อธิบายวิธีการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล มาดูเนื้อหาของระเบียบภายในที่ควรจัดทำ

การรั่วไหลของข้อมูลสามารถทำให้เกิดความเสียหายที่ร้ายแรงต่อกิจกรรมธุรกิจ ดังนั้น การสร้างมาตรการป้องกันภายในองค์กรเป็นสิ่งที่สำคัญ

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การจัดทำระเบียบภายในองค์กรและดำเนินการตามนั้น จะเป็นตัวอย่างที่ดี แต่ระเบียบภายในองค์กรที่เราควรจัดทำคืออะไรบ้าง? ในบทความนี้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับการจัดทำระเบียบภายในองค์กรเพื่อลดความเสี่ยงจากการรั่วไหลของข้อมูล สำหรับผู้รับผิดชอบด้านกฎหมายขององค์กร

กฎระเบียบภายในองค์กรเกี่ยวกับการรั่วไหลของข้อมูล

การรั่วไหลของข้อมูลอาจเกิดขึ้นได้ทุกเวลาและในทุกๆ สถานการณ์ ดังนั้น การสร้างกฎระเบียบภายในองค์กรที่เข้มงวดล่วงหน้าเพื่อเตรียมตัวสำหรับการรั่วไหลของข้อมูลนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง

นอกจากนี้ ในกรณีที่เกิดสถานการณ์การรั่วไหลของข้อมูลขึ้น การตอบสนองอย่างเหมาะสมตามกฎระเบียบภายในองค์กรที่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้าจะช่วยลดความเสียหายที่เกิดจากการรั่วไหลของข้อมูลให้น้อยที่สุด

การกำหนดนโยบายพื้นฐาน

เริ่มต้นด้วยการกำหนดนโยบายพื้นฐานเกี่ยวกับการรั่วไหลของข้อมูล เพื่อชัดแจ้งว่าองค์กรจะจัดการกับปัญหานี้อย่างไร

ในนโยบายพื้นฐาน อาจจะมีเนื้อหาดังต่อไปนี้:

• เนื้อหาเกี่ยวกับความรับผิดชอบขององค์กรและผู้บริหาร
• เนื้อหาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับอื่นๆ
• เนื้อหาเกี่ยวกับการสร้างระบบภายในองค์กร
• เนื้อหาเกี่ยวกับการจัดการข้อมูล
• เนื้อหาเกี่ยวกับการทำงานกับพนักงาน
• เนื้อหาเกี่ยวกับการตอบสนองเมื่อมีการรั่วไหลของข้อมูล
• เนื้อหาเกี่ยวกับการทบทวนนโยบายพื้นฐานอย่างประจำ

นโยบายพื้นฐานนี้ นอกจากจะเป็นส่วนหนึ่งของข้อบังคับภายในองค์กรแล้ว ยังสามารถนำไปใช้เป็นนโยบายความเป็นส่วนตัวที่เปิดเผยต่อสาธารณะ การเปิดเผยนโยบายพื้นฐานต่อสาธารณะจะช่วยแสดงถึงการมุ่งมั่นขององค์กรในการจัดการกับการรั่วไหลของข้อมูล ซึ่งจะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือในทางสังคม

อย่างไรก็ตาม การกำหนดนโยบายพื้นฐานเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ ควรกำหนดนโยบายพื้นฐานที่เหมาะสมกับสภาพจริงขององค์กร และทำการดำเนินงานตามนโยบายพื้นฐานที่กำหนดไว้

บทความที่เกี่ยวข้อง: จุดที่ควรระวังในการสร้างนโยบายความเป็นส่วนตัวโดยพิจารณาจากกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

กฎระเบียบเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูล

ในเนื้อหาของกฎระเบียบภายในองค์กร การกำหนดเนื้อหาเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูลอาจถูกพิจารณา

