Hvad er en kontrakt med begrænset ansvar for eksterne direktører? Procedurens forløb og punkter at være opmærksom på ved oprettelse af kontrakten

I de senere år, med en række skandaler i virksomheder, er der blevet stillet krav om, at bestyrelsen nøje overvåger ledelsen, og som en del af denne indsats er brugen af eksterne direktører blevet fremmet.

Den reviderede japanske selskabslov (Companies Act), der trådte i kraft den 1. marts 2021, har gjort det obligatorisk at have eksterne direktører i børsnoterede selskaber. Derfor er det en stor udfordring ikke kun for børsnoterede virksomheder, men også for virksomheder, der sigter mod at blive børsnoteret i fremtiden, at sikre eksterne direktører.

Desuden kan det også være en betingelse for at modtage investeringer fra venturekapitalister og lignende, selv for ikke-børsnoterede virksomheder, at de accepterer eksterne direktører. Når en virksomhed accepterer direktører fra eksterne kilder, er det almindeligt at indgå en ansvarsbegrænsningsaftale på forhånd mellem virksomheden og direktøren.

I denne artikel vil vi derfor forklare i detaljer, hvad en ansvarsbegrænsningsaftale er, og hvilke procedurer der er nødvendige for at indgå en sådan aftale.

Ansvarsbegrænsende kontrakter og anvendelsesområde for eksterne direktører

Med stigningen i antallet af eksterne direktører, er anvendelsen af ansvarsbegrænsende kontrakter også stigende.

Ifølge Tokyo Stock Exchange’s “Hvidbog om Corporate Governance 2015[ja]” (side 36), var 78,6% af de eksterne direktører i selskaber noteret på Tokyo Stock Exchange i 2014 (2014) omfattet af en ansvarsbegrænsende kontrakt med selskabet. Dette viser, at indgåelsen af ansvarsbegrænsende kontrakter er ved at blive en fast praksis.

I denne artikel vil vi forklare, hvad en ansvarsbegrænsende kontrakt er, og hvilke direktører der kan indgå en sådan kontrakt.

For mere information om udsendelse af direktører i investeringskontrakter, se venligst følgende artikel.

Relateret artikel: Hvad er en klausul om udsendelse af direktører i en investeringskontrakt?[ja]

For mere information om investeringskontrakter indgået med VC osv., se venligst følgende artikel.

Relateret artikel: Hvad er en klausul om virksomhedsledelse i en investeringskontrakt?[ja]

Hvad er en ansvarsbegrænsende kontrakt for en direktør?

En ansvarsbegrænsende kontrakt er en aftale, der begrænser en direktørs ansvar til et bestemt beløb, hvis direktøren pådrager sig erstatningsansvar.

En ansvarsbegrænsende kontrakt indgås før en direktør pådrager sig erstatningsansvar. Konkret indgås den typisk, når en person bliver direktør.

Med hensyn til ansvarsfritagelse er der systemer, der tillader fritagelse gennem beslutninger truffet af generalforsamlingen eller bestyrelsen. Men disse systemer er uklare med hensyn til, om ansvar virkelig vil blive fritaget, og hvad fritagelsesbeløbet vil være, hvilket ikke fjerner bekymringen for at pådrage sig stort erstatningsansvar for dem, der bliver eksterne direktører.

Derimod kan en ansvarsbegrænsende kontrakt begrænse ansvar før erstatningsansvar opstår. På denne måde kan en ansvarsbegrænsende kontrakt forventes at gøre det lettere at sikre talent, der bliver eksterne direktører, ved at reducere risikoen for at pådrage sig stort erstatningsansvar. Det antages, at dette er grunden til, at antallet af tilfælde, hvor eksterne direktører indgår ansvarsbegrænsende kontrakter, er stigende.

Det skal dog bemærkes, at det ikke er muligt at fastsætte et vilkårligt beløb som det øvre ansvarsgrænse i en ansvarsbegrænsende kontrakt. Ifølge selskabsloven er denne øvre grænse fastsat som det højeste beløb af følgende to:

• Beløbet fastsat i vedtægterne
• Minimumsansvarsgrænsen fastsat i selskabsloven (Artikel 425, stk. 1, i selskabsloven)

Den sidstnævnte minimumsansvarsgrænse er for eksterne direktører fastsat som “løn” (Artikel 113 i selskabslovens gennemførelsesbestemmelser) gange to.

Udøvende direktører er ikke omfattet af ansvarsbegrænsning

De direktører, der kan indgå en ansvarsbegrænsende kontrakt med selskabet, er begrænset til direktører, der ikke er udøvende direktører. Derfor kan administrerende direktører eller direktører, der er udpeget som udøvende direktører ved en bestyrelsesbeslutning, ikke indgå en ansvarsbegrænsende kontrakt.

