดยหลักการแล้ว ไม่สามารถให้วันทดแทนแก่ผู้ที่กำลังจะลาออกได้ ดังนั้นการใช้สิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเวลาจึงไม่ได้รับการยอมรับ อย่างไรก็ตาม ในคดีของบริษัท R (คำพิพากษาของศาลแขวงโตเกียววันที่ 19 มกราคม 2009) ได้มีการยอมรับข้อยกเว้นนี้ ภายใต้สถานการณ์พิเศษที่ลูกจ้างเป็นผู้รับผิดชอบโครงการสำคัญ การส่งมอบงานยังไม่เสร็จสิ้น และการขาดงานของลูกจ้างนั้นจะส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อธุรกิจ คำพิพากษานี้แสดงให้เห็นว่า การใช้สิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเวลาต่อผู้ที่กำลังจะลาออกไม่ได้เป็นไปไม่ได้เสมอไป แต่จะจำกัดเฉพาะในกรณีที่มีเหตุผลที่เป็นกิจจะลักษณะและสำคัญอย่างมาก

จากคำพิพากษาเหล่านี้ สิ่งที่เด่นชัดคือ การใช้สิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเวลาไม่ใช่เพียงแค่สิทธิ์ของนายจ้าง แต่เป็นการทดสอบความสามารถในการจัดการแรงงานของนายจ้าง “เพราะช่วงเวลานั้นวุ่นวาย” ไม่ใช่เหตุผลที่สามารถยอมรับได้ตามกฎหมาย สิ่งที่ศาลต้องการทราบคือ “นายจ้างได้ทำความพยายามอย่างไรเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกจ้างในการลาพักร้อน” การขาดแคลนบุคลากรอย่างต่อเนื่องไม่ใช่เหตุผลที่สามารถใช้เพื่อเปลี่ยนแปลงเวลาได้ แต่ถือเป็นปัญหาในการบริหารจัดการ ดังนั้น เมื่อพิจารณาการใช้สิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเวลา จะต้องตรวจสอบว่าการตัดสินใจนั้นสามารถผ่านการตรวจสอบของศาลได้หรือไม่ นั่นคือ นายจ้างได้มีการจัดการแรงงานอย่างมีแผนและเป็นระบบหรือไม่

หน้าที่ในการให้ลาพักร้อนประจำปี 5 วันตามกฎหมายแรงงานของญี่ปุ่น

ตั้งแต่วันที่ 1 เมษายน 2019 (พ.ศ. 2562) กฎหมายแรงงานของญี่ปุ่นได้มีการแก้ไขใหม่ ซึ่งนำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงสำคัญในระบบการลาพักร้อนประจำปี การแก้ไขนี้กำหนดให้นายจ้างทุกรายต้องรับรองว่าพนักงานที่เข้าข่ายได้รับการลาพักร้อนประจำปี 5 วันอย่างแน่นอน  

พนักงานที่เข้าข่ายหน้าที่นี้คือผู้ที่ได้รับสิทธิ์ลาพักร้อนประจำปี 10 วันขึ้นไปในปีงบประมาณนั้น ซึ่งรวมถึงผู้จัดการและผู้ควบคุมงาน พนักงานที่จ้างแบบมีกำหนดเวลา และพนักงานพาร์ทไทม์ที่ได้รับวันลาตามสัดส่วนจนครบ 10 วัน  

ช่วงเวลาที่นายจ้างต้องปฏิบัติตามหน้าที่นี้คือภายใน 1 ปีนับจากวันที่ให้สิทธิ์ลาพักร้อน (ซึ่งเรียกว่า “วันที่เป็นมาตรฐาน”) ในช่วงเวลา 1 ปีนี้ นายจ้างต้องรับรองว่าพนักงานได้ใช้สิทธิ์ลาพักร้อนประจำปีอย่างน้อย 5 วัน  

หัวใจสำคัญของระบบนี้คือการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันของนายจ้าง หรือที่เรียกว่า “หน้าที่ในการกำหนดเวลาลา” นายจ้างควรจะสนับสนุนให้พนักงานลาพักร้อนในช่วงเวลาที่พวกเขาต้องการ แต่หากพนักงานไม่ได้ใช้สิทธิ์ลาอย่างน้อย 5 วันภายใน 1 ปีนับจากวันที่เป็นมาตรฐาน นายจ้างจะต้องกำหนดเวลาลาที่เหลือให้ อย่างไรก็ตาม นายจ้างไม่สามารถกำหนดวันลาโดยไม่ได้รับความยินยอมจากพนักงาน และต้องพยายามเคารพความประสงค์ของพนักงานให้มากที่สุดเมื่อกำหนดเวลาลา  

