従業員のSNS利用の注意点は？SNSガイドライン策定を解説

FacebookやTwitterなどのSNSが普及するにつれて、従業員のSNS利用に関するリスクは増え続けています。

従業員の何気ない投稿が拡散し、場合によっては炎上してしまうこともあります。そこで、従業員のSNS利用について、どのように規制すればよいのか頭を悩ませる担当者は多いのではないでしょうか。

本記事では、従業員向けSNSガイドラインを作成する際に気をつけるべき点について解説していきます。

従業員向けSNSガイドラインに載せるべき項目

従業員向けSNSガイドラインには、どのような内容を記載すればよいのでしょうか。以下にその内容を列挙します。所属先企業は「当社」と表記します。

原則として載せた方がよい項目

SNSガイドラインに、基本的に載せた方がよい項目は以下の通りです。

業務目的でSNSを利用する場合に関する規定

• 業務目的でSNSを利用する場合、当社の事前承諾を得る
• 第三者とトラブルになった場合、直ちに報告し、当社の指示に従う                                                                                            
• 業務目的で利用したアカウントについては、当社を退職後においても、その利用・管理について当社の指示に従う
• 業務目的で利用したアカウントを使って、個人の収益を得たり、当社と同一・類似する事業を行ったりすることは禁止

企業のアカウントは、個人のアカウントに比べてフォロワー数などが多く影響力も大きい傾向があります。そのため、不適切な投稿をすることがないよう事前にチェックすることが大切です。

ネット炎上した場合に企業がとるべき対応については、以下の記事で詳しく解説しています。

私的にSNSを利用する場合に関する規定

• 私的にSNSを利用する場合であっても、当社の業務と関連する事項を投稿するときには、本ガイドラインの内容を守る
• 当社の非公開情報や公序良俗違反・誹謗中傷などの内容を含む投稿をしない
• SNSの利用により、当社の非公開情報が漏えいした可能性や当社の信用が失墜する可能性がある場合、直ちに報告する
• セキュリティ関連の対策を講じる

従業員が私的に利用しているSNSについても、炎上した場合に所属先の企業をつきとめられてしまい、その企業にまでダメージが及ぶケースも少なくありません。

また、一度ネット上に公開されてしまった情報は、「デジタルタトゥー」と呼ばれなかなか消えずに残ってしまうこともあります。

そのため、業務利用のSNSだけでなく、私的利用のSNSについてもしっかり記載しておきましょう。

デジタルタトゥーの危険性については、以下の記事をご参照ください。

ペナルティに関する規定

従業員がガイドラインに違反した場合、ペナルティを科される可能性がある旨を記載しましょう。

SNSガイドラインは、雇用契約や就業規則に含まれるわけではありませんが、周知しておけば、企業からの指示・命令として取り扱うことができます。そのため、SNSガイドラインに違反した場合には、指示・命令違反としてペナルティを科すことは可能です。

ガイドラインの実効性を高めるために、追加する項目

さらに、ガイドラインの実効性を高めるために、以下の項目を追加すると効果的です。

• SNS利用対策委員会を設置して、SNSの利用方法について定期的にアンケート調査を行ったり、従業員のSNSトラブル相談へ応じたりする
• 年に1回、SNSの使用について従業員等へ研修を行う

ただ、こうした対策を行うには、会社側の負担も重くなりますので、十分にご検討の上追加しましょう。

従業員向けSNSガイドラインの周知方法

せっかく従業員向けSNSガイドラインを作成しても、従業員にあまり知られていなければ意味がありません。

SNSガイドラインを作成した際には、メールで従業員に送ったり、社内掲示板に載せたりして周知しましょう。また、SNSガイドラインは、従業員全員が見られる場所に置いて、いつでも見られるようにしておきましょう。

まとめ

従業員がSNSで問題を起こした場合、その企業のイメージダウンにつながるだけでなく、不買運動が起きたり、株価が下落したりするなど大きな損害を被る可能性があります。そうしたリスクを少しでも減らすために、従業員向けSNSガイドラインを取り決め、周知徹底していきましょう。

SNSガイドラインの策定や運用について、ご心配な点がある場合は、SNS対策に詳しい弁護士へ相談するのがおすすめです。