Da eksterne direktører vælges fra direktører, der ikke er udøvende direktører, er der ingen problemer med, at en ekstern direktør indgår en ansvarsbegrænsende kontrakt. Men hvis en ekstern direktør bliver en udøvende direktør, vil den ansvarsbegrænsende kontrakt miste sin virkning, så det er vigtigt at være opmærksom på dette (Artikel 427, stk. 2, i selskabsloven).

Procedure for indgåelse af ansvarsbegrænsende kontrakter

Når du indgår en ansvarsbegrænsende kontrakt, er det ikke nok bare at indgå kontrakten. Du skal også følge de procedurer, der er fastlagt i den japanske selskabslov. I denne artikel vil vi forklare de procedurer, du skal følge, før du indgår en ansvarsbegrænsende kontrakt.

Oprettelse af vedtægter, der tillader ansvarsbegrænsende kontrakter

For at indgå en ansvarsbegrænsende kontrakt skal det være fastlagt i selskabets vedtægter, at det er muligt at indgå en sådan kontrakt. Derfor skal du først ændre vedtægterne for at inkludere bestemmelser om indgåelse af ansvarsbegrænsende kontrakter.

Afgørelse om, hvorvidt ansvarsgrænsen skal fastsættes i vedtægterne

Ansvarsgrænsen for en ansvarsbegrænsende kontrakt vil være det højeste beløb, der er fastsat i vedtægterne, eller det minimumsansvar, der er fastsat ved lov. Derfor er det meningsløst at fastsætte en ansvarsgrænse i vedtægterne, der er lavere end det lovbestemte minimumsansvar.

Derfor er det kun meningsfuldt at fastsætte en ansvarsgrænse i vedtægterne, hvis du ønsker at fastsætte en ansvarsgrænse, der er højere end det lovbestemte minimum. Derfor skal selskabet afgøre, om det overhovedet ønsker at fastsætte en ansvarsgrænse i vedtægterne.

Om ansvarsgrænsen faktisk fastsættes i vedtægterne varierer fra selskab til selskab. Fra aktionærernes synspunkt, der ønsker at holde direktørerne ansvarlige, ville det være bedre, hvis vedtægterne fastsatte en ansvarsgrænse, der er højere end det minimum, der er fastsat i artikel 425, stk. 1, i den japanske selskabslov.

Omkring, hvis en investor accepterer en ekstern direktør, kan det være, at afsenderen, selvom han er en aktionær, foretrækker en lavere ansvarsgrænse.

Eksempel på bestemmelse, når ansvarsgrænsen fastsættes i vedtægterne

Hvis du vælger at fastsætte en ansvarsgrænse i vedtægterne, kan du overveje at inkludere en bestemmelse som den følgende:

Artikel ○ (Ansvarsbegrænsende kontrakt med direktører)
I henhold til artikel 427, stk. 1, i den japanske selskabslov kan vores selskab indgå en kontrakt, der begrænser erstatningsansvaret i henhold til artikel 423, stk. 1, i den japanske selskabslov med vores direktører (undtagen dem, der udfører virksomhedsopgaver). Dog skal det beløb, der er fastsat som ansvarsgrænsen i en sådan kontrakt, være det højeste beløb, der er fastsat på forhånd, eller det minimumsansvar, der er fastsat ved lov.

Eksempel på bestemmelse, når ansvarsgrænsen ikke fastsættes i vedtægterne

Hvis du vælger ikke at fastsætte en ansvarsgrænse i vedtægterne, kan du overveje at inkludere en bestemmelse som den følgende:

Artikel ○ (Ansvarsbegrænsende kontrakt med direktører)
I henhold til artikel 427, stk. 1, i den japanske selskabslov kan vores selskab indgå en kontrakt, der begrænser erstatningsansvaret i henhold til artikel 423, stk. 1, i den japanske selskabslov med vores direktører (undtagen dem, der udfører virksomhedsopgaver). Dog skal det beløb, der er fastsat som ansvarsgrænsen i en sådan kontrakt, være det minimumsansvar, der er fastsat ved lov.

Godkendelse fra revisorer

Når du inkluderer en bestemmelse i vedtægterne, der tillader indgåelse af ansvarsbegrænsende kontrakter, skal du få godkendelse til denne ændring af vedtægterne ved en beslutning på generalforsamlingen.

I selskaber med revisorer skal du have samtykke fra alle revisorer, før du fremsætter et forslag om at ændre vedtægterne på generalforsamlingen (artikel 427, stk. 3, og artikel 425, stk. 3, nr. 1, i den japanske selskabslov). Bemærk, at selv i selskaber med et revisionsudvalg er det ikke nødvendigt at få godkendelse fra revisionsudvalget for at fremsætte dette forslag.

Særlig beslutning på generalforsamlingen

Når du har fået samtykke fra revisorerne til forslaget om at ændre vedtægterne, skal du få godkendelse til dette forslag ved en beslutning på generalforsamlingen.