ตามหน้าที่ใหม่นี้ นายจ้างจะต้องจัดทำ “สมุดบันทึกการลาพักร้อนประจำปี” ที่บันทึกวันที่เป็นมาตรฐาน วันที่ใช้สิทธิ์ลา และจำนวนวันลาที่เหลือของแต่ละพนักงาน และต้องเก็บรักษาบันทึกเหล่านี้ไว้เป็นเวลา 3 ปี (แม้ว่าตามการแก้ไขกฎหมายจะต้องเก็บไว้ 5 ปี แต่ในช่วงเวลาของมาตรการผ่อนปรนจะใช้เวลา 5 ปี)  

สิ่งที่ควรทราบคือ ในการคำนวณจำนวนวันลา 5 วันที่ต้องปฏิบัติตามหน้าที่ ลาครึ่งวันสามารถนับเป็น 0.5 วันได้ แต่การลาแบบเป็นชั่วโมงไม่สามารถนำมาคำนวณได้  

หากนายจ้างไม่ปฏิบัติตามหน้าที่นี้ อาจถูกลงโทษด้วยการปรับไม่เกิน 300,000 เยนต่อพนักงาน 1 คน  

การแก้ไขกฎหมายนี้หมายถึงการเปลี่ยนแปลงพาราไดม์ในระบบการลาพักร้อนประจำปีของญี่ปุ่น ในอดีต อัตราการใช้สิทธิ์ลาพักร้อนที่ต่ำมักถูกมองว่าเป็นปัญหาของความตระหนักและวัฒนธรรมในที่ทำงานของพนักงานเอง แต่การแก้ไขกฎหมายในปี 2019 ได้เปลี่ยนการลาพักร้อนจาก “สิทธิ์ของพนักงาน” เป็น “หน้าที่ของนายจ้าง” นายจ้างไม่ได้เป็นเพียงผู้ให้สิทธิ์ลาเท่านั้น แต่ยังต้องรับผิดชอบในการจัดการและรับรองว่าสิทธิ์ลานั้นถูกใช้จริง ด้วยเหตุนี้ การจัดการลาพักร้อนประจำปีจึงไม่ใช่เพียงแค่ส่วนหนึ่งของการจัดการแรงงาน แต่ยังเป็นประเด็นความเป็นไปตามกฎหมายที่สำคัญและมีโทษปรับ และยังเป็นส่วนหนึ่งของการกำกับดูแลกิจการของบริษัทอีกด้วย  

ระบบการมอบวันลาพักร้อนประจำปีอย่างมีแผน

เพื่อส่งเสริมการใช้วันลาพักร้อนประจำปีและเพิ่มความสามารถในการวางแผนการดำเนินงานของธุรกิจ กฎหมายแรงงานของญี่ปุ่นได้กำหนด “ระบบการมอบวันลาอย่างมีแผน” ซึ่งเป็นระบบที่อนุญาตให้นายจ้างและตัวแทนของลูกจ้างทำข้อตกลงร่วมกันเพื่อกำหนดวันลาที่จะใช้ล่วงหน้าสำหรับบางส่วนของวันลาพักร้อนประจำปี

ระบบนี้มีพื้นฐานทางกฎหมายอยู่ในมาตรา 39 ข้อ 6 ของกฎหมายแรงงานของญี่ปุ่น ข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดในการนำระบบนี้มาใช้คือการรับรองว่าลูกจ้างมีวันลาที่สามารถใช้ได้อย่างอิสระสำหรับเหตุผลส่วนตัว เช่น การป่วยหรือเหตุฉุกเฉิน ดังนั้น อย่างน้อย 5 วันจากวันลาพักร้อนประจำปีที่ลูกจ้างมีสิทธิ์ได้รับ จะต้องเป็นวันที่ลูกจ้างสามารถกำหนดเวลาได้ด้วยตนเอง และระบบการมอบวันลาอย่างมีแผนนี้จะใช้ได้เฉพาะกับวันลาที่เกินกว่า 5 วันนั้น

