การตีความนโยบาย "การทบทวนทุก 3 ปี" ของกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล: ผลกระทบต่อการปฏิบัติงานขององค์กรและจุดสำคัญในการตอบสนอง

เมื่อวันที่ 9 มกราคม ปีเรวะที่ 8 (ค.ศ. 2026) คณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของญี่ปุ่นได้ประกาศ “นโยบายการแก้ไขกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่มีการทบทวนทุก 3 ปี” การแก้ไขครั้งนี้มีเป้าหมายเพื่อส่งเสริมการใช้ข้อมูลในยุค AI ในขณะเดียวกันก็มีการจัดระเบียบกฎและข้อบังคับเกี่ยวกับการใช้ข้อมูลที่ไม่เหมาะสม โดยมีการกำหนด “ค่าปรับ” ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อการจัดการข้อมูลของบริษัทต่างๆ ในญี่ปุ่น

บทความนี้จะอธิบายจุดสำคัญในการแก้ไขที่บริษัทควรทราบในทางปฏิบัติ

เบื้องหลังและข้อกำหนดเชิงระบบของนโยบายแก้ไขกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลในญี่ปุ่น

เบื้องหลังของการกำหนดนโยบายแก้ไขในครั้งนี้มีองค์ประกอบหลักอยู่สามประการ

“การทบทวนทุก 3 ปี” ในฐานะข้อบังคับทางกฎหมาย

ประการแรกคือข้อกำหนดเชิงระบบ ในบทเฉพาะกาลของกฎหมายแก้ไขในปีเรวะที่ 2 (2020) ได้กำหนดให้มีการพิจารณาสถานการณ์การบังคับใช้กฎหมายทุก 3 ปี โดยคำนึงถึงแนวโน้มระหว่างประเทศ ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร และสถานการณ์การสร้างอุตสาหกรรมใหม่ ๆ และดำเนินการตามมาตรการที่จำเป็น

นโยบายแก้ไขในครั้งนี้ถูกแสดงออกมาเป็นข้อสรุปของการพิจารณาที่เริ่มต้นตั้งแต่เดือนพฤศจิกายนปีเรวะที่ 5 (2023) ตามข้อกำหนดนี้

อ้างอิง: คณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล｜กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล การทบทวนทุก 3 ปี

การเชื่อมโยงกับการปฏิรูปดิจิทัลของรัฐบาลญี่ปุ่น

ประการที่สองคือความสอดคล้องกับยุทธศาสตร์การใช้ประโยชน์จากข้อมูลของรัฐบาลญี่ปุ่น รัฐบาลได้ตัดสินใจในที่ประชุมคณะรัฐมนตรีในเดือนมิถุนายนปีเรวะที่ 7 (2025) เกี่ยวกับ “นโยบายพื้นฐานเกี่ยวกับรูปแบบของระบบการใช้ประโยชน์จากข้อมูล” และกำลังดำเนินการจัดทำกฎหมายข้ามขอบเขตเพื่อสร้างวงจรที่ดีระหว่างข้อมูลและ AI โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การแพร่หลายอย่างรวดเร็วของ AI และการพัฒนาความซับซ้อนของการประมวลผลข้อมูลทำให้เกิดปัญหาที่บุคคลไม่สามารถเข้าใจการจัดการข้อมูลของตนเองได้ง่าย

เพื่อรับมือกับปัญหานี้ การสร้างความเชื่อมั่นที่ทำให้บุคคลสามารถให้ข้อมูลได้อย่างมั่นใจจึงเป็นสิ่งจำเป็น และมีความต้องการในการจัดทำระบบที่ส่งเสริมการใช้ประโยชน์และรับรองความมีประสิทธิภาพของกฎระเบียบหลังการใช้งาน

การตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมทางสังคมและเทคโนโลยี

ประการที่สามคือการเปลี่ยนแปลงของความเสี่ยงที่ล้อมรอบสิทธิและผลประโยชน์ของบุคคล

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา การใช้ข้อมูลชีวภาพที่เป็นตัวแทนของข้อมูลลักษณะใบหน้า (ข้อมูลที่สามารถระบุบุคคลได้โดยการแปลงรูปร่างและการจัดวางส่วนต่าง ๆ ของใบหน้าเป็นตัวเลข) ได้แพร่หลายมากขึ้น รวมถึงปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของเด็กที่มีอายุต่ำกว่า 16 ปีก็ได้ปรากฏขึ้น

นอกจากนี้ ยังมีกรณีที่ข้อมูลส่วนบุคคลถูกนำไปใช้ในทางที่ผิดในอาชญากรรม เช่น การฉ้อโกงพิเศษหรือการฟิชชิ่งที่เริ่มต้นจาก “รายชื่อมืด” และในขณะที่การมอบหมายการจัดการข้อมูลให้กับภายนอกเพิ่มขึ้น ความเสี่ยงที่เกิดจากการที่ผู้รับมอบหมายใช้ข้อมูลเกินขอบเขตงานก็ถูกชี้ให้เห็น