เกี่ยวกับเนื้อหาของการป้องกันข้อมูล ตัวอย่างเช่น อาจจะตั้งค่าเนื้อหาดังต่อไปนี้

การวิเคราะห์ความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูล

หากการวิเคราะห์ความเสี่ยงของการรั่วไหลข้อมูลไม่เพียงพอ จะไม่สามารถดำเนินการตอบสนองที่เหมาะสมตามความเสี่ยงได้ ดังนั้น ในเนื้อหาเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูล การกำหนดเนื้อหาเกี่ยวกับการวิเคราะห์ความเสี่ยงของการรั่วไหลข้อมูลในกฎระเบียบภายในองค์กรจึงมีความสำคัญ

การเข้าใจและการสร้างฐานข้อมูลของข้อมูลที่องค์กรครอบครอง

สำหรับองค์กร หากไม่เข้าใจข้อมูลที่องค์กรครอบครองอย่างดี การจัดการอย่างเพียงพอจะกลายเป็นเรื่องยาก นอกจากนี้ การสร้างฐานข้อมูลของข้อมูลที่องค์กรครอบครองจะทำให้สามารถจัดการข้อมูลได้อย่างเหมาะสม

การกำหนดผู้จัดการข้อมูล

ในกฎระเบียบภายในองค์กร การกำหนดผู้จัดการข้อมูลที่องค์กรครอบครองจะช่วยจำกัดขอบเขตการใช้ข้อมูลให้น้อยที่สุด และลดความเสี่ยงของการรั่วไหลข้อมูล

การกำหนดขั้นตอนการเปิดเผยและให้ข้อมูล

ในกฎระเบียบภายในองค์กร การกำหนดเนื้อหาเกี่ยวกับขั้นตอนการเปิดเผยและให้ข้อมูลที่องค์กรครอบครองอย่างชัดเจนจะทำให้การดำเนินการตามขั้นตอนนั้นเป็นไปได้ ดังนั้น สามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่พนักงานใช้ข้อมูลขององค์กรโดยอาศัยการตัดสินใจของตนเอง และสุดท้ายแล้ว สามารถป้องกันการรั่วไหลข้อมูลได้

การจำกัดการนำข้อมูลออกไปนอกองค์กร

ในกฎระเบียบภายในองค์กร การกำหนดเนื้อหาเกี่ยวกับการนำข้อมูลที่องค์กรครอบครองออกไปนอกองค์กรจะช่วยป้องกันสถานการณ์ที่ข้อมูลถูกนำออกไปนอกองค์กรโดยไม่จำเป็น และสามารถป้องกันการรั่วไหลข้อมูลได้ด้วยความมั่นใจ

การกำหนดเกี่ยวกับการตรวจสอบระบบการป้องกันข้อมูล

แม้ว่าองค์กรจะสร้างระบบการป้องกันข้อมูลแล้ว แต่ถ้าไม่มีการดำเนินการตามระบบการป้องกันข้อมูลนั้น ก็จะไม่มีความหมาย

ดังนั้น ในกฎระเบียบภายในองค์กร อาจจะกำหนดว่า หน่วยที่เป็นอิสระจากเป้าหมายการตรวจสอบจะตรวจสอบระบบการป้องกันข้อมูล

กฎเกณฑ์เกี่ยวกับการจัดการทางบุคคล

ในเรื่องของการรั่วไหลของข้อมูล บางครั้งอาจเกิดจากความผิดพลาดของบุคคลที่จัดการข้อมูล (Human Error) ดังนั้น ในกฎเกณฑ์ภายในองค์กร ควรมีการกำหนดเกี่ยวกับบุคคลที่จัดการข้อมูล

นอกจากนี้ กฎเกณฑ์เกี่ยวกับการจัดการทางบุคคลนี้ อาจจะกำหนดไว้ในกฎระเบียบการทำงานหรือกฎเกณฑ์การจัดการข้อมูลลับ

ตัวอย่างเช่น อาจจะกำหนดเนื้อหาดังต่อไปนี้

หน้าที่ในการรักษาความลับของข้อมูล

ในกฎเกณฑ์ภายในองค์กร สามารถกำหนดเนื้อหาเกี่ยวกับหน้าที่ในการรักษาความลับของข้อมูลสำหรับพนักงาน การกำหนดหน้าที่ในการรักษาความลับของข้อมูลจะทำให้สามารถกำหนดหน้าที่ในการรักษาความลับให้กับพนักงานตามสัญญาได้