ขั้นตอนในการนำระบบนี้มาใช้ประกอบด้วยสองขั้นตอน ขั้นแรกคือต้องกำหนดข้อบังคับในกฎระเบียบการทำงานว่า “อาจมีการมอบวันลาพักร้อนประจำปีอย่างมีแผนผ่านการทำข้อตกลงร่วมกัน” จากนั้น ในกรณีที่ไม่มีสหภาพแรงงาน จะต้องทำข้อตกลงร่วมกันเป็นลายลักษณ์อักษรกับตัวแทนของลูกจ้างที่เป็นตัวแทนของลูกจ้างมากกว่าครึ่งหนึ่ง ข้อตกลงร่วมกันนี้ไม่จำเป็นต้องแจ้งให้ผู้อำนวยการสำนักงานแรงงานทราบ

มีวิธีการดำเนินการระบบการมอบวันลาอย่างมีแผนหลักๆ สามแบบ แบบแรกคือ “ระบบการมอบวันลาพร้อมกัน” ซึ่งเป็นวิธีที่ทำให้พนักงานทั้งหมดในสถานที่ทำงานได้รับวันลาในวันเดียวกัน วิธีนี้มักใช้ในโรงงานอุตสาหกรรมการผลิต เพื่อให้ตรงกับช่วงปิดโรงงานในช่วงฤดูร้อนหรือช่วงปีใหม่ และสร้างวันหยุดยาว

แบบที่สองคือ “ระบบการมอบวันลาแบบสลับกัน” ซึ่งเป็นวิธีที่ให้กลุ่มงานหรือทีมต่างๆ ในองค์กรได้รับวันลาสลับกันไป วิธีนี้เหมาะกับธุรกิจที่ไม่สามารถหยุดการดำเนินงานได้ทั้งหมด เช่น ธุรกิจค้าปลีกหรือบริการ

แบบที่สามคือ “ระบบการมอบวันลาแบบบุคคล” ซึ่งเป็นวิธีที่จัดทำแผนการใช้วันลาประจำปีสำหรับแต่ละพนักงานและมอบวันลาตามแผนนั้น วิธีนี้สามารถใช้งานได้อย่างยืดหยุ่น เช่น การรวมวันสำคัญส่วนตัวของพนักงาน เช่น วันเกิดหรือวันครบรอบแต่งงานล่วงหน้าในแผน

การบังคับใช้กฎหมายให้ลูกจ้างต้องใช้วันลาอย่างน้อย 5 วันต่อปีได้เพิ่มความสำคัญของระบบการมอบวันลาอย่างมีแผน ในอดีต ระบบนี้อาจถูกมองว่าเป็นมาตรการทางเลือกเพื่อเพิ่มอัตราการใช้วันลา แต่ในปัจจุบัน มันกลายเป็นวิธีหลักในการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายอย่างมีประสิทธิภาพและมีแผน ตัวอย่างเช่น หากบริษัทกำหนดวันลาพักร้อนสำหรับทั้งบริษัท 3 วัน ก็จะทำให้พนักงานส่วนใหญ่สามารถใช้วันลาที่กฎหมายกำหนดไว้ 5 วันได้ถึง 3 วัน ซึ่งช่วยลดภาระในการติดตามสถานะการใช้วันลาของพนักงานแต่ละคนและส่งเสริมการใช้วันลา นอกจากนี้ การกำหนดวันลาล่วงหน้ายังทำให้การวางแผนการทำงานง่ายขึ้นและเพิ่มความสามารถในการคาดการณ์การดำเนินธุรกิจ ดังนั้น การบังคับใช้วันลาอย่างน้อย 5 วันและระบบการมอบวันลาอย่างมีแผนจึงไม่ใช่ระบบที่แยกจากกัน แต่เป็นระบบที่เสริมสร้างซึ่งกันและกัน สำหรับผู้บริหาร การมองระบบเหล่านี้เป็นหนึ่งเดียวและใช้ระบบการมอบวันลาอย่างมีแผนอย่างแข็งขันเป็นกุญแจสำคัญในการปฏิบัติตามกฎหมายและการจัดการแรงงานอย่างมีประสิทธิภาพ

การคำนวณค่าจ้างในระหว่างช่วงวันลาพักร้อนประจำปีตามกฎหมายแรงงานญี่ปุ่น

วันลาพักร้อนประจำปีตามชื่อที่บ่งบอกอยู่แล้วว่าเป็น “วันลาที่ได้รับค่าจ้าง” นั่นคือ แม้ในวันที่ลูกจ้างลางาน นายจ้างก็มีหน้าที่ต้องจ่ายค่าจ้าง มาตรา 39 ข้อ 9 ของกฎหมายแรงงานญี่ปุ่นกำหนดวิธีการคำนวณค่าจ้างทั้งสามแบบ และนายจ้างจะต้องเลือกใช้วิธีใดวิธีหนึ่งและระบุไว้ในกฎระเบียบการทำงานอย่างชัดเจน

