일본 회사법이 정하는 주주총회 소집 통지의 하자와, 그와 관련된 판례

주주총회의 적절한 운영은 회사의 경영자에게 매우 중요합니다. 이는 원활한 기업 거버넌스와 주주와의 좋은 관계를 유지하는 데 필수적입니다. 특히, 주주총회의 ‘소집’ 과정에 하자가 있는 경우, 해당 총회에서의 결의 효력이 다투어지며, 회사 경영에 예기치 못한 혼란이나 중대한 영향을 미칠 가능성이 있습니다. 이러한 법적 리스크를 미연에 방지하고, 회사의 안정적인 운영을 확보하기 위해서는 일본의 회사법에 따른 주주총회 소집에 관한 법제도를 깊이 이해하는 것이 필수적입니다. 본 글에서는 일본의 회사법 하에서 주주총회 소집의 기본 원칙, 하자의 유형, 주요 판례에 대해 설명하겠습니다.

일본 회사법에 따른 주주총회 소집의 기본 원칙

일본의 회사법은 주주총회의 적절한 운영을 보장하기 위해 소집에 관한 상세한 규정을 마련하고 있습니다. 이러한 규정은 주주가 총회에 참여하고 의결권을 적절히 행사할 기회를 보장함과 동시에 회사 경영의 투명성과 건전성을 유지하기 위한 기본적인 틀을 제공합니다.

소집권자와 소집사항의 결정

주주총회의 소집은 원칙적으로 이사가 할 권한을 가지고 있습니다(일본 회사법 296조 3항). 이는 이사회가 회사의 업무 집행을 결정하는 기관이라는 점과 밀접하게 관련되어 있으며, 총회의 개최는 회사의 중요한 업무 집행의 일부로 위치지어집니다. 소집 시에는 이사는 주주총회의 일시, 장소, 목적인 사항(의제), 그리고 주주총회에 참석하지 않는 주주가 서면이나 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있는지 여부 등, 일본 회사법에서 정한 사항을 결정해야 합니다(일본 회사법 298조 1항). 이러한 사항을 명확히 함으로써 주주는 총회의 내용을 사전에 파악하고 적절히 준비할 수 있습니다. 경영자로서는 이러한 사항을 정확히 결정하고 주주에게 정보 제공을 철저히 함으로써 이후의 분쟁을 피하는 것이 중요합니다.

예외적으로, 일정한 조건을 충족하는 주주도 주주총회의 소집을 요구할 수 있습니다. 구체적으로는 총 주주의 의결권의 100분의 3 이상을 6개월 전부터 보유한 주주는 이사에게 총회의 소집을 요구할 수 있습니다(일본 회사법 297조 1항). 이 요구가 있었음에도 불구하고 회사가 지체 없이 소집 절차를 진행하지 않는 경우, 해당 주주는 법원의 허가를 받아 스스로 총회를 소집할 수 있습니다(일본 회사법 297조 4항). 이는 소수 주주의 권리를 보호하고 경영진에 의한 총회 개최 거부를 방지하기 위한 중요한 규정이며, 경영자는 주주로부터의 소집 요구에 적절히 대응할 의무가 있습니다.

소집 통지의 방법과 기간

주주총회의 소집 통지는 이사회 설치 회사에서는 서면으로 하는 것이 원칙입니다(일본 회사법 299조 2항). 그러나 주주의 동의가 있는 경우에는 이메일 등의 전자적 방법으로 통지하는 것도 가능하며, 최근에는 이 방법이 많이 사용되고 있습니다(일본 회사법 299조 3항). 이는 디지털화의 진전에 대응하고 회사와 주주 양측의 편의성을 높이기 위한 조치입니다.

통지 기간에 대해서는 공개 회사의 경우, 회의일의 2주 전까지 소집 통지를 발송해야 합니다(일본 회사법 299조 1항). 이는 주주가 안건을 검토하고 의결권 행사 준비를 할 수 있는 충분한 시간을 제공하기 위한 목적입니다. 비공개 회사의 경우, 정관으로 정하는 것에 의해 1주 전까지로 기간이 단축될 수 있습니다. 이 기간의 단축은 주주 수가 적고 주주 간의 정보 공유가 비교적 용이한 비공개 회사의 특성을 고려한 유연한 대응입니다. 경영자는 회사의 형태에 맞는 적절한 통지 기간을 준수하고, 모든 주주, 특히 일본인 주주에게 통지가 확실하게 이루어지도록 세심한 주의를 기울여야 합니다.

