จุดที่ควรระวังในการใช้งาน SNS ของพนักงานคืออะไร? อธิบายการกำหนดแนวทางการใช้งาน SNS
ตามที่โซเชียลเน็ตเวิร์กเช่น Facebook และ Twitter กำลังเป็นที่นิยม ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานโซเชียลเน็ตเวิร์กของพนักงานก็ยังคงเพิ่มขึ้นอยู่
การโพสต์ที่ไม่เคร่งครัดของพนักงานอาจจะถูกแชร์อย่างกว้างขวาง และในบางกรณีอาจจะทำให้เกิดปัญหาทางออนไลน์ ดังนั้น ผู้รับผิดชอบที่กังวลเกี่ยวกับวิธีการควบคุมการใช้งานโซเชียลเน็ตเวิร์กของพนักงานอาจจะมากมาย
ในบทความนี้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับสิ่งที่ควรระวังเมื่อสร้างคู่มือการใช้งานโซเชียลเน็ตเวิร์กสำหรับพนักงาน
รายการที่ควรจะรวมไว้ในคู่มือการใช้งาน SNS สำหรับพนักงาน
คู่มือการใช้งาน SNS สำหรับพนักงานควรจะมีเนื้อหาอะไรบ้าง? ต่อไปนี้คือรายการเนื้อหาที่ควรจะรวมไว้ โดยในที่นี้เราจะใช้คำว่า “บริษัทของเรา” เพื่ออ้างถึงบริษัทที่พนักงานสังกัดอยู่
รายการที่ควรจะระบุในหลักการ
รายการที่ควรจะระบุในแนวทางการใช้งาน SNS มีดังนี้
กฎเกณฑ์เมื่อใช้ SNS เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
- เมื่อใช้ SNS เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ต้องได้รับการอนุมัติจากบริษัทล่วงหน้า
- หากเกิดปัญหากับบุคคลที่สาม ต้องรายงานทันทีและปฏิบัติตามคำสั่งของบริษัท
- สำหรับบัญชีที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ แม้ว่าจะลาออกจากบริษัทแล้ว ก็ต้องปฏิบัติตามคำสั่งของบริษัทเกี่ยวกับการใช้งานและการจัดการบัญชีนั้น
- ห้ามใช้บัญชีที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเพื่อทำกำไรส่วนบุคคลหรือดำเนินธุรกิจที่เหมือนหรือคล้ายกับบริษัท
บัญชีของบริษัทมักมีผู้ติดตามมากกว่าบัญชีส่วนบุคคล และมีอิทธิพลมากขึ้นด้วย ดังนั้น การตรวจสอบก่อนโพสต์เพื่อป้องกันการโพสต์ที่ไม่เหมาะสมเป็นสิ่งที่สำคัญ
สำหรับการตอบสนองที่บริษัทควรจะดำเนินการเมื่อเกิดปัญหาบนอินเทอร์เน็ต สามารถอ่านรายละเอียดได้ในบทความต่อไปนี้
https://monolith.law/reputation/company-flaming-correspondence[ja]
กฎเกณฑ์เมื่อใช้ SNS ในทางส่วนบุคคล
- แม้ว่าจะใช้ SNS ในทางส่วนบุคคล แต่เมื่อโพสต์เรื่องที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของบริษัท ต้องปฏิบัติตามแนวทางนี้
- ห้ามโพสต์ข้อมูลที่ไม่เปิดเผยของบริษัทหรือเนื้อหาที่ฝ่าฝืนศีลธรรม หรือเป็นการดูหมิ่นประมาท
- หากมีความเป็นไปได้ว่าข้อมูลที่ไม่เปิดเผยของบริษัทอาจจะรั่วไหลออกไป หรือความน่าเชื่อถือของบริษัทอาจจะลดลงจากการใช้ SNS ต้องรายงานทันที
- ต้องดำเนินการเพื่อรักษาความปลอดภัย