นอกจากนี้ ยังสามารถสร้างความตระหนักในหน้าที่ในการรักษาความลับของข้อมูลให้กับพนักงานได้

การห้ามใช้ข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์อื่น

หน้าที่ในการรักษาความลับของข้อมูล หลักๆ คือไม่ให้ข้อมูลรั่วไหล แต่นอกจากนี้ การกำหนดเนื้อหาที่ห้ามใช้ข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์อื่น ก็จะมีประสิทธิภาพในการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล

สัญญาความลับเมื่อเข้าร่วมงาน

สำหรับพนักงาน อาจจะกำหนดให้ส่งสัญญาความลับที่รวมถึงหน้าที่ในการรักษาความลับและการห้ามใช้ข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์อื่นเมื่อเข้าร่วมงาน

สัญญาความลับเมื่อเข้าร่วมงานนี้ นอกจากจะทำให้พนักงานรับผิดชอบตามสัญญาแล้ว ยังมีความหมายในการสร้างความตระหนักในการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลให้กับพนักงาน

สัญญาความลับเมื่อลาออก

สำหรับพนักงาน นอกจากจะต้องไม่ให้ข้อมูลรั่วไหลในระหว่างที่ทำงานแล้ว ยังต้องไม่ให้ข้อมูลรั่วไหลหลังจากลาออกด้วย

ดังนั้น อาจจะขอให้พนักงานส่งสัญญาความลับที่ระบุว่าจะไม่ให้ข้อมูลที่ทราบในระหว่างที่ทำงานรั่วไหลหลังจากลาออก กฎเกณฑ์ภายในองค์กรนี้มีผลเฉพาะกับพนักงานและไม่มีผลหลังจากลาออก

การศึกษาเกี่ยวกับการรั่วไหลของข้อมูลสำหรับพนักงาน

การรับสัญญาความลับจากพนักงาน สามารถสร้างความตระหนักเกี่ยวกับการรั่วไหลของข้อมูลได้ในระดับหนึ่ง แต่เพียงสัญญาความลับเท่านั้นอาจจะไม่เพียงพอในการทำให้พนักงานรู้เรื่องความสำคัญของการรั่วไหลของข้อมูล

ดังนั้น การจัดการศึกษาภายในองค์กรในระยะเวลาที่กำหนด และการกำหนดในกฎเกณฑ์ภายในองค์กรว่าจะทำการศึกษาเพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลสำหรับพนักงาน จะเป็นประโยชน์

กฎเกณฑ์เกี่ยวกับการจัดการทางกายภาพ

เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล คุณจำเป็นต้องสร้างสภาพแวดล้อมที่ข้อมูลยากที่จะรั่วไหลออกไปทางกายภาพ

ตัวอย่างเช่น ในกฎเกณฑ์ภายในองค์กร คุณสามารถกำหนดเนื้อหาเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลดังต่อไปนี้

การจัดการการเข้าออกห้องที่เก็บข้อมูล

คุณสามารถลดการเข้าถึงข้อมูลทางกายภาพโดยการกำหนดเขตความปลอดภัยตามข้อมูลที่จัดการภายในองค์กร และจัดการการเข้าออกและการล็อคแต่ละเขต

การลดการเข้าถึงข้อมูลทางกายภาพจะช่วยลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะรั่วไหล

การเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์

หากคุณเก็บข้อมูลในเซิร์ฟเวอร์ คุณสามารถจำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ในกฎเกณฑ์ภายในองค์กร

หากพนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย ความเสี่ยงที่ข้อมูลจะรั่วไหลจะเพิ่มขึ้น ดังนั้น การจำกัดการเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ที่เก็บข้อมูลจะเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล

การจัดการเอกสารและสื่ออื่น ๆ

ในกฎเกณฑ์ภายในองค์กร การกำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับการจัดการและการเก็บรักษาข้อมูลที่จัดการจริงๆ จะเป็นสิ่งสำคัญ