소집 절차의 생략

주주 전원의 동의가 있는 경우에는 소집 절차를 생략하고 주주총회를 개최할 수 있는 ‘전원 출석 총회’ 제도가 인정되고 있습니다(일본 회사법 300조). 이 제도는 특히 가족 경영 등 주주의 수가 적은 주식회사에서 많이 이용되는 실정입니다. 엄격한 소집 절차를 생략함으로써 회사의 효율적인 운영을 가능하게 하며, 주주 간의 긴밀한 관계성에 기반한 실질적인 합의 형성을 우선시하는 일본 회사법의 유연성을 보여줍니다.

주주총회의 소집에 관한 상세한 규칙은 단순한 형식적인 절차가 아니라 주주, 특히 소수 주주의 권리를 보호하기 위한 기본적인 안전 장치로 기능합니다. 그러나 한편으로 ‘전원 출석 총회’와 같은 예외 규정은 주주가 적고 긴밀한 관계에 있는 회사에서는 엄격한 형식주의가 과도해질 수 있음을 인정하고 실질적인 합의 형성을 우선시하는 일본 회사법의 유연성을 보여줍니다. 이 대비는 규칙의 배경에 있는 목적, 즉 분산된 다수의 주주를 보호하는 것의 중요성을 부각시킵니다.

일본 주주총회 소집 하자의 종류와 법적 효과

일본의 회사법에서는 주주총회 결의의 하자를 그 중대성에 따라 3단계로 분류하며, 각각 다른 법적 효과와 다툼 방법을 정하고 있습니다. 이 다층적 분류는 기업 활동에 있어 법적 안정성을 확보하고, 근본적인 부정을 바로잡기 위한 두 가지 요구를 균형 있게 만족시키기 위한 것입니다. 외국인 경영자로서는 이러한 하자가 자사의 경영에 미치는 영향을 이해하고, 적절한 대응을 준비해 두어야 할 필요가 있습니다.

결의의 유형: 취소 가능한 결의, 무효인 결의, 존재하지 않는 결의

일본 회사법(日本の会社法)에서 주주총회 결의의 하자는 그 정도에 따라 ‘취소 가능한 결의(取消しうる決議)’, ‘무효인 결의(無効な決議)’, ‘존재하지 않는 결의(不存在事由)’의 세 가지로 크게 구분됩니다。  

취소 가능한 결의 (일본의 회사법 제831조 제1항)

이는 비교적 경미한 절차적·내용적 하자를 가리킵니다. 주요한 취소 사유는 ‘주주총회의 소집 절차나 결의 방법이 법령이나 정관에 위반되거나 현저히 불공정할 때’입니다(일본의 회사법 제831조 제1항 제1호). 구체적인 예로는 일부 주주에 대한 소집 통지 누락, 소집 통지의 기재 불비, 통지 기간 부족, 정족수 미달, 설명 의무 위반, 의결권 행사 방해 등이 있습니다. 이 소송의 제기 기간은 결의일로부터 3개월 이내로 정해져 있으며, 원고 적격은 주주, 이사, 감사 등 결의에 강한 이해관계를 가진 자에 한정됩니다. 이 짧은 제소 기간은 결의의 법적 안정성을 조기에 확정하기 위한 목적을 가지고 있습니다. 경영자로서는 이 3개월이라는 기간 내에 하자의 유무를 확인하고, 필요에 따라 대응을 검토하는 것이 중요합니다.  

무효인 결의 (일본 회사법 제830조 제2항)

결의 내용이 법령에 위반되는 경우에 해당하며, 취소 사유보다도 하자의 정도가 무겁다고 여겨집니다. 예를 들어, 일본 회사법이 금지하는 내용의 결의 등이 이에 해당합니다. 무효인 결의는 판결이 확정되기 전이라도 당연히 무효이며, 제소 기간의 정함이나 제소권자의 제한도 없어 언제든지 누구나 그 무효를 주장할 수 있습니다. 이는 결의의 근본적인 불법성을 바로잡고, 법의 지배를 관철하는 정의의 요구가 우선되기 때문입니다.  

존재하지 않는 결의 (일본의 회사법 제830조 제1항)

이는 가장 심각한 하자 중 하나로, 결의가 물리적으로 존재하지 않는 경우(예: 총회가 개최되지 않았음에도 회의록만 작성된 경우)나, 소집 절차나 결의 방법의 하자가 심각하여 법적으로 주주총회 자체의 존재를 인정할 수 없는 경우를 말합니다. 구체적인 예로는 소집 통지가 전혀 이루어지지 않고 총회가 개최된 경우나, 대표 이사가 아닌 이사가 이사회 결의 없이 총회를 소집한 경우 등이 있습니다. 이 경우에도, 제소 기간이나 제소권자의 제한이 없다고 되어 있습니다.  