วิธีแรกคือการจ่าย “ค่าจ้างปกติ” นั่นคือการจ่ายค่าจ้างที่ลูกจ้างจะได้รับหากเขาทำงานตามเวลาที่กำหนดในวันนั้น ซึ่งเป็นวิธีที่เข้าใจง่ายและเป็นที่นิยมที่สุด สำหรับลูกจ้างที่ได้รับค่าจ้างรายเดือน โดยปกติแล้วจำนวนเงินเดือนจะไม่เปลี่ยนแปลง ส่วนลูกจ้างที่ได้รับค่าจ้างตามชั่วโมง จะได้รับค่าจ้างตามจำนวนชั่วโมงที่กำหนดในวันนั้นคูณด้วยอัตราค่าจ้างต่อชั่วโมง

วิธีที่สองคือการจ่าย “ค่าจ้างเฉลี่ย” นั่นคือการคำนวณค่าจ้างโดยนำจำนวนเงินทั้งหมดที่จ่ายให้ลูกจ้างในช่วง 3 เดือนก่อนวันลาพักร้อน หารด้วยจำนวนวันทั้งหมดในช่วงเวลานั้น (จำนวนวันตามปฏิทิน) เพื่อหาค่าจ้างต่อวัน วิธีนี้มักใช้กับลูกจ้างที่ค่าจ้างมีการเปลี่ยนแปลง แต่การคำนวณอาจซับซ้อน นอกจากนี้ยังมีการกำหนดการคำนวณจำนวนเงินขั้นต่ำเพื่อป้องกันไม่ให้ค่าจ้างต่ำเกินไปเมื่อเทียบกับจำนวนวันทำงาน

วิธีที่สามคือการจ่าย “ค่าจ้างมาตรฐานต่อวัน” นั่นคือการคำนวณค่าจ้างโดยนำค่าจ้างมาตรฐานต่อเดือนตามที่กฎหมายประกันสุขภาพกำหนด หารด้วย 30 เพื่อหาค่าจ้างต่อวัน วิธีนี้มีข้อดีคือการคำนวณที่ง่าย แต่เพื่อใช้วิธีนี้ จำเป็นต้องมีการทำข้อตกลงระหว่างนายจ้างและลูกจ้างล่วงหน้า

ทั้งสามวิธีนี้มีลักษณะเฉพาะตัวและอาจทำให้จำนวนเงินที่คำนวณได้แตกต่างกัน ตารางด้านล่างนี้เป็นการเปรียบเทียบวิธีการคำนวณแต่ละแบบ

การเลือกวิธีการคำนวณใดไม่ใช่เพียงแค่การตัดสินใจทางด้านเอกสารเท่านั้น แต่เป็นการตัดสินใจทางการบริหารที่ต้องพิจารณาจากสามปัจจัย ได้แก่ ค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร ค่าใช้จ่ายในการจัดการ และความสัมพันธ์กับพนักงาน “ค่าจ้างปกติ” เป็นวิธีที่พนักงานเข้าใจได้ง่ายที่สุดและมีความโปร่งใส แต่อาจทำให้บริษัทมีค่าใช้จ่ายสูงที่สุด “ค่าจ้างเฉลี่ย” อาจช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรได้ แต่การคำนวณที่ซับซ้อนอาจเพิ่มภาระการจัดการและความเสี่ยงของข้อผิดพลาดในการคำนวณ “ค่าจ้างมาตรฐานต่อวัน” มีความสมดุลระหว่างความง่ายในการจัดการและการควบคุมค่าใช้จ่าย แต่ต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมในการทำข้อตกลงระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง ดังนั้น บริษัทจะต้องเลือกวิธีที่เหมาะสมที่สุดตามระบบการจ่ายเงินและระบบการจัดการแรงงานของตนเองอย่างมีกลยุทธ์

การห้ามการปฏิบัติที่เป็นเสียหายต่อผู้ใช้แรงงานเนื่องจากการใช้สิทธิ์ลาพักร้อนประจำปีตามกฎหมายแรงงานของญี่ปุ่น