ตัวอย่างเช่น หากข้อมูลอยู่ในรูปแบบกระดาษ คุณสามารถกำหนดให้เก็บในตู้ที่สามารถล็อคได้ หรือตั้งห้องสำหรับการดูข้อมูลและกำหนดให้ไม่สามารถนำออกจากห้องอื่นได้

กฎเกณฑ์เกี่ยวกับการใช้งานอุปกรณ์ IT

ในปัจจุบัน โอกาสในการแลกเปลี่ยนข้อมูลผ่านอุปกรณ์ IT มีมากขึ้น เนื่องจากการพัฒนาของอินเทอร์เน็ตและการเพิ่มขึ้นของการทำงานแบบรีโมท

ด้วยเหตุนี้ ในกฎเกณฑ์ภายในองค์กร การกำหนดเนื้อหาเกี่ยวกับการใช้งานอุปกรณ์ IT อาจจะเป็นดังต่อไปนี้

ขั้นตอนในการยืมอุปกรณ์ IT จากบริษัท

ขั้นแรก ในกรณีที่รับการยืมอุปกรณ์ IT เช่น คอมพิวเตอร์ จากบริษัท การจัดการว่าใครยืมเมื่อไหร่เป็นสิ่งที่สำคัญ

นอกจากนี้ สำหรับผู้ที่ได้รับการยืมอุปกรณ์ IT จากบริษัท การทราบสถานะการใช้งานทุกๆ ระยะเวลาเพื่อตรวจสอบว่าไม่ได้ใช้งานอุปกรณ์ IT ในสภาพแวดล้อมที่มีความเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูล ก็เป็นสิ่งที่สำคัญเช่นกัน

ขั้นตอนการใช้งานอุปกรณ์ส่วนตัว (BYOD)

เนื่องจากการทำงานที่บ้านมีมากขึ้น การใช้งานอุปกรณ์ IT ส่วนตัวของพนักงานในงานก็มีมากขึ้น ในกรณีที่ PC หรือ USB มีมม. เป็นของส่วนตัวของพนักงาน อาจจะไม่มีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เพียงพอ

นอกจากนี้ จากการที่เป็นอุปกรณ์ IT ที่ใช้งานประจำ พนักงานอาจจะมีความรู้สึกว่าไม่มีความเสี่ยงในการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน ทำให้การจัดการอาจจะไม่เพียงพอ

ดังนั้น ในกฎเกณฑ์ภายในองค์กร ในกรณีที่บริษัทอนุญาตให้พนักงานใช้งานอุปกรณ์ส่วนตัว (BYOD) การกำหนดขั้นตอนและข้อห้ามในการใช้งานอุปกรณ์ส่วนตัว (BYOD) อาจจะเป็นสิ่งที่ควรพิจารณา

กฎระเบียบเกี่ยวกับการรั่วไหลของข้อมูลอื่น ๆ

นอกจากนี้ ในกฎระเบียบภายในองค์กรเกี่ยวกับการรั่วไหลของข้อมูล ควรจะกำหนดสิ่งต่อไปนี้

กฎระเบียบเกี่ยวกับการใช้ SNS ส่วนบุคคล

สำหรับ SNS มีทั้งที่ใช้ชื่อจริงและที่ใช้แบบไม่เปิดเผยชื่อ ในกรณีที่ไม่เปิดเผยชื่อ อาจจะมีความเป็นไปได้ที่จะโพสต์บน SNS อย่างง่ายดายเนื่องจากไม่ต้องเปิดเผยตัวตน นอกจากนี้ อาจมีกรณีที่โพสต์ด้วยความรู้สึกที่ไม่เคร่งครัด และสิ่งที่โพสต์นั้นอาจจะถูกกระจายไปทั่วทำให้หลายคนเห็น

สำหรับ SNS มีความสามารถในการกระจายข้อมูล ดังนั้น หากเกิดการรั่วไหลของข้อมูล ข้อมูลอาจจะถูกกระจายไปอย่างรวดเร็ว