일본 기업법 하의 3단계 하자 분류 시스템

일본 기업법 하의 이 3단계 하자 분류 시스템은 ‘법적 안정성’ 확보와 ‘근본적인 부정’의 시정이라는 두 가지 요구 사이의 균형을 나타냅니다. 상대적으로 경미한 하자(취소 사유)에 대해서는 3개월이라는 짧은 소송 제기 기간을 설정함으로써, 결의의 법적 안정성을 조기에 확정하려고 합니다. 이는 사소한 절차적 실수로 인해 결의가 끊임없이 뒤집히면 회사 경영이 매우 불안정해지고, 제3자와의 거래 안전성도 위협받기 때문입니다. 반면에, 매우 중대한 하자(무효 또는 존재하지 않는 결의 사유)에 대해서는 소송 제기 기간의 제한을 두지 않아, 그 결의의 근본적인 불법성을 언제든지 다툴 수 있도록 하여 정의 실현을 우선시하고 있습니다. 이 구조는 일본의 회사법이 단순한 형식주의에 머무르지 않고, 실질적인 영향과 법적 질서를 고려하고 있음을 보여줍니다.

재량기각의 원칙 (일본의 회사법 제831조 제2항)

일본의 회사법 제831조 제2항은, 주주총회의 소집 절차나 결의 방법에 법령이나 정관 위반이 있었더라도, 법원이 ‘해당 위반 사실이 중대하지 않고, 또한 결의에 영향을 미치지 않는 것으로 인정될 때’는 주주의 취소 청구를 기각할 수 있다고 규정하고 있습니다.

이 규정은 경미한 절차상의 하자로 인해 쉽게 주주총회 결의가 취소되어 회사의 법적 안정성이 심각하게 해치는 것을 방지하기 위한 중요한 메커니즘입니다. 법원은 형식적인 법 위반뿐만 아니라 그 위반이 실질적으로 어떤 영향을 미쳤는지, 그리고 회사의 법적 안정성을 얼마나 손상시키는지를 고려하여 판단을 내리는 실무적인 관점을 가지고 있습니다. 이 원칙은 법원이 법의 엄격한 형식주의에 실무적인 현실을 도입하기 위한 중요한 수단이라고 할 수 있습니다.

그러나 하자가 ‘중대’하다고 판단되는 경우에는, 그 하자가 결의 결과에 영향을 미치지 않는 것으로 인정되는 경우에도, 법원은 재량기각을 할 수 없으며, 결의의 취소를 인정해야 한다는 판례의 입장이 확립되어 있습니다 (대법원 1971년 3월 18일 판결 등). 이는 절차의 근본에 관련된 하자는, 결과에 영향이 없더라도 무시할 수 없다는, 절차적 공정성에 대한 강한 약속을 나타내고 있습니다.

일본 주주총회 결의의 하자 유형과 법적 효과

일본 주주총회 결의의 하자에 관한 소송 유형과 그 법적 효과, 제소 요건을 아래 표에 정리했습니다.

일본 주요 판례에서 본 소집 하자의 판단 기준

일본의 법원은 주주총회의 소집 하자에 대해 구체적인 사례에 따라 다양한 판단을 내려왔습니다. 이러한 판례들은 일본 기업법의 조문이 실무에서 어떻게 적용되는지를 보여주는 중요한 지침이 됩니다.

주주총회 소집 권한의 결함

주주총회 소집 권한에 관한 결함은 결의의 유효성에 영향을 미치는 가장 근본적인 문제 중 하나입니다.

이사회의 유효한 결의에 기초하지 않고 대표이사가 아닌 다른 이사에 의해 주주총회가 소집된 경우, 그 총회는 법적 의미에서의 주주총회로 볼 수 없으며, 거기에서 이루어진 결의는 ‘존재하지 않는 결의’로 판단됩니다(대법원 1970년(昭和45년) 8월 20일 판결). 이는 소집 권한의 부재가 총회의 존재 자체를 부정하는 만큼 중대한 결함으로 평가된 사례입니다. 이 판례는 주주총회의 정당성이 적절한 내부적인 회사 기관(이사회)의 승인과 권한에 직접 기인한다는 원칙을 명확히 보여줍니다. 적절한 이사회 결의 없이(또는 무권한자에 의해) 총회가 소집된 경우, 그것은 단순한 절차상의 오류에 그치지 않고, 총회 또는 그 결의의 ‘존재 자체’를 근본적으로 손상시키는 것으로 간주됩니다. 경영자는 주주총회 소집 시 반드시 이사회의 유효한 결의를 거쳐야 한다는 점을 철저히 인지해야 합니다.