การที่ไม่สามารถตอบสนองต่อความเสี่ยงใหม่ ๆ เหล่านี้ได้อย่างเพียงพอภายใต้กรอบกฎหมายปัจจุบันเป็นหนึ่งในเบื้องหลังของการทบทวนครั้งนี้

4 เสาหลักของนโยบายการแก้ไขกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลในญี่ปุ่น

นโยบายการแก้ไขในครั้งนี้ประกอบด้วย 4 เสาหลักใหญ่ เราจะอธิบายรายละเอียดของแต่ละเสาหลัก

การส่งเสริมการใช้ข้อมูลอย่างเหมาะสมในญี่ปุ่น

ในการแก้ไขครั้งนี้ การใช้ข้อมูลที่มีผลกระทบต่อสิทธิและผลประโยชน์ของบุคคลน้อย จะมีการทบทวนวิธีการมีส่วนร่วมของบุคคล เพื่อให้การใช้ข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในกรณีที่มีการใช้ข้อมูลในรูปแบบที่ไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้ เช่น การสร้างข้อมูลสถิติหรือการพัฒนา AI จะมีการกำหนดทิศทางให้ไม่จำเป็นต้องได้รับความยินยอมจากบุคคลภายใต้เงื่อนไขบางประการในการให้ข้อมูลส่วนบุคคลแก่บุคคลที่สาม

นอกจากนี้ ในกรณีที่เห็นได้ชัดว่าการให้ข้อมูลไม่ขัดต่อความประสงค์ของบุคคลจากสถานการณ์การได้รับข้อมูล (เช่น การให้ข้อมูลการจองโรงแรมแก่สถานที่พักหรือการแชร์ข้อมูลในกรณีการโอนเงินระหว่างประเทศ) ก็มีการพิจารณาให้ไม่จำเป็นต้องได้รับความยินยอมเช่นกัน

ยิ่งไปกว่านั้น สำหรับข้อยกเว้นที่เกี่ยวข้องกับการปกป้องชีวิต ร่างกาย ทรัพย์สิน หรือการส่งเสริมสุขอนามัยสาธารณะ จะมีการทบทวนเพื่อผ่อนคลายเงื่อนไข “การได้รับความยินยอมเป็นเรื่องยาก” ในปัจจุบัน และสำหรับข้อยกเว้นที่เกี่ยวข้องกับการวิจัยทางวิชาการ ก็มีการพิจารณาทบทวนเพื่อให้การวิจัยทางคลินิกโดยสถาบันการแพทย์เป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

การจัดการความเสี่ยงอย่างเหมาะสมภายใต้กฎหมายญี่ปุ่น

การปรับปรุงกฎระเบียบให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของวิธีการจัดการถือเป็นประเด็นสำคัญที่ได้รับการพิจารณาในญี่ปุ่น

ประการแรก ในเรื่องกฎระเบียบเกี่ยวกับผู้เยาว์ การจัดการข้อมูลส่วนบุคคลจากผู้ที่มีอายุต่ำกว่า 16 ปี จำเป็นต้องมีการพิจารณาให้ผู้แทนตามกฎหมายเข้ามามีส่วนร่วมตามหลักการ นอกจากนี้ ยังมีการเสนอให้มีการกำหนดหน้าที่ใหม่ในการพิจารณา “ผลประโยชน์สูงสุดของตัวบุคคล” ในการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของผู้เยาว์

ต่อมา ในเรื่องกฎระเบียบเกี่ยวกับข้อมูลชีวภาพ เช่น ข้อมูลลักษณะใบหน้า ซึ่งสามารถระบุบุคคลได้อย่างต่อเนื่อง มีการพิจารณาให้เพิ่มความเข้มงวดในการแจ้งวัตถุประสงค์การใช้งานและขยายขอบเขตการขอหยุดการใช้งาน นอกจากนี้ ยังมีการพิจารณาทบทวนการให้ข้อมูลแก่บุคคลที่สามผ่านการเลือกไม่เข้าร่วม (opt-out)

นอกจากนี้ ในเรื่องกฎระเบียบเกี่ยวกับการมอบหมายงาน มีการพิจารณาให้ชัดเจนขึ้นเพื่อป้องกันการใช้งานนอกขอบเขตงานโดยผู้รับมอบหมาย ในขณะเดียวกัน หากเป็นการดำเนินการตามคำสั่งของผู้มอบหมายโดยใช้การประมวลผลเชิงกลไกเท่านั้น ก็มีการเสนอให้ปรับปรุงหน้าที่ให้มีความสมเหตุสมผล