ดังนั้น ในกฎระเบียบภายในองค์กร ควรจะกำหนดเนื้อหาเกี่ยวกับการใช้ SNS ของพนักงาน

เช่น การแบ่งการใช้ SNS เป็น “เพื่องาน” และ “ไม่เพื่องาน (ส่วนตัว)” ในกรณีที่เป็นเพื่องาน อาจจะมีวิธีการที่ต้องมีการยื่นคำขอและการอนุมัติ หรือการรายงานในกรณีที่เกิดปัญหา แม้กระทั่งในกรณีที่ไม่เพื่องาน ก็ควรจะห้ามการเขียนข้อมูลลับของบริษัทหรือสิ่งที่ผิดกฎหมาย และในกรณีที่มีความเป็นไปได้ที่จะเกิดการรั่วไหลของข้อมูลหรือเกิดปัญหา ควรจะมีการกำหนดให้มีการรายงาน

มาตรการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลควรจะดำเนินการโดยบริษัทในกลุ่มทั้งหมด

สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ อาจจะมีบริษัทในกลุ่มหลายแห่ง มีความเป็นไปได้ที่จะมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลลับระหว่างบริษัทในกลุ่ม แต่ไม่ได้หมายความว่าทุกบริษัทในกลุ่มมีระดับความปลอดภัยที่เท่ากัน

ดังนั้น อาจจะมีบุคคลที่คิดจะเข้าถึงอย่างไม่ชอบธรรมต่อบริษัทลูกที่มีระดับความปลอดภัยที่อ่อนแอกว่าบริษัทแม่ เพื่อที่จะได้ข้อมูลอย่างไม่ถูกต้อง

เพื่อตอบสนองสถานการณ์ดังกล่าว บริษัทในกลุ่มไม่ควรจะดำเนินการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลแยกจากกัน แต่บริษัทในกลุ่มควรจะดำเนินการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลร่วมกัน ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญ

สรุป: ควรปรึกษาทนายความเกี่ยวกับกฎระเบียบภายในเรื่องการรั่วไหลของข้อมูล

ดังที่ได้กล่าวไปข้างต้นเราได้อธิบายเกี่ยวกับการจัดทำกฎระเบียบภายในเพื่อลดความเสี่ยงในการรั่วไหลของข้อมูลสำหรับผู้รับผิดชอบกฎหมายขององค์กรแล้ว การป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลจำเป็นต้องดำเนินการจากมุมมองที่หลากหลายและกว้างขวาง

เรื่องกฎระเบียบภายในที่เกี่ยวข้องกับมาตรการป้องกันนี้ ควรทำการพิจารณาอย่างระมัดระวังโดยรวมมุมมองทางเชิงวิชาชีพ เราขอแนะนำให้คุณปรึกษากับทนายความที่มีความรู้เชิงเฉพาะทางเมื่อคุณจะจัดทำกฎระเบียบภายใน

บทความที่เกี่ยวข้อง: ความเสี่ยงในการรั่วไหลของข้อมูลส่วนบุคคลขององค์กรและความเสี่ยงในการชดใช้ค่าเสียหาย

การแนะนำมาตรการจากสำนักงานทนายความของเรา

สำนักงานทนายความ Monolis คือสำนักงานทนายความที่มีความเชี่ยวชาญสูงในด้าน IT โดยเฉพาะอินเทอร์เน็ตและกฎหมาย การจัดทำระเบียบข้อบังคับภายในองค์กรจำเป็นต้องมีความรู้ทางเชิงเฉพาะทาง ที่สำนักงานทนายความของเรา เราได้ทำการตรวจสอบเรื่องต่าง ๆ ให้กับบริษัทที่มีการเข้าจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ของโตเกียว ไปจนถึงบริษัทสตาร์ทอัพ หากคุณมีปัญหาเกี่ยวกับระเบียบข้อบังคับภายในองค์กร กรุณาอ้างอิงบทความด้านล่างนี้

https://monolith.law/contractcreation[ja]