마찬가지로, 소집에 대한 결정 권한을 가진 이사회의 유효한 결의에 기초하지 않은 소집은, 결함이 결의 결과에 영향을 미치지 않는 것으로 인정될 수 있는 경우에도, 재량기각이 허용되지 않는 ‘중대한 결함’으로 간주된 사례가 있습니다(대법원 1971년(昭和46년) 3월 18일 판결). 이는 이사회가 주주총회 개최에 있어서 ‘문지기’로서 매우 중요한 역할을 담당하고 있다는 것을 강조하고 있습니다.

소집 통지의 기간 미달 및 통지 누락

소집 통지와 관련된 하자에 대한 법원의 판단은 하자의 ‘중대성’과 그것이 결의의 ‘결과에 미치는 실질적 혹은 잠재적 영향’을 기준으로 세밀하게 달라집니다.

법정 소집 기간에 2일이 부족한 통지(회의일로부터 12일 전)는, 재량기각이 허용되지 않는 ‘중대한 하자’로 판단된 사례가 있습니다(일본 최고재판소 1971년(쇼와 46년) 3월 18일 판결). 이는 통지 기간의 부족이 주주의 준비 기간을 박탈하고 의결권 행사에 영향을 줄 수 있기 때문에 경시할 수 없는 하자로 평가된 것입니다.

일부 주주에게 소집 통지가 전혀 이루어지지 않는 중대한 경우, 예를 들어, 9명의 주주 중 6명에게 통지가 전혀 이루어지지 않았고(총 주식의 약 42%에 해당), 대표이사가 구두로 친족인 2명의 주주에게만 통지한 사례에서는, 결의가 ‘존재하지 않는 결의’로 판단되는 중대한 하자로 간주되었습니다(일본 최고재판소 1958년(쇼와 33년) 10월 3일 판결). 이는 주주총회가 ‘주주총회’로서의 실체를 결여할 정도로 소집이 부실하였기 때문입니다.

반면에, 구분 소유자(아파트 관리 조합의 사례) 중 한 명에게 소집 통지가 없었더라도, 총회 결의가 ‘무효가 되지 않는다’고 판단된 판례도 있습니다(도쿄지방재판소 1988년(쇼와 63년) 11월 28일 판결). 이는 통지의 결여가 총회 결의에 영향을 주지 않았다고 판단되었기 때문이며, 하자의 정도와 결의에 미치는 영향이 고려된 결과라고 할 수 있습니다. 법원은 단순한 형식적인 위반뿐만 아니라, 그 위반으로 인해 실질적으로 주주의 권리나 총회의 의사결정 과정에 어떠한 영향을 미쳤는지를 중시하고 있음을 보여줍니다. 경영자는 소집 통지의 발송 목록을 정확히 관리하고, 기간 준수를 철저히 하는 것이 필수적입니다.

현저히 불공정한 소집 절차 및 결의 방법

‘현저히 불공정하다’는 기준은 사실 인정에 크게 의존하며, 시대의 기업 거버넌스에 대한 사회적 기대를 반영합니다.

주주총회를 참석하기 매우 어려운 장소나 시간에 개최하거나, 불공정한 의사 운영(의결권 행사의 방해, 특정 주주(예: 직원 주주)의 협력을 얻은 의사 진행 등)이 이루어진 경우, ‘현저히 불공정’에 해당하는 하자로 간주됩니다.

구체적인 사례로, 의결권이 없는 자가 의결권을 행사하거나, 찬성·반대 양측의 위임장을 가진 대리인이 반대 취지의 위임장을 무시하고 단순히 찬성표를 던진 경우, 결의 방법은 ‘현저히 불공정’으로 판단되었습니다(오사카 고등법원 1967년(昭和42년) 9월 26일 판결). 또한, 총회가 혼란 상태에 있음에도 불구하고, 의장이 주주의 불신임 표명을 무시하고, 질문·토의 기회를 박탈하며, 박수만으로 결의를 선언한 사례도 ‘현저히 불공정’으로 간주되었습니다. 이러한 판례들은 의사 진행의 근본적인 조작이나 의결권의 부정한 취급과 같은 행위는 명백히 ‘현저히 불공정’하다고 판단하고 있으며, 주주총회의 의사 결정 과정이 공정하게 이루어져야 한다는 강한 요구가 있음을 나타냅니다. 경영자는 총회의 의사 운영에서 모든 주주가 공평하게 대우받고, 의결권이 적절히 행사되도록 세심한 주의를 기울여야 합니다.