For at ændre vedtægterne skal du have godkendelse ved en særlig beslutning på generalforsamlingen (artikel 466 og artikel 309, stk. 2, nr. 11, i den japanske selskabslov).

En særlig beslutning kræver, at aktionærer, der har over halvdelen af stemmeretten, er til stede, og at mindst to tredjedele af de stemmeberettigede aktionærer stemmer for. Hvis disse betingelser ikke er opfyldt, vil beslutningen ikke være gyldig.

Da ændringer i vedtægterne er en ændring i selskabets grundlæggende struktur, kræves der en omhyggelig vurdering, og derfor kræves der mindst to tredjedele af stemmerne fra de tilstedeværende aktionærer.

Registrering af ændringer

Bestemmelser i vedtægterne om ansvarsbegrænsende kontrakter er registreringsoplysninger. Derfor, når en ændring i vedtægterne er godkendt ved en beslutning på generalforsamlingen, og en bestemmelse om indgåelse af ansvarsbegrænsende kontrakter er inkluderet i vedtægterne, skal du registrere denne bestemmelse (artikel 911, stk. 3, nr. 25, i den japanske selskabslov).

Denne registrering skal foretages inden for to uger efter, at ændringen i vedtægterne træder i kraft (artikel 915, stk. 1, i den japanske selskabslov).

Punkter at være opmærksom på ved udarbejdelse af en ansvarsbegrænsningskontrakt

Når du indgår en ansvarsbegrænsningskontrakt med en ekstern direktør, skal du være opmærksom på at sikre, at der ikke opstår uoverensstemmelser mellem det, der er fastsat i kontrakten, såsom ansvarsbegrænsningsbeløbet, og det, der er fastsat i vedtægterne.

Specifikt kan følgende klausuler overvejes (hvor A er et aktieselskab, og B er en ekstern direktør).

Paragraf ○ (Begrænsning af erstatningsansvar)
Hvis B forårsager skade på A ved at forsømme sine pligter som direktør for A, skal B, medmindre B har handlet i god tro og uden grov uagtsomhed, påtage sig erstatningsansvar over for A op til det højeste beløb fastsat i A’s vedtægter eller det minimumsansvarsbeløb fastsat i paragraf 425, stk. 1, i den japanske selskabslov (Company Law). A skal fritage B for ethvert beløb, der overstiger dette beløb.

Desuden kan det overvejes at inkludere klausuler om, at denne kontrakt fortsat gælder for handlinger, som den pågældende direktør har foretaget under kontraktens løbetid, selv efter at kontraktens gyldighedsperiode er udløbet, samt klausuler om begrænsninger i henhold til den japanske selskabslov (Company Law).

Sådan reduceres ansvaret for direktører, der udfører virksomhedsopgaver

I modsætning til eksterne direktører kan udførende direktører som administrerende direktører ikke indgå en begrænset ansvarskontrakt.

Ikke desto mindre kan ansvaret for sådanne direktører reduceres til det lovbestemte minimumsansvar ved en særlig beslutning på generalforsamlingen (Artikel 425, stk. 1, i den japanske virksomhedslov).

Desuden kan ansvaret reduceres til det lovbestemte minimumsansvar ved en beslutning i bestyrelsen (Artikel 426, stk. 1, i den japanske virksomhedslov). I dette tilfælde skal det være angivet i vedtægterne, at ansvaret kan reduceres ved en bestyrelsesbeslutning. Hvis alle aktionærer er enige, kan direktørens ansvar undtages (Artikel 424 i den japanske virksomhedslov).

Opsummering: Konsulter en advokat, når du opretter en ansvarsbegrænset kontrakt

Med en stigende tendens til at virksomheder indfører eksterne bestyrelsesmedlemmer, er brugen af ansvarsbegrænsede kontrakter blevet en almindelig metode til at gøre det lettere at rekruttere disse. Dog er der mange punkter, der skal kontrolleres på forhånd, når man indgår en ansvarsbegrænset kontrakt, såsom behovet for at have bestemmelser i vedtægterne på forhånd, begrænsninger på hvilke bestyrelsesmedlemmer der kan indgå kontrakten, og begrænsninger på beløbsgrænsen.

Især hvis man forsømmer procedurer fastlagt i virksomhedsloven, såsom ændringer i vedtægterne, er der en risiko for, at kontraktens gyldighed ikke anerkendes, så det er vigtigt at være meget omhyggelig. Hvis du overvejer at indgå en ansvarsbegrænset kontrakt med et eksternt bestyrelsesmedlem, anbefales det at konsultere en advokat, der er ekspert i virksomhedsret.

Introduktion til vores firmas tiltag

Vores firma håndterer oprettelse og gennemgang af kontrakter for en bred vifte af sager, lige fra virksomheder noteret på Tokyo Stock Exchange Prime til opstartsvirksomheder. Hvis du har problemer med virksomhedsret, kan du henvise til nedenstående.

Relaterede artikler: Oprettelse og gennemgang af kontrakter osv.[ja]