กฎหมายแรงงานของญี่ปุ่นรับประกันสิทธิ์ในการลาพักร้อนประจำปีของผู้ใช้แรงงานอย่างแท้จริง โดยห้ามไม่ให้นายจ้างมีการกระทำใดๆ ที่จะขัดขวางการใช้สิทธิ์ดังกล่าว สาระสำคัญของการรับประกันนี้คือมาตรา 136 ของกฎหมายแรงงานของญี่ปุ่น ซึ่งระบุว่านายจ้างต้องไม่ลดค่าจ้างหรือมีการปฏิบัติที่เป็นเสียหายอื่นๆ ต่อผู้ใช้แรงงานเนื่องจากการใช้สิทธิ์ลาพักร้อนประจำปี

การปฏิบัติที่เป็นเสียหายที่กล่าวถึงนี้มีการตีความในวงกว้าง ไม่เพียงแต่การลดค่าจ้างโดยตรงเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการประเมินผลการทำงานที่เป็นเสียหายต่อโบนัสหรือการเลื่อนขั้นเงินเดือน การไม่จ่ายเงินเพิ่มสำหรับการมาทำงานครบทุกวัน การประเมินผลงานในทางลบ หรือการโยกย้ายงานที่เป็นเสียหาย เช่น ถ้านายจ้างจัดการลาพักร้อนประจำปีเป็นการขาดงานและใช้เหตุผลนี้ในการไม่จ่ายเงินเพิ่มสำหรับการมาทำงานครบทุกวันหรือลดโบนัส การกระทำเช่นนี้มีโอกาสที่จะขัดต่อกฎหมายดังกล่าว

อย่างไรก็ตาม มีข้อสำคัญที่ควรทราบเกี่ยวกับลักษณะทางกฎหมายของมาตรา 136 นี้ กฎหมายนี้ถูกตีความว่าเป็น “ข้อบังคับที่ต้องพยายามปฏิบัติ” ซึ่งหมายความว่าหากมีการฝ่าฝืน จะไม่มีการลงโทษโดยตรง นอกจากนี้ การกระทำของบริษัทที่ขัดต่อข้อบังคับนี้ก็ไม่ได้หมายความว่าจะถูกประกาศให้เป็นโมฆะทันทีตามกฎหมายส่วนบุคคล

แล้วในกรณีใดที่การกระทำของบริษัทจะถูกพิจารณาว่าผิดกฎหมาย? ในเรื่องนี้ ศาลได้กำหนดเกณฑ์ว่า ถ้าการกระทำนั้นทำให้ระบบลาพักร้อนประจำปีสูญเสียวัตถุประสงค์อย่างแท้จริง จะถือว่าขัดต่อความเป็นสาธารณะชนและเป็นโมฆะ

เกณฑ์นี้ได้รับการยืนยันจากคดี Numazu Kotsu (คำพิพากษาของศาลฎีกาวันที่ 25 มิถุนายน 1993) ในคดีนี้ มีการโต้แย้งเกี่ยวกับกฎข้อบังคับการทำงานที่ไม่จ่ายเงินเพิ่มสำหรับการมาทำงานครบทุกวันหากมีการใช้สิทธิ์ลาพักร้อนประจำปี ศาลฎีกาได้พิจารณาถึงระดับของการปฏิบัติที่เป็นเสียหายและผลกระทบที่มีต่อการใช้สิทธิ์ลาพักร้อนของผู้ใช้แรงงาน และได้ตัดสินว่า การไม่จ่ายเงินเพิ่มดังกล่าวไม่ได้มีผลกระทบอย่างมากต่อการใช้สิทธิ์ลาพักร้อน จึงถือว่ากฎข้อบังคับนั้นมีผลบังคับใช้

จากคำพิพากษานี้ สามารถสรุปได้ว่า ความถูกต้องของการปฏิบัติที่เป็นเสียหายจะถูกตัดสินจาก “ระดับ” และ “ความสมดุล” ของมัน อาจดูเหมือนว่ามีความขัดแย้งระหว่างข้อความของกฎหมายกับการตัดสินของศาล แต่นี่เป็นการแสดงถึงทัศนคติที่กฎหมายไม่ได้กำหนดมาตรฐานที่เป็นเอกภาพ แต่ประเมินผลกระทบที่แท้จริงในแต่ละกรณี นั่นคือ ถ้าระบบที่บริษัทกำหนดขึ้นมีผลกระทบทางเศรษฐกิจที่เบาบางต่อผู้ใช้แรงงานและไม่ได้ขัดขวางการใช้สิทธิ์ลาพักร้อนอย่างแท้จริง ก็อาจถูกตัดสินว่าถูกต้องตามกฎหมาย ในทางกลับกัน ถ้าระดับของการเป็นเสียหายสูงและทำให้ผู้ใช้แรงงานลังเลที่จะใช้สิทธิ์ลาพักร้อน แม้ว่าจะเป็นการกระทำทางอ้อมก็ตาม ก็มีโอกาสสูงที่จะถูกตัดสินว่าผิดกฎหมายและเป็นโมฆะ