นอกจากนี้ ยังมีการพิจารณาออกแบบระบบใหม่ในการตอบสนองต่อกรณีการรั่วไหลของข้อมูล โดยปรับปรุงวิธีการแจ้งเตือนและรายงานให้สอดคล้องกับระดับความเสี่ยง

การป้องกันการใช้งานที่ไม่เหมาะสม

เกี่ยวกับการป้องกันการใช้งานที่ไม่เหมาะสม กฎระเบียบจะถูกเสริมสร้างเพื่อป้องกันการนำไปใช้ในทางอาชญากรรมในประเทศญี่ปุ่น

สำหรับข้อมูลที่สามารถติดต่อบุคคลเฉพาะได้ เช่น หมายเลขโทรศัพท์หรือ Cookie ID แม้ว่าจะไม่ถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคล แต่จะห้ามการใช้หรือการได้มาซึ่งข้อมูลเหล่านี้เพื่อวัตถุประสงค์ที่ไม่เหมาะสม เช่น การหลอกลวงแบบฟิชชิ่ง นอกจากนี้ จะมีการบังคับให้ตรวจสอบตัวตนของผู้รับและวัตถุประสงค์การใช้งานเมื่อมีการให้ข้อมูลผ่านระบบการเลือกไม่รับ (opt-out) เพื่อควบคุมการกระจายรายชื่อที่ไม่ถูกต้อง

การประกันความมีประสิทธิผลของการปฏิบัติตามกฎระเบียบในญี่ปุ่น

การประกันความมีประสิทธิผลของการปฏิบัติตามกฎระเบียบในญี่ปุ่นถือเป็นข้อกังวลที่สำคัญที่สุดในการแก้ไขครั้งนี้ เพื่อให้สามารถออกคำสั่งแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว จึงมีการทบทวนข้อกำหนดใหม่ รวมถึงการสร้างข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการขอความร่วมมือจากบุคคลที่สาม (เช่น ผู้ให้บริการโฮสติ้ง) ที่ช่วยเหลือการกระทำที่ฝ่าฝืนกฎหมาย

นอกจากนี้ ยังมีการนำระบบที่สั่งให้ผู้ประกอบการที่รวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลจำนวนมากและใช้หรือให้ข้อมูลในทางที่ไม่เหมาะสมเพื่อแสวงหาผลประโยชน์ทางเศรษฐกิจ ต้องชำระค่าปรับเท่ากับจำนวนผลประโยชน์ทางทรัพย์สินที่ได้รับ ระบบนี้จะจำกัดเฉพาะกรณีขนาดใหญ่ที่มีจำนวนบุคคลเกิน 1,000 คนเป็นหลัก แต่จะทำให้ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบของบริษัทเพิ่มขึ้นอย่างมาก

การตอบสนองที่บริษัทต้องดำเนินการต่อการแก้ไขกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลในญี่ปุ่น

เนื้อหาของนโยบายการแก้ไขมีความหลากหลาย และบริษัทจะต้องทำการทบทวนระบบกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างรอบด้าน เราจะจัดระเบียบการตอบสนองที่จำเป็นอย่างชัดเจน

การสร้างระบบการจัดการผู้รับจ้างใหม่และการทบทวนสัญญา

การแก้ไขนี้จะกำหนดให้ผู้รับจ้างต้องมีหน้าที่ทางกฎหมายโดยตรง บริษัทต้องตรวจสอบว่าผู้รับจ้างไม่ได้ใช้ข้อมูลเกินขอบเขตงานที่ได้รับมอบหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่มีการพัฒนา AI หรือการวิเคราะห์ข้อมูลที่มอบหมายให้ภายนอก การใช้ข้อมูลเพื่อการเรียนรู้ของผู้รับจ้างเองอาจถูกห้ามอย่างชัดเจนภายใต้กฎหมายใหม่

ในทางกลับกัน ในกรณีที่มีการมอบหมายงานที่เป็น “การประมวลผลเชิงกล” เท่านั้น บริษัทควรเตรียมการแก้ไขสัญญาเพื่อให้ได้รับข้อยกเว้นจากหน้าที่ โดยการตกลงวิธีการจัดการทั้งหมดในสัญญาและระบุมาตรการการรับรู้สถานการณ์อย่างชัดเจน

การจัดเตรียมกฎพิเศษเกี่ยวกับข้อมูลผู้เยาว์และข้อมูลชีวภาพ

บริษัทที่ให้บริการแก่ผู้เยาว์ที่มีอายุต่ำกว่า 16 ปี ต้องเร่งสร้างกระบวนการยืนยันอายุและการดำเนินการเพื่อขอความยินยอมจากผู้แทนตามกฎหมาย นอกจากนี้ยังมีหน้าที่พิจารณา “ผลประโยชน์สูงสุดของผู้เยาว์” ซึ่งอาจต้องเพิ่มคำอธิบายที่เข้าใจง่ายสำหรับผู้เยาว์ในนโยบายความเป็นส่วนตัว