한편으로, 회사가 직원 주주 등을 다른 주주보다 먼저 주주총회의 회장에 입장시키고, 전방에 좌석을 배정한 행위는, 주주가 원하는 좌석에 앉을 기회를 잃었다 하더라도, 주주의 법적 이익이 침해되었다고 볼 수 없다고 판단되어, ‘현저히 불공정’하지 않다고 판결되었습니다(대법원 1996년(헤이세이 8년) 11월 12일 판결). 이는 형식적인 불공정감이 있더라도, 실질적인 권리 행사가 방해받지 않는 한, 즉시 불법이 되지 않음을 시사합니다. 법원이 형식적인 공정성뿐만 아니라 실질적인 영향을 고려하고 있음을 나타냅니다.

최근의 판례 동향에 대해, 도쿄 고등법원 2024년(레이와 6년) 6월 5일 판결에서는, 회사의 ‘이사회 규정’ 자체가 ‘무효’라고 판단된 결과, 사장이 아닌 이사가 소집한 이사회에 기초한 주주총회 소집 절차에 하자가 없다고 판결되었습니다. 이는 형식적인 규정 위반에도 불구하고, 그 규정 자체의 유효성을 거슬러 올라가 판단하는 경우가 있음을 나타냅니다. 또한, 원거리에서의 총회 개최나, 일부 주주에게 위임장 동봉 여부(별도 법인에서의 발송)에 대해서도, 각각 총회의 소집 절차가 법령이나 정관에 위반되거나 절차가 현저히 불공정하다고 볼 수 없다며 기각되었습니다. 이는 기업이 총회 운영에 있어서 일정한 재량을 인정받는 경향을 나타내며, 더욱 실질적인 공정성의 판단으로 이동하고 있을 가능성을 시사합니다.

일본 주주총회 소집 시 실무상 유의점

일본 회사를 원활하게 운영하고 주주와의 관계를 좋게 유지하기 위해서는 일본의 법제도에 대한 이해와 함께 실무상 유의해야 할 점을 파악하는 것이 중요합니다.

소집 통지의 철저한 확인

일본 회사법은 소집 통지에 기재해야 할 사항을 상세히 규정하고 있습니다(일본 회사법 제298조 1항). 경영자로서는 날짜, 장소, 목적 사항, 서면이나 전자적 방법에 의한 의결권 행사의 가능 여부 등 소집 통지의 기재 사항을 세부적으로 확인하고 모든 주주에게 정확히 통지하는 것이 매우 중요합니다. 특히 비공개 회사에서는 소집 절차의 생략(일본 회사법 제300조)이 적용될 수 있으므로, 자사의 회사 형태를 파악하고 적용되는 규칙을 이해해야 합니다. 이는 잠재적인 리스크를 미연에 방지하고 주주로부터의 이의 제기를 피하기 위한 적극적인 리스크 관리의 첫걸음이 됩니다.

의결권 행사 방법의 이해와 대리인 선임

일본 주주총회에서는 회의장에 출석하여 의결권을 행사하는 것뿐만 아니라, 일정한 경우에는 서면이나 전자 투표를 통한 의결권 행사도 가능합니다(일본 회사법 제311조, 제312조). 경영자로서는 이러한 의결권 행사 방법을 주주가 이용할 수 있도록 적절히 준비하고, 주주가 자신의 상황에 맞는 최적의 방법을 선택할 수 있도록 정보 제공하는 것이 요구됩니다. 또한 대리인에 의한 의결권 행사도 가능하지만, 그 경우에는 출석할 수 있는 대리인의 수에 제한이 있는 등 법령이나 정관의 규정에 따른 제약이 있으므로, 사전에 확인하고 주주에게 명확히 전달하는 것이 권장됩니다(일본 회사법 제310조).

요약

일본의 주주총회 소집 결함에 관한 법제도는 주주의 권리 보호와 회사 경영의 안정성이라는 두 가지 중요한 측면을 균형 있게 고려하여 세심하게 설계되어 있습니다. 기업이 주주로부터 신뢰를 얻기 위해서는 주주총회의 소집 절차의 적정성을 확보하고, 투명성이 높은 기업 거버넌스를 실천하는 것이 요구됩니다.