มีกรณีที่พนักงานใช้ SNS ในทางส่วนบุคคลแล้วเกิดปัญหา ทำให้สามารถหาบริษัทที่พนักงานสังกัดอยู่ได้ และทำให้บริษัทนั้นได้รับความเสียหายด้วย
นอกจากนี้ ข้อมูลที่ถูกเผยแพร่บนอินเทอร์เน็ตครั้งเดียว อาจจะยากที่จะลบออกไป และอาจจะยังคงอยู่ในรูปแบบของ “ดิจิตอล ทาตู” ได้
ดังนั้น ไม่ว่าจะเป็น SNS ที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจหรือใช้ในทางส่วนบุคคล ควรจะระบุให้ชัดเจน
สำหรับความเสี่ยงของ “ดิจิตอล ทาตู” สามารถอ่านรายละเอียดได้ในบทความต่อไปนี้
https://monolith.law/digitaltattoo[ja]
กฎเกณฑ์เกี่ยวกับการลงโทษ
ควรจะระบุว่า หากพนักงานฝ่าฝืนแนวทางนี้ อาจจะต้องรับโทษ
แม้ว่าแนวทางการใช้งาน SNS จะไม่ได้รวมอยู่ในสัญญาจ้างงานหรือกฎระเบียบการทำงาน แต่ถ้าได้ทำการแจ้งให้ทราบแล้ว สามารถจัดการเป็นคำสั่งหรือคำแนะนำจากบริษัทได้ ดังนั้น หากฝ่าฝืนแนวทางการใช้งาน SNS สามารถลงโทษในฐานะการฝ่าฝืนคำสั่งหรือคำแนะนำได้
เพิ่มรายการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของแนวทางการทำงาน
นอกจากนี้ การเพิ่มรายการต่อไปนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของแนวทางการทำงาน
- การตั้งคณะกรรมการวางแผนการใช้งาน SNS และการทำแบบสอบถามเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน SNS อย่างประจำ และการตอบสนองต่อปัญหาที่พนักงานเกิดขึ้นจากการใช้งาน SNS
- การจัดการฝึกอบรมเกี่ยวกับการใช้งาน SNS สำหรับพนักงานและผู้ที่เกี่ยวข้องอย่างน้อยหนึ่งครั้งต่อปี
อย่างไรก็ตาม การดำเนินการตามมาตรการเหล่านี้จะทำให้ภาระของฝ่ายบริษัทมากขึ้น ดังนั้น ควรพิจารณาอย่างละเอียดก่อนที่จะเพิ่มมาตรการเหล่านี้
วิธีการเผยแพร่แนวทางการใช้งาน SNS สำหรับพนักงาน
ถึงแม้คุณจะสร้างแนวทางการใช้งาน SNS สำหรับพนักงานขึ้นมาแล้ว แต่ถ้าพนักงานไม่ทราบถึงมัน ก็จะไม่มีความหมายอะไรเลย
เมื่อคุณสร้างแนวทางการใช้งาน SNS ขึ้นมาแล้ว ควรจะเผยแพร่ให้พนักงานทราบโดยการส่งอีเมล์หรือโพสต์บนกระดานประกาศภายในองค์กร นอกจากนี้ ควรจะวางแนวทางการใช้งาน SNS นี้ในที่ที่พนักงานทุกคนสามารถเห็นได้ และสามารถดูได้ตลอดเวลา
สรุป
หากพนักงานทำปัญหาผ่านโซเชียลมีเดีย ไม่เพียงแค่ทำให้ภาพลักษณ์ของบริษัทลดลงเท่านั้น แต่ยังมีโอกาสที่จะทำให้เกิดการคัดค้านการซื้อขาย หรือทำให้ราคาหุ้นตกต่ำ ซึ่งอาจทำให้บริษัทเสียหายอย่างมาก ดังนั้น เพื่อลดความเสี่ยงเหล่านี้ เราควรจัดทำและให้ความรู้จักกับแนวทางการใช้งานโซเชียลมีเดียสำหรับพนักงาน
หากคุณมีข้อกังวลเกี่ยวกับการจัดทำหรือการดำเนินการตามแนวทางการใช้งานโซเชียลมีเดีย แนะนำให้คุณปรึกษากับทนายความที่มีความรู้เกี่ยวกับการจัดการโซเชียลมีเดีย