นอกจากนี้ บริษัทที่ใช้ระบบการจดจำใบหน้าต้องเตรียมพร้อมสำหรับการบังคับใช้กฎหมายที่กำหนดให้ต้องแจ้งข้อมูลที่ควรทราบ เช่น ชื่อผู้เก็บข้อมูล วัตถุประสงค์การใช้งานที่ชัดเจน และลักษณะทางกายภาพ โดยต้องตรวจสอบเนื้อหาที่ระบุในบอร์ดประกาศหรือเว็บไซต์

การใช้สถิติเป็น “การกำกับดูแลเชิงรุก”

การแก้ไขครั้งนี้ยังมีด้านที่ส่งเสริมการใช้ประโยชน์จากข้อมูล โดยมีการพิจารณาข้อยกเว้นที่ไม่ต้องขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลสำหรับการสร้างสถิติ ซึ่งอาจขยายขอบเขตการใช้ประโยชน์ในด้านการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงหรือการพัฒนา AI ภายใต้เงื่อนไขบางประการ

บริษัทควรจัดเตรียมกฎภายในเพื่อใช้ประโยชน์จากข้อยกเว้นนี้อย่างเหมาะสม (เช่น การห้ามใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่น การจำกัดการให้ข้อมูลแก่บุคคลที่สาม และกระบวนการประกาศที่เหมาะสม) เพื่อสร้างฐานทางกฎหมายสำหรับการสร้างนวัตกรรม

การจัดการความเสี่ยงต่อการลงโทษที่เข้มงวดและค่าปรับ

ประเด็นสำคัญในการทบทวนครั้งนี้คือการเสริมสร้างระบบค่าปรับและบทลงโทษ หากเกิดการรั่วไหลขนาดใหญ่หรือการใช้ข้อมูลที่ไม่เหมาะสม อาจมีคำสั่งจากหน่วยงานรัฐและการเรียกเก็บค่าปรับที่เทียบเท่ากับผลประโยชน์ที่ได้รับอย่างไม่ถูกต้อง

นอกจากนี้ ยังมีการอภิปรายเกี่ยวกับการเสริมสร้างบทลงโทษต่อองค์กร ซึ่งการสร้างระบบการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อป้องกันการได้มาซึ่งข้อมูลจากผู้ขายรายชื่อที่ไม่เหมาะสมหรือการใช้ข้อมูลที่อาจนำไปสู่การฉ้อโกงเป็นสิ่งสำคัญ

สรุป: ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับแนวทางการแก้ไขกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของญี่ปุ่น

แนวทางการแก้ไขกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของญี่ปุ่นในครั้งนี้ไม่ใช่เพียงการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย แต่เป็นการตอบสนองต่อการมาถึงของยุค AI และการก่ออาชญากรรมข้อมูลที่รุนแรงขึ้น ซึ่งมีประสิทธิภาพสูงมาก

ร่างกฎหมายแก้ไขนี้มีกำหนดจะยื่นต่อสภาในญี่ปุ่นในช่วงการประชุมปกติของปีเรวะที่ 8 (ค.ศ. 2026) และหากผ่านการอนุมัติ คาดว่าจะมีผลบังคับใช้ในช่วงปีเรวะที่ 9 ถึง 10 (ค.ศ. 2027-2028) ขณะนี้ที่แนวทางการแก้ไขได้ถูกเปิดเผยแล้ว การพิจารณาทบทวนการจัดการข้อมูลของบริษัทตนเองตั้งแต่ตอนนี้โดยไม่ต้องรอให้กฎหมายมีผลบังคับใช้เป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะการนำระบบค่าปรับและการกำหนดกฎระเบียบที่เข้มงวดต่อข้อมูลของผู้เยาว์และข้อมูลชีวภาพ ซึ่งเป็นประเด็นที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการบริหารจัดการ เราขอแนะนำให้ติดตามแนวโน้มการออกกฎหมายในอนาคตอย่างใกล้ชิด และร่วมมือกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องภายในบริษัทเพื่อเตรียมความพร้อมอย่างมั่นคง

คำแนะนำเกี่ยวกับมาตรการโดยสำนักงานกฎหมายของเรา

สำนักงานกฎหมายโมโนลิธเป็นสำนักงานกฎหมายที่มีความเชี่ยวชาญสูงทั้งในด้าน IT โดยเฉพาะอินเทอร์เน็ตและกฎหมาย ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา การกำกับดูแลเกี่ยวกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลในญี่ปุ่นได้รับความสนใจอย่างมาก ทางสำนักงานของเรามีการให้บริการโซลูชั่นสำหรับปัญหาด้านแรงงาน รายละเอียดเพิ่มเติมสามารถดูได้ในบทความด้านล่างนี้