ดังนั้น ผู้บริหารและผู้รับผิดชอบด้านการจัดการแรงงานจำเป็นต้องตรวจสอบระบบของบริษัทไม่เพียงแต่จากมุมมองทางรูปแบบว่า “ระบบนี้ได้รับอนุญาตหรือไม่” แต่ยังต้องพิจารณาจากมุมมองทางสาระว่า “การเป็นเสียหายที่ระบบนี้ก่อให้เกิดมีความรุนแรงพอที่จะทำให้ผู้ใช้แรงงานลังเลที่จะใช้สิทธิ์ลาพักร้อนหรือไม่” การกำหนดเกณฑ์การคำนวณโบนัสหรือเงินเพิ่มต้องพิจารณาอย่างรอบคอบว่ามีผลทำให้สิทธิ์ลาพักร้อนเป็นเพียงรูปแบบหรือไม่ การประเมินความสมดุลอย่างรอบคอบเป็นสิ่งจำเป็นในการหลีกเลี่ยงความเสี่ยงทางกฎหมาย

สรุป

การลาพักร้อนประจำปีเป็นระบบที่ซับซ้อนและสำคัญซึ่งกำหนดโดยกฎหมายแรงงานของญี่ปุ่น (Japan). สำหรับผู้บริหารแล้ว มีหน้าที่ทางกฎหมายหลายประการที่ต้องปฏิบัติตาม ตั้งแต่การคำนวณจำนวนวันลาที่จะให้กับพนักงานแต่ละคนอย่างถูกต้อง การปฏิบัติตามหน้าที่ในการให้ลาอย่างน้อย 5 วันต่อปี ไปจนถึงการไม่ให้เกิดการปฏิบัติที่เป็นเสียเปรียบเนื่องจากการขอลาพักร้อน การปฏิบัติตามหน้าที่เหล่านี้จำเป็นต้องมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งในกฎหมาย รวมถึงการสร้างระบบการจัดการแรงงานที่มีกลยุทธ์และการวางแผนอย่างเป็นระบบ

ที่สำนักงานกฎหมายมอนอลิธ (Monolith Law Office) เรามีประสบการณ์ในการให้คำปรึกษาที่หลากหลายเกี่ยวกับปัญหาที่ซับซ้อนซึ่งเกี่ยวข้องกับกฎหมายแรงงานของญี่ปุ่นแก่ลูกค้าทั้งในและต่างประเทศ สำนักงานของเราให้การสนับสนุนทางกฎหมายทุกด้านเกี่ยวกับระบบการลาพักร้อนประจำปี รวมถึงการสร้างและปรับปรุงกฎระเบียบการทำงาน การสนับสนุนการนำระบบการให้ลาอย่างมีแผน และการทำหน้าที่เป็นตัวแทนในข้อพิพาทระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง เพื่อให้แน่ใจว่าการปฏิบัติงานด้านทรัพยากรบุคคลของลูกค้าเราสอดคล้องกับกฎหมายและคำพิพากษาของศาลล่าสุด นอกจากนี้ ที่สำนักงานของเรายังมีทนายความที่พูดภาษาอังกฤษและมีคุณสมบัติทางกฎหมายจากต่างประเทศ ด้วยระบบที่เป็นเอกลักษณ์นี้ เราสามารถให้บริการทางกฎหมายที่ชัดเจนและแม่นยำแก่บริษัทต่างชาติที่ดำเนินธุรกิจในญี่ปุ่น โดยเอาชนะความแตกต่างของระบบกฎหมายและวัฒนธรรมทางธุรกิจ หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับการดำเนินระบบการลาพักร้อนประจำปีหรือกฎหมายแรงงานอื่นๆ ของญี่ปุ่น กรุณาติดต่อสำนักงานของเราได